2023年江苏开放大学办公室事务管理第四次作业

专业学问共享专业学问共享江苏开放大学形成性考核作业学姓号名课程代码110072课程名称办公室事务管〔专〕评阅教师第共四 次任务四 次任务江苏开放大学任务内容：题号题号一二三总分分数得分 评卷人得分 评卷人

一、情境分析题〔每题15分，共30分〕一、情境分析题〔每题15分，共30分〕1、背景说明：公司经在星期一早上告知文员小刘，星期四上午9：001l：00销售员会议，要求小刘通知有关人员。小刘刚到公司久，太清楚公司有多少销售员，她几乎把通知的事忘。始终到星期三下午经问她会议通知没有， 她才匆忙在公司的布告栏写如下的通知：“兹定于星期四上午在会议室召开销售员会议，会议重要，请务必出席。星期四上午8：30左右，有2个销售员到会议室，但会议室没有人招呼，以为会议开，坐一会就走。 9：00左右有6个销售员来，么资也没带，其中两个说，他们已经约好客户在10：00见面。到10点，只剩下4位销售员，也谈出么东西，会议草草完毕，经很愉快。公司一共有124怎样的？答：〔1〕应当搞清销售员的人数和姓名,预备这份名单打印好书面通知在三天内,当面发放通知或通知(中需要对方确认时间,地点,内容等)到名单上的每个人通知能写在布告栏 ,可能被人留意通知上应写清会议的时间(开头到完毕时间),地点应具体写清会议内容,应做好哪些预备〔7〕应提前到会议室做好预备,做好签到工作〔7〕应提前到会议室做好预备,做好签到工作2、背景说明：某公司聘任文员邹某上班处邮件时，正好赶上接听，他一手操持，另一手示意送信者把信堆放在已有一些信件的办公桌上，并顺手拿过笔在“收件人处签字。打完他赶忙把全部的信封剪开， 忙乱中一封信被剪掉回信地址的一角，他并未在意。这时，他抽出全部的信纸，放在一边，而把全部的信封放在另一边，并开头阅读邮件。当阅读到写有“亲爱的红：……的一封信时，他意识到拆错信，匆忙将信装进一个信封，并用胶水粘起来。在处其他信件时，其中有一封急件，觉得应当由信封的上面，把公司的地址打印在右下角。你认为邹某处邮件是否正确，为么？请讲出由并说明正确的做法。〔1应当直接把信堆到桌上，并填写“邮件收领单，特别要写清楚机要邮件、经办人等工程；如有污损还应当当面指出，以分清责任；应任凭翻开全部的信，而应依据确定的标准进分类，允许拆封的信件应按正确的方式拆封，并规整好信件和信封；私人和拆封的信件要转交给相应的个人和部门；对于误拆的信件，应看信的内容，应马上重封口，信封上要写上“误拆，并签上姓名，当面交给对方并赔礼；交给上司的信件能混合，要按重要程从上至下堆叠；得分评卷人得分评卷人二、操作题〔2040〕1、你是宏远公司的秘书钟苗，下面是政经张明需要你完成的几项工作任务。便条钟苗：公司预备对聘的几位秘书进展培训，你主要负责讲解如何完成上司临时交办事项。以下几点是你重点要说明的：〔1〕此项工作的意义。〔2〕此项工作的特点。〔3〕上司临时交办事项的范围。请在今日下班前写出书面材料交给我。感谢！行政经理张明XXXX年XXXX问题：假设你是钟苗，你将如何撰写这份建议？〔〕此项工作的意义：①可减轻上司工作负担，提高上司工作效。②可解除上司后顾之忧，保证上司集中抓大事、重要的事。此项工作的特点：①广泛性；②临时性；③具体性；④紧迫性。上司临时交办事项的范围：①文书工作事项。如上司让秘书查阅文件、递送文件等。②会务工作事项。如上司让秘书通知开会、收集议题等。③信访工作事项。如上司让秘书代写回信、代为接谈、代上司探望友人等。④信息工作事项。如上司让秘书搜集某一信息、核实某一信息等。的实状况等。系，为开展工作奠定好根底。⑧协调工作事项。如上司让秘书代为召开协调会议，协商解决某个问题等。⑨接待工作事项。如上司让秘书去接站、安排客人食宿等。⑩其他交办事项。便条王丽：便条王丽：最近，公司址搬迁过程中财务部与研发部因使用办公用房发生了冲突，总经理办公室要求我们召开会议协调解决。请你就会议地点和布局以及会议议程提出相应建议，供会议筹备人员参考。请于明天下班前将建议交给我。感谢！行政经理苏宏XXXXXXXX日问题：假设你是王丽，你将如何撰写这份建议？答：关于会议地点和布局的选择：。会议议程的安排，依据本次会议主题是协调平级部门之间的冲突来确定：由会议主持人说明此次会议的主题和议事规章。建议先由双方说明自己的问题和需求，使各方解对方的困难。会议组织者向与会人员说明公司办公用房安排的依据。会议组织者向各方提出要求：①防止本位主义、树内部客户观； ②急躁倾听对方意见；③换位思考；④准时进信息沟通。再由双方进互谅互让地磋商。形成会议备忘录，提示遵照执。得分评卷人三、实践题〔3030得分评卷人室各类人员的职责和具体工作内容〔重点文秘类工作人员〕办的事如何处的〔举〕、工作感想，并将调研结果写成调查报告。答:坛市城东建筑安装设备办公室工作状况调查一、调查目的为学好“办公室事务管课程的学习，也为完本钱次课程学习的任务，我对 XX市天翔装饰公司的办公室进一次调查，现将调查状况总结如下：二、调查状况1、办公室组成该公司办公室是总经室直接领导下的综合管机构， 承上启下沟通内外协调左右，是推动着公司各项工作朝着既定目标前进的中心目前办公室共有四人其中经一名，选购一名，文秘一名，司机一名。具体岗位职责如下：2、办公室人员职责经﹙1﹚、负责办公室的政领导工作，带着全体员工完成职责范围内的各项工作任务﹙2﹚、负责处企业日常政事务，协调各部门的工作，帮助总经解决有关问题﹙ 3﹚、解和把握企业生产、经营、管信息，检查各部门对会议决议和总经指示的执状况﹙4﹚、负责企业对外联络工作，与上级部门、政机关、业协会、闻媒体、合作单位等保持好关系﹙5﹚、负责公司用车的安排调和有关职工费用报销的审批工作﹙6﹚、完成总经交办的其它工作。选购依据公司领导的要求负责选购公司及员工所需要的生活用品及办公室用品物品质要严格把关，价格要合，选购物品的价格要明细化，要做到一物一价。文秘﹙1﹚﹙2﹚有关文件的起草、对外发文的核稿及有关会议的记录工作﹙3﹚、负责企业的档案建设，帮助处有关政事务，﹙4﹚﹙5﹚它工作。司机﹙1﹚、疼惜车辆，保正车辆处于好状态。﹙2﹚、出车准时，随叫随到，负责车上物品安全。3、办公室人员工作内容与所处的事务上情下达，这就打算办公室工作繁杂的特点。所以办公室工作人员每天的工作格外繁忙。天翔公司的职员〔文秘〕早上八点半一到办公室后久，开头收送电子邮件，同时帮助各部门发文核稿，同时按领导要求起草文件，修改、打印、下发，并分发红头文件。公司发文很大，据说有时一天有多个文件要发，是认真去逐一核对原稿，以确保发文质。同时，文件归档工作也是每天工作中必做的。要认真做好公司有关文件的收发、登记、分递和督办工作，公司全部的文件、审批表、协议书整归档入册，做好资归档工作。公司领导时有最指示下来，要能准时传达贯彻公司有关会议、文件和领导批示。天虹安装设备的文秘面对繁杂琐碎的大事务性工作(文书处、档案管、文件批转、迎来送往等)，已经提炼出工作阅历，就是强化工作意识，加快工作节奏，提高工作效，静办各项事务，求周全、准确、适，避开疏和过失，根本就能做到事，材的写作要求尽可能的详尽、 准确，这样在文件起草供给调研资才能保证向领导反映准确信息，为准时决策供给牢靠依据。所以做好文书工作必需努钻研业务，在观看中学习，乐观向领导、其他部门和同事学习，虚心与同事交写作体会，吸取有阅历。经常认真分析上级机关的材，进换位思考。寻常坚持读书看报，收看闻，做到勤思、常练、多改，努提高写作水平。三、感受：通过调查我感觉到要想做好文秘工作必需要做好以下几点1、