学生游泳培训服务档案管理

第一节档案管理制度 2一、档案人员岗位责任制 2二、文件归档制度 3三、档案收集整理制度 4四、档案保管制度 5五、档案库房管理制度 6六、档案保密制度 7七、档案查、借阅制度 7八、档案利用制度 8九、档案统计制度 9十、档案鉴定销毁制度 10十一、归档材料控制措施和验收制度 11第二节档案人员岗位职责 11一、档案工作领导职责 11二、档案员岗位职责 13三、兼职档案工作人员职责 14第三节档案安全保密制度 14第四节游泳培训档案管理 16一、学生游泳培训档案管理工作的现状 16二、学生游泳培训档案的特点 17三、学生游泳培训档案管理的内容 19四、学生游泳培训档案管理的要求和方法 20五、改进学生游泳培训档案管理的方法 22第一节档案管理制度一、档案人员岗位责任制（一）努力学习政治理论和专业知识，不断提高业务技能和管理水平。忠于职守，遵守纪律，积极参加各级各类档案业务培训，并经考核取得岗位资格证书。（二）认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》及其《实施办法》和《XX省档案工作条例》，贯彻执行党和国家及本系统（行业）有关档案工作的法规和规章，认真履行本公司各项档案管理规章制度。对造成档案损毁、丢失、泄密、擅自复制等渎职行为的，要及时向领导报告，并根据《中华人民共和国档案法》及有关规定，追究当事人和直接领导人的行政责任或刑事责任。（三）熟悉本公司和本系统业务工作，了解本公司各类文件材料的形成过程，掌握分类方法、归档范围和保管期限。（四）切实做好档案的收集、分类、整理、编目工作，保证档案的齐全完整，提高案卷质量，力争达到标准化、规范化的要求，逐步实现档案管理的现代化。（五）同鉴定小组其他人员一同定期对室藏档案进行鉴定，对已到保管期限的档案资料认真鉴定分析，对已失去保存价值的档案提出销毁意见，造具销毁清册，写出鉴定分析报告，经领导批准后，和有关人员一起进行认真负责地销毁。（六）保持库房的整洁卫生，档案案卷排列有序。认真做好档案“八防”工作，坚持做好温湿度记录及湿度调控工作。定期检查档案保管情况，经常核对档案资料，做好记录，及时处理档案保管、保护方面的事故，保证档案的完整与安全，最大限度地延长档案寿命。（七）编制科学的检索工具，全面熟悉室藏情况，积极主动地提供档案资料，做好咨询服务工作和档案利用工作，严格执行保密制度，坚持做好查借阅登记和利用效果登记，注意搜集利用效果和信息反馈，编制利用效果实例和档案信息。（八）积极开发档案信息资源，利用室藏档案编写一些有价值的档案资料，以满足各项业务工作的需要。（九）积极参加本公司组织的科研课题鉴定会、公司工程验收会、初步竣工验收会、竣工验收会等活动，认真接收上述活动形成的应该归档的文件材料，并整理归档。（十）做好档案的统计工作，建立统计台账，及时、准确地向档案管理部门填报机关档案工作统计年报及其他调查统计表。（十一）在做好公司内部档案管理的同时，还要对公司内部各科室和所属公司的档案工作进行监督、检查和指导。二、文件归档制度（一）归档范围我司进行学生游泳培训过程中形成的有保存价值的文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录均属归档范围。（二）归档时间1.文书材料于次年X月底前立卷归档；2.会计文件材料在会计年度终了后，由会计人员立卷归档，于次年X月底前移交进档案室；3.照片（底片）、录音、录像材料在拍摄（制作）完毕后X个月内向档案人员移交归档；4.其他门类和载体的文件材料，也应于完成工作后X个月内向档案人员移交或按档案部门有关规定办理。（三）归档要求1.应归档的文件材料应为已结束的工作（或项目）的所有文件材料，并做到打印件与底稿，证件与附件，不同形式和载体的文件材料齐全完整；2.归档文件材料应保持它们之间的历史联系，按照档案管理的规范分类、填写各类目录。三、档案收集整理制度（一）凡是我办在工作活动中形成的具有查考利用价值的文件、材料、报表、照片、录像等必须收集整理。（二）收集文件材料（含电子文档）必须齐全完整，做到分门别类存放。（三）整理档案要按照文件材料形成的自然规律，保持它们之间的有机联系，区分价值，分类整理，做到无积存零散文件，案卷质量符合业务规范要求。（四）归档文件材料的制作和书写要适宜长期保存，禁止使用圆珠笔、铅笔和复写纸。四、档案保管制度（一）本单位所有的各种门类和载体的档案材料，由档案人员在档案室集中统一管理，任何个人不得私自保存和任意销毁。（二）档案保管应采用专用柜架，档案库房应当坚固可靠、清洁通风，有防火、防盗、防鼠、防潮、防光、防尘、防虫、防高温、防有害气体等设施。（三）档案管理员要定期检查档案，做好检查记录，发现问题及时采取有效措施，确保档案完整和安全。（四）档案如有破损或字迹模糊，应及时修补或复制。（五）档案人员调动工作时，应在离职前办理移交，移交档案时，双方应根据移交目录清点核实，并履行签字手续。（六）收进、移出档案和资料，必须认真清点，严格履行交接手续。（七）热保管档案和资料，必须使用符合国家标准和规范的卷皮和卷盒，并排列有序，便于查找。（八）档案资料库房必须坚固，必须装备铁门、铁窗和其他防盗、防水、防潮、防霉、防虫、防尘、防鼠、防太阳光直射、防有害气体等“十防”设施。（九）随着气候变化，做好库房密闭、通风、温湿度调节，并适时进行除湿或除尘工作，以防档案霉变。（十）档案资料库房必须与档案工作人员的办公室、阅览室分开，但要相对集中，便于管理。（十一）库房专管人员进出库房，应随手关门上锁，非专管人员，不得随意进入库房。（十二）必须定期检查、清点库藏档案和资料。发现档案霉烂、褪变、破损或账务不符时，必须及时追查、处理和修复。因失职而损毁、丢失档案资料者，按档案法规严肃处理。（十三）档案管理人员工作变动时，必须将所保管的档案和资料清点移交，否则不予办理调离手续。五、档案库房管理制度为了加强档案库房管理，做好档案的保管和保护工作，确保档案的完整与安全，特制定本制度。（一）保持库房内清洁卫生，整齐美观，坚持不定期查库，并认真做好记载。（二）注意库房安全。库内严禁存放易燃、易爆物品及杂物。进出库房随时关门上锁，不允许非库房管理人员进入库内。（三）定时测量记录库内温度。要求库内温度控制在14—24℃，相对湿度控制在45—60%范围内，并注意做好空调机和去湿机的定时开关工作。（四）搞好库内防盗、防火、防尘、防潮、防磁、防高温、防虫、防鼠、防有害气体等“十防”工作。（五）遇有特殊情况，及时向分管领导和职能部门报告，保护现场不受破坏。六、档案保密制度（一）认真贯彻《中华人民共和国保密法》，遵守保密制度，保守档案机密，维护档案秘密的安全。（二）档案室保管的涉密档案，要根据国家规定确定保密项目和密级，不得擅自扩大使用和接触的人员范围。（三）档案室是机要部门，无关人员未经许可不得入内。任何人不得擅自翻印、复制、摘抄和向外传播档案内容。经批准翻印、复制的保密材料要按正式文件进行登记和清退。（四）档案移交、接收和查（借）阅必须办理登记手续，归还时要清点注销。（五）需销毁的档案材料，应造具清册，写出销毁报告，经鉴定小组审批后，在指定地点销毁。平时办公废纸、废件及时销毁，不得随意丢弃。七、档案查、借阅制度（一）本单位职工利用档案，须经办公室主任同意后方可查（借）阅；外来人员利用档案，须持单位介绍信，经分管领导同意后方可查（借）阅。（二）利用者必须爱护档案，不得在文件材料上画圈、勾线和作任何记号，不得涂改拆散、抽页、污染和损坏档案。（三）利用者必须严格遵守保密制度，只能查阅相关内容，不得随意传播和扩散档案内容。（四）利用者需摘抄（复制）档案内容，须经档案管理人员同意，所摘抄（复制）的内容经档案人员核对并加盖我办公章后方为有效。（五）利用档案一般只能在指定地点查阅，不得随意带走。本单位工作人员确因工作需要，在办理借阅手续后，可以借出档案室。（六）借阅期限不超过一周，确需延期者，经办公室主任同意并另行办理借阅手续。（七）利用档案须填写查（借）阅登记簿和档案利用效果登记簿。八、档案利用制度（一）本公司档案仅限于本公司及本系统工作人员利用。凡查借阅档案，必须履行登记手续，填写查借阅登记表和利用效果登记表，并将利用结果及时向档案室反馈，任何人不得例外。（二）外公司来查阅档案资料的人员，必须持有公司介绍信，检验查阅人员的身份和问清查阅的目的、范围，经分管领导批准后方可查阅。（三）查阅档案人员应在阅文室、保密室内查询，并保持安静、卫生，不得在室内吸烟、喝水，以防损坏档案。（四）查阅秘密文件必须履行审批手续，严格遵守保密规定。（五）借阅档案时间一般不超过3天，延长时间需办理续借手续，最多不得超过7天，借用份数每人每次不得超过3份。（六）借阅者应维护档案的完整与安全，不得在档案上乱写乱画，不得转借和影印、复制、拆换、涂改及污损，违者必究。（七）借阅档案归还时，档案管理人员要认真清点，仔细检查，并做好归还记录。借阅档案未还人员若要长期离岗必须在离岗前，将所借档案全部归还，以利保管和利用。（八）凡遇节假日特殊情况，档案室有权随时收回借出的档案、材料，以利安全保密等工作。（九）凡在借阅档案过程中，造成案卷散失，污损或不归还者，应按《中华人民共和国档案法》及有关规定严肃处理。（十）复制、录档案资料，要经领导批准，录复制的档案由档案员核对无误，加盖公章，方可有效。（十一）档案人员应根据本公司工作的特点按照室藏档案的内容、种类和结构，编制科学的检索工具和有参考价值的档案资料，以提高档案的查全率。九、档案统计制度（一）档案统计工作是档案基础工作的重要组成部分，档案工作必须加强政治责任心，认真做好此项工作。（二）对室藏的各种门类、载体的档案资料利用情况，必须建立齐全的登记，统计注册。（三）对当年形成的归档案卷（包括接收、移交）和档案借阅、鉴定情况应随时登记。（四）每年年终形成的各类档案资源和编写的档案工具，科研材料（包括案卷目录、归档文件目录、全引目录、字号、索引、人物卡片、专题目录、大事记、组织、各项规章制度）统计一次。（五）档案资料的查阅、供阅情况，每年统计两次（六月和十二月）。（六）每年十二月前，填写《档案工作统计年报表》一式两份，一份上报上级机关，一份存档。十、档案鉴定销毁制度（一）档案室要根据国家档案局关于档案保管期限的规定、原则、标准，结合本单位制定的档案保管期限，确定档案价值，划分保管期限，剔除确无保存价值的档案，以便销毁。（二）档案的鉴定工作由办档案鉴定销毁领导小组负责，鉴定工作结束后，附上需要销毁的档案登记清册，由鉴定小组负责人签字，经批准后方可销毁。并及时向主管档案工作的领导写档案鉴定报告和说明。（三）实行定期鉴定，力求准确无误，做到不留错，也不错毁档案材料，凡鉴定剔除的档案，应保存１—２年后确认无保存价值，方可销毁。（四）销毁档案时必须注意保密，并指定专人（X人）以上监销。十一、归档材料控制措施和验收制度（一）档案分管领导必须参加本单位重要会议，档案管理人员必须了解本单位有关的重大事项，做好材料收集归档工作。（二）按照《中华人民共和国档案法》的有关规定，对国家规定应当立卷归档的材料，必须定期向档案室移交，集中管理。任何人不得据为己有。（三）档案管理人员必须档案材料的评审、鉴定，设备的开箱等工作并有记录。（四）专项活动与建档工作实行同步：即下达计划任务同时提出文件材料形式情况；工作结束同时验收档案材料的完整、准确、归档情况。（五）对外出人员获得的各类文件和引进设备、技术的各种材料必须全部上交给档案管理人员，由档案管理人员把关验收。第二节档案人员岗位职责一、档案工作领导职责（一）认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》和上级主管部门有关档案管理的方针、政策和部署安排。（二）制订本公司档案工作的规划计划、规章制度和管理细则，并组织实施。（三）全面掌握本公司的工作情况，组织全室人员做好档案收集、整理、分类、编目、鉴定工作，组织档案管理人员开展档案编研工作、有效提供档案为生产、经营管理和两个文明建设服务。（四）安排本公司所属职工的政治教育、业务技术学习及工作考核，提高档案队伍的整体素质。有计划、有组织地安排专兼职档案人员的业务技术活动和学术活动。（五）联系购置配备必要的工具、装具设施。（六）加强与各有关业务部门的联系，理顺疏通档案的归档渠道，促进档案工作的顺利开展。（七）负责对全公司部门的档案工作进行指导和监督。定期召开部门档案工作会议，经常组织人员深入基层了解档案资料的积累、利用等情况，随时进行指导、监督检查工作。（八）及时向上级主管部门提供本公司档案工作的各种资料。（九）负责本部门成本的有效使用和控制。（十）负责综合档案室固定资产的管理和维护。协助做好厂固定资产的转资工作。（十一）起草工作报告、总结工作。向上级汇报工作。（十二）完成领导交办的其他工作任务。（十三）负责全公司的档案统筹管理工作。（十四）负责综合档案室行政和日常工作。（十五）负责对全公司各部门的档案工作进行指导和监督。（十六）负责理顺疏通档案的归档渠道。（十七）负责加强档案基本建设，联系购置必备的档案装具和设施。（十八）负责向厂领导和上级业务主管部门汇报工作。（十九）负责召集鉴定小组对到期档案进行鉴定，并组织监督销毁过期档案，建立销毁记录。二、档案员岗位职责（一）认真学习宣传贯彻《中华人民共和国档案法》、《档案法实施办法》、《归档文件整理规则》、《XX省机关档案工作业务建设规范》、《XX省机关档案工作规范化管理标准》、国家档案局8号令及有关法规文件，钻研业务知识，提高业务水平。（二）负责文件材料的收集、整理、立卷、归档工作并编制检索工具。（三）搞好档案的保管、利用、统计和汇编工作，熟悉保管档案的内容，积极提供档案利用，并做好档案利用登记等各种记录。（四）严格执行档案管理各项制度和保密守则，维护档案的完整和安全。（五）配合有关部门进行档案的鉴定工作，对超过保管期限的档案提出存毁意见，做好销毁工作。（六）做好档案“九防”工作，每季度至少要对档案进行一次全面检查，发现问题及时处理并做好记录。三、兼职档案工作人员职责（一）认真学习贯彻、执行《中华人民共和国档案法》和《〈中华人民共和国档案法〉实施办法》，遵守档案工作的各项规章制度。（二）执行保密法规，杜绝档案泄密事件发生。（三）负责收集、整理本科室业务工作中形成的各类文件材料，按要求及时向综合档案室移交，并办好交接手续。（四）认真做好“九防”工作，确保档案、材料的安全。（五）协助专职档案员做好利用工作，充分发挥档案的作用。第三节档案安全保密制度为保护档案的安全，做好管理人员的保密工作，应制定规范的档案安全保密制度。（一）档案人员应认真贯彻执行《中华人民共和国保密法》和《中华人民共和国档案法》，遵守公司的保密规定，维护档案安全。（二）档案人员必须严格执行各项规章制度，认真履行各项程序。（三）全公司档案实行集中统一管理，对机密、绝密档案应实行全程有效监控，在接收、登记时应注明机密、绝密字样，和普通文件分开立卷，单独存放，特殊管理。（四）各类档案一般不准借出，对确实需要借出的，须经有关领导批准，严格履行借阅手续。对机密、绝密档案的科技档案，要严格把握审批程序，不经有关部门批准，不得借阅、抄录、复印和描绘。经批准抄录、复印的材料应及时销毁，严防遗失。借出档案应在规定时间内归还，妥善保管，严禁转借他人。（五）档案工作人员要增强保密意识，遵守保密纪律，不传不说不问机密档案的内容，不随身携带机密档案材料。（六）未经允许任何人不得私自销毁档案。（七）加强档案室的安全保护工作，档案室应自成区域。室区及库房设施应符合档案管理规定。档案库房及办公室钥匙应妥善保管，不得转借他人，发现丢失，应立即采取措施。节假日前应做好以下工作：彻底清点档案并进行登记；催还借出的档案；将所有档案材料全部归入档案室内；锁好门窗，加贴封条。（八）加强档案库房的安全管理，非本司人员未经许可不得进入库房、机房。档案库房严禁吸烟，不得存放易燃易爆等危险品，切实做好库房的八防管理（防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光）。每日下班前要关闭空调，切断电源，锁好门窗，发现问题及时报告。（九）电子档案的安全保密参照上级有关规定执行。第四节游泳培训档案管理学生游泳培训档案完整真实地记录了培训工作的过程、培训的方式方法，展现了教学活动的内容和成效。系统完整的学生游泳培训档案是学生游泳培训工作的全面概括和客观反映，它反映了整个培训过程的全貌，能为培训管理工作提供有力凭证和依据，对于总结培训经验，提高学生游泳培训质量，以及进行教师教育研究都具有十分重要的意义。学生游泳培训档案是学生游泳培训模式改革的重要信息来源，也是新的培训管理思路产生的依据和条件，它对于研发新的培训项目，尤其是具有创新性的培训项目，具有极高的研究和利用价值。一、学生游泳培训档案管理工作的现状（一）对学生游泳培训档案工作重视还不够大部分学生游泳培训单位没有设立专门的档案管理人员，档案人员都是兼职，本来自己的工作任务就很重，额外还要承担档案管理任务，时间和精力都跟不上。另外，这些人员从思想上也没有充分认识到档案管理工作的重要性，认为学生游泳培训档案不是自己的本职工作，缺乏对档案材料的留存、整理意识。培训项目管理人员由于平日工作繁忙，对档案材料规整不及时，时间久了造成档案收集困难，材料丢失或存放混乱等现象，管理制度不完善，导致学生游泳培训档案不齐全、不完整。（二）学生游泳培训档案管理手段还比较落后随着办公自动化的发展，使档案的管理方式发生了很大变化。电子信息档案的管理和利用与纸质档案截然不同，传统的工作模式已不能适应现代信息技术的发展。培训单位往往将人力和财力向教学及其他管理工作倾斜，存在对档案管理条件的完善、档案管理人员的培训等投入不够的问题和档案的信息化建设薄弱的问题。目前大多的学生游泳培训档案还沿用传统的管理模式，存在重复劳动、整理速度慢、出错率高等问题，影响了档案管理的工作效率，制约了档案的编研开发与灵活运用。虽然有的学生游泳培训单位使用了一些现代化技术手段，但由于缺乏系统全面地掌握新技术的能力，对档案工作效率的提高帮助不大。（三）学生游泳培训档案信息资源开发利用还够不充分学生游泳培训档案作为反映学生游泳培训总体情况的重要信息资源，通过开发利用，能够发挥档案的研究作用，并同上级主管部门和社会各界进行信息传递。但是，由于目前培训档案信息资源开发利用仍有限，无法实现培训档案的资源共享。一方面是因为档案管理不完善，给开发利用带来困难；另一方面，大多数培训档案管理仍然以传统模式为主，网络化信息化程度比较低，档案的开发能力也相应的就比较低，受这些因素的影响，学生游泳培训档案没有有效地得到开发利用，自然也就不能充分发挥档案的作用和价值。二、学生游泳培训档案的特点（一）学生游泳培训档案的多样性学生游泳培训从培训层次上可以分为国家级、省级、市级、校级等学生游泳培训，从培训群体上可以分为，高端的省、市名师培训、中小学骨干学生游泳培训、辐射全员的中小学、幼儿园学生游泳培训以及托底扶贫的中小学乡村学生游泳培训，从教师专业成长阶段上还可以分为新手教师、熟练新手教师、胜任型教师、业务精干型教师和专家型教师五个阶段，从培训方式上可以分为集中培训、学校考察、跟岗观摩、顶岗实践、交流答辩、网络培训等，从培训时间上可以分为，长期班和短期班。由于学生游泳培训的层次、方式、时间上的分类多样化，导致了学生游泳培训档案的多样性。（二）学生游泳培训档案的分散性随着国培计划的深度实施，各类游泳培训很多，学生游泳培训任务较重，不可能一个人负责所有的培训项目，往往存在每期培训班负责的人员不同，每期培训参与成员也不同，同一期培训往往涉及较多的环节和方面，比如培训前调查问卷设计、方案研制、通知起草发放、培训期间生成的教学资料、简报制作、摄影、新闻及总结材料撰写等，有可能是不同的人承担不同的任务，并且每期培训班的培训时间、培训地点都不固定，这就形成了培训档案的分散性。（三）学生游泳培训档案的复杂性根据培训对象和培训层次的不同，设计的培训方案也就不同，包括指导思想、培训目标、培训内容、培训方式、培训时间、培训组织管理、培训要求、培训评估考核等都不相同，而且，由于培训对象和培训层次的不同，不仅培训时间长短也不一样，培训起止时间更具灵活性，尤其是不同的培训项目，会采用不同的培训方式，为了达到好的培训效果，往往是几种培训方式结合使用，一个培训项目就教学过程这一环节就会分为几个部分，档案的广泛和多样，更增加了学生游泳培训档案的复杂性，给档案收集带来一定的困难。三、学生游泳培训档案管理的内容中小学学生游泳培训是一种有组织的知识技能和素质教育活动。按照培训工作资料的形成规律，学生游泳培训档案的资料包括四个方面：（一）上级下达的关于培训工作的精神、规划和培训工作的实施意见及培训前期筹备过程中形成的材料。包括调研资料、培训方案、培训教学计划、课程安排、培训通知、培训管理制度、参训学生考核办法、参训学生报名登记表（包括参训学生姓名、性别、民族、出生年月、职务、职称、学历、专业、工作单位、联系电话、电子信箱、照片、主要工作经历、此次培训最希望探讨的问题）、培训手册等资料。（二）在培训过程中形成的教学资料、参训学生研讨、交流、总结材料及各种管理记录等。如专家讲课及论题答辩过程中的视频和课件，参训学生提交的考察报告、交流研讨材料、课题研究材料、参训学生学习日志、参训学生报到登记表、参训学生通讯录、参训学生考勤情况、培训单位鉴定意见、结业情况、参训学生结业证存根、优秀参训学生表彰、培训照片（包括专家上课、研讨交流、考察观摩、开班典礼、结业照片）等。（三）培训活动结束后，对培训效果跟踪调查并形成的分析评估报告及培训生成的有关资料等。如培训后调查问卷及分析报告、培训评估总结报告、培训工作总结、培训工作简报（包括领导讲话、培训新闻等）、聘任专家信息登记表（包括专家姓名、性别、出生年月、职务、职称、有何荣誉、工作单位、联系电话、电子信箱、身份证号、研究方向和领域、授课专题名称、授课班次、授课时间、授课满意度）、教材、参考书目等。四、学生游泳培训档案管理的要求和方法鉴于学生游泳培训档案的多样性、分散性和复杂性，所以要求档案人员在每一期培训结束后，及时抓紧收集过程档案，否则时间一长，很容易丢失信息和遗漏数据，并了解各类型培训的特点和教学环节，根据具体情况进行组卷。每期培训从开始到结束都要经过上级指令、前期调研、根据需求研制培训方案、通知撰写发放，培训活动的组织安排、培训的过程管理，培训结束时的各项工作等，在档案归档时要围绕这些过程，广泛收集各个环节中相应的相关资料，经过分门别类地整理、组卷、编目，形成一套较完整地与项目对应的学生游泳培训档案。（一）学生游泳培训档案管理要求1.学生游泳培训档案内容要齐全、完整。要使学生游泳培训档案保持齐全、完整，首先，档案资料要避免残缺或丢失；其次，学生游泳培训档案资料卷与卷之间、册与册之间都要保持有机联系，不能随意零乱堆砌、分散割裂。2.学生游泳培训档案要准确学生游泳培训档案的收集要准确地将有价值的材料全部收存。档案要避免涂改，以使档案失真；从每份材料的页码的顺序，到材料的分类，再到材料目录及案卷标题都要准确无误。3.学生游泳培训档案要美观学生游泳培训档案不仅要在内容上要准确、完整，还应该在形式上保持美观。案卷盒要干净，案卷内材料要整齐有序，标题目录的书写字号字体要得体，装订线要规范统一等。（二）学生游泳培训档案管理方法按照材料形成规律对材料进行排列和组卷，制作卷内目录，目录名称必须与材料标题名称完全一致。案卷标题要简明确切，能够准确反映案卷的内容。如XXXX年XXXX学科高研班档案材料，XXXX年乡村教师薄弱学科教师教学技能培训项目档案材料，档案按纸质和电子两种形式保存。1.纸质文件材料需要长期保存的电子公文，方便纸质保存的，都需制成纸质文件。如培训项目实施意见、项目配需计划、项目培训方案、培训通知、会议安排、参训学生报到登记表、领导讲话、项目总结、评估、评优材料等。归档纸质文件要求是定稿，字迹清楚、无勾划痕迹、有需要手写的内容，要用黑色签字笔书写（利于保存），一份文件有多页，必须要加上页码。如存在对应的电子文件或其他形式的文件时，需与纸质文件保持一致。按照材料形成规律，将文件整理成卷，一个项目或班次为一卷，要附上目录。2.电子文件材料专用软件产生的电子文件，存档时最好转换成通用型电子文件（pdf），如不能转换，收集存档时应说明文字处理工具或连同专用软件一并收集归档，以保证归档电子文件的真实、完整、有效。如存在对应的纸质文件或其他形式的文件时，需与电子文件保持一致。电子文件归档参照纸质文件材料的归档方法，一个项目或班次为一个文件夹，文件夹要清楚写明项目的名称、责任人、提交日期。文件夹里包括：目录、文件（一）名称、文件（二）名称依次和纸质文件顺序排列一致。3.音像材料音像档案材料应用文字标出照片、摄像或录音的中心内容、责任者、录制时间及照片中人物的名字和身份等信息，参照电子文件归档方法，填写好文件夹内目录，编写号码。如视频（一）内容：XXXX年初中语文学科骨干学生游泳培训班，讲课专家：XXX，时间：XXXX年XX月XX日，使声像档案能正确反映工作实际，便于查找利用。五、改进学生游泳培训档案管理的方法（一）加强档案管理意识，形成重视档案归整的工作氛围鉴于档案的重要性，做好学生游泳培训档案管理工作不仅是档案管理人员的职责，而且要靠学生游泳培训管理人员的通力协作，尤其是学生游泳培训档案的多样性、分散和复杂性，更需