校园文化建设项目档案管理

第一节项目资料管理 1一、工程资料分类 1二、文件的编制和审批 2三、文件的发放 2四、文件的换版与作废 3五、文件的归档、借阅 4六、外来文件的管理 4第二节工程资料管理制度 4第三节档案管理流程 8一、目的 9二、适用范围 9三、术语和定义 9四、职责 9五、工作程序 10第四节档案保密制度 17第五节设计资料保密协议 19第一节项目资料管理一、工程资料分类（一）受控文件1.管理体系文件：管理手册（除因投标送给顾客以及其它用途的管理手册）、程序文件、作业文件（包括管理制度、管理制度、管理规定等）；2.合同文件：施工合同、分包文件、供货合同等；3.技术文件：施工组织设计、项目质量计划、职业健康安全管理方案、环境管理方案、专项技术措施等；4.外来文件：包括相关的法律、法规、规程、规范、标准、设计文件、设计变更、招标文书、顾客提供的图纸、图样等）。5.其他文件：包括公司其他与一体化管理体系有关的管理文件及上级下发的文件；6.除以上受控文件外，其他为非受控文件。（二）文件的标识1.各部门负责编制各自使用的“受控文件清单”，并由部门负责人审核，文件和资料管理员负责控制。2.受控文件一般加盖“受控”印章；规程、规范、图纸、技术资料可采用其它的适当方式进行标识。3.各部门管理性文件编号以文件号作为状态标识。二、文件的编制和审批项目经理部各部门管理性文件由各部门组织编制，并组织有关部门和人员进行会审和会签，分管领导审批，项目经理批准，项目经理部综合办公室负责发放。三、文件的发放（一）受控文件由文件资料管理员统一编制分发号，并填写“受控文件发放（领用）审批登记表”，经部门负责人或分管领导审核批准后，按发放（领用）范围发放。（二）文件领用人在“受控文件发放（领用）审批登记表”上签收，注明日期，每份文件都有分发号，以便于追溯。（三）当需使用文件的人员未领到文件时，不得随意借用其他人的文件复印，应填写“受控文件发放（领用）审批登记表”，经部门负责人或分管领导批准后，到文件管理部门办理领用手续。文件复印件由文件资料管理员加盖“受控”印章，否则复印件无效。复印件在原件编号的后面加注-1或-2，…作为受控号，以便发放登记。（四）受控文件使用人应保护好文件，不得丢失或损坏。如一旦发生丢失或损坏，应办理申请领用手续，并在领用申请中作出说明。四、文件的换版与作废（一）文件经过多次更改或需要进行大幅度修改时应进行换版。发放新版本时，由综合办公室负责作废文件的处理。（二）失效或作废的文件，由文件资料管理员填写“文件销毁申请单”，经综合办公室负责人审批后统一销毁。需作资料保留的作废文件，申请人应填写“文件保留申请单”，经综合办公室负责人审批后方可留用。保留的作废文件，应加盖“保留”、“作废”标识。防止作废文件的非预期使用。五、文件的归档、借阅（一）受控文件经审核批准后，由文件资料管理员填写“文件归档登记表”，并列入“受控文件清单”中。存入磁盘的文件也由文件资料管理员进行归档登记，以防丢失。（二）需临时借阅文件的人员应填写“文件借阅申请单”，经文件管理部门负责人批准后借阅。借阅者应在指定日期归还文件，到期不归还的由文件资料管理员限期收回。原版文件一律不外借，以防丢失或损坏。（三）文件资料管理员应经常检查各类在用文件的有效性，发现问题及时处理，防止失效或作废文件的非预期使用。六、外来文件的管理（一）项目经理部对法律、法规、标准、规程、规范及其他要求的收集、识别和控制按《法律法规和其他要求控制程序》有关规定执行。（二）各文件管理部门发放到供方的受控文件，如发给工区的施工图、技术要求和规程、规范等，应进行发放登记和跟踪更改控制。第二节工程资料管理制度1.项目经理部工程技术部依据在招、投标文件的编制、合同协议的签订时明确规定竣工文件的编制要求、内容、份数、移交归档时间及履约责任等要求对档案管理工作进行管理和指导。2.项目经理部应认真履行投标承诺与合同中关于竣工文件编制的有关条款、规定，重视竣工文件编制移交管理，将这项工作纳入到施工技术管理、劳动竞赛考核、总工程师和有关工程技术人员的职责范围。由工程管理部配备专业人员负责竣工文件从形成到归档移交各个环节。3.项目经理部负责收集、编制、立卷归档施工文件、竣工图和竣工验收文件。材料、构件和设备的供货单位负责将其承包项目范围内的文件收集齐全，及时提交施工安装单位整理、立卷、归档。4.工程竣工文件收集、编制、整理和移交归档应与工程建设同步进行，必须真实、准确、完整，不得后补。5.竣工文件归档范围及组卷顺序见《XX校园文化建设工程竣工文件归档范围及组卷排列顺序表》6.建设项目声像档案、电子档案的整理移交按照《XX学校文化建设项目电子档案整理移交细则（暂行）》。7.竣工文件是XX校园文化建设项目的真实记录，必须真实记录和准确反映工程建设过程和竣工时的实际情况，图物相符、技术数据可靠、签字手续完备。严禁对文件进行涂改、伪造、随意抽撤、损毁和丢失。8.竣工文件的质量要求（1）竣工文件应为原件，确无原件的应归具有凭证作用的复印件，须在复印件上加盖公章，并注明原件存储位置。供货商提供的复印件，应加盖供货商单位公章并标明品种、规格型号、批次、供货日期和数量等；施工单位、监理单位提供的复印件应加盖施工单位、监理单位公章。（2）竣工文件装订整齐美观、字迹工整、卷面整洁，签字盖章手续完备规范，图纸图幅标准、线条清晰、反差良好、折叠标准统一。（3）竣工文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水，不得使用易褪色的书写材料，如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、热敏纸、铅笔等。确为易褪色材料（如复写纸、热敏纸等）形成的文件，应附一份扫描打印件或复印件。（4）竣工文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297mm×210mm），图纸宜采用国家标准图幅并与施工设计图纸的比例一致。对小于A4幅面的文件，应将其粘贴在A4幅面的白纸上；对大于A4幅面的文件，应将其折叠成A4幅面。（5）竣工文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张，应采用70克以上（含70克）的纸张。图纸一般采用蓝图，竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。（6）打印文件应使用激光打印机进行打印。复印、打印文件的清晰度应符合设备标定质量的要求。9.竣工文件的编制要求（1）施工组织设计、单位（子单位）工程开工报告、工程竣工验收自评报告、几方责任主体出具的工程质量评估报告和检查报告、单位（子单位）工程质量竣工验收记录、工程竣工验收报告、竣工验收备案表、工程质量保修书等重要文件必须加盖公司公章，联合体应加盖相应的联合单位的公章。其余竣工资料可用项目经理部公章，但需办理授权委托书。委托书应有法定代表人签字并加盖公司公章，归入竣工档案的综合性文件中。（2）工程用表按照《文化建设工程施工质量验收规范实施指南（第二版）》和XX质量安全部门相关文件要求编制。各类用表的内容应填写准确，工程名称填写标准全称，所有需填写的检查记录、评定（结论）意见、姓名、日期签署等必须采用手写方式，不能以加盖签名章代替本人签名。（3）在填写质量验收记录时，应根据质量验收规范的规定，填写具体的质量要求。应逐一或归纳地填写好国家验收规范中主控项目、一般项目的全部内容。（4）在填写主控项目、一般项目的检查评定记录时，对定量项目，应直接填写检查的数据；对定性项目，应将有关质量的证明文件编号填入记录中；对既有定性又有定量的项目，应同时反映出满足条文对定性和定量的要求。（5）空白栏应以“/”标注。10.竣工图资料要求（1）竣工图应完整、准确、清晰、规范，真实反映工程竣工验收时的实际情况，应与施工图、设计变更、洽商、材料变更、施工及质检记录相符合。（2）竣工图原则上不能在施工设计图上修改，须重新绘制。无修改内容的安装图集、标准图集可在原图集上加盖竣工图章作为竣工图。（3）竣工图修改应与工程同步进行，不得在施工后期或竣工时靠记忆集中修改绘制。（4）竣工图图号按施工图图号编制规则编制，应将施工图的图别代号中的“S”改为竣工图图别代号“J”。（5）竣工图图标栏的签署应在硫酸纸（底图）上进行。（6）竣工图图幅应按《技术制图复制图的折叠方法》（GB10609.3-89）要求采用手风琴式折叠方法统一折叠成A4幅面（297mm×210mm），图标栏露在外面。折叠后的图纸应四方厚度均匀。竣工图不装订成册。11.竣工图章的使用（1）所有竣工图应由编制单位逐张加盖并签署竣工图章。竣工图章中的内容填写应齐全、清楚，不得代签，不得用名字章代替签字。（2）竣工图章应使用红色印泥，盖在标题栏上方空白处。竣工文件的立卷整理要求竣工文件的整理程序为：分类→立卷→卷内文件排列→复查定卷→编制页号→编制卷内目录→编制卷内备考表→编制案卷封面→案卷装订→编制案卷脊背、装盒→案卷排列及编制顺序号→编制检索工具。第三节档案管理流程一、目的加强文件档案管理，规范公司文件档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。二、适用范围适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。三、术语和定义1.档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。2.档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。四、职责1.行政人事部（1）负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理；（2）建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况；（3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；（4）负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；（5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；（6）负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。2.其他各部门相关人员（1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政人事部；（2）向行政人事部移交合同或文件资料原件或复印件；（3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；（4）财务部负责按规定独立建档保管财务档案资料；3.各部门档案主管人员（1）负责部门档案的管理。4.各部门负责人（1）负责对部门档案管理监督检查。五、工作程序1.档案资料的收集（1）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》。（2）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交目录》每季度向行政人事部移交。①归档范围及移交时间：每季度结束后次月25日前。②档案资料的标识各部门对各自保管的档案资料编号，编号规则见后。③档案资料的日常管理：A.电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于指定电脑硬盘内。B.文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》，以便检索利用。C.文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排放在文件／档案柜中。④档案借阅A.借阅档案要履行借阅手续，填写《借阅审批单》。借阅档案原件只限在公司内，不能带出；必须带出公司查阅的，需依照借阅权限由相关领导批准；B.档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理批准，借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级；C.借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续；D.借档人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏；E.档案销毁对已失去利用价值的档案，销毁时，必须写申请销毁报告，编制销毁目录，报部门总经理批准，批准后方可销毁。执行销毁任务时，必须由行政人事部人员监销，监销人不得少于二人，并在销毁目录上签字。最后，把销毁目录和批准手续文件，一并存档永久保存。2.档案管理细则（1）档案资料的归档范围①公司对外发出的公文，如给政府的请示报告类公文等；②公司收到的公文，如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件；③本公司与其他单位来往的文书及权益文书等；④公司领导的批示、指示等；⑤重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；⑥反映公司主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等；⑦公司的各种工作计划、计划考核/总结、报告、统计报表及简报；⑧本公司与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本及过程材料；⑨本公司干部任免的文件材料、员工奖励、处分、考核的文件材料、本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料等人事档案资料；⑩本公司发布的各类广告、宣传材料；⑪本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等；⑫外出公务活动（如学习、考察、调查研究、参加会议等）所获得或形成的档案资料；⑬财务档案资料；⑭各种实物档案；其他具有利用和保存价值的文件资料。3.档案资料的归档要求（1）归档的文件资料必须完整、真实、准确，如请示和批复、复印本和正式稿和附件等必须齐全。（2）一般资料按一份原件归档，重要文件和高使用率文件可以根据需要，按二份原件存档。经办部门根据实际需要留存复印件或影印本。如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应经总经理批准后妥善保存，行政人事部以影印本归档。（3）声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版，在清晰、完整的特殊情况下可归档拷贝件。（4）子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存，并做好电子文件存储设备信息的备份工作。（5）各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）必须原件归档，并保持其完好无损。4.档案资料的归档时间（1）即时归档下列文件（含电子、声像资料等）应在传阅、办理结束或取得后即时归档：（2）公司规定的密级文件；（3）重要文件，如政府批文、核准文件、证照等；（4）合同、协议书等正本及过程资料；（5）公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分、考核的文件材料；（6）其他认为需要即时归档的资料。①定期归档A.部门应在每月25日前整理归档当月文件，编制档案清单交行政人事部；B.部门每年3月底前归档上年度文件与资料，并移交公司行政人事部；②电子声像档案的归档A.重要电子声像档案应实时进行、随办随归。B.一般电子声像档案归档应定期完成，一般每三个月一次制成光盘脱机保管。C.每年3月底前必须向行政人事部移交上一年度的所有归档电子文件数据集，行政人事部核实后刻录成光盘等载体脱机保管。5.归档文件的等级划分及保管期限（1）需归档的文字、音像及实物材料的分级、保管期限如下：文件等级文件类型保管期限一级秘密文件公司各项规章制度、简介、执照、资质证书、荣誉、经营计划、管理决策，单位往来发文，人事方面的各种文件，公司内部人员任免、奖励、处分等文件材料，财务报表、账册、资产核算，合同及司法文书等永久二级重要文件会议记录、重要谈话、各种总结、报告、请示批复、企划方面的宣传方案、形象展示、涉及工程的文件等五年以上三级普通文件员工考勤，前台的外出登记、钥匙登记、电话记录、维修登记、材料收发、仓库管理方面的材料进出登记、核算、保管、档案方面的管理指导、档案保管、核算、借阅、销毁，后勤方面的费用申请、办公用品管理、采购、出车及维修三年6.档案交接（1）部门内档案交接部门档案管理人员（兼）工作变动或离职的，要填写《档案移交清单》，由部门负责人指定的接收人核实无误后签字，行政人事部见证。7.档案移交公司的流程（1）经办部门检查文件或档案，编制移交清单；（2）行政人事部根据移交清单，查收案卷与文件，并与部门每月提交的档案清单核对；（3）档案完整、齐全且符合公司要求，移交双方在移交清单上（一式两份）签字，双方各保存一份；8.档案保管（1）档案编号A.档案按类别应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。B.档案分类各级名称经确定后，应参照《档案分类编号表》，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。C.档案分类编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用。D.档案分类及编号的增补、修订等由行政人事部结合工作和部门要求，组织实施修订。任何部门和个人不得随意修改。E.建立《档案目录》存于案卷盒内，便于查阅。9.附则：本办法由公司行政人事部制定并负责解释。第四节档案保密制度为加强档案保密管理，制定如下制度：一、档案管理人员制度档案管理人员必须严格遵守保密纪律，自觉执行《中华人民共和国保密法》以及党和国家规定的各项保密制度，依法办事；不将档案带到公共场所、带回家中，不得与无关人员谈论档案相关内容；对所有档案的查询、摘抄、复制，做好相关记录。二、档案借阅申请制度。1.查找提供档案一律由档案管理人员进行，其他人员严禁入库查找。2.有关部门借阅档案应申请单位领导批准后方可查阅，并做好查阅记录；3.对保密档案或未经领导批准的档案，不得擅自提供和扩大使用范围；4.保密档案，非经本单位领导批准不得查阅；在查阅中，如需复印、摘抄档案内容，须经档案管理人员同意，由专人负责记录所复印、摘抄内容，查阅者不准向无关人员谈论泄露有关查阅内容，以确保档案安全，并对所查阅档案进行登记；5.外单位查阅本单位档案，必须持有单位介绍信，否则不予接待。要摘抄或复制有关档案内容的，需经本单位分管领导批准，摘抄或复制内容需经档案工作人员审核，并到档案管理人员处登记具体内容。三、档案销毁申请制度。经鉴定需销毁的保密文件资料，必须编造清册，由档案管理人员提出申请，经领导批准后按保密规定统一组织销毁。四、档案保密制度。有关单位经营和技术档案等机密，任何人不得外漏，由此给单位造成损失的，依法