《商务秘书实务》企业文书综合处理

新编商务秘书实务国家十三五规划教材·现代秘书系列1《商务秘书实务》企业文书综合处理5/9/2024企业文书综合处理项目四2《商务秘书实务》企业文书综合处理5/9/2024项目三、企业文书综合处理子项目1，企业发文管理子项目2，企业收文管理子项目3，企业文档管理3《商务秘书实务》企业文书综合处理5/9/2024编制办公室发文工作流程并能够口头讲解项目任务4《商务秘书实务》企业文书综合处理5/9/2024事件回放

天骏公司接受海鸥卫浴有限公司的委托，为该公司提供文书处理工作及咨询服务。一天，天骏公司项目负责人梅雪接到海鸥卫浴有限公司行政部秘书小吴的一个电话。小吴：“梅姐，昨天我们主管叫我为老总起草一个关于增设加班工资的通知，并说按照老总的意思，加班费如何计算，让我们先拿出初步意见来，经他同意后下发通知，叫我先起草一下这个通知，要注意按国家相关法律法规来写。今天主管向我要，我昨天下午就写好了，放在了老总办公桌上，我告诉主管，他好像不高兴了，要我向你们请教一下文件的发文工作程序。梅姐，我做错了什么吗？”梅雪听后，决定要为小吴他们制定一个发文管理流程，并进行一次发文管理培训。5《商务秘书实务》企业文书综合处理5/9/2024

发文工作有极强的程序性，必须进行规范化、科学化管理，否则将会导致公司文件管理混乱，直接影响到公司管理工作的运行。根据相关理论知识，你能为小吴分析一下她的做法有何错误吗？任务分析6《商务秘书实务》企业文书综合处理5/9/2024企业发文管理一、文书管理概述

所谓秘书文书工作，主要是指秘书工作中围绕文书、文件、文字材料开展的工作。这些工作又可以概括为三项工作内容：一是文稿撰制，也叫发文工作，主要是指文书、文件、信函和新闻稿件的撰写工作；二是文书办理，也叫收文办理，主要是指文书文件办理工作；三是文书的整理与归档工作，主要是指归档文书，按照档案法和有关规定定期转为档案后的妥善保管以及为查找利用提供服务的工作。7《商务秘书实务》企业文书综合处理5/9/2024企业发文管理一、文书管理概述

自秘书工作产生开始，办文就成为秘书人员为领导和管理工作服务的重要手段，成为其辅政的主要方式。文书的收发、传递、处理工作是秘书部门的重要任务之一，为了使单位各部门能够协调运转，秘书要一丝不苟地做好文书管理工作，实现优质服务，以保证各项工作的顺利进行。8《商务秘书实务》企业文书综合处理5/9/2024企业发文管理一、文书管理概述

《党政机关公文处理工作条例》第一章第四条规定：“公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。”企事业单位文书处理工作参照《党政机关公文处理工作条例》进行，由于单位性质不同，各单位往来文件及文书管理工作各有特点。1．《党政机关公文处理工作条例》中规定的文书处理9《商务秘书实务》企业文书综合处理5/9/2024企业发文管理一、文书管理概述2．企事业单位的文书处理工作（1）文书工作在企业中的重要地位和作用。文书工作是企业实施有效管理的重要手段之一文书工作是联结、协调企业内外、上下左右关系的桥梁和纽带文书工作直接影响到企业档案管理的质量10《商务秘书实务》企业文书综合处理5/9/2024

及时性企业发文管理一、文书管理概述2．企事业单位的文书处理工作（2）企业文书工作的特点

指导性

广泛性

连续性11《商务秘书实务》企业文书综合处理5/9/2024

①要具备较高的政治素质和道德修养。

文书工作反映一个企业的基本素质，是一项政治性、思想性、业务性很强的工作，必须有坚定正确的政治方向。

②要具备较高的文化素质。

文书人员经常和文字、文章打交道，所涉及的内容包罗万象，所涉及的领域十分繁杂，如各式各样的合同、协议、法律、法规等。

③要具备较高的业务素质。

在具有较高的政治思想和职业道德素质的同时，还要具备较高的业务素质，才能成为称职的文书工作人员。企业发文管理一、文书管理概述3．企业文书工作人员应具备的素质12《商务秘书实务》企业文书综合处理5/9/2024企业发文管理二、发文办理

发文办理是指向外发出本机关制发的各类公务文书所进行的一系列工作，主要指公文的拟制与发送，包括公文的起草、审核、签发、复核、登记、印制、核发、立卷、归档和销毁10个环节。其中，立卷、归档、销毁等环节也可归为档案管理部分。1．起草起草也称拟稿，是秘书接收到领导的发文意图之后，严格按照领导意图进行草拟公文的过程；也指撰文秘书接受任务后，搜集有关信息资料、了解情况、酝酿构思、拟制起草提纲以及撰拟文稿的工作。2．审核

审核也称核稿，是指机关秘书部门或负责拟稿的业务部门的人对所拟文稿的内容、体例等进行全面检查审定的过程。3．签发

签发是文书经有权签发的领导上司核准签字，准予发出。签发使公文草稿转变成定稿，标志其已批准成为代表发文机关的文书。签发也是文书形成的一个重要环节，只是签发人不是秘书，而是有权签发的领导。签发人对要签发的文书全面负责，所以在签发之前必须认真审核文书。13《商务秘书实务》企业文书综合处理5/9/2024企业发文管理二、发文办理4．复核

复核是指公文在正式印刷前，秘书部门对其进行复查审核，主要审核签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。5．登记

登记是指对文件主要内容进行登记检查的环节。其主要作用是便于对发文的管理、统计和核查。登记项目一般应包括：发文字号、发文日期、文件标题、保密等级、发往机关、附件、份数、案卷号等，如果是回复对方的文书，还需注明收文编号。对发文进行认真登记，是文书管理、查考的重要基础。6．印制

公文印制也是发文处理过程中一个必需的环节。秘书对印制要做到准确、清晰、整洁、规格统一，印刷及时。要对原稿负责，如发现疑误，应与核稿人员共同研究，不得擅自改动。印制完毕的公文还需用印。用印是指在有必要加盖印章的文书正本上加盖机关或领导人印章的过程。在文书上盖印是证实公文效用的一种标志。国家行政机关的公文，在制发中一般都要经过盖章这一环节。盖印是正本生效的标志。用印的文件，要以原稿上领导人签发为准，无签发不得用印。14《商务秘书实务》企业文书综合处理5/9/2024企业发文管理二、发文办理7．核发

公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。分发是指对印制完毕、需要发出的文件按发放范围进行分装和发送的环节。分发的程序如下。（1）写好文件、文书封套或函件信封。（2）填好并检查所有封套标记。（3）检查发文登记。和收文登记一样，发文也有详细的登记表格。（4）核对封套与封内文书一致并加封后，按相应的方式发出。综上所述，发文的整个流程如右图所示。15《商务秘书实务》企业文书综合处理5/9/2024新编商务秘书实务继续学习16《商务秘书实务》企业文书综合处理5/9/2024新编商务秘书实务国家十三五规划教材·现代秘书系列17《商务秘书实务》企业文书综合处理5/9/2024企业文书综合处理项目四18《商务秘书实务》企业文书综合处理5/9/2024项目三、企业文书综合处理子项目1，企业发文管理子项目2，企业收文管理子项目3，企业文档管理19《商务秘书实务》企业文书综合处理5/9/2024演示公司秘书收到文件后的处理过程项目任务20《商务秘书实务》企业文书综合处理5/9/2024某日，天骏公司行政部秘书孙芳去收发室签收了当天的文件。当天的文件比较多，孙芳抱着文件回到办公室，她把文件放在桌上认真分发，把李总的私人信件、客户来信、上级来文等逐一分类，然后对外来文件进行拆封、登记。其中，孙芳收到省秘书学会的一份通知，得知省秘书学会将要召开今年的工作年会，并邀请天骏公司相关负责人参加。孙芳想，这种会议，老总应该不会参加，于是，她把文件直接送给市场部，通知他们派人报名参加会议……事件回放21《商务秘书实务》企业文书综合处理5/9/2024

孙芳的收文处理程序正确吗？根据《党政机关公文处理工作条例》第六章“收文办理”的规定，孙芳在收到重要通知时做的处理存在明显失误：她未写拟办意见，不经过老总同意，直接做出决定。任务分析22《商务秘书实务》企业文书综合处理5/9/2024一、收文的处理企业收文管理

凡是由外机关或外部门送给本机关的文件，统称为收文。中共中央办公厅、国务院办公厅2012年4月发布的《党政机关公文处理工作条例》规定：“收文办理主要程序是：签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复。”23《商务秘书实务》企业文书综合处理5/9/2024二、收文处理工作程序企业收文管理承办初审登记签收答复催办传阅24《商务秘书实务》企业文书综合处理5/9/2024企业发文管理二、收文处理工作程序1．签收签收就是签字表示收到来文，它是收文处理工作的开端。小型单位只设一个综合收发室或专（兼）职收发员，负责文件的签收、拆封、登记和送阅。大、中型单位多设内、外两种收发。先由外收发部门代收，而后转交秘书人员（文书）。公司、企业的文书信函常由写字楼的前台或办公楼的总收发代收，秘书从专门的信箱或前台收取。

所以这里的签收一般指的是内收发工作。25《商务秘书实务》企业文书综合处理5/9/2024企业发文管理二、收文处理工作程序注意事项：（1）签收工作要求。要逐件清点，看数量是否相符，是否发给本机关、单位。如发现误投，应及时退回。检查信件有无破损、散包、被拆现象。如有，应查明原委，适当处置。经清点检查无误，方可签收。急件应注明签收的具体时间。26《商务秘书实务》企业文书综合处理5/9/2024企业发文管理二、收文处理工作程序注意事项：（２）拆封时注意事项注意保存原封套的完好，不要损坏封内文件、信件；必要时还应把原封套别在文件或信件后面一并处理。文件的秘密等级一般是标明在封套上的；如果封套上未标明秘密等级，拆封后发现是保密文件，除按规定可以阅读的或领导指定的人阅读外，不再转让他人阅读，拆封人员要负责保管。对请示类文件，如无发文机关领导签发或印章，或其他手续不全时，应拒收退回；对不合行文关系的文件，除急件外，一般也应予退回；在处理急件时，应回函告知其行文错误之处。27《商务秘书实务》企业文书综合处理5/9/2024企业发文管理二、收文处理工作程序2．登记

概念：登记是指秘书部门对收受的文件，按照一定的形式进行逐项登记的环节。

优点：

登记制度便于对文书的管理和保护；便于对目标文书的查找和利用；便于统计和催办；便于文书工作中的核对和交接。28《商务秘书实务》企业文书综合处理5/9/2024企业发文管理二、收文处理工作程序2．登记来文登记的用具主要有两种。收文登记卡、单的形式，即联单式登记、卡片式登记收文登记簿、册的形式，表为收文登记簿的样式编号收文日期来文单位来文字号事由批办意见款台发文日期发文字号发文标题移送记录承办部门及结果归档记录

29《商务秘书实务》企业文书综合处理5/9/2024企业发文管理二、收文处理工作程序

４.承办承办就是“承接办理”，是指秘书按照领导的指示，承接办理某份来文内容中要求办理的事项。注意不同性质文书的处理办法及注意事项：（１）阅知性公文（根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送）（２）批办性公文（提出拟办意见报本机关负责人批示或者转有关部门办理）（３）两个以上部门办理的公文（应当明确主办部门）（４）紧急公文（应当明确办理时限）30《商务秘书实务》企业文书综合处理5/9/2024企业发文管理二、收文处理工作程序

拟办

拟办是指秘书部门对文件的办理提出初步意见，以供领导批阅时参考。拟办是秘书部门在办文中的参谋性工作，是秘书为领导批办文件所做的准备工作。拟办的意义在于充分发挥秘书的积极主动性，提高处理问题的能力，节省领导的时间，也是辅助管理在办文中的体现。准确把握批办文书的尺度，也是秘书能力和水平的体现。31《商务秘书实务》企业文书综合处理5/9/2024企业发文管理二、收文处理工作程序

５.传阅

根据领导批示和工作需要将公文及时送交传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。32《商务秘书实务》企业文书综合处理5/9/2024企业发文管理二、收文处理工作程序

６.催办

催办是对文件承办工作的检查和督促的过程，其目的是防止文件处理的漏办和延误。一旦催办有了结果，秘书要针对该份文件注明办理结果，并向交办的领导或有关部门回复办理情况，即“办复”。为了有效避免交办的工作未办，秘书应采取如下三项措施。明确办毕时限，加强办事时效性。建立回告制度催办环节伴以处罚33《商务秘书实务》企业文书综合处理5/9/2024企业发文管理二、收文处理工作程序

７.答复

公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。34《商务秘书实务》企业文书综合处理5/9/2024新编商务秘书实务继续学习35《商务秘书实务》企业文书综合处理5/9/2024新编商务秘书实务国家十三五规划教材·现代秘书系列36《商务秘书实务》企业文书综合处理5/9/2024企业文书综合处理项目四37《商务秘书实务》企业文书综合处理5/9/2024项目三、企业文书综合处理子项目1，企业发文管理子项目2，企业收文管理子项目3，企业文档管理38《商务秘书实务》企业文书综合处理5/9/2024

组织参观学院档案室，参观后为本系制作一份平时归卷工作计划项目任务39《商务秘书实务》企业文书综合处理5/9/2024

天骏公司受海鸥卫浴有限公司的委托，为该公司整理上一年的档案。当整理到一份给上级的请示时，未发现上级的批复。而根据海鸥公司文档工作人员的回忆，当初是有这份批复的，但文件移交时未见“批复”件。公司总经理指示行政部主任查一下去年的“批复”件去了哪里。行政部主任吩咐文档室查找，结果管文档室的工作人员追查了去年的所有文件也未找到。后经工作人员回忆，当时移交文书时，就曾提出过未见“批复”件，但时间一长，也就不了了之了。因该文件最后一直未能查到，有关人员，包括办公室主任都受到了一定的处分。事件回放40《商务秘书实务》企业文书综合处理5/9/2024

上述文件失踪的问题出在哪一环节？如果平时不做好归卷工作，必定会造成文件管理混乱。做好平时的文件管理工作，有助于提高工作效率，为档案管理打下良好的基础。任务分析41《商务秘书实务》企业文书综合处理5/9/2024一、档案文件的平时归卷企业文档整理

文件立卷可分为平时归卷和年终立卷两种。1．平时归卷概述平时归卷是指文书工作人员在立卷计划的指导下，将处理完毕的文件随时或定期收集、集中，初步分类，放入相关卷夹进行妥善保管的活动。2．平时归卷与年终立卷的区别平时归卷与年终立卷是文书处理工作的最后一个环节，二者是密不可分的，既有区别又有联系，其区别主要体现在以下几个方面:任务不同目的不同时间不同内容不同42《商务秘书实务》企业文书综合处理5/9/20243．平时归卷的重要性（１）做好平时归卷工作，能保证归档文件的完整与安全。（2）平时归卷便于单位平时对文件的查找和利用。将文件及时归卷，并进行有条理的存档和管理，能使立卷文件的查找有一个明确方向。同时还能加强承办人员的归档意识，有利于文书部门立卷工作的开展。（3）平时归卷还可以改变年终突击立卷的不足，避免清理积存文件的局面，有利于发挥文书处理部门立卷的优越性，提高立卷效率和质量。一、档案文件的平时归卷企业文档整理43《商务秘书实务》企业文书综合处理5/9/20244．平时归卷工作程序一、档案文件的平时归卷企业文档整理做好归卷的准备工作收集文件归入卷夹①要建立健全平时立卷制度。②要编制归卷类目。③要有平时立卷的物质条件，就是准备好平时归卷必需的装具，用以分类保存文件材料。做好文件材料的收集工作，是做好平时归卷的关键。在日常工作中，应关注文件运转的各个渠道，切实把好发文、收文、内部文件、会议文件、公开发表等几个重要关口。对于平时积累起来的文件，若立卷条件已成熟，则可平时立卷，不必将全部案卷都等到年底才立卷。44《商务秘书实务》企业文书综合处理5/9/20244．平时归卷工作程序一、档案文件的平时归卷企业文档整理

文件盒

四层档案柜四门文件柜档案盒45《商务秘书实务》企业文书综合处理5/9/2024音像文书二、现代企业的电子文书管理企业文档整理1．现代企业中的电子文书

电子文书也称新型载体文书，是对采用非纸质材料制成的文书的统称。它们有的是记录在新型载体上的文书信息，有的是运用现代技术手段进行传输的文书信息。光盘文书电信文书电子文件46《商务秘书实务》企业文书综合处理5/9/20242．电子文书的管理（1）电子文书的收集（2）电子文书的鉴定（3）电子文书的归档①确定电子文书的归档范围②明确归档时间③归档份数④归档要求⑤归档方法⑥对于有连续运行要求的局域网或其他特殊网络，为防止文书丢失，可采用短期归档方式（4）电子文书的保管二、现代企业的电子文书管理企业文档整理47《商务秘书实务》企业文书综合处理5/9/2024文书立卷

文书立卷是指将办理完毕、具有查考和保存价值的文件按其在形成过程中的有机联系组成案卷，以便于保管、检索和利用。归档

归档即将办理完毕的公文整理立卷，移交给档案部门保存的过程。文件清退

文件清退指根据有关规定和要求，将部分办毕文件经过清理，定期或不定期地退还原发文机关或由其指定的专门部门的活动。文件销毁

文件销毁是指按照有关规定，对失去留存价值或留存条件的公文做销毁处理的活动。三、文书归档的相关概念企业文档整理48《商务秘书实务》企业文书综合处理5/9/2024四、文书归档的理解企业文档整理（1）文件办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理（立卷）、归档。个人不得保存应当归档的文件。（2）归档范围内的文件，应当根据其相互联系、特征和保存价值等进行整理