HYT 139-2011 海洋行政执法档案业务规范

中华人民共和国海洋行业标准海洋行政执法档案业务规范2011-02-16发布1HY/T139—2011前言 2规范性引用文件 3术语和定义 4总体要求 24.1齐全性 24.2完整性 24.3准确性 24.4系统性 24.5真实有效性 24.6安全性 25收集积累 36整理组卷 36.1文件整理 36.1.1纸质文件整理 36.1.2照片文件整理 36.1.3电子文件整理 36.2案卷整理 46.3装订 46.4案卷排列 47著录编目 47.1页号编制 47.2档号编制 57.3案卷封面编制 57.4案卷卷脊编制 67.5卷内目录编制 67.6备考表编制 67.7加盖档号章 67.8案卷目录编制 67.9文件目录编制 67.10电子文档编目 7 79保管利用 710鉴定移交 7附录A(规范性附录)海洋行政执法文件归档范围及保管期限 附录B(规范性附录)海洋行政执法档案案卷封面、卷脊、档案业务用表格式图示 Ⅱ 23表A.1海洋行政执法文件归档范围及保管期限 9图B.1处罚案件案卷封面格式 图B.2处罚案件案卷脊背格式 图B.3卷内目录格式 图B.4卷内备考表格式 图B.5档号章格式 图B.6案卷目录格式 图B.7文件目录格式 图B.8电子文档登记表格式 图B.9电子文件目录格式 图B.10电子文件载体装具封面格式 图B.11归档移交记录表格式 图B.12档案借阅登记表格式 20图B.13销毁档案登记表格式 21图B.14档案交接文据格式 22Ⅲ本标准按GB/T1.1—2009的规则起草。本标准由国家海洋局办公室提出。本标准由全国海洋标准化技术委员会(SAC/TC283)归口。本标准起草单位：国家海洋局北海信息中心、中国海监总队。1海洋行政执法档案业务规范本标准规定了海洋行政执法档案文件的收集积累、整理组卷、著录编目、归档、保管利用、鉴定移交的方法及档案业务用表的格式。本标准适用于海洋行政执法专项、处罚案件档案业务工作。2规范性引用文件下列文件对于本标准的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本标准。凡是不注日期的引用文件，其最新版(包括所有的修改单)适用于本标准。HY/T057海洋管理机关档案业务规范海洋行政执法法律文书基本格式.北京：海洋出版社，20083术语和定义下列术语和定义适用于本文件。海洋行政执法文件recordsofoceanographieadministrativelawenforcement在海洋行政执法工作中形成的，真实记录执法工作活动的各种形式的信息记录。海洋行政执法档案archivesofoceanographicadministrativelawenforcement在海洋行政执法工作中形成的，真实记录执法工作活动以及具有证据和证明作用，并有保存价值的各种载体形式的历史记录。执法专项lawenforcementactivitiesonspecialprojects各级海洋行政执法机构针对特定事项或者在特定海域组织的执法活动，包括专项检查、专项行动。海洋行政执法档案的主卷。海洋行政执法档案的次卷。2处罚案件由负责立案的机构统一立案后，按照案件的类型拟定的案件编号，包括年度及案件序号。归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件。对若干相互关联的海洋行政执法文件进行系统整理的基本单位。4总体要求4.1齐全性4.1.1归档案卷中相关法律程序文件应齐全。4.1.2归档文件及其介质种类应齐全。4.2完整性4.3准确性4.3.1归档法律文书的基本格式应符合《海洋行政执法法律文书基本格式》的要求。4.3.2归档法律文书记录的主体资格、事实证据、适用法律、履行法律程序及相应文字叙述应准确。4.4系统性4.4.1海洋行政执法档案是海洋档案的一部分，应按执法专项、处罚案件档案进行分类、整理和排列。其他海洋行政执法文件按HY/T057的规定进行分类、整理和排列。4.4.2海洋行政执法档案应以每个执法专项、处罚案件为整理单元确认归档执法文件的系统性。4.5真实有效性4.5.1归档文件应真实记录海洋行政执法活动，应为执法活动中产生的原件，原件不能归档时应注明理由。4.5.2归档文件应具备相应的法律效力，纸质文件应清晰，电4.6安全性4.6.1案卷中归档文件涉密的，应按保密要求在卷盒上标密，并按保密规定管理。4.6.2各级执法机构应对执法档案采取安全防护措施，保证案卷质量，做好电子文件档案的备份和定4.6.3对归档的原始电子文件载体病毒应采取防治措施，对归档的非原始电子文件载体病毒应采取查杀措施。35收集积累5.1执法机构确定的立卷人应根据归档范围及保管期限表(见表A.1)进行执法文件的收集、积累。5.2下列文件不应归档：a)没有证明价值的信封等；b)内容及版本完全相同的重份文件；c)已发布的法规、条例；d)与执法专项和处罚案件无关的文件。6整理组卷6.1文件整理6.1.1纸质文件整理6.1.1.1每件归档文件的整理方法如下：a)反映同一问题的文件为一件，排列顺序为：复文在前、来文在后；批复在前、请示在后；正文在前、附件在后；正本在前、定稿在后；复制件在前、原件在后；中文译稿文在前、被转发文在后；结论性文件在前、依据性文件在后的顺序排列；b)需送达的法律文书归档联和相应的送达回证为一件；c)现场笔录与附录(附录含对现场的绘图、照片等)为一件；如附录的绘图、照片较多可单独成件；现场录像等非纸质文件应单独成件；d)提取证据文件登记表与所附证据文件为一件；证据文件较多时可单独组卷，证据卷中提取证据文件登记表中的每份文件为一件；在证据文件中，因同一事由拍摄的一组照片为一件；e)结案审批表及行政处罚履行凭证(如发票、情况说明等)为一件；f)其他内容不可分的文件为一件。6.1.1.2一次活动或一案一卷的卷内文件应按立项或立案文件在前、结束活动或结案文件在后、其他文件居中的顺序排序。6.1.1.3卷内同类文件以日期先后排序，证据文件以提取证据时间排序，其中现场笔录所附证据按笔录中引用证据的先后排序，所提取证据按提取证据文件登记表中的顺序排序，无法装订入卷的证据可单独组成证物卷或放入卷底的证物袋中。6.1.2照片文件整理6.1.2.1应根据执法工作需要选择有代表性、有保存价值的纸质照片归档。6.1.2.2照片应按事由、时间排序。6.1.2.3案卷中照片应尺寸统一，应采用专用照片装具或用A4纸托裱后形成案卷。照片装具中或托裱纸下方应附加说明信息，包括编号、事由、人物、时间、地点、摄影者(单位、姓名)等。6.1.2.4纸质照片的数码原版按电子文件的要求整理。6.1.3电子文件整理6.1.3.1电子文件归档一般应以光盘作为存储载体。优先选用载体顺序：只读光盘、一次性写光盘。原始录音录像磁带归档时，应按要求格式转存并制成光盘同时归档。6.1.3.2非原始电子文件载体根目录下可设置多个、多层子目录标引电子文件；文件目录名应反映该目录下电子文件内容的唯一性。46.1.3.3整理收存电子文件载体归档时应保持文件内容的有机联系和电子文件的系统性、独立性。6.1.3.4电子文件应按执法工作要求进行文件格式的生成和转换，如无具体要求，应采用下列通用格式：c)音像电子文件：WAV、MP3;d)影像及多媒体音像数据：MPEG、AVI。6.1.3.5载体的根目录下应存放说明文件，内容主要包括：载体上各子目录名、归档电子文件名、文件内容、文件记录格式和文件运行环境、制作单位、责任人及联系信息等。6.1.3.6归档电子文件载体制作前，应对所用计算机、拟归档电子文件进行电脑病毒查杀。制作完成后，应进行载体的可读性检查，确认所存储信息的有效、完整和准确。6.2案卷整理6.2.1归档文件按执法专项、处罚案件分别组卷。6.2.2执法专项的案卷应视归档文件数量，一次活动组成一卷或多卷。6.2.3处罚案件的案卷应视归档文件数量，一案组成一卷或多卷。6.2.4一次活动或一案形成多卷档案时，法律文书、证据文件、照片类文件等同类文件可分别组卷。6.2.5处罚案件的案卷应按照利于保管、方便利用的原则，分正卷和副卷。归档文件内容相对简单的案件不分正副卷。6.2.6涉密文件不单独组卷，应根据案卷内归档文件的最高保密级别标识案卷的密级。6.3.1归档文件装订前应进行全面检查，文件不完整的应补齐，破损、褪色、字迹扩散的应修补或复制，剔除易锈蚀金属物。6.3.2按件装订时应采用不易锈蚀金属钉，整卷装订时应采用相应规格的棉线，严禁触字、压字。6.3.3归档文件用纸以国际标准A4型为标准，装订线应位于纵向左侧。纸张大小不符合标准时应修剪折叠或加贴衬纸。6.3.4执法专项归档文件应采用件装订，装订后的文件按卷内目录、归档文件、卷内备考表顺序放入相应厚度的档案盒。6.3.5处罚案件归档文件应采用三孔一线整卷装订，按案卷封面(软封皮)、卷内目录、归档文件、卷内备考表先后排序。装订线长度适宜范围：150mm～160mm;案卷厚度适宜范围：1cm～3cm。装订后的案卷放入相应厚度的档案盒。6.4案卷排列6.4.1执法专项应按年度、每次活动的开始时间顺序排列案卷。6.4.2处罚案件按年度、案件序号排列案卷。6.4.3同一执法专项和处罚案件的案卷应按法律文书卷在前、证据文件卷在后；正卷在前、副卷在后，连续编写案卷号排列。7著录编目7.1页号编制7.1.1按件装订的执法专项案卷，应按件编写页号，已有页号的，不必重新编写。57.1.2按卷装订的处罚案件案卷，每卷都从“1”开始编写页号。案卷内归档文件具有有效信息内容的页面均应编写页号。页号的标注可采用黑色打码机或签字笔，单面书写的文件在页面的右上角标注页号；分正反两面书写的文件，正面在右上角、反面在左上角标注页号。7.1.3处罚案件案卷中含有已印制成册的归档文件时，如自成一卷，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号；与其他文件组成一卷的，应排在卷内文件最后，将其作为一份文件填写卷内目录，不必重新编写页号。7.1.4案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。7.2档号编制7.2.1处罚案件案卷的档号由“机构代号案号-案卷序号”组成。7.2.2执法专项案卷的档号由“活动代号(年号)-案卷序号”组成。7.2.3处罚案件归档文件的档号由“机构代号案号-案卷序号-卷内文件序号”组成。7.2.4执法专项归档文件的档号由“活动代号(年号)-案卷序号-卷内文件序号”组成。7.2.5除纸质文件以外其他载体的档案，档号中加载体类别代号，光介质为“G”、磁介质为“C”、实物为7.3案卷封面编制7.3.1处罚案件案卷封面格式见图B.1,执法专项案卷封面格式应按HY/T057的要求制作。7.3.2整卷装订的案卷内封面应打印，档案盒外封面各栏目填写时应字迹工整、规范、清晰，填写要求如下：a)标题栏：应标明执法机构全称；b)案件编号：即案号；c)案由：填写由执行依据确认的案由，案由=受处罚人+违法行为种类；d)承办单位：应填写具体办案机构；e)承办人：填写执法人员姓名，要求两名以上执法人员共同进行；f)立卷人：填写承办人员或由其指定的立卷责任人姓名；g)起止日期：应与卷内文书记载的收结案日期一致；h)保管期限：按归档范围及保管期限表(见表A.1)填写；i)档号：填写该卷档案的档号；j)全宗号：按国家给定的全宗号填写，未进档案馆的执法档案，此项可不标注；k)目录号：即分类号，如归档机构无明确分类方案，可先空缺处理；1)案卷号：填写本卷是该宗案件档案的第几卷。7.3.3副卷应在案卷封面右上角加盖“副卷”章。67.4案卷卷脊编制7.4.1处罚案件案卷脊背格式见图B.2,执法专项案卷卷脊格式应按HY/T057的要求制作。7.4.2主题词按执法专项和处罚案件的主要特征填写，最多可填写5个。7.5卷内目录编制7.5.1卷内目录表格式见图B.3。7.5.2卷内目录应按要求填写齐全，计算机录入打印后放在案卷内归档文件之前。填写要求如下：a)序号：填写文件在案卷内的排序号；b)文件编号：填写文件发文代字、图纸图号、传真电报发号等，无编号的文件不填；c)文件题名：填写文件标题全称，法律文书的标题应由执法机构名称和法律文书名称组成，不应d)责任者：有签章的法律文书为印章所示单位，无印章的内部法律文书文件，责任者的确定依次为：批准人或者主持人、审核人、承办人、记录人、当事人、证据或文件的提供者；e)日期：以8位阿拉伯数字表示，如：20080204,表示2008年2月4日；f)页数：整卷装订的案卷填写每一件的首页页号，最后一份文件应填写起止页号。以件装订的案卷填写每一件总的页数；g)备注：填写该文件的密级、缺损、移出等情况。7.6备考表编制7.6.1卷内备考表格式见图B.4。7.6.2卷内备考表放在案卷的末页，不作为归档文件著录。填写要求如下：b)立卷人：由立卷人签字；c)检查人：由承办人或该机构的领导负责对案卷质量进行检查，并在检查人一栏签字；d)日期：分别填写立卷时间和检查时间。7.7加盖档号章7.7.1档号章格式见图B.5。7.7.2应在每件归档文件的首页右上角空白处加盖档号章，注明该卷的档号、该文件在卷内的件序号和页数。7.8案卷目录编制7.8.1案卷目录格式见图B.6。7.8.2案卷目录适用于归档案卷的管理、检索、查询及档案移交时使用。7.8.3处罚案件一案一卷的，案卷题名同案由。一案两卷以上的，案卷题名为：“案由：卷内文件内容”。7.8.4执法专项一次活动一卷的，案卷题名同执法专项名称。一次活动两卷以上的，案卷题名为：“执法专项名称：卷内文件内容”。7.9文件目录编制7.9.1文件目录格式见图B.7。77.9.2文件目录适用于归档文件的管理、检索、查询及档案移交时使用。7.10电子文档编目7.10.1电子文档登记表格式见图B.8。7.10.2电子文件目录格式见图B.9。7.10.3电子文件载体装具封面格式见图B.10。8.1各级执法机构指定立卷人完成应归档文件的收集、积累、组卷，承办人或该机构的业务分管领导负责检查卷宗质量并监督立卷人按期向相关档案管理机构归档。8.2已完成立卷的卷宗应向本级执法机构的档案管理部门进行归档，归档时应办理正式归档手续，填写归档记录表。归档移交记录表格式见图B.11。8.3海洋行政处罚、执法专项案卷应在执法活动结束后四个月内归档。8.4对已做出处罚决定，但自处罚决定做出之日起一年内未执行完结的案件，已形成的文件由执法单位予以登记备案，交由相关档案部门管理。8.5未指定具体承办人员的独立或联合执法专项，由主办该活动的机构负责人指定人员行使立卷人的职责，具体负责该专项应归档文件的收集、整理和立卷工作，其他协从机构，根据每次活动的性质和规模，指定相关人员配合做好归档立卷工作。8.6各执法机构应按年度对执法档案的归档情况登记造册，汇编档案目录。档案目录由案卷目录、文件目录、归档说明三部分组成。归档说明中记录本年度归档案卷中应说明的问题。其中应具体说明处罚案件案卷中结案案卷数量、中止执行案卷数量。8.7已经归档的案卷需增添文件的，应按归档要求，在归档记录表上补充记录所增添的内容。9保管利用9.1立卷人应根据海洋行政执法档案的归档范围及保管期限表(见表A.1),在案卷封面标注案卷的保管期限。9.2海洋行政执法档案保管期限的划定原则是：a)对社会和公共利益影响的重要程度；b)处罚案件的罚款额度；c)实施专项执法的主体级别和处罚案件执行的程序。9.3执法档案保管期限具体划定时应综合考虑上述原则标准，保管期限划定时应就长不就短。9.4保管海洋行政执法档案的机构应具有足够的库容空间，应具备防火、防潮、防盗、防虫及温度、湿度的调控等条件。环境温度适宜范围：14℃~24℃;相对湿度适宜范围：45%～60%。9.5执法档案保管单位应按照便于保管、方便利用的原则对不同载体的归档案卷进行分类、排列和保管，提供案卷目录、文件目录供检索利用。9.6利用执法档案，应按有关规定办理手续，填写档案借阅登记表。档案借阅登记表格式见图B.12。10鉴定移交10.1档案鉴定小组由执法、保密、档案等部门领导及工作人员组成，定期对已到保管期限和到期作降8解密处理的执法档案进行鉴定。10.2组织销毁失去保存价值的执法档案，应由鉴定小组提出意见，填写销毁档案登记表。经批准后，由至少2人在指定地点销毁，并在销毁档案登记上签字。销毁档案登记表格式见图B.13。10.3由不同执法机构共同实施的同一执法活动，所形成的档案应向同一档案部门移交。10.4机构之间的档案交接填写档案交接文据，档案交接文据应一式二份分别由移交单位和接收单位保存。档案交接文据格式见图B.14。10.5组织机构发生变动涉及档案跨机构移交时，交接双方应认真办理交接手续，填写档案交接文据。9(规范性附录)海洋行政执法文件归档范围及保管期限海洋行政执法文件归档范围及保管期限见表A.1。表A.1海洋行政执法文件归档范围及保管期限类别1海洋行政执法专项1.任务书、批准文件；2.相关法律文书；4.获取的证据性文件；5.执法机构的确认、裁决、给付、奖励等结论性文件；个案件的案由、时间、承办人、查处结果等);对社会和公共利益影响程度较重、(国家、省、海区)为永久，其他影响程2海洋行政处罚案件包括立案文件、各种证据文件、限期改正通知书、听证文件、拟处罚的审查意见、拟处罚告知书、处罚决定书、送达凭证、罚管辖与移交文书等。具体文件内容如下：1.立案审批表、撤销立案审批表；2.检查通知书及送达回证；3.现场笔录(附录对现场的绘图、照相、录像等);5.调查取证中的陈述、申辩笔录；6.提取证据文件登记表(附证据文件);7.先行登记保存证据通知书及送达回证；8.责令停止违法行为通知书及送达回证；9.鉴定委托文件；10.案件调查终结报告；11.案件讨论或案件会审笔录；12.行政办公会议记录、行政办公会议意见表；13.处罚告知文件及送达回证；14.陈述、申辩笔录；15.处罚听证通知书及送达回证；16.听证笔录17.处罚决定书及送达回证；18.罚款催缴通知书及送达回证；19.延期(分期)缴纳罚款审批表；20.延期(分期)缴纳罚款批准书及送达回证；21.处罚强制执行申请书、附件及送达回证；22.处罚决定执行笔录；23.结案审批表及行政处罚履行凭证；对社会和公共利益影响程度较重、罚款额度较大为永久；影响较轻、罚10年；经过行政复议或者行政诉讼程(规范性附录)海洋行政执法档案案卷封面、卷脊、档案业务用表格式图示海洋行政执法档案案卷封面、卷脊、档案业务用表格式如图B.1～图B.14所示。表格图幅尺寸为：297mm×210mm。(海洋行政机关)第案件编号案山保管期限档号全宗号日录号案卷号图B.1处罚案