档案管理办法(草拟)

档案管理办法(草拟)PAGEPAGE1港龙控股集团有限公司档案管理办法（草拟稿）一、总

则（一）为加强公司档案的系统管理，实现档案管理的规范化、制度化，更好地为公司各项工作服务，根据档案法和公司有关规定，结合公司实际情况，特制订本办法。（二）凡集团各管理中心、各项目公司在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必须按规定定期向集团档案室移交，集中管理，任何部门、单位和个人不得据为已有。二、档案管理体制（一）档案机构及其职责档案管理工作由集团行政管理中心统一领导，档案的日常工作和档案集中统一管理由行政管理中心下设的档案室具体负责。并设档案专员一名，负责公司档案的接收、收集、整理和归档等管理工作。各管理中心、各项目公司设资料员一名，负责与档案专员对接，向档案室转移各类档案资料。（二）公司档案管理的分散与集中1.与公司财务有关的资料由集团财务中心保管。经常务副总裁许可后，档案室可视情况保存财务管理方面的文件资料复印件。2.有关人事方面的资料，由人力资源中心单独保管。3.属工程项目方面的资料，工程未竣工时资料由工程中心保管，并于每季度末将档案清单交由档案室备案留底；其中，属于政府或专业主管部门审批的图纸、批文或批件一律交由档案室归档保管，本部门可视情况保留复印件。在工程项目竣工档案备案后半个月内，把所有档案移交到档案室统一保管。4．营销策划方面的对外签定的广告、策划合同，应当在签署完毕时，即向档案室移交，本部门可视情况保存复印件。并在每月初向综合部档案室移交已办结的有关上个月市场调查报告，项目策划与广告，和销售策划方案方面的资料。5．其它方面的重要资料由档案室直接归档保管。由公司对外签订的经济合同，原则上公司应保留两份原件，财务中心和档案室各保存一份。特殊情况只有一份原件时，由财务部保存原件，档案室保存复印件。6.各管理中心、项目公司向档案室移交档案时，应同时移交相关文件的电子文档。归档范围外的请示、报告、计划、总结及一些重要资料复印件等由各中心、各项目公司自行保管。（三）各中心、项目公司向档案室移交档案时，要严格履行移交手续。资料管理员应保持相对稳定，人员变动应及时通知档案室三、档案的归档范围（一）凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的公文、图纸、合同、技术资料、簿册、图表、报表、凭证、声像、电脑盘片、荣誉实物等各种门类和各种载体档案均属归档范围。1．部门（含部门）以上的各种计划、方案、规划，各种重大决议、总结、报告，和各种重要通知、通报，及各种公文、会议纪要、大事记。2．各种工程图纸、签证单、联络函、设计变更通知书等工程资料。3．各类工程检测、鉴定报告。4．各种协议书、合同书，各种技术资料，和各种设备档案及说明书。5.公司年初财务预算报告及年终财务报告，各种财会报表及原始凭证、帐册及其管理方面的文件材料。6.公司各种审计报告、资产评估报告。7.公司各种管理规章制度和人事档案。8.公司各种注册、登记证件、政府批文，各种法律证照、公证文件。9.公司各种电子图纸、图表及有保存价值的电子文档。10.公司项目奠基、招商、开盘、新闻发布会等仪式和具有重要价值的社会活动，及用于营销策划广告的照片、录音、录像、电子文件等声像信息资料。11.公司发展大事记，和公司总经理亲自起草或修改的重要文稿。12.国家有关行业发展的政策、法律、法规等文件；上级主管部门、单位的来文等。13.其他需要归档的重要文件。（二）档案归档要求1.文书档案归档要求：应归档的文件材料必须齐全完整。文件材料应按照《港龙控股集团有限公司公文处理办法（暂行）》拟定，并参照《港龙控股集团文书档案管理规范》，按照“年度——种类”分类整理归档。2.声像档案归档要求：照片档案归档时，要按照《港龙控股集团声像档案管理规范》（详见附件）要求，按照：“年度——活动”分类整理归档。3.会计、人事及基建档案归档要求:会计人事及基建档案由相应部门按要求进行整理归档，归档后由相应负责人保存，本管理办法不做归档要求。4.项目档案归档要求：项目档案归档时，各项目公司向总部提供营业执照、组织机构代码证、税务登记证、房地产开发资质证书、国有土地使用权证、土地出让合同、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、建设工程施工许可证、商品房销（预)售许可证、工程技术人员及财务人员职称证书原件或复印件等资料。按照“年度——项目”分类整理归档。5.实物档案：实物档案的归档范围主要包括以下几类：⑴本单位的集体或个人在各类公务活动中获得的奖杯、奖状、奖牌、奖章、锦旗、荣誉证书等；⑵公务活动中获赠的纪念品；⑶上级领导或知名人士的题词字画等；⑷本单位自形成以来使用过的牌匾、停用的各种印章、各种重大活动中形成的纪念品和宣传品；⑸其它有保存价值实物的凭证,如车辆、电脑等物品的购置发票、保修单等。按照“用途——型号”分类整理存档。四、档案的归档与立卷（一）档案在形成过程中，经办人员应及时对有关文字材料和图样进行系统收集和整理，不遗漏、不丢失，确保全部资料能够真实、完整、齐全地向档案室移交归档。一项工作由几个项目公司或部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主公司或部门负责收集。（二）归档材料的文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、碳素墨严禁无关人员进入档案室，非档案管理人员无故不许在档案室逗留。要严格遵守档案安全保密制度，对档案的机密内容，要做到守口如瓶，严守职责，不得传播或泄露内容。（五）档案发生泄密、损毁或丢失时，根据给公司所造成损失的大小，按规定对有关责任人进行处罚。七、档案的保管期限与密级（一）根据档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面来鉴别档案的价值，确定其保管期限和密级。（二）档案密级公司档案文书分绝密、机密、密、普通四个等级，按档案性质、内容不同划分不同密级，并据此界定档案调阅权限。

１.“绝密”文书含：相关政府批文、会计凭证、财务报表、资金合同、相关财务往来文件、与其他经济组织的合作合同及其他经核定为绝密的文书。

２.“机密”文书含：公司各类经济合同、人事档案、客户档案、设计方案及图纸、预决算书、公司章程、股东会及董事会会议纪要（决议）、不动产所有权及其他债权凭证、重要工作计划、重要会议纪要。

３.“密”文件含：公司有效证件、各项办理资料、单位往来函件。

４.“普通”文件含：部门工作联系单、公司内部发文、公司宣传资料、各部门在各项活动中形成的具有参考价值的文件、材料。八、档案的借阅管理办法（一）凡需从档案室借阅公司档案者，均须填写档案调阅单，依据调阅权限和档案密级，经领导签批后方能调阅。（二）借阅的档案密级与领导签批因工作需要，借阅档案须经行政中心负责人批准，机密级以上档案必须经分管副总裁批准后，方可借阅。（三）借阅档案必须严格履行登记手续，档案管理员依据《档案调阅审批单》，为借阅人调出所需档案并记录档案借阅信息。借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁，确因工作需要摘抄、复制，须经行政中心负责人批准。归还的档案要进行检查、清点，经检查无误方可办理注销手续。如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。逾期不还者，档案管理员要及时催还。（四）公司档案只供本公司员工在调阅当天即时查阅，一般不得借出档案室，如有特殊情况，在行政中心负责人批准后可以短期外借，普通档案借阅期为七天，密级档案为三天；机密级以上档案不许外借，并且必须在档案管理人员监督下查阅。如特殊情形欲延长调阅期限，应按调阅程序重新办理。（五）借阅档案须妥善保管，若有遗失，将根据档案的价值和数量报公司领导批准后，责令其赔偿损失。借阅者必须严守公司机密，绝不能将档案资料内容外泄；由于泄漏机密而给公司造成损失者，将按规定对其进行处罚直至追究其法律责任。在职人员调离本公司时，需按档案室要求整理已形成的文件材料，退还所借档案，经档案室审查无误签字后，才能调离。九、档案的销毁（一）档案室每年对公司档案进行一次清理，清除不必要保存的资料，对破损和褪色的资料进行修补和复制。（二）对已失去作用或已超过保管期限的档案资料，经行政中心负责人和档案形成部门负责人共同鉴定，报分管副总裁审批，并进行登记造册后按规定予以销毁。（三）销毁时要有二人以上监销，并在清册上签字，销毁清册永久保存。销毁档案须使用碎纸机或焚烧的方式，严禁将要销毁的文件作为它用，或作废纸出售