建筑公司档案管理制度

建筑公司档案管理制度1.前言本制度旨在规范建筑公司档案管理工作，确保档案资料的完整性、安全性和易检索性，提高办公效率，保障公司生产管理的顺利进行。2.适用范围本制度适用于建筑公司全部部门和员工，包含项目部、行政部门、人力资源部门等。3.档案管理职责3.1公司领导公司领导应负责档案管理的全面规划、组织和监督，确保档案管理的有效运行。3.2档案管理部门档案管理部门是公司的档案管理机构，负责档案的收集、整理、保管和利用，并向公司领导供应工作报告。3.3部门负责人各部门负责人应负责本部门的档案管理工作，包含档案的归档、整理和保管。3.4员工全部员工都有责任妥当管理和使用本身负责的档案，确保档案的安全和可靠性。4.档案管理流程4.1档案的登记与归档全部档案在收到或产生后，应立刻登记，并依照档案分类、编排和编号规定进行归档。每一份档案应在档案库中有唯一的编号，便于后续管理和查找。4.2档案的整理与保管档案应依照肯定的时间周期进行整理，包含清理、分类、编目和标识等工作。整理完毕后，应及时存放到指定的档案柜或库中，并做好相应的保管措施，确保档案的安全。4.3档案的利用与借阅公司内部员工可以依据工作需要申请借阅档案，但需填写借阅申请表并经过审批。档案借阅应记录借阅时间、目的和借阅人，借阅期限一般不超出一个月。借阅档案后，应妥当保管并定期归还。4.4档案的销毁与归档转移档案实现保管期限后，应依据文件销毁和归档转移的规定进行处理。涉及公司机密的档案应进行严格的销毁或转移操作，确保信息安全。5.档案管理制度5.1档案分类与编目档案应依照建筑项目、行政管理、财务管理和人力资源等方面进行分类，每个分类下的档案应依照肯定的编目规定命名，以便于存档和检索。5.2档案存放与保管档案应存放在专用的档案柜或库中，柜或库应具备防火、防潮、防虫等功能。档案保管期限应依据法律法规和建筑行业要求进行规定，超出保管期限的档案应做好销毁或归档转移的准备工作。5.3档案借阅与归还员工借阅档案应填写借阅申请表，并经过主管部门审批。借阅档案时间一般不超出一个月，借阅期满后应及时归还档案，并通知档案管理部门进行登记。5.4档案安全与保密档案涉及公司机密信息时，应采取相应的安全措施，保证档案的机密性和完整性。对于紧要档案，应进行加密或存放在单独的保险柜中。5.5档案销毁与归档转移档案实现保管期限后，应进行销毁或归档转移。销毁操作应经过档案管理部门审核，并依照相关规定的方式进行销毁。归档转移操作应做好记录，并将档案转移到指定的归档库中。6.档案管理监督与评估公司领导应定期对档案管理工作进行监督与评估，确保档案管理制度的执行情况。档案管理部门应定期向公司领导供应相关工作报告，并及时矫正和完善档案管理过程中的不足之处。7.附则本制度的解释权归建筑公司全部，并在实施过程中适时对其进行修订和增补。注意事项：—在编写和管理档案时，要充分考虑信息的保密性和安全性。—每位员工都应对所负责的档案负责并妥当管理。—借阅档案时，要填写借阅申请表并经过审批，借阅期满后要及时归还。—档案管理部门应定期对档案进行清理、整理和备份工作，确保档案的可靠性和可用性。—档案销毁和归档转移时要严格依照相关规定操作。以上为建筑