离职工作交接与档案归档管理制度

离职工作交接与档案归档管理制度第一章总则为了规范企业内部离职员工的工作交接和档案归档管理，保障企业信息和资源的安全性和连续性利用，订立本《离职工作交接与档案归档管理制度》（以下简称“本制度”）。第二章离职工作交接要求第一节离职员工工作交接流程离职员工应在提出离职申请后的两个工作日内，向上级主管提交书面的工作交接申请，并注明工作交接的具体内容和时间布置。上级主管应及时审核离职员工的工作交接申请，并依照实际情况确定工作交接的时间节点。同时，上级主管要负责布置相应的接收人员，并通知相关部门或员工参加工作交接。离职员工离职前应全力完成本身的工作，认真整理和准备工作交接的相关资料，并将资料进行备份和归档。工作交接过程中，离职员工应与接收人员进行面对面的教授和讲解，认真说明工作职责、工作进展、工作难点等。同时，要确保接收人员掌握相关系统、软件和工具的使用方法，并供应必需的培训和培养。接收人员要乐观自动地学习和掌握离职员工的工作内容，提出问题和怀疑，并与离职员工进行深入的沟通和讨论，确保工作交接的顺利进行。第二节工作交接内容工作任务。离职员工应认真记录本身的工作任务和进展情况，包含每个任务的目标、进度、紧要性等。工作文档。离职员工需供应工作相关的文档、报告、表格等，确保接收人员能够准确了解和连续完成相关工作。工作进展。离职员工应清楚地记录当前任务的进展情况，包含已完成和未完成的工作，已解决和未解决的问题，供接收人员参考。紧要联系人。离职员工需供应与工作相关的紧要联系人的姓名、联系方式、工作职责等信息，确保接收人员能够及时与他们进行沟通和合作。第三章档案归档管理要求第一节档案归档责任人每个部门应指定专人负责本部门档案的归档管理工作，由部门经理或主管审核并确定归档责任人。归档责任人负责本部门档案的整理、归类、归档、保管以及档案信息的更新和调度等工作，确保档案的完整性与安全性。第二节档案归档流程归档责任人应依据规定的档案分类和归档标准，对文件、资料和记录等进行整理和分类。归档责任人应在档案管理系统中建立相应的档案目录，并依照编号和日期的规定进行归档。同时，要确保每一份档案在系统中有唯一的标识，并记录相关的归档信息和操作日志。全部档案必需定时归档，并将归档的档案进行封装，标注文件编号、标题、归档日期、保管期限等信息。档案归档后，归档责任人应定期检查档案的完整性和可用性，如有问题及时处理和修复。同时，要保证档案存放的环境干燥、通风、防火、安全，并设置相应的访问权限掌控措施。第三节档案保管期限依据国家相关法律法规和企业内部规定，订立档案保管期限，并将其记录在档案归档标识中。归档责任人应依照保管期限审查档案，及时对过期的档案进行淘汰、销毁或移交给相关部门进行后续处理。对于需要长期保存的档案，归档责任人应定期备份档案数据，并订立应急预案，确保档案的安全性和可连续性利用。第四章违纪和惩罚对于不依照本制度要求进行离职工作交接和档案归档管理的行为，将依据企业内部制度和相关法律法规进行相应的追责和惩罚。具体惩罚措施包含但不限于口头警告、书面警告、降职、停职、辞退等。第五章附则本制度自发布之日起生效，并取代之前的相关规定和制度。如有需要，本制度由企业相关部门负责解释和修订。本制度经企业领导小组批准后正式实施，相关人员应全面贯彻执行。以上就是《离职工作交接与档案归档管理