如何做好境外档案管理工作

目前境外档案管理要求我国企业由于诸多原因导致境外档案监督不力、管理混乱，大量国有资产流失，国家核心经济秘密频繁外泄，企业经营风险急剧增加。为此2005年国家档案局印发了《关于加强驻外机构和境外企业档案工作的意见》，意见提出3点要求。一、提高认识，增强境外档案工作的责任感驻外机构和境外企业在工作中形成的档案，真实地记录了我国对外交往、经贸活动等重要历史过程，对当前和今后工作有着凭证和参考作用，是我国档案资源的重要组成部分。相关部门应高度重视驻外机构和境外企业档案工作，增强做好驻外企业档案工作的责任感和使命感。二、完善机制，保证境外档案工作有序开展档案行政管理部门要加强监督、指导和检查，各主管部门、母体公司要逐步建立和完善驻外机构和境外企业档案工作管理体制。1.档案工作纳入工作计划，及时对驻外机构和境外企业档案工作提出要求，定期监督和检查。2.驻外使领馆各内部机构的档案工作在遵循其派出单位档案工作有关规定的同时，应服从驻外使领馆的统一领导。3.驻外机构和境外企业应该明确分管领导，确定负责档案工作的部门。根据工作需要配备专职、兼职档案工作人员，配备必要的设施和设备，建立健全档案的收集、整理、鉴定、统计、保管、利用等各项管理制度。4.驻外机构和境外企业要确保档案的完整与安全，任何个人不得将有归档价值的文件材料据为已有或拒绝归档。为预防突发事件对档案安全的影响要制订应急预案。三、严格管理，提高境外档案工作水平驻外机构和境外企业档案管理的基本要求是：归档材料齐全完整、整理科学合理、保管相对集中、利用方便安全。2009年国资委和国家档案局强调了中央企业要加大对境外企业和机构的档案管控力度，建立并完善境外企业和机构的档案管理与定期交回等制度。在这个大背景下，中国铁建国际集团有限公司（简称国际集团）结合境外档案工作情况做出了初步的探索。为今后企业参加“一带一路”建设起到了服务保障作用，为企业发展奠定了坚实的基础。采取相应的境外档案工作管理措施一、加强档案宣传，提高全员档案意识国际集团根据国家档案局《关于加强驻外机构和境外企业档案工作的意见》，将“有利于工作、有利于保密、有利于应付突发事件”作为集团公司档案管理的宗旨，注重档案宣传教育，强化经营决策者、项目负责人、工程技术人员的档案意识，要求在重视工程技术、质量、经济效益的同时，增强做好境外档案工作的责任感和使命感，自觉做好档案资料的形成、积累、归档工作，确保档案资料的完整与安全。二、人员到位，建立档案工作组织架构国际集团将档案工作作为企业发展的重要战略举措，所属单位将档案工作纳入企业发展规划。根据我国档案工作“统一领导，分级管理”的原则，按照中国铁建档案管理规定，国际集团总部成立档案室，配备专职档案管理人员；境外机构根据工作需要设立档案工作机构，或配备专（兼）职档案人员，负责本机构档案管理工作，并协助项目经理按照集团公司档案管理规定，做好项目文件资料工作。各级单位成立档案工作领导小组和档案鉴定工作领导小组，组长分别由董事长、总经理和党委书记担任，成员由分管档案工作领导和各部门负责人担任。管理项目的领导分管科技档案，总会计师分管会计档案，综合管理部门领导分管文书档案，党群工作部门领导分管声像档案。集团公司档案部门负责所属境外档案工作的业务指导和监督管理。逐步形成国际集团总部和驻外机构齐抓共管、分工负责的运行机制。三、健全档案管理制度体系国际集团将档案工作纳入驻外机构管理的相关制度，健全驻外机构档案管理制度体系。将驻外机构文件材料的形成、积累、归档工作纳入驻外机构内控管理制度；将档案资料交接作为驻外机构工作人员工作交接内容之一，档案交接不清，不得离开原工作岗位。结合岗位责任制考评，对档案工作进行同步考核。集团公司对在档案工作中做出突出贡献的单位和个人给予表彰奖励。建立档案工作责任追究制度，对不按规定归档而造成档案材料损失的，对档案进行涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿、擅自销毁的，以及玩忽职守造成档案丢失、损坏或泄密的直接责任者，依法进行处理，并追究领导者责任。四、采取相适应的档案管理方式为确保档案完整安全、方便利用，国际集团结合驻外机构实际，对档案实体管理采取相对集中与分散保管相结合的管理方式。对规模较大的驻外机构要求建立档案室，设置专门库房，集中统一保管各类档案。为方便项目施工现场利用档案，建议有条件的项目部在现场设档案分室。档案人员定期对分室档案保管情况进行检查。规模较小的驻外机构的涉密档案、永久长期档案要求要有专（兼）职档案人员集中保管。非涉密短期档案和业务资料由承办部门保管。承办人定期向专（职）职档案人员移交，需要集中保管的档案或及时移交办理完毕需要归档的文件材料。对于涉及境外项目产权、债权债务、营销策略及核心技术方面的档案采取集中管理的方式，重要档案必须及时向国内总部档案管理部门报送备份的电子文件。五、加强境外机构档案信息化建设驻外机构分布世界各地，直接导致企业管理对象的分散化。驻外机构在日常工作中，需要集团公司总部的快捷、及时有效的档案信息支持，实现总部与驻外机构各类信息的及时交流。国际集团在保证企业档案信息安全的前提下，加强驻外机构档案信息化建设，使驻外机构逐步实现企业各类信息的管理一体化、功能多元化、工作规范化，促进档案服务的时效性不断提高。在加强档案基础管理的同时注重管理创新出于对企业经营成本的控制，驻外机构的文件和档案的保存空间受到限制。针对这一问题，国际集团认真研究和分析驻外机构的文件和档案价值，确定符合驻外机构保存和利用档案的具体办法。所属香港公司针对项目开工、竣工工程的时间、地点和使用需要，将非核心机密的文件、档案交由当地信誉度较高的档案机构代为保管，保证公司档案的利用和存储需求。为保证驻外机构文件档案的有效归档，在制定国际集团《驻外机构档案管理办法》的同时，还编制驻外机构档案分室业务指导手册，从组织机构、工作职责、管理流程、库房管理等方面做出规范要求，成为驻外机构档案管理工作的新标准、新规范。针对驻外机构档案管理人员存在着流动性、非专业性等问题，实施“档案管理随岗培训”模式，改变以往的传统培训形式，采取理论知识学习和实际业务操作