公司采购内控管理制度全套

公司采购内控管理制度篇一：公司采购内控管理制度1、目的为加强采购计划管理，规范采购工作，保障公司生产经营活动所需物品的正常持续供应，降低采购成本，提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满足工公司对优质资源的需求，进一步规范物资采购流程，加强与各部门间的配合，特制定本制度。2、适用范围适用于本公司生产用设备、原材料、辅助材料、生产用耗材等公司生产性物资采购过程，包括出口物资的采购。3、职责3.1总经理负责采购管理制度的审批。3.2采购部负责合格供方的开发和管理，合格供方物资供应能力应涵盖公司所有生产性物资需求；对供方在制过程和生产进度控制；对供方库存的核对与控制；与供方的协调与沟通。3.2工程部和销售部负责提供详细的物资的图纸或参数、材质、规格、工艺等属性。必要时由工程部出图，并由销售部门经客户确认后以请购单的形式提报给采购部。3.3销售部负责对物资样品发出后的跟踪和客户反馈的记录。3.4财务部负责对采购物资预付款和货款的结算和给付。4、采购岗位职责4.1寻找物料供应来源,并分析相关市场。4.2与供货商洽谈,并安排工厂参观、建立供货商之数据。4.3要求报价与进行议价并做出比价分析。4.4获取所需之物料。4.5查证购进物料之数量与质量。4.6建立采购业务进行顺遂所需要之数据和合格供应商名录。4.7了解市场趋势,搜集市场供给与需求价格等适时数据加以成本分析。4.8呆料与废料之预防与处理。5、物资采购工作程序5.1采购工作流程图5.2新供应商开发评定工作流程图如请购的项目在《合格供应商名录》中没有找到合适的供方，需开发新供应商。新供应商开发评定工作流程如下图：5.3样品管制流程图6、请购及其规定6.1请购的定义请购是指某人或者某部门根据业务需要确定一种或几种物料，并按照规定的格式填写一份要求获得这些物料的单子的整个过程。6.2《请购单》的要素完整的请购单应包括一下要素：（1）请购的部门；（2）请购物品所属项目；（3）请购的用途；（4）请购的物品名；（5）请购的物品数量；（6）请购的物品规格；（7）请购物品的样品、图纸或技术资料等；（8）请购的物品的需求时间；（9）请购如有特殊需要请备注；（10）请购单填写人；（12）采购负责人；6.3《请购单》及其提报规定（1）请购单应按照要素填写完整、清晰，由请购部门领导审核批准后提报工程部；（2）请购人应及时与客户沟通确认图纸参数等要素尽可能详细地提供给工程和采购部门；（3）工程部进行审核，如需要图纸，工程部要附上审核后的图纸和《请购单》一起返给请购人；（4）请购部门确认无误后把请购单与确认后的图纸一起提报给采购部门；（5）请购人在提报请购单后是应要求采购部请购单接收人签字回执；（6）涉及的请购数量过多时可以附件清单的形式进行提交，为提高效率该清单的电子文档也需一并提交；（7）遇公司业务急需的物资，部门领导不在的情况，可以电话或其他形式请示，征得同意后提报采购部门，签字确认手续后补。（8）如果是单一来源采购或指定采购厂家及品牌的产品，请购部门必须作出书面说明。（9）请购单的更改和补充应以书面形式由部门领导签字后报采购部。6.4公司物资请购单的提报部门（1）公司经营生产的物资、劳务、固定资产、工程及其他项目由工程部门提报；（2）公司销售业务物资或样品由销售部门提报。6.5请购单的接收及分发规定6.5.1《请购单》的接收要点（1）采购部在接收请购单时应检查请购单的填写是否按照规定填写完整、清晰，检查请购单是否经过部门领导审批，图纸是否经过确认，有无确认签字；（2）接收请购单时应遵循无计划不采购，名称规格等不完整清晰不采购，图纸及技术资料不全不采购，库存已超储积压的物资不采购的原则；（3）联系供应商管理人员核查请购物资是否有库存，确认库存数量；（4）对于不符合规定和已经撤销的请购物资应及时通知请购部门。6.5.2《请购单》的分发规定（1）对于《请购单》采购部应按照人员分工和岗位职责进行分工处理；（2）对于紧急请购项目应优先处理；（3）无法于请购部门需求日期办妥的应通知请购部门，沟通变更供货日期；（4）重要的项目采购前应征求公司相关领导的意见。6.6采购周期的规定（1）单次采购金额预算在1万元以下的零星采购项目或预算在1万元以下可市区采购的物资及产品的采购周期不应超过5天；（2）单次采购金额预算在1万元以上的项目比价采购，采购周期不应超过15天（3）按订单生产的公司业务性物资销售部门应在充分考虑供应商生产能力的前提下请购部门与采购部门共同制货日期；（4）新产品研发及样品采购部门应特别注意沟通跟进确保生产进度和交期。（5）请购部门应按照上述条款中规定的时间提前提报请购单，采购部如未能按时完成采购任务时应向公司领导说明原因；（6）遇到紧急采购应汇报公司领导采取快速优先采购的策略；7供方开发和选择的规定7.1采购部开发新供应商要通过各种渠道对其进行调查摸底，通过情况汇总认为可以进行合作，将供应商的情况登记到《合格供方登记表》中，交由工程部进行供应商资格评定。7.2工程部应对选出的重点供方进行培训和沟通，让对方理解我公司的产品结构、工艺和理念。7.3工程部对评定合格的供应商要在《合格供方登记表》上签字确认，由采购部录入《合格供应商名录》与《合格供方登记表》一起存档。8样品管制的规定8.1采购部门要及时跟踪供应商样品制作的过程，遇到问题要及时反应给销售和工程部门，避免因各方沟通不及时造成的样品生产错误。8.2采购部门对供应商生产产品质量、数量和工期负有跟踪和管制的责任。8.3取得样品后采购部门要进行自检并在《样品评测表》签字确认，再与样品实物一起提交给工程评测确认签字，最后交由销售和客户进行确认，由采购对本单进行存档备查。9询价及其规定9.1询价比价原则除固定资产外单次采购金额在1万元以下项目可以自行采购；单次采购金额预算金额在1万元以上的所有项目都应要求至少对三家以上的供应商进行询价；由三家以上供应商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估，并与供应商进一步议定最终价格，临时性应急购买的物品除外。9.2低价搜索原则：采购人员随时搜集市场价格信息，建立供应商信息档案库，了解市场最新动态及最低价格，实现最优化采购。所有采购项目上必须向生产厂家或服务商直接询价，原则能不通过其代理或各种中介机构询价；9.3询价请应认真审阅请购单的品名、规格、数量、名称，了解图纸及其技术要求，对请购产品的规格型号、产品工艺、及表面处理等各种信息进行了解，迅速由外行变为内行。遇到问题应及时的与请购部门沟通；9.4属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类如果采购周期相差不多应集中打包采购；对于紧急请购项目应优先处理；9.5对于请购部门需求的物资或设备如有成本较低的替代品可以推荐采购替代品，但必须与请购人进行沟通并征得同意由请购人在请购单背面进行背书签字；9.6询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询价；9.7比价采购所询问的单位均应具备一定资质和实力，并能提供三证合一的资质证明具有提供或完成我公司所需物资和项目的能力；9.8比价采购应按照《询价对比分析表》的格式填写完整询价比价分析内容与请购人进行沟通，并存档备查；9.9在询价时遇到特殊情况应书面报请公司领导批示。10比价、议价10.1对厂商的供应能力，交货时间及产品或服务质量进行确认；10.2对于合格供应商的价格水平进行市场分析，是否其他厂商的价格最低，所报价格的综合条件更加突出；10.3收到供应单位第一次报价后应向请购部门领导汇报情况，设定议价目标价格；10.4重要项目应通过一定的方法对于目标单位的实力，资质进行验证和审查，如通过进行实地考察了解供应商的各方面的实力等；10.5参考目标价格与拟合作单位或拟中标单位进行价格及条件的进一步谈判。10.6廉洁原则：（1）自觉维护企业利益，努力提高采购物品质量，降低采购成本。（2）廉洁自律，不收礼，不受贿，不接受吃请，更不能向供应商伸手。（3）严格按采购制度和程序办事，自觉接受监督。（4）加强学习，广泛掌握与采购业务相关的新材料、新工艺、新设备及市场信息。（5）工作认真仔细，不出差错，不因自身工作失误给公司造成损失。11比价、议价结果汇总11.1比价、议价结果汇总应按照《询价对比分析表》的格式完整列出报价、工期、付款方式及其他价格条件、列出拟选用单位及选用理由，按照一定顺序逐一审核；11.2如比价、议价结果未通过公司领导审核应进行修改或重新处理。11.3供应商选择：（1）具有合法经营主体者。（2）品质、交货期、价格、服务等条件良好者。（3）信誉良好者。（4）客户认可的供应商。12合同的签订及其规定。12.1合同合同是当事人或当事双方之间设立、变更、终止民事关系的协议。依法成立的合同，受法律保护。广义合同指所有法律部门中确定权利、义务关系的协议。目前我们的采购工作主要涉及工矿产品买卖合同。12.1.1合同正文应包含的要素（1）合同名称、编号、签订时间、签订地点；（2）采购物品/项目的名称/、规格、数量/工程量、单价、总价及合同总额，清单、技术文件与确认图纸是合同不可分割的部分；（3）包装要求；（4）合同总额应含税，含运达公司的总价，特殊情况应注明；（5）付款方式；（6）工期；（7）质量保证期；（8）质量要求及规范；（9）违约责任和解决纠纷的办法；（10）双方的公司信息；（11）其他约定。12.1.2合同签订及其规定供应商经送样审查合格后，经总经理批准，由采购部门与选定的供应商签订合同。交易发生争执时，依据合同的核定条款进行处理。具体要求如下：1）如涉及到技术问题及公司机密的，注意保密责任；2）拟定合同条款时一定要将各种风险降低到最低；3）为防止合同工程量追加或追加无依据，打包采购时要求供货方提供分项报价清单；4）遇货物订购数量较多且价值较大或难清点的情况时务必请厂商派代表来场协助清点；5）质保期一定要明确从什么时候开始并应尽量要求厂商延长产品质保期；6）详细约定发票的提供时间及要求；7）针对不同的合同约定不同的付款方式，如设备类的合同一般应分按照预付款、验收款，调试服务款、质量保证金的顺序明确付款额度、付款时间和付款条件等8）与初次合作的单位合作时，应少付预付款或不付预付款；9）违约责任一定要详细、具体；10）比价/招标汇总表巡签完毕后方可进行合同的签订工作；11）合同签定签应按照《合同范本》的格式对合同初稿进行巡签审查；12）合同巡签审查通过后应由公司领导签字，加盖公司合同章方可生效；13）签订的所有合同应及时报送财务部门。并将合同原件及扫描件分别进行存档。13付款及合同执行13.1付款规定1）所有已签订合同付款时应参照公司财务中的相关规定执行；2）按照进度付款的采购项目必须确保质检合格方可付款；3）按照公司规定和合同约定达到付款条件的合同在付款时应填写（资金支出审批单）或（付款审批单），该审批单巡签完毕后提交财务部付款；4）财务部门在接到付款审批单后应在3天内付款，以免影响合同的执行和供货周期，遇特殊情况限延期付款的应及时的通知采购部并汇报公司领导。13.2合同执行13.2.1已签订合同由采购部项目负责人负责跟进，由采购部负责人进行监督，若采购物品（物资）无法在预定时间内交货的，采购人员须提前通知需求部门，寻求解决办法，并须重新和供应商确定新的交货期，并知会需求部门。13.2.2已签订的合同在执行期间，应及时掌握合作单位对于合同义务和责任的履行情况，跟踪并督促其保质保量，按时履约；13.2.3合同在履行期间应按照上方约定严格执行合同，遇未尽事宜应及时协商并签订补充合同；14报验与入库14.1报验（1）供应单位已经履行完毕的合同，采购部应及时的通知工程部门共同进行验收；（2）对于不同类型的合同的标的物的验收标准参照公司质量标准的相关规定执行；（3）达到质检和报验条件的合同标的物应在第一时间报请工程部门进行质检、验收；（4）工程部门在接到采购部报验通知后应及时报验，并出具《采购物品验收单》，对于质检不及时延误生产部门使用或不能入库的情况工程部门应负主要责任；（5）用于公司生活和办公的物资不在公司质检部质检范围之内。14.2．入库1）公司所有的生产材料、设备及外协加工件入库前均应通过质检部门的检验或验收；2）合同标的物在运达公司后采购部应及时通知请购部门，由请购部门及时安排卸货与搬运；3）质检部门未及时验收的合同标的物，仓库在收到送货清单后应将其作为暂存物资接受；4）质检部门已经验收的产品仓库应及时的入库，并及时出具《入库单》；5）外协加工件应按照原材料入库；6）质检合格后的固定资产及服务按照公司财务规定不入库。7）如验收不合格的，由验收部门通知采购部门，2日内办理换（退）货手续。15、考核：凡违反本制度的人员，依照公司相关管理制度进行处罚。16、本制度解释权归人力资源行政部，自公布之日起执行。17、本制度附件：1、《采购申请单》2、《询价对比分析表》3、《合格供应商名录》4、《合格供方登记表》5、《样品评测表》6、《合同范本》7、《入库单》8、《采购物品验收单》一般采购流程表：流程作业要求记录表单责任单位/人1、物资需求部门根据生产或经营实际需要填写请购单。请购单需求部门1、采购接收请购单，直接采购或转给工程出图出参数，完成后附图返回请购部门确认，完成确认后将资料返给采购。请购单采购员工程部请购部门1、采购人员依需求缓急，参考采购历史记录或供应商所提供的资料，至少精选三家以上供应商进行比价和议价。询价对比分析表采购员1、以满足需求部门所提出的性能、指标、品质为原则。样品评测记录表采购员工程部1、依优质低价原则进行选择询价对比分析表请购部门/工程部/采购员1、依据供需双方确定的条件签订合同采购合同采购员1、依据合同或约定的交货期进行跟踪确认，发生异常及时处理采购合同采购员1、按采购需求进行验收，办理入库手续入库单库管员/请购部门1、库管员按已办妥的请购单、送货单整理汇总2、采购员根据库管员提供的相关资料进行对帐，到财务部办理付款手续。3、需求部门、采购部门上报总经理材料采购、接收及入库情况。送货单发票支付凭证库管员采购员申请部门：交表日期：年月日采购类别：□设备□材料□工程□低值易耗□其他购置原因：序号产品名称规格型号数量总估价交货期备注12345678备注：申请人：部门负责人：工程部审核人：工程部负责人：财务负责人：采购员：采购申请单采购物品验收单合同编号：序号品名规格型号单位数量验收意见请购单号1234567采购员：验收经办：验收部门负责人：合格供应商登记表填报日期供应商编号公司名称法定代表人公司地址注册资金联系人联系电话传真公司性质公司营业范围公司年生产量公司架构：1、公司负责人2、员工人数3、公司架构表公司设施：1、厂房及仓库2、生产设备质量系统：1、ISO9000证书2、质量负责人3、产品合格证产品业绩：

篇二：企业内控采购管理制度第一章总则第一条为了规范公司的物资采购业务，制定询价、议价流程，降低物资采购成本，确保公司各项物资供应，加强公司物资采购的监督管理，特制定本制度。第二条本制度是公司物资采购管理行为的基本规范。第三条公司的采购部门或采购人员应当根据市场信息做到比质、比价采购，货比三家，同等材料质优、价廉、服务好者中标。第二章采购流程第四条请购的提出1、生管部物控员依物料需要状况、库存数量、请购前置期等要求，每月25日前开立下月的所需物料《请购单》，包括已有销售合同订单的生产用主材、辅材、工具、设备修理配件、劳动保护用品、各种日常耗材等；2、其它各部门所需的办公物品及零星物资采购由综合办公室负责开立《请购单》；3、《请购单》应注明物料名称、规格、数量、需求日期及注意事项，经权责主管审核，并依请购核准权限送呈相关人员批准；4、《请购单》一联自存，二联送交采购部，三联交财务部；5、交期相同的同属一个供应厂商之物料，请购部门应填具在同一份《请购单》内；6、紧急请购时，请购部门应于《请购单》备注栏注明“紧急”字样。第五条请购核准权限1、生产所需原材料单笔请购金额预估在人民币10万元以下者，由生产副总核准，超过此数额的，由总经理核准；2、车间需购买的机修配件、零件，价值在1000元以下的由车间主任填写材料请购单报生管部，价值在1000-20000元的由车间主任上报生产副总签字确认后报生管部，由生管部汇总后报采购部；价值在20000元以上的由工程部统计、生产副总确认后上报总经理签字后方可送采购部。3、常用办公用品及物业所需物品请购，由办公室填报《请购单》，办公室主任批准，空调、热水器、高级家具及单件物品价格在500元以上的由总经理核准。第六条请购的撤消1、已开具《请购单》，并经核准后因各种原因需撤消请购时，由请购部门以书面方式呈原核准人，并转送采购部，必要时应先口头知会采购部。2、采购部门接获通知后，立即停止采购。3、如遇特殊情况未能及时停止采购时，采购部应商原请购部门并妥善处理善后事宜。第七条采购方式根据本公司实际情况，公司物料采购采用以下三种方式：1、集中采购公司通用性大宗物料（水泥），以集中采购较为有利，依定时或定量之计划进行采购；2、合约采购公司经常使用之物料（承、插口板、卷钢板、预应力钢丝、线材等），采购部应事先选择供应商，确定供应价格及交易条件，办理合约采购，依定时或定量之方式进行采购；3、一般采购除1、2以外之零星物料，采用随需求而采购之方式。第八条询价、议价1、采购部采购人员接获核准后之《请购单》，除集中采购方式外，应选择至少三家列入公司《合格供应商名录》内的供应商作为询价对象；2、确属货源紧张、独家代理、专卖品等特殊状况，不受前条所限；3、如向特约供应商采购时，应附其报价明细表，如特约供应商有两家以上，则应向其同时索要报价明细表；4、选择询价或采购的对象，应依照直接生产厂商、代理商、经销商之顺序选择；5、供应商提供报价之物料规格与请购规格不同或属代用品时，采购人员应商请购部门确认；6、专业材料、用品或项目，采购部应会同使用部门共同询价与议价；7、询价后，如有必要，采购部应至少选择两家以上供应商进行交互议价；议价应注意品质、交期、服务兼顾。第九条议价原则遇以下状况时，采购部应及时与供应商议价：1、市场价格下跌或有下跌趋势时；2、采购频率明显增加时；3、本次采购数量大于前次时；4、本次报价偏高时；5、有同样品质、服务之供应商提供更低价格时；6、其他有利于公司条件时第十条定价核准1、采购人员询价、议价完成后，填写《采购询价、议价单》（对内使用），随附各供应商回传的《采购询价单》（对外使用），必要时附上书面说明，呈采购部经理审核；采购部经理审核时，认为需要再进一步议价时，退回采购人员重新议价，或由经理亲自与供应商议价。2、单笔采购金额在1万元以下的采购订单，价格由采购部经理核准，确定供应商；超过1万元的采购订单，其价格提交总经理核准后确定供应商。3、采用集中采购方式采购的供应商确定，必须呈送总经理核准。第十一条订购作业1、采购人员接获经核准之供应商后，应以本公司出具《购销合同》，或供货商出具《购销合同》形式向供应商订购物料，并以传真形式签字确认。2、若属一份订购单多次分批交货的情形，采购人员应于《购销合同》上明确注明。3、采购人员应控制物料订购交期，及时向供应商跟催交货进度。第十二条验收与付款1、依相关检验与入库规定进行验收工作。2、依财务管理规定，办理供应商付款工作。第三章采购物品之品质管理第十三条采购品质文件资料要求物料订购前，本公司应提供下列文件资料，或在《购销合同》、采购合约内予以明确规定：1、订购物料之规格、图纸、技术要求等。2、产品技术精度、等级要求。3、各种检验规范、标准或适用规格。4、所需之产品认证要求或工厂品质管理体系认证要求。第十四条合格供应商之选择物料采购，除经总经理特准外，均需向合格供应商订购。合格供应商一般要求符合下列条件：1、经本公司供应商调查，列入《合格供应商名录》内的供应商。2、提供的样品经本公司确认合格。3、类似物料以往采购之良好记录。第十五条品质保证之协定物料采购，应由供应商承负品质保证之责任，并在订购前明确，本公司要求供应商承诺下列品质保证：1、供应商品质管理体系需符合本公司指定之品质保证系统、如ISO9000等。2、供应商应保证产品制造过程的必要控制与检测。3、供应商应随货送交其出货品质检验合格之记录。4、接受本公司必要之供应商调查。5、保证对提供的产品在使用或销售中发生的因供应商责任导致之不良的责任承担与赔付。第十六条进货验收之规定供应商提供之物料，必须经过本公司仓库、品管、采购等部门人员之相关验收工作，主要包括下列几项：1、品质检验品管部依进料检验规定进行抽样检验，以确定交货品质是否符合品质要求。2、处理短损根据点收、检验结果，对发生短损的，予以更正数量，必要时向供应商索赔；3、退还不合格品对检验不合格之物料，退供应商进行必要处理，由此造成的损失，向供应商进行索赔；第十七条品质纠纷处理有关采购物料发生规格不符、品质不良、交货延迟、破损短少、使用不良等情况之处理流程统称为品质纠纷处理。具体规定如下：1、处置依据以双方事先约定之品质标准作为处置依据，并于《购销合同》上详细说明，其中涉及交货时间、检验标准、包装方式等的，原则上以本公司之要求为依据。2、采购物料退货与索赔（1）拟退回之采购物料应由仓管员清点整理后，通知采购部。（2）采购部经办人员通知供应商到指定地点领取退货品。（3）现货供应之退货，要求供应商更换合格之物料。（4）订制品之退货，原则上要求供应商重做或修改至合格为止。（5）确属无法修复或供应商技术能力不足时，可取消订单，另觅供应商。（6）退货情形依订购合约条款办理扣款或索赔。（7）双方事前没有明确订购合约时，以实际造成本公司之损失向供应商索赔。3、其它索赔规定1、供应商原因造成之交货延迟，以实际造成本公司之损失向供应商索赔。2、破损短少情形，由供应商补足合格物料，若由此造成本公司之损失，依实际发生状况索赔。3、因供应商原因导致物料在使用或销售中发现不良，造成本公司之损失，依实际发生状况索赔。4、其他原因导致本公司之损失，依实际损失向供应商索赔。第四章采购交期管理第十八条采购交期管理是采购的重点之一，确保交期的目的，是必要的时间，提供生产所必需的物料，以保障生产并达成合理生产成本之目标。第十九条依供应商评鉴办法进行考核，将交期的考核列为重要项目之一，以督促供应商提高交期达成率。第二十条对托收到而货未到，或货到发票未到，应及时通知经办人，尽快查实情况。第五章付款方式第二十一条付款方式1、由采购部根据《请购单》、《采购询价、议价单》、采购合同、进料验收单、《入库单》，向财务部请款。2、财务部依合同规定之给付方式，与厂商结款，特殊情况需经总经理批准。第六章采购人员工作职责第二十二条对短缺物资，采购员要征求使用单位意见，在使用单位同意后方能采购使用方愿意接受的代用品，否则，出现后果由采购员负直接责任。第二十三条采购人员必须按采购作业规范运作，对不按计划要求及质量要求采购，造成的超储积压，损失均由采购人员承担经济责任。第二十四条对采购员未能及时完成采购任务时，应及早报告部门主管说明原因，提出相应意见方案，采购部应及时与请购部门沟通，拟定补救办法和处理对策，特别重大事项，应汇报总经理。第二十五条物资采购人员必须牢固树立企业主人翁思想，尽职尽责，坚持原则，秉公办事，切实维护公司的利益，保障公司采购成本的最低化、采购质量的最优化、采购效率的最快化。第二十六条采购人员必须遵守公司规章制度，按照规定的程序和标准采购，任何人不得私自订购和盲目进货。第二十七条采购人员必须做到廉洁自律，秉公办事，不谋私利。任何人不得在物资采购过程中私下收受回扣或酬金。对实际出现的回扣或酬金必须在三日之内上交。第二十八条采购人员必须树立服务意识，急生产经营所急，想生产经营所想，任何人不得无故积压或拖延采购及相关工作。第二十九条为掌握瞬息万变的市场经济商品信息，如价格行情等，采购人员必须经常自觉学习业务知识，提高业务工作的能力，以保证及时、保质、保量地做好物资供应工作。第三十条售后服务：对于采购物资，采购部在签订购买合同时，要明确服务约定。1、采购物资在投用前需厂家进行现场指导的，由采购部负责联系。2、对于在使用过程中（保质期内、正常使用条件下）出现的质量问题，由采购部在规定时间内协调解决。第七章附则第三十一条本制度由综合办公室负责解释。第三十二条本制度自总经理办公会议通过之日起实施。

篇三：XX公司采购内控管理制度为了全面加强国际公司的管理,提高企业管理水平及工作效率,使企业管理更为规范化、程序化、制度化，特制定本管理制度。本管理制度适用于国际公司机关及国外各项目部。本管理制度自发布之日起实施。本管理制度起草单位：XX公司本管理制度由XX公司负责解释。第一章采购内控制度的目标一、在流程涉及的所有人员之间具有明确的职责划分，即责权相互制衡，责权对等和统一。二、符合适用权限的正确的管理批准方式。三、所有采购活动都符合XX公司商业道德准则和其他适用的主要政策、程序、法律和法规。第二章采购组织结构形式和授权一、采购组织结构形式XX公司采用“直线职能制”的组织结构。即在直线制的基础上，再加上相应的职能管理部门，帮助采购经理决策，承担管理的职能。二、一般授权由国际公司总经理授予的办理经常性经济业务的权力。这种权力授予的时间较长，一旦授予，被授权人可以长期行使。一般以岗位责任制或管理文书的形式明确。(一)、采购经理的授权范围1、主持进出口部全面工作，在计划部门提出物资采购计划后，报总经理批准后组织实施，确保各项采购任务完成。2、调查研究各部门物资需求及消耗情况，熟悉各种物资的供应渠道和市场变化情况，供需心中有数。指导并监督下属开展业务，不断提高业务技能，确保公司物资的正常采购量。3、统筹策划和确定采购内容。减少不必要的开支，以有效的资金，保证最大的物资供应。4、要熟悉和掌握公司所需各类物资的名称、型号、规格、单价、用途和产地。检查购进物资是否符合质量要求，对公司的物资采购和质量要求负有领导责任。5、监督参与大批量商品订货的业务洽谈，检查合同的执行和落实情况。6、按计划完成各类物资的采购任务，并在预算内尽量减少开支。7、认真监督检查各采购员的采购进程及价格控制。8、在部门经理例会上，定期汇报采购落实结果。9、每月初将上月的全部采购任务完成及未完成情况逐项列出报表，呈总经理及财务部经理，以便于上级领导掌握全公司的采购项目。10、督导采购人员在从事采购业务活动中，要遵纪守法，讲信誉，不索贿，不受贿，与供货单位建立良好的关系，在平等互利的原则下开展业务往来。11、负责部属人员的思想、业务培训，开展职业道德、外事纪律、法制观念的教育，使所有员工适应市场经济的快速发展。(二)、国际公司总经理审批金额1、大型机器设总价在50万以上；材料物资总价在50万以上2、紧急采购在20万以上3、其他大宗、重要采购及计划外采购(三)、国际公司经总经理授权的副总经理审批权限1、计划内、不需招标的设备物资(1)、直接采购的设备物资(低值易耗品、办公用品)50万元以下由副总在请购单、订货单、付款通知单上直接签字审批。(2)、合同或订单采购物资(小型机具、备品备件、大型设备)50万元以下由副总在请购单、订货单、付款通知单、合同上直接签字审批。注：同一项目部一次提请的所有请购单金额合计超过100万元还需总经理审批。2、紧急采购若发生紧急采购，总经理无法亲自审批，采购额度20万元以内由副总审批。3、计划外采购一律经总经理签字审批。三、特别授权1、在特殊紧急情况下，总经理可以授权某部门负责人必要的谈判权力，明确谈判的范围，可以承诺的内容等。2、在紧急采购情况下，授予副总经理直接审批紧急物资的采购。第三章角色与责任一、关键相关人员请购者(项目部及各管理部门)进出口部费用、资产批准者供应商付款者接受者合同管理者二、不相融职责的分离1、请购者无权批准资金，无权在中国境内不经批准独立采购。2、批准者无权申请采购，执行订单，接受材料物资。3、采购员无权执行未经事先批准的请购单，接收物资和开具发票。4、采购业务的询价岗位与确定供应商岗位应当分离。5、采购合同的谈判岗位与合同的审批岗位应当分离。6、付款人无权执行上述任何事宜。三、采购责任1、收集市场和产品的相关信息：包括对施工过程的基本了解，发展潜在的供应商以及对目前和未来供需平衡的了解。2、估计市场形势，从质量、服务、费用和能力方面对供应商加以分析和评估。3、与业务人员一起，就来自每个潜在供应商或已批准供货商的报价、服务和质量等方面制订采购策略，并达成合同，以减少零星订单的数量。4、协商、准备和在核准授权范围内执行采购订单。5、更新供货商名单。6、实施和监督招标过程。7、建立供货商基本数据库，向财务部门提供必要的供货商信息。8、在下订单之前确认单价。第四章采购流程图解第五章操作细则第一节请购流程一、请购主体公司的任何部门及项目都可以填写“请购单”而提出物资或服务的采购申请。二、请购的开立、递送1、请购经办人员应依据存量管理基准、用料预算，参考库存情况开立计划内或计划外请购单，并注明材料的品名、规格、数量需求日期，得到各部门授权主管的批准后，送进出口部门。(请购单格式附后)2、使用者不得批准他自己的请购单。3、如果员工直属领导在海外，则需要从当地主管获得核准，如果主管在外地时还要得到直属主管的电子邮件批准。4、各项目部在提交请购单时，如是计划内采购，其参阅经国际公司预算管理委员会核准的“材料、设备实需统计表”。5.材料及设备需待试用和检验方能实施者，请购的项目部门应于请购单上注明“试用检验”及“预定试用期限”。6.办公用品的使用部门一般要在请购单上对采购单上对采购需要做出描述，解释其目的和用途。请购单须由使用部门主管审批同意，并须经资金预算的负责人员审核签字后。7.特殊服务项目，如保险、认证、法律和审计服务等，一般由公司最高负责人审批。三、对于请购物资的预算管理预算是公司的目标及其资源配置和经济活动计划的数量说明，并用货币形式进行具体的、系统的反映。国际公司应当加强采购业务的预算管理。首先应设置专业的计划预算管理部门执行计划、预算的职能。对于预算内采购项目，具有请购权的各项目部门应严格按照预算进度办理请购手续；对于超预算和预算外采购项目，应由项目部调整或追加计划后经国际公司全面预算委员会重新议定后才容许请购、采购。四、请购的审批(一)原则对请购单进行严格审批是通过请购单控制物资请购的关键。由审批人根据其职责、权限以及单位实际需要等对请购申请进行审批，不同类别的请购单由不同的主管核准，不同的请购额也要由不同层次的主管核准，从而明确各自的责任。(二)、核决权限1、装饰性材料1.1请购金额预估在50万元以下，由主管财务副总核批；1.2请购金额预估在50万以上，由总经理核决；2、其他设备及物资审批权限参照“装饰性材料”3.招标采购物资由预算委员会审定(三)进出口部门在接到各部门请购单及材料物资实需单后，应当负责检查请购书上申请项目是否与计划相符，各明细项目是否填列齐全。审核无误后，进出口部门主管在请购单上签字并经主管副总经理或总经理签字后执行下一采购流程。第二节购买流程一、采购实施的控制1、采购数量的控制1.1审查请购数量是否在控制限额范围内。1.2检查物品使用和劳务接受部门的负责人是否在请购单上签字同意。2、采购方式的控制2.1直接采购进出口部门直接向供应商询价，并向最低报价单位购买，双方不需要签订书面采购合同，往往是即时结清。此方式适用金额较小、无需书面比价的存货。国际公司对低值易耗品、办公用品类物资可采用此种购买方式。2.2比质比价采购买方市场条件下，单位工程采购小组通常要选择三家以上的供应商，就质量、价格、供货期进行对比分析，在符合采购物资质量标准的前提下，选择价格最低的供应商。国际公司对小型工具设备、大宗物资可采用此方式。2.3订单或合同采购根据底价的资料、市场的行情、采购数量的大小和付款期的长短，单位与供应商就采购数量、价格、供货期等条款达成一致，签订书面供货合同，按照约定条款供应和结算。这种方式适用于采购数个量较大、金额较大需要选择可靠供应商的物资。国际公司对大型设备、交通工具采用此方式。2.4招标采购(详见招标文件范本)2.5紧急采购(在第节有专门论述)3、供货对象的控制3.1进出口部门在正式填制购货订单前，必须向不同的供应商索取供应物品的质量、价格、折扣供货期和付款条件等资料，并据以选择对单位最有利的供应商。3.2对采购项目的评审(1)由进出口部门对请购单提请审议的项目进行预审和提供相关资料。(2)对请购单提请审议的项目需成立评审小组。负责对采购项目的相关资料进行分析及审议，一般包括进出口部门、项目部门、生产部门、纪检部门、财务部门。评审小组成员如下：小组组长：副组长：组员：(3)评审会议召开时间。进出口部对评审项目相关资料准备完毕后，即提请组长召开评审会，组长不在提请副组长召开评审会。(4)决定评审项目。包括：基本情况生产能力技术水平质量认证价格标准售后服务付款条件(5)会议决议及记录评审会议产生的决议由进出口部负责记录并落实执行，会议记录由参会人员签字生效，并由进出口部保管。(6)、进出口部应建立供应商数据库，健全合格供应商资料档案。4、采购价格的控制采购价格是公司采购控制中的核心问题国际公司根据实际情况可通过四种方式获得采购价格。4.1招标采购详见“招标文件范本”4.2定价采购在预算时，直接指定该种类的采购方式。市场物资短缺或采购数量巨大时，采用这种方式。4.3比价采购将数家厂商提供的物资的价格、质量、供货期等进行比较，在不影响质量的前提下，向成本最低者采购。由进出口部门两个人以上去执行。办公用品、低值易耗品4.4询价采购采购人员选取信用可靠的厂商将采购条件讲明，并询问价格或寄询价单请对方报价，比较后进行采购。(大型设备、机具多采用此方式)采购价格对整个采购过程来说非常关键。一个合适的、公允的价格可以通过以下几个方面来实现：1)多渠道询价：多方打听市场行情，包括市场最高价、最低价、一般价等。2)比价：要分析各个供应商提供资料的性能、规格、品质要求、用量等才能建立比价标准。3)自行估价：自己成立估价小组，由采购、技术人员、财务人员组成，估出符合品质要求的、较为准确的低价资料。4)议价：根据低价的资料、市场的行情、供应商用料的不同、采购量的大小、付款期的长短等与供应商议定出一个双方能合理接受的价格。5、订单的控制5.1要求(1)根据《合同法》以及相关法规与供应商签订正式订单。(2)预先对每份订单进行编号，为保存、处理、检查等提供方便。(3)订单向供应商发出前，必须有专人检查该订单是否有授权人签字，是否有经批准后的请购单。(4)订单的副本应分别提交给验收部门、财务部门，进出口部门存档。(5)由专人复查购货订单的编制过程和内容。其中尤其对价格的复查尤为重要。要将价格同过去的标准或市场平均价格相对照，以保证订单价格的合理性。5.2控制点(1)、采购价格审核。由采购订单之外的专门人员负责采购价格的审核，所有超过规定的价格必须要经过单位负责人的特殊审批。(2)、合同审核。按单位审批权限的规定，不同的订单有不同的管理层批准；合同的特殊条款必须由专门的律师或法律顾问把关，以保证没有重大纰漏。(3)、登记采购单订单应及时归档，归档时一并检查已处理的订单是否连续编号；定期汇总所有被取消和修改后的订单，编制报表。5.3订单格式二、设备采购管理制度1、为了保证我公司设备采购工作的顺利进行，使引进工作正常化、规范化、特制订本制度。2、采购设备是一项重要、严肃的工作，各级人员必须高度重视，以严肃的态度进行此项工作。3、采购设备必须遵循上级主管单位及本公司的有关规定。4、采购工作必须坚持原则，秉公办事，维护公司的利益。坚持综合考虑“质量、价格、交货期、付款条件、售后服务”五个方面，要竞争，择优选取。5、采购工作必须根据公司制定的发展规划和工程项目的合同额度，结合公司实际情况有计划地进行。6、设备引进工作要在总经理的统一领导下进行。由总经理授权的副总经理主持项目的招标和谈判。公司设立设备引进小组，由总工程师任组长，总工程师办公室、进出口部、项目部、财务部具体承办。7、设备引进项目由项目部提出，然后交引进小组审定，报公司总经理批准后，由引进小组组织有关人员进行项目的招标和谈判。8、需要招标或询价的项目，必须通过讨论确定招标、询价的对象。9、开标、议标和谈判必须指定专人记录。记录资料必须妥善保存。10、进出口部负责编制合同书并完成其他商务事项。11、工作人员必须严格遵守公司的有关情报和机密。任何人不得单独与供应商接触谈及项目的实质性问题，更不能向对方泄露公司拟定的标底和谈判策略，任何人不得将我方的重要信息以任何方式告知对方。12、对于违反上述规定者，视情节轻重，给与相应的处分；触犯刑律的，交司法机关追究其刑事责任。第三节验收流程购入商品的验收工作一般由独立于请购、采购和会计部门的人员担任，这既控制了购买环节的业务活动，又控制了存货的管理工作，起到了双重控制的作用，验收部门的控制责任主要在收到货物的数量和质量方面，应根据订货单上的数量和质量要求独立地检验收到的货物。但根据国际公司的实际情况，一般是由项目部提出请购并验收，其业务流程要经历以下环节：一、流程(一)执行部门及人员由生产部门1、凭证审核收货部门将货物到达单位时附有的装箱单、交货通知单或货运单与订货单与购货合同对照，检查货物的品种、规格、数量等是否一致。2.数量验收收货部门可通过点计、过磅或测量等方法来检查收到货物的实际数量。检验的方法很多，如将送交收货部门的购货订单副本中的数量资料删去，促使收货人独立核算货物的数量，防止收货人不经检验就根据订货单上的数量来填制收获报告单；要求两个收货人同时在收发报告单上签字，通过相互制约来防止差错的发生。3.质量检验收货部门还应对货物的质量进行检验，检查商品有无损坏。在质量检验过程中，对于特殊商品需要具有较高的专业知识或者必须经过仪器或实验才能进行的情况下，质量检验就必须有质量管理部门完成，通常采用抽样的方法，将样品送交专家或实验室，由分析人员签署质量验收意见。对质量检验控制可以从以下两个方面着手：(1)采用“封闭式”检验法，保证检验报告的真实性。“封闭式”检验就是要求进出口部门、供货单位未经许可不准进实验室，避免人为的因素的干扰，确保分析人员在不受外界干扰的情况下按标准进行检验和判断。可以通过建立严格的实验室进出制度来实现。(2)建立健全取样制度，明确质量管理人员的取样职责。取样必须由专业人员操作，杜绝供应人员送样品、仓库人员取样品的现象；取样必须遵守规定标准，样品要具有代表性。所以，应建立严格的取样制度，明确质量管理人员的取样职责。质量检验合格后，由质量检验人员填写“质量检验报告”作为验收入库的质量依据。(3)数量和质量确认无误后，收料员填制收货单(入库单)收料单必须由验收员和收料员共同签字，以明确验收和入库的责任。验收合格的货物应送交仓库保管。4.货物放置将送交的货物放在适当的地点，未检验和已检验的货物要分开放。被拒收的货物要加以隔离并显著标记。对于直接由使用者接受的商品，控制程序就应规定由使用者根据其提出的请购单和供应商的发票来填制收货报告单，并由部门主管签字，使用部门直接填制领料单后加以使用。二、注意事项1、单位将试行验收与入库责任追究制度，对验收过程中的异常现象，立即向有关部门报告。2、单位验收部门应使用顺序连续的收货验收单记录收货，对无对应请购单的货物，不得签收。3、如果货物的质量存在问题，应按合同约定的处理，要求退货或给与适当的折让。三、收货单格式第四节付款流程一、付款控制应遵循的法规1、《现金管理暂行条例》2、《支付结算办法》3、《内部会计控制规范—货币资金(试行)》二、付款控制内容采购付款业务与采购业务密切相关，采购付款的内部会计控制也相应涉及采购、验收与储存、财会等部门。健全有效的采购付款内部会计控制制度应包括以下内容。1.购货订单签单批准一切购货业务应根据项目部提交批准的预算计划及招标的相关手续及时提交财务部门。2.编制验收报告收到货物并验收后，应编制验收报告，验收报告必须以序编号，验收报告副本应及时送交采购、财务部门。3.购货单据核对收到供方发票后，应及时送给进出口部门、进出口部门将供应商发票与购货订单急验收发票进行比较，确定货物种类、数量、价格折扣条件、付款金额及方式等是否相符。4.财务部门单据审核财务部门应将收到的购货发票、验收证明、结算凭证与购货订单、购货合同等进行复核，检查其真实性、合法性、合规性、完整性和正确性。5.及时支付并按规定获得现金折扣已确认的负债都应按时支付，以便按规定获得现金折扣，加强同供应商的良好关系和维持公司信用。6.应付帐款总分类帐和明细分类账应付帐款总分类帐和明细分类账按月结帐，并且互相核对，出现差异时应查明原因进行调整。7.与供货方核对应付帐款按月向供货方取得对帐单，将其与应付帐款明细帐互相调节，若出现差异应查明原因告诉供应商。8.应付帐款和定金的控制在商品交易中有时供应商会要求预付货物定金，防止毁约而造成损失。尤其是第一次发生交易，双方互相不够了解，互相缺乏信任的情况下，供应商一般要求预付一部分预付款。预付款或定金应该再签订供货合同中写明，合同没有明确规定的不应预付货款或定金。定期对预付定金、预付货款与供应商进行核对，如有不符应查明原因，及时处理。一旦交易发生，应当从供应商的货款中扣回预付款或定金。三、付款中的单据审核1、真实性审核即确定原始凭证本身是否虚假、是否存在伪造或者涂改等情况，核实原始凭证所反映的经济业务是否发生过，是否反映了经济业务的本来面目。2、合法性审核即指审核原始凭证所反映的经济业务是否符合国家有关法律法规和会计制度的规定。如应该开据的增值税发票是否开据了普通发票，应该开具发票的是否开立收据等。3、合规性审核即指审核原始发票是否符合有关规定。如是否符合预算规定、是否符合有关合同、审批权限和手续，有无违章乱纪、弄虚作假等。4、完整性审核即审核原始凭证内容是否完整，填写的项目是否齐全，填写方式是否正确，有关签证是否具备等。财会部门的稽核、出纳人员对于经审核完全符合真实性、完整性、合法性要求的采购发票、请购单、订购单、验收单等相关凭证内容才能付款。对于记载不准确、不完整的原始凭证予以退回，并要求有关业务人员按国家统一会计制度及内部管理制度的规定更正、补充，待手续完备后，再予以办理。第六章招投标见独立招投标文件范本第七章国外采购一、目标在保障资金安全、资产安全的前提下，以较低的成本支出最大限度地满足国外施工项目的资产和物资的需要。二、流程细则(一)、预算与计划国际公司的计划部门在公司签订分包合同后，应根据工程量和标准定额编制工程预算。并计提材料、设备实需计划。然后，根据以往施工项目的实际情况，编制必须在国外采购的材料、设备、及人工实需计划明细表。项目实施后，各项目部在国外施工时，提请的物资采购单，必须符合明细表所列的物资范围。可分为设备类、原材料及燃料、日常生活用品、人工费等进行编制。(二)、在确定物资实需明细表后，计划部门应会同进出口部门对所需在国外采购与支付的所有项目进行比价与评估测算，并编制差异对比分析表，以明确国外采购与国内价格的差异及原因。为节约成本、加强国外项目监督管理、和日后制定标准定额建立基础。(三)、进出口部门对需在国外购买的设备与物资，须尽职地筛选国外供应商并与其进行充分的询价、议价和谈判，直至选出预备供应商。(四)项目部实施国外采购的具体流程本流程是在国际公司建立的远程网络信息系统控制下的环境中进行的。1、预算计划内允许在国外购买的设备由项目部提交经项目经理签字的国外采购请购单，通过网络系统发送到生产部和财务部，生产部门对请购单所列设备是否属预算项目及额度进行审核，审核通过后转给生产副总和财务副总(授权范围内)，批准后转给财务部。财务部复核签字手续齐备后，在网上向项目部发出允许付款通知单。项目部在接到付款通知后，向由进出口部门确定的国外供应商发出订单直至付款、验收。设备购进后，项目部的报账员应先登记固定资