费用报销暂定规定

陕西华兴石油化工产品有限公司文件编号2-2文件名称费用报销暂行规定财务标准作业手册页次1/5为加强陕西华兴石油化工产品有限公司的费用管理，特制订本暂行规定：第一章：借支款管理一、目的：为加强暂借款管控，确保公司内部借款报帐的及时性及帐务处理的正确性，避免给公司造成任何损失，特制订本管理办法：二、范围及原则：1、陕西华兴石油化工产品有限公司及所属加油站。三、名词解释：借支款包括员工暂借款、预付货款员工暂借款：指公司内员工因出差、交际、或其他需要而申请的暂支款项，该款项的收款人为员工个人或职务代理人。预付帐款：指因订购材料、商品、设备、或支付大项费用，而按合同的约定预付给供应商的货款或费用，该款项的收款人为对公帐户，不可以现金支付给个人。说明：原则上500元以下者不得办理借支。四、职责：借款人（请款人）：领取借款后应对所借款项妥善使用与保管，遵守专款专用、及时报帐冲销的原则。如有遗失或私自挪用等行为，一经发现，将提报总经理给予相应处分，并对因此使公司蒙受的损失负赔偿责任。各部门主管：应严格审查借支款的用途及数额，避免请款人有滥支及积压资金的情况，并督导请款人依本办法规定使用借支款及报销费用。财会部：接到员工借款单后，应依公司规定审核借款明细及金额的合理性，及时付款。每周编制“借款明细报表”，向各部门主管及总经理提报并跟催报支进度。五、作业内容：1、借款人提出申请：借款人开立“借款单”（详见附件），借款单上必须注明借款事由、借款金额、支付方式、收款方开户行及帐号（如果收款方为对公帐户），用款日期、预计冲帐日期；借款单一式三联，一联为出纳付款联，二联为会计冲帐联，三联为借款人留存联。（1）、如果是预付帐款性质，必须附合同、已获核准的签呈或付款申请单等相关单据。（2）、如是系借支差旅费等，必须附相应主管批准的“出差申请单”。2、财会部门审核：财会部门依据公司制度对借款单及相关单据进行审核后，制作传票并递交纳付款。出纳将借款单第一联作为付款凭证附件，第二、三联返还请款人，作为日后报销冲帐的依据。3、报销冲帐：（1）、除差旅费之外的暂借款报销时，请款人应填写“请款单”，并检附原“借款单”第二联及发票等相关单据，呈相应主管审核后送到财会单位办理冲帐。（2）、暂借差旅费报销时，请款人应填写“差旅费报销单”，并检附“出差/外勤申请单”、发票、出差费用明细表等相关单据，呈相应主管审核后送到财会单位办理冲帐。（3）、如请款人的报帐金额小于暂借款金额时，必须先办理退款手续，即先将多余款项交给出纳，出纳人员开具现金收款收据，报销时将收款收据及发票等原始凭证粘贴在一起一并办理请款，发票金额加上收款收据金额必须等于借款总金额方可以办理冲帐手续。（4）、若报销金额大于借款金额，财会部应于冲帐处理后将差额部分依一般费用付款程序进行付款。（5）、一次借支，只能一次冲销完毕，不可以拆分为多次冲销。六、借支款冲帐期限：除特列情况在办理借支款申请时已事先报备总经理外，暂借款报销期限应在下列原则内办理报销冲帐手续：（1）、本地费用借款，报帐时效不得超过借款日后15天；（2）、外地（含加油站站长）借款，报帐时效不得超过借款日后30天；（3）、差旅费借款，报帐时效为销差返回后一周内报销冲帐。七、对帐：（1）、财会部每周编制“暂借款日报表”（按部门别/人名别），提报各部门主管及总经理进行管控。（2）、各部主管应依财会制度规定对本部同仁逾期未冲帐的暂借款进行跟催与管理。八、罚则：（1）、前帐不清，后帐不借：如有特殊状况需事先向总经理报备后方可以办理第二次借支。（2）、部门费用逾期1个月仍未冲销者，财会部将每月集中提报总经理核准后从借支人该月薪水中扣除未冲帐借支款余额。九、其他：相关人员因业务需要调动单位或离职前，应在办理交接时结清所有借支款项，其确实无法及时完成报销程序者，应将尚未报销的暂借款项纳入移交项目中，由交接人完全承受后续报销责任。（7）、伙食补助的报销：A：伙食补助为行程中的补助，三天以上的出差，应按“实际出差天数扣减一天”后的天数报支伙食补助。B：员工出差，若遇对方单位宴请或与主管一起出差，主管宴请用餐时，不可以报支伙食补