费用管理办法

费用管理办法总则为了严格控制费用支出,提高全员效益观念,严肃财经纪律，规范财务行为，明确费用报销程序和标准，明确相关人员应承担的责任，特制定本管理办法。本管理办法所定义的费用是指除工资外的所有非货物购进的付现支出，按管理需要分为以下两类：1、专控费用：专控费用是指需要通过事前申请，控制费用发生过程的费用。专控费用需事前书面申请，获批后才能支出。主要包括：①办公用品（含低耗品）采购②修理费③招待费④宣传费⑤印刷费⑥广告费⑦促销费⑧福利支出⑨差旅费⑩其它金额超过1000元以上的费用。2、其他日常费用：指“1”以外的费用支出，主要包括交通费、电话费、水电费、公杂费、车辆费用（非修理）、邮递费、房租等。第三条专控费用实行“先申请，后使用”的原则，发生费用前先填写《费用申请单》（出差申请用《出差申请单》代替），按程序报批后实施；其他日常费用不需要事前申请，发生后凭有效单据报销。第四条为做好部门费用核算，考核各部门的费用控制情况，各部门发生的费用纳入部门预算，共同发生的费用由财务部根据受益多寡的原则按比例分配到各受益部门。费用审批权限和程序费用审批权限公司费用审批实行“一支笔”管理，即所有费用须报总经理审批后方能报销，具体执行“部门总监--财务总监--总经理”三级审批制度。费用审批程序专控费用：由经办人填制《费用申请单》，逐级上报审批，获批后实施，并凭有效单据报销。审批程序示意如下：费用申请审批程序：填制《费用申请单》→部门总监审批→财务总监审批→总经理审批费用报销审批程序：填制报销凭证→财务审单→总经理审批2、其他日常费用：不需要事前申请，发生后直接填写《费用报销单》，按报销程序报销即可。费用控制和报销标准第七条公司对办公费、招待费、差旅费等费用的控制规定如下：（一）办公费用1、办公费用指公司管理部门发生的办公耗费，包括办公用品采购及其他公杂费。2、对办公用品采购实行专项控制，列入专控费用。购买前应事前申请，由行政部每月5号、20号汇总各部门的采购申请集中申请费用。2.1部门需要购买办公用品时，提前填写《采购申请单》申请购买，经部门总监审批后送行政部审批、备案。部门申请应尽量与公司集中采购时间一致，原则上每月集中申请1-2次。2.2行政部申请费用时，应依据各部门提交申请单汇总填写《采购申请单》，按程序审批后实施购买。2.3部门采购较贵重物品或非日常办公用品时，改用专项费用申请形式。3、办公用品由行政部集中采购，一次购买金额超过2000元的需汇同财务部一同一月以上的，按每人每天按10元补贴。7、外出时发生的招待费，需填写《费用申请单》或直接再发票背面签批，临时招待的需口头请示总经理，可事后补单。8、多人同行外出办事时，须最少按同性两人住一间房的标准执行报销。报销时可由一人填单统一报销费用（需所有当事人签名），再自行分解。（四）市内交通费1、市内交通费是指因公到广州市市区办事，乘坐公共汽车、地铁、短途巴士、的士等交通工具发生的车票费用。2、市内交通工具应根据办事的急缓程度分别选择公共汽车、地铁、公司公务车、的士等。办事人员非紧急事务不得乘坐的士，乘坐的士需填写情况说明获批后凭单报销。（五）通讯费1、通讯费指公司各部门办公电话费及个人通讯补贴。2、公司各部门办公电话费由公司统一办理委托银行扣缴。各部门负责人应监控本部门电话的使用，个人事务不得使用公司电话。行政部应定期与不定期查对公司话费清单，对查出的个人话费双倍扣回。3、个人通讯费实行定额补贴，具体标准视岗位需要另行制定。（五）车辆费用1、车辆费用包括油款、路桥费、日常维护费、修理费及年检等其它费用，所有车辆费用统一纳归行政部管理。2、车辆油款由行政部根据实际需要量按月申报购买，每月5号前填写《费用申请单》，按车牌号列明上月止总行驶里程数、上月实际用量、本月预计用量（用量以金额表示），逐级报批，获批后实施购买。加油一律使用公司加油卡，由财务部根据行政部申请按月充值。特殊情况自行加油的，需说明情况按流程申请费用。3、日常维护费指日常保养费用，发生时可凭行政部结算单（行政部制定）到指定维修点维护保养，按月凭行政部结算单、维修方结算清单结帐。结帐时行政部应认真核对清单内容与签名，确认后填写《费用申请单》申请费用，获批后到财务部办理付款手续。《费用申请单》须分车辆填列明细金额。4、车辆小型修理费（修理费在500元以下），控制和结帐付款程序同日常维护。5、车辆大中型修理费，须在修理前填制《费用申请单》逐级申报，列明车辆状况、需更换的部件、预计费用等，获批后实施修理。6、公务用车由行政部统一调配管理，用车部门应按行政部相关规定填写《派车单》申请用车。月末行政部应汇总各部门用车次数、行使里程数报财务部，以核算部门车辆费用。7、车辆发生违规罚款，除特殊原因外，由违规驾驶者负担。(七)水电费（略）（八）加班费1、加班费指法定节假日加班补助，以及出现特殊情况急需加班而应支付的加班补贴。没有特殊原因，为完成日常工作而发生的加班，不属应付加班费的范围。2、发生加班费前须填制《费用申请单》，写明加班原因、人数、时间等，经部门总监签字后报送人事部审核。人事部审核确认后按月报送总经理审批，据获批的《费用申请单》编制加班费补贴表，每月15号前连同《费用申请单》复印件送财务部发放。3、特殊岗位津贴性加班费在工资中发放，按专控费用审批程序执行。费用报销程序第八条费用报销按费用类别分别按下面的程序执行：专控费用报销流程：填写《费用申请单》→按权限审批→填制《费用报销单》→财务审单→总经理审批→财务付款其他日常费用报销程序：填制《费用报销单》→财务审单→总经理审批→财务付款第九条费用发生凭取得的发票等报销凭证，应于1周内（节假日顺延）填报销单送财务审核，财务部审核合规后每周三集中送总经理核批。第十条费用报销需报送的单据1、外购物质支出需报送单据：①《采购申请单》②《费用报销单》③发票④购物清单（经销方出具并盖章）⑤入库单⑥其他资料2、非外购物质支出需报送单据：2.1专控费用需报送单据：①《费用申请单》②《费用报销单》③发票④其他财务要求提供的资料2.2其他日常费用需报送单据：①费用报销单②发票③其他财务要求提供的资料2.3报销差旅费需同时提交《出差申请单》。3、报销单据的金额应与费用申请单上的一致。申请金额为预计金额的，单据金额不得大于申请金额，若大于申请金额需就超额部分说明原因，并报总经理批准，获批后据实报销；单据金额小于申请金额的，按单据金额实报实销。4、出差不能提供出目标地住宿发票的，按规定的住宿标准的50%报销（需提供其他发票），不享受差旅补贴；不能提供目标地车票或机票的，所有费用一律不予报销。5、车辆费用中报销非修理费用时，需附上《派车单》。第十一条单据粘贴和发票签名注意事项1、费用单据送财务报销时，应填写完整准确，按顺序粘贴整齐：《费用报销单》---《费用申请单》或《采购申请单》--发票---其他单据。2、所有费用报销单上须有经办人、证明人签名。一人办事的由直接主管签名证明。第十二条同笔业务不得分开发票或以其它凭证报销。第十三条关于借款的规定因公司事务才能申请借款。借款时需填写“借款单”，经总经理审批后到财务部领款。借款金额不得超过借款人工资的50%。前次借款未结清的，原则上不予借款。4、事毕凭费用申请单和发票等单据，按上述规定报销归还借款，超过一月的直接从工资里扣除。费用报销责任界定第十四条、经办人的责任1、负责相关费用的申请，完成从费用申请到清帐整个费用报销过程。2、经办人必须根据费用类别正确选用表格，如实填写。各项报销单据、资料必须齐全并按要求粘贴，否则财务部可拒绝受理。3、经办人对所报项目内容的真实性、准确性，票据的合法性、完整性负责。第十五条部门总监的责任1、负责审查费用项目是否必须，是否合理。2、审查报销内容的真实性、必要性和合理性，不符合财务制度规定的不得签字确认。3、以开源节流为出发点，以节约费用，公司利益最大化为根本。第十六条财务审核员的责任1、负责审核单据是否齐全，特别注意审核是否有相关费用申请单，是否经过逐级审批，未经审批或审批人签字不全的，不得报销。2、负责审核单据的合法性、真实性、有效性、一致性；审核发票及其清单等是否有出票方盖章，对有怀疑的单据有权调查和反映。3、负责审核费用开支标准是否符合财务制度的规定；有指标限额的是否在限额内。4、负责审核费用报销单经手人、证明人签名是否完整；应在背面签名的单据是否签名齐全；是否按顺序整齐粘贴所有单据。第十七条审批人的责任1、审核所申请费用的必要性、合理性、合规性。2、审核所申请费用是否影响公司资金正常周转或公司重大行为。3、财务总监除对费用的合理性、合法性、合规性进行审核外，对单价2000元以上或总额3000元以上的购进、各类大中型修理，应进行询价并在《费用申请单》上写明意见。第六章附则第十八条本办法自发文之日起实施，以前的相关规定同时废止。第十九条本管理方法解释权在公司财务部。阿凡达（上海）电子商务有限公司2016年6月22日附：《费用申请单》、〈采购申请单〉费用申请表日期：年月日申请人部门负责人申请事项详细内容申请金额大写：小写：收款人联系电话财务部意见技术部门意见总经理审批采购申请单日期：年月日申请人部门负责人付款方式