合同保管及归档制度

合同保管及归档制度合同编号：__________鉴于甲乙双方为了更好地进行合同管理，确保合同的安全、完整和有效，根据《中华人民共和国合同法》等相关法律法规的规定，经甲乙双方友好协商，特订立本合同保管及归档制度。一、合同的保管1.甲乙双方应设立专门的合同保管机构，明确合同保管的责任人和工作人员。2.甲乙双方应建立合同保管制度，确保合同的原始文件及电子版均得到妥善保管。3.甲乙双方应对合同保管人员进行法律、法规和专业知识的培训，提高其合同保管能力。4.甲乙双方应定期对合同保管情况进行检查，发现问题应及时处理并做好记录。5.甲乙双方应对合同保管场所采取必要的防护措施，确保合同文件的安全、保密。二、合同的归档1.甲乙双方应建立合同归档制度，明确合同归档的责任人和工作人员。2.甲乙双方应在合同履行完毕、解除或终止后，按照归档规定将合同文件整理归档。3.甲乙双方应对归档的合同文件进行编号、登记，并建立检索系统，便于查询和管理。4.甲乙双方应定期对归档的合同文件进行审查，确保归档文件的完整、准确。5.甲乙双方应对归档的合同文件采取必要的防护措施，确保归档文件的安全、保密。三、合同的查阅与借阅1.甲乙双方应建立合同查阅与借阅制度，明确查阅与借阅的责任人和工作人员。2.甲乙双方应提供便利的查阅与借阅条件，确保合同文件在需要时能够及时提供给相关人员。3.甲乙双方应对查阅与借阅的合同文件进行记录，确保查阅与借阅的过程可追溯。4.甲乙双方应确保查阅与借阅的合同文件在归还后能够保持其原始状态。5.甲乙双方应对查阅与借阅的合同文件采取必要的防护措施，确保合同文件的安全、保密。四、合同的销毁1.甲乙双方应建立合同销毁制度，明确销毁的责任人和工作人员。2.甲乙双方应对拟销毁的合同文件进行审查，确保销毁的文件不再具有法律效力。3.甲乙双方应采取适当的销毁方式，确保合同文件无法被恢复。4.甲乙双方应对销毁的合同文件进行记录，确保销毁过程可追溯。五、违约责任1.甲乙双方违反本合同保管及归档制度的，应承担违约责任，赔偿对方因此所遭受的损失。2.甲乙双方应对因其故意或者重大过失导致合同文件遗失、损坏的，承担相应的法律责任。六、争议解决1.甲乙双方在履行本合同保管及归档制度过程中发生的争议，应通过友好协商解决。2.如协商不成，甲乙双方同意将争议提交我国有管辖权的人民法院解决。七、附则1.本合同保管及归档制度自双方签字或盖章之日起生效。2.本合同保管及归档制度一式两份，甲乙双方各执一份。甲方（盖章）：乙方（盖章）：签订日期：__________一、附件列表：1.合同原始文件2.合同归档目录3.合同查阅与借阅记录4.合同销毁记录5.合同保管及归档制度培训资料二、违约行为及认定：1.未设立专门的合同保管机构2.未对合同保管人员进行法律、法规和专业知识的培训3.未定期对合同保管情况进行检查4.未对合同保管场所采取必要的防护措施5.未在合同履行完毕、解除或终止后将合同文件整理归档6.未对归档的合同文件进行编号、登记7.未定期对归档的合同文件进行审查8.未对归档的合同文件采取必要的防护措施9.未提供便利的查阅与借阅条件10.未对查阅与借阅的合同文件进行记录11.未确保查阅与借阅的合同文件在归还后能够保持其原始状态12.未对拟销毁的合同文件进行审查13.未采取适当的销毁方式14.未对销毁的合同文件进行记录三、法律名词及解释：1.合同保管：指对合同文件的安全、保密和完整性的管理。2.合同归档：指将合同文件按照一定的规定进行整理、分类、登记和存储。3.合同查阅：指对归档的合同文件进行查找、阅读的活动。4.合同借阅：指将归档的合同文件暂时移出档案室，供相关人员查阅或使用。5.违约行为：指合同当事人违反合同约定的行为。6.违约责任：指合同当事人因其违约行为而应承担的法律责任。四、执行中遇到的问题及解决办法：1.问题：合同文件遗失或损坏解决办法：立即进行查找，如无法找回，按合同约定承担相应的责任。2.问题：合同文件保管不当，导致泄露或篡改解决办法：加强合同文件的保管，定期进行审查，确保文件安全。3.问题：合同归档不及时，导致无法查阅或借阅解决办法：建立严格的归档制度，明确归档时间和责任人。4.问题：查阅与借阅记录不完整，无法追溯查阅与借阅过程解决办法：加强对查阅与借阅记录的管理，确保记录的完整性和准确性。5.问题：合同文件销毁不当，可能导致信息泄露解决办法：建立严格的销毁制度，明确