XX空调公司广告合同费用结算规定

XX空调公司广告合同费用结算规定一、目的为缩短广告费用审核结算的周期，加快费用结算速度，从而更好地服务市场，根据公司财务结算的有关要求，特制定本管理规定。二、适用范围本管理适用于格朗灵空调公司广告费用的结算。三、广告费用的承付依据空调公司根据“合同手续齐备，刊播手续齐全，财务凭据无误”把关，然后按财务程序通过各级审批支付。1、合同1）、广告合同必须为原件。2）、广告合同必须按照范本中的空格认真填写每一项目，字迹清晰。3）、计划开支的每笔广告费都必须事先填写“费用开支审批表”后回传市场部。4）、寄回市场部结算的每笔广告费者必须附上“费用开支审批表”（不能为传真件，须为复印件），并经过分公司市场推广主管或分公司经理严格审核结算手续，合格后方可寄往市场部，否则延误结算时间由办事处负责。5）、每一份广告合同必须由分公司市场推广主管或分公司经理签定或市场推广主管委托业务员签定（须有书面委托书），合同中还必须有分公司经理的确认方可生效。6）、合同应分类（制作、促销、报纸、电视、电台、户外、其它）签定，以便计算机的分类统计。2、刊播凭据凭据依不同媒介，分别如下：1）、报纸广告：附媒介单位本阶段价位表及报样。2）、电视、电台广告：附媒介单位本阶段价目表，电视、电台播出通知单原件（由广告公司执行的必须附监播证明）。3）、户外广告（灯箱、布幅）：附材料预算表、验收单（按公司标准的单据填写）、照片（必须用A4纸将照片贴好）及户外广告发布证明（工商部门开出的证明或商场开出的收据），灯箱照片必须分日景照和夜景照。4）、制作广告（含印刷）：附照片或样品、验收单、发放各地的签发记录。5）、促销活动广告：促销现场照片、促销抽奖记录表、抽奖活动必须有公证处的证明、临时促销员工资签收单。6）、其它广告（场地费、进场费）：附公司售点支持协议、收款单位开户行、帐号。7）、若样报确实丢失，无法找到，需经办人写说明并在报样复印件上加盖报社的财务专用章。四、发票种类规范化的具体说明1、票据种类1）、直接与传播媒介或广告公司、装修公司广告业务结算，需要使用统一的广告专业发票。2）、直接与机关行政事业单位广告业务结算，原则上应使用广告业专用发票，至少是国家规范行政事业类专用收据。3）、制作广告、促销小礼品必须开具增值税发票。4）、由第三方代垫费用的发票要求：第三方（代垫方）对本司的发票或正式财务收据，要求代垫项目说明清晰。发布单位开具给第三方（代垫方）的发票原件或复印件（复印件要求条款清晰无误）其抬头必须是给代垫方（第三方），广告/制作发布项目内容必须清晰。5）、由第三方代垫奖品发放款项或发补津贴，则要求：由代垫方开具发票或正式财务收据。奖品清单及领奖记录：对较重奖项（100元以上的奖品）之获奖人要求签领及身份证复印件。属津贴（出席会议之津贴）则应有签到记录。2、票据要求1）、开具的发票必须有荧光、水印、不可为过期发票；若确实是过期发票的继续延用则须税务局开具证明原件。2）、发票收据大小写金额应准确无误，倘若小写更改，须在更改处加盖财务专用章；大写金额错则必须重开发票。3）、发票大写金额，在金额开头可用“⊕”或“零”表示，但其后“零”不可用“⊕”代替，其它任何符号都不可代替“零”。如：123元，大写可写为：“零万零仟壹佰贰拾叁元零角零分”，也可写为“⊕万⊕仟壹佰贰拾叁元零角零分”，不可写为“⊕万⊕仟壹佰贰拾叁元⊕角⊕分”。4）、发票、收据章必须为财务专用章。5）、增值税发票章不能乱盖，须盖在“销货单位栏”处，税额允许误差值为“1分”，超过“1分”不行。6）、代垫款收据中的金额与发票中金额相符，如有代理费须另开发票。7）、发票抬头必须写“格朗灵空调公司”。五、承付手续1、必须先返回发票后，方可申请办理汇款手续。2、除全国性的大媒介单位以外，地方各单位不给预付款。六、广告费用的特殊支付方式1、商业部门代垫广告费的结算办法:1）、应具有本司业务员的已审批计划的合同执行委托书及商业与媒介的正式合同，并由本司业务员补签，市场推广主管确认。2、关于代垫广告费冲抵货款的结算办法:1）、由代垫方（经销单位）开具财务证明同时附上。2）、广告费用由广告帐直接汇入