档案服务外包能力评估表、保管服务外包出入库交接文据、登记表、评价意见示例

附录A（资料性附录）档案服务外包能力评估表样式发包方应对承包方进行综合能力评估，档案服务外包能力评估表样式见表A.1表A.1档案服务外包能力评估表序号评估项目评估标准基础关键项评估方法备注说明（一）基本条件1法人资格法人必须是中华人民共和国境内注册的企业法人或事业单位法人必备查阅公司章程及相关资料2信用评价承包方工作人员无犯罪记录且近三年法定代表人、主要负责人、实际控制人未被列入失信人员名单查阅相关资料（二）公司规模3注册资本注册资本≥2000万元人民币查阅营业执照（三）档案保管场所建设4自有档案库房选址布局、建筑设计、档案保护、消防设计、库房设备等符合相关要求的自有库房，面积≥5000㎡必备查阅不动产产权证承包方具备自有档案库房，是衡量能否应对如郑州大水突发自然灾害等应急能力的重要指标。5租用档案库房选址布局、建筑设计、档案保护、消防设计、库房设备等符合相关要求，租用年限满足发包方要求，且面积≥2000㎡查阅租赁合同6库房环境库房具备防火、防盗、防水、防尘、放光、防有害气体、防有害生物以及温湿度调控等功能，有完整的温湿度数据记录且能保存3年必备查阅资料和现场查看配备智能化库房环境管理控制系统，能实时测（监）控7消防系统新建或租赁（改建）的档案库房具备完整的报建（设计审图、合格检测、竣工验收）和年检合格资料，且时间与上述资料吻合必备查阅资料和现场查看具备自动消防灭火系统、自动火灾报警系统且与119联网、具备匹配的消防水源，通过消防年检8安防系统部署库区周界电子巡查设施与防护装置；建立24h值班制，对值班室进行录像监控；设置视频监控，保存红外报警防盗数据；安装档案库房门禁系统；与110联网必备现场查看和查阅记录红外报警防盗数据能保存90天，库房采用电子门禁系统红外报警防盗数据能保存6个月，且库房监控范围实现全覆盖9供电系统有两路供电线路供电或配置应急电源必备现场查看10档案附属技术用房设置档案办公用房、阅览用房和档案接收、整理、消毒、数字化、安全监控、服务机房、展览室、修复室或缩微用房现场查看11档案库房照明档案库房采用无紫外线光源照明现场查看（四）档案交接与运输12档案运输车辆配备档案外包服务自有专用运输车辆≥2辆必备现场查看13档案押送人员配备具有相关岗位证书的押送人员≥2名查阅岗位证书14技术条件运输车辆应配备消防应急设施现场查看档案交接、运输过程实现全流程安全监控，且影像记录能保存6个月现场查看和查阅记录（五）档案装具15档案装具安装开放式固定架或五节柜现场查看安装符合国家标准的手动或智能电动密集架密集架在七防两控中起到二次保护作用（六）人员管理16档案业务及管理人员档案管理岗位人员每年需进行不少于90学时的专业培训，并配备符合岗位所需数量的档案专业中高级技术职称人员必备查阅资料和现场测试相关知识17其他岗位人员消防、安防、水电等工作人员均持证上岗必备（七）信息化管理和档案利用服务18档案查阅具备查档场所，设施齐全，配备≥2名档案查阅服务人员查阅资料和现场查看独立阅档室，全程监控的数字化加工室，监控录像应留存6个月；如进行线上调阅应能实现全程闭环监控及操作19档案管理信息系统配置数字档案管理系统，提供线上检索利用专线服务，能向发包方提供被保管档案信息访问接口查阅资料和现场查看（八）档案安全管理20档案安全管理每年对所保管的档案进行不少于一次清点盘库查阅资料和现场查看（九）制度建设21制度建设建立档案运输、出入库、安全保卫、科学管理、保管、安全保密、信息安全、利用服务、统计、销毁、应急管理等制度，各种登记表和账簿齐全必备查阅资料和现场查看附录B（资料性附录）档案保管服务外包期满出库登记表见表B.1表B.1档案保管服务外包期满出库登记表序号档案出库时间档案门类档案数量取回原因办理人批准人取回人取回时间备注备注：（本表一式两份，发包方和承包方各留存一份）附录C（资料性附录）档案保管服务外包出入库交接文据样式见表C.1表C.1档案保管服务外包出入库交接文据移出单位接收单位档案类别保管期限起止年度目录号或分类号案卷（件）起止号实体数量(卷、件、张)文件级电子目录条数无原文电子目录条数电子文件个数其它材料(检索工具、参考资料等)附明细页合计卷，件，张移出说明：接收说明：移出方单位名称（印章）接收方单位名称（印章）负责人负责人经办人经办人日期年月日日期年月日备注：（本表一式两份，发包方和承包方各留存一份）附录D（资料性附录）发包方应对承包方档案库房进行定期巡查，间隔时间不得长于半年，库房巡查记录表样式见表D.1表D.1库房巡查记录表巡查时间巡查人员巡查

问题记录（温湿度监测调控设备、安防设备、消防设备等是否正常运行、有无安全隐患等其他情况）发包方巡查人签字：日期：问题解决反馈承包方责任人签字：日期：备注：（本表一式两份，发包方和承包方各留存一份）附录E（资料性附录）承包方管理人员应每日定时进行库房巡查，库房日常巡查记录表样式见表E.1表E.1库房日常巡查记录表____年____月档案库房日常巡查记录表（参考样式1）项目时间“七防两控”系统设施是否正常“七防两控”台账记录是否完备档案、标识、系统管理是否一致、到位环境卫生是否符合要求门窗是否关闭照明电源是否正常档案装具是否正常巡查人备注星期一日时分日时分星期二日时分日时分星期三日时分日时分星期四日时分日时分星期五日时分日时分星期六日时分日时分填表说明：七防两控指：防火、防盗、防水、防光、防尘、防有害气体、防有害生物以及温湿度调控功能；巡查符合要求打√；不符合打×，并在备注栏填写说明。____年____月第___周档案库房日常巡查记表（参考样式2）项目时间消防系统运行是否正常安防系统运行是否正常（有无报警现象）温湿度控制系统运行是否正常门窗是否关闭档案装具是否正常环境卫生是否符合要求照明电源是否正常墙面、屋顶、地面有无渗漏水现象是否有其它异常情况（虫害等）巡查人备注是否是否是否是否是否是否是否是否是否星期一日时分日时分星期二日时分日时分星期三日时分日时分星期四日时分日时分星期五日时分日时分星期六日时分日时分填表说明：是打“√”，否打“×”表示；每天上、下午各巡查一次；打×的情况立即整改并反馈给管理员，未解决问题需填写整改报告（另附表）。附录F（资料性附录）承包方应为发包方提供档案利用服务，档案利用服务登记表样式见表F.1表F.1档案利用服务登记表调阅单位调阅日期年月日库房管理员送档负责人驾驶员车牌号部门箱号原锁条编号借阅人管理员现锁条编号归还人管理员出库交接库房管理员送档负责人出库交接时间月日时分现场交接到客户时间月日时分调阅结束时间月日时分入库交接库房管理员送档负责人入库交接时间月日时分发包方意见（签章）：附录G（资料性附录）档案保管服务评价意见示例甲方：乙方：根据双方签订的档案保管服务协议，项目期为从XX年XX月XX日至XX年XX月XX日止。根据项目实施情况，形成服务评价意见如下：基本情况服务项目服务人员其他情况说明评价内容服务质量过程管理安全管理项目人员素质总体评价（满意度评价）改进意见和建议单位盖章（发包方）年