物业管理公司档案管理制度8

物业管理公司档案管理制度8

第1篇物业管理公司档案管理制度8

物业管理公司档案管理制度

依据《中华人民共和国档案法》,结合企业实际情况,确保档案的完整和安全,特制定本制度。

一、档案工作的基本原则

档案实行集中管理与分散管理相结合,即分别为公司、部门管理,专人负责档案管理工作。公司各部门在各项活动中所形成的具有参考价值的文件、材料,由承办单位、经办人负责将办完的文件、资料及时归档。

二、文件资料点收、整理和归档

1、文件结案移送归档时,检查文件的文本及附件是否完整,如有短缺,应立即追查归入。

2、文件如经过抽查,应有部门主管领导的签认。

3、文件的处理手续必须完善,如有遗漏,应立即退回承办人。

4、做好收件登记、编号、运转、催办工作,按规定程序符合立卷标准要求,及时分类、立卷、归档。

三、档卷管理

1、每年对档案材料的数量、保管等情况进行一次检查,发现问题及时采取补救措施,确保档案的安全。

2、做好相关的防范措施,注意保密工作。

3、保持档案室清洁,随时擦拭档案橱、架,并采取防虫蛀腐朽工作。

4、每年按规定清理一次,已到保管期限,确定销毁的档案材料必须列册登记,经领导审批后作销毁处理。

四、档案调、借阅

1、严格履行调、借阅登记、审批手续,一般仅限在档案室查阅。确因工作需要带出复印或摘抄文件,须经领导批准。

2、借档人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案。

3、档案归还,经档案管理人员检查无误后,立即归入档卷。

第2篇物业管理公司档案资料管理制度4

物业管理公司档案资料管理制度

一、重视档案资料的整理及管理工作,设置专职人员进行专业化管理。

二、办公室根据“档案管理目标责任”要求,按期、按年、按月、按时将公司各项年度方针、工作目标、各项工作建立档案,指派档案管理人员详细分类,进行归档。

三、档案资料员工作职责

1、负责做好收件登记、编号、运转和检查未归档文件的催办工作。

2、按规定及时、正确地办理各种资料的动态注记。

3、按时收集好各类档案资料,不散失,不遗留,做好立卷归档,分类要准确,装订要工整,符合立卷标准。

4、及时制订工作计划和做好年终总结,特别是要做好为领导提供各种资料的参考、查找工作。

5、严格执行查阅资料的规定办法和资料保密纪律。

6、妥善保管好各类档案资料,严厉杜绝由于个人疏忽或麻痹大意而使档案丢失及由于档案室内温度不适而受潮或干燥造成的损失。

四、公、检、法部门或房管部门和上级主管机关因办案需要,需查阅有关房产资料,按规定凭介绍信查阅。

五、律师事务所要有关了解当事人资料的,同样按其介绍信并出示“聘请律师合同书”为准,由资料员代为查阅,并根据不同情况采取口头或书面方式给予回复。

第3篇物业管理公司档案管理制度9

物业管理公司档案管理制度

第一条总则

1.为规范公司档案管理,更有效地为公司的各项工作的顺利开展服务,特制定本制度。

2.本制度的档案指公司日常工作中发生的重要书面文件、音像资料,包括:国家政府部门重要公文、工程技术档案、财务档案、法律文书、各种文书档案及其他专门档案。

3.公司对档案实行集中统一管理。

第二条档案管理架构

1.公司档案管理由办公室主管,设立综合档案室。

2.综合档案室由办公室档案管理员负责管理,各管理处设兼职档案管理人员。

3.综合档案室负责公司全部重要档案原件的管理。各管理处由兼职档案管人员负责档案的收集、整理和移交工作。

第三条档案分类:

1.文书类档案

1)政府部门各类文件

2)公司对外、对内各类正式发文

3)法律公文

4)广告策划文案

2.工程技术类

1)设备设施档案

2)招投标档案

3.财务类档案

4.合同类档案

5.公司各类证照

6.影音类文件

第四条归档工作流程

1.档案工作分为八个环节:收集、整理、鉴定、保管、编目、检索、统计、利用。

2.各管理处以管理项目为单位,按档案分类要求,在第一的信息、沟通渠道、及时收集应归档的材料。同时,要熟悉收集归档工作的各项规定,对收集到的材料,认真鉴别,严格把关,及时入卷归档。

第十二条形成员工人事档案材料的部门,向公司综合服务部送递材料时,如其他档案管理部门也需要收集归档,则材料形成部门要事先考虑制作材料的数量,必要时协商联系,以防造成员工人事档案材料的短缺。

第三章人事档案的保管

第十二条员工人事档案由公司综合服务部设专人妥善保管,不得泄密。

第十三条员工人事档案应存入保险柜,有防盗、防火、防潮等安全措施。

第十四条档案管理人员应对保管的档案逐一登记编号,并每年进行一次检查、核对,防止错放或丢失。发现丢失或问题,应及时查找并采取措施,以保证档案的完整和安全。

第十五条档案移交要填写清单,交接双方应共同清点并签字留据。

第十六条严格防止任何人私自保存他人的档案材料,对造成泄密或其它后果的,视情节轻重,给予严肃处理。

第十七条档案管理人员调动时,必须严格履行交接制度,未交接清楚,不得离去。

第十八条建立坚固、安全的库房,配置符合要求的档案柜。防火、防盗、防潮、防蛀、防光、防高温六项措施落实到位。

第十九条档案库房是机要重地,无关人员不得随意出入;查阅人员须在档案管理人员陪同下方可进入。

第二十条逐步实现员工档案管理工作的科学化、现代化。

第四章人事档案的查阅和借用

第二十一条公司员工查阅或借阅人事档案,经公司综合服务部总经理同意,办理登记手续后方可查阅或借阅本人人事档案。

第二十二条外单位人员凭介绍信等证件经公司综合服务部总经理批准后方可查阅员工档案;档案原则上不外借,确因特殊情况必须外借时,应写明原因并经执行总裁批准同意方可。

第二十三条查阅或借用员工档案,必须严格遵守保密制度和阅档规定。员工阅档后摘录的材料应由档案工作人员与原文核对无误后,写明材料出处和时间,并加盖公司公章。严禁对档案进行圈划、涂改、拆换员工档案材料,不得向无关人员谈论或泄露员工档案内容,违犯者将视情节轻重,给予批评教育甚至纪律处分。

第五章人事档案的转递

第二十四条员工人事档案的转递是一项严谨、细致的工作。档案管理人员应具有高度的责任感。在办理档案转递过程上,要认真细致,有条有理,切不可匆忙、马虎,防止出现丝毫的差错。

第二十五条人员内部调动,档案转递要做到'档随人走',公司综合服务部应将其档案密封转到新的归口单位。

第二十六条档案转递必须填写《员工人事档案转递通知单》,并通过机要转递或由档案管理员专程送取,严禁个人携带。对个人携带档案的,公司综合服务部应拒绝接收。

第二十七条转递的档案必须是经过鉴别、清理、整理的档案。转递档案必须一次转出,不能分批转出。

第二十八条对转进的档案在核对无误后,及时将《员工人事档案转递通知单》回执退回。

第二十九条对违反转递规定,造成档案丢失或发生抽取,更换材料等问题的要追究、当事人和有关管理人员的责任。

第六章

附则

第三十条本制度由综合服务部负责解释。

第5篇物业管理公司人事档案管理制度7

物业管理公司人事档案管理制度

一、档案分类

1、一般文档:

①人力资源工作中形成的台帐、报告,以及搜集到的招聘等相关工作业务资料,由经办人保存,年终根据内容价值酌情归档。

②总办正式形成发出的文件、传真、通知、人事制度及相关原则规定等,除保密薪资文件外,均应保存一份原件或复印件归档,年终按内容类型、成文时间编号装订成册。

③外部文件包括国家和市政府有关部门的发文、社会公开资讯等,应作为公开业务资料共享。

2、人事档案

①人事档案:员工进入公司后相关人事档案材料。

②员工人事档案:员工进入公司后的任职情况、培训情况、工资调整、学历、职称变化、历年考核等情况及员工基本情况复印件等备查资料。

二、档案管理规定

1、人事档案管理

①总办负责公司员工人事档案的管理;

②总办在员工入职当天建立员工人事档案;

③员工离职,办理相关手续后,总办将离职人员档案永久、专门存放;

④人事档案管理应严格执行国家和公司有关规定,查阅员工人事档案应经总办主任批准,并办理相关手续,档案管理人员和查阅者不得私自增删、涂改、泄露档案材料内容。

2、人事档案建立

①员工人事档案是公司为每个员工建立的内部人事档案。凡进入公司工作的员工,总办需为其建立人事档案,包括该员工的有关招聘、录用、合同、考核、薪资、福利、奖惩、培训等材料。

②员工在入职前,需到总办送交个人履历材料、近期免冠照片、学历学位证书复印件、身份证复印件、职业技能证书复印件及能证明其工作能力和奖惩状况的相关材料。由总办专人负责,连同求职申请表归档保存。

③员工试用期满考核合格后,公司与其签定的劳动合同及相关薪酬福利归入人事档案。

④员工在转正后的教育培训、奖惩、绩效考核、晋升等工作资料及时归入人事档案。

⑤员工人事档案自员工到岗之日建立,每人一份,按部门归类。其中不包含秘密内容,总办员工、各部门负责人可根据工作需要查阅有关员工的人事档案。任何部门和个人非经允许无权随意更改、销毁公司员工人事档案材料。

三、附则

1、公司所有人事档案仅供公司内部使用,由总办负责统一管理。

2、其他各部门人员应积极配合总办,做好档案管理工作。

第6篇物业管理公司人事档案管理制度

物业管理公司人事档案管理制度

1.人事档案由公司综合部指定专职人员保管。

2.凡在本公司的固定员工、合同制和聘用人员,均须建立个人人事档案。

3.人事档案要有保管目录,编号立档。档案、内部资料要有资料登记目录。档案内容必须齐全、完善。

4.借阅人事档案,必须经过综合部经理批准,要严格履行借阅手续,限期交回。

5.人事档案内装材料禁止单页借出。

第7篇某物业管理公司人事管理制度档案制度

物业管理公司人事管理制度--档案制度

一、人事档案是全面、准确地反映人力资源状况的历史记录,人力资源部统一负责全公司人事档案的建立、利用、保存等管理工作。

二、人事档案实行以人立卷,所有员工从进入本公司之日起,即为其建立员工档案。

三、员工档案一般包括两个部分,一是员工进入本公司前已经形成的档案材料,二是员工在进入本公司后逐渐形成的档案材料。后者为管理的重点。

四、员工进入本公司后逐渐形成的档案材料主要包括:应聘人员登记表、体检表、身份证、学历证明、特种作业操作证等证书的复印件;劳动合同,续约合同,录用、转正、晋级、任免职务的命令或通知,工伤和大病鉴定及处理手续,年度考核材料,奖励、处分审批表,入党入团志愿书及材料等。

五、应当归入员工档案的材料,在其形成一个月内要进入本人的档案案卷。

六、员工档案的案卷要装订成册,案卷封面后首页为卷内目录,卷内目录记载、介绍卷内档案材料的主要内容、形成时间、排列顺序等。

七、员工档案的存放地点和存放器具应当满足防潮、防霉、防蛀、防失密等档案安全要求。

八、除公司人力资源部工作人员外,借阅员工档案要经过人力资源部经理批准,并办理借阅手续。

九、档案关系在本公司集体户头的员工离开本公司,员工本人必须将档案关系转出方可办理离职结算。

十、失去保存价值的员工档案,经人力资源部经理批准予以销毁,销毁时做好记录。

第8篇物业管理公司档案资料管理制度怎么写

一、重视档案资料的整理及管理工作,设置专职人员进行专业化管理。

二、办公室根据“档案管理目标责任”要求,按期、按年、按月、按时将公司各项年度方针、工作目标、各项工作建立档案,指派档案管理人员详细分类,进行归档。

三、档案资料员工作职责

1、负责做好收件登记、编号、运转和检查未归档文件的催办工作。

2、按规定及时、正确地办理各种资料的动态注记。

3、按时收集好各类档案资料,不散失,不遗留,做好立卷归档,分类要准确,装订要工整,符合立卷标准。

4、及时制订工作计划和做好年终总结,特别是要做好为领导提供各种资料的参考、查找工作。

5、严格执行查阅资料的规定办法和资料保密纪律。

6、妥善保管好各类档案资料,严厉杜绝由于个人疏忽或麻痹大意而使档案丢失及由于档案室内温度不适而受潮或干燥造成的损失。

四、公、检、法部门或房管部门和上级主管机关因办案需要,需查阅有关房产资料,按规定凭介绍信查阅。

五、律师事务所要有关了解当事人资料的,同样按其介绍信并出示“聘请律师合同书”为准,由资料员代为查阅,并根据不同情况采取口头或书面方式给予回复。

第9篇物业管理公司档案管理制度

物业管理公司档案管理制度范本

一、物业管理公司档案管理规定:

1.公司各物业项目的档案资料规定由物业管理公司主管负责监督保管,由文员专职文件存档、注记工作。

2.有关物业管理公司验收档案、图则、业主及住户资料、管理制度、合约及附件设备设施及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档,文件柜要求上锁,未经主管许可,他人不得动用。

3.物业管理公司档案资料必须按公司规定要求存档,做到图有袋、文有夹,报告类文件编目录索引,档案类文件有存档文件清单及编号目录。

4.物业管理公司档案目录及存档文件清单每季度上报公司备案。

5.物业管理公司档案在历任主管调职、任职时应向公司或接任者办理移交手续、经确认后方可离任。

6.物业管理公司档案日常需经常使用部分应复印备份,原件存放在档案中不得随意使用。

7.因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的,需经主管书面确认,如有违反的作泄密处理。

8.公司将定期巡查上述规定所提及之要求落实情况,对不符要求的保管责任人将作适当处分。

9.物业管理公司档案资料因保管不当而导致遗失、泄密的,对物业管理公司有重大影响及损害物业管理公司公司利益的,公司将视情节轻重追究当事人责任,并保留追究其法律责任的权利。

二、物业管理公司保密规定:

1.在工作范围获有关的公司、物业管理公司内部资料,业主、用户单元和物业管理处员工个人资料及其内所载有的通信地址、联系电话、购/租合约及金额、特别条款、物业管理公司及公司内部情况、业主及用户个人情况等均属工作保密范围。

2.业主、用户及员工资料统一存放在办公室文件柜中,由专人负责注记及存档等工作,由物业管理公司主管每周审核,其他工作人员未经许可禁止查阅。

3.物业管理公司物业管理处文件柜备用钥匙由主管保管,主管及秘书因需告假时,经指定的授权人士,方可代为执行以上事务

4.应工作所需而放置于办公室、监控中心、大堂接待处的业主及业户联系电话、员工个人联系电话、地址等,必须隐藏放置,不得张贴于显眼处,不得外泄。

5.公司制定的各类物业管理公司规章制度及工作指引,由物业管理处统一保管,高级管理员以上级别人员可借阅,每次限时一周。实行借阅目的为指引员工培训,严禁任何形式的抄袭及复印。

6.发布的各类通知通告,应限定时效,过时收回。

7.员工应具有维护他人阴私权利的法律意识,主动为公司及业主保守秘密,对于任何人士不正常的打探行为,应坚决拒绝并向公司报告。

8.员工因执行保密规定不当,致使公司、业主、业户或管理员工利益受不良侵害的,公司将按员工守则有关规定从重处罚,并由当事人个人承担导致的全部法律责任。

三.物业管理公司档案资料:

1、物业管理公司验收档案:

1)土建、设备安装竣工资料;

2)设施设备之质检、消防、劳动局、公安及音像管理等部门验收合格文件;

3)机电设备保养合约;

4)公共区域设施设备验收记录;

5)公共区域设施设备移交记录;

6)单元验收及移交记录;

2、物业管理公司二次装修档案:

1)用户单元二次装修图则及审批手续;

2)二次装修期间管理处监督检查资料;

3、业户资料:

1)入伙情况记录;

2)业主情况登记;

4、物业管理公司管理文本汇编:

1)管理合同、管理公约、用户手册等统一装订成册;

2)物业管理公司各类管理规章制度及装修规定等;

3)物业管理公司各项管理分包合约;

5、物业管理公司设备维修保养类:

1)各类设施设备要有专门的维修保养制度及应急措施;

2)各类设施设备有独立的维修档案,及日常巡检维修记录;

3)主要部位如变配电间、监控中心、电梯机房等应有工作日记、交接班记录、巡视记录及人员进出记录;

4)物业管理处有用户维修保修单,维修后应有回访记录;

6、物业管理公司设施设备检测类:

1)变配电间要有供电部门定期电气测试报告记录;

2)电梯要有劳动部门合格证书及年检报告;

3)生活水箱要定期清洗并存记录,清洗后要有卫生部门水质检测报告,清洗工作应有有效体检证明;

4)避雷系统要有定期检测报告;

5)应有定期沉降检测报告;

6)消防泵、管道应有定期试机及换水记录,烟感及温感探头应有定期测试工作记录;

7)其它设施设备检测记录资料;

7、物业管理公司物业管理处运作类:

1)正式文件应用电脑打印操作,并有规定的电脑档号及存档目录记录;

2)物业管理公司管理费收缴情况

3)物业管理公司管理费财务报告

4)物业管理公司物业管理处运作报告;

物业管理公司物业管理处会议记录

*物业管理公司物业管理处值班记录

*保安值班记录

*设备值班与巡检记录

*管理工作计划与报告

*工程设备管理计划与报告

*物业管理公司物业管理处往来信函

*用户报修与投诉处理记录

*承包商维修或保养工作情况记录

第10篇a物业管理公司日常档案资料管理制度

物业管理公司日常档案资料管理制度

1文档管理人员专职负责管理处所有文件及资料的存档、收集和保管。

2任何人员借阅上述文件资料,须登记日期、用途、经手人及归还日期。

3属秘密文件的要妥善保管,不准散播其内容,不准给未经领导批准的人员翻阅,不准复印,不准带离办公室。

4职员、员工个人档案材料属秘密材料,他人无权翻阅,文档管理人员也不准将这些资料擅自给他人过目。

5文件资料等要朝廷合归档,归档要注意整齐,归档前要先把资料分类,无论是按字母顺序还是内容、按时间等形式分类,其目的都是为了查找迅速方便,因此都必须在档案夹里清楚的标明。

6要经常进行清理归档,以免资料堆积混乱,对过期的文件资料,要及时清理,无保存必要的材料,经领导批准可做销毁处理。

第11篇物业管理公司档案管理制度七

物业管理公司档案管理制度

一、档案管理总则

1、公司档案是指公司各个部门在从公司经营管理等工作中形成的具有保存价值的各种文字、图纸、照片、影片、录象、印刷品等原始记载,是公司管理工作的基本依据和有效凭证。

2、档案的管理工作是一门专业性的管理工作,是经营管理活动中的重要组成部分,各部门都要从公司整体利益出发,把档案管理工作纳入本部门日常工作程序之中,切实加强领导,部门负责人为本部门档案第一负责人。

3、各部门都必须贯彻执行集中统一人事档案的原则,采取有效措施,集中统一管理本部门的档案,以维护档案的完整、准确、系统、安全有效利用。

二、管理结构和职责

1、总办是公司档案管理的业务主管部门,根据工作需要,应组织筹建公司档案室,总办对其他部门进行业务指导。其主要职责:

①制定公司档案管理制度、办法、规范并指导、监督和检查各部门贯彻执行情况;

②对各部门的档案管理工作进行经常的检查、指导和交流,加强档案管理意识;

③组织培训各部门兼职档案管理员;

④负责公司级档案的收集、整理和集中统一管理并积极提供利用;

2、部门应根据本部门档案数量、使用频度、重要性等特点,设立部门内的档案柜或移交总办进行档案管理;各部门应按照规范设立档案管理岗位,并指定兼职档案管理员;兼职档案管理员负责本部门内的档案收集、整理和集中统一管理工作。业务上接受总办档案管理员指导。各部门的档案管理岗位是公司档案体系中最基层的业务结点,其基本职责:

①贯彻执行公司有关档案管理的系列规范,制定本部门档案工作各项实施细则;

②负责收集本部门内的档案材料,并进行系统整理、编目、科学排列,做到查找方便,为各项工作提供服务;

③在项目结束或特定时期向公司档案室移交档案。

三、公司档案归档范围和要求

1、公司档案的归档范围,按其性质划分:公司的各种证、照、卡、各种行政文件,各个项目相关的证件、手续、合同、图纸、竣工资料、验收资料、奖牌、荣誉证书等。

2、公司档案,由总办档案管理员收集公司在工作中形成的归档材料。部门档案,由部门兼职档案管理员分别收集本部门和本项目在工作中形成的归档材料,在项目结束或特定时期向总办移交;

3、会计档案由于其特殊性及重要性,会计凭证、报表、帐册等财务资料由财务部根据国家财政部的有关政策归档和保管;

4、归档的档案应齐全、完整、准确、系统;各种签证手续完备、字迹图样清晰;

5、本公司产生的和政府发文的各类归档材料都必须是原件;公司全体员工都应无条件按规定提交归档材料,任何人都不得将归档材料据为私有。

四、档案的管理

1、档案管理员对接受的档案应及时进行分类、编号并进行电脑录入;

2、档案保管必须有专用房间或柜子,房间或柜内保持适当的温、湿度,并应有防火、防虫、防盗等措施。

3、档案管理员应经常对档案进行保管状况检查。如发现问题除及时报告本部门领导外,应采取补救措施,以减少档案的损失;

4、档案管理部门应建立登记制度,对档案的接收、移交、借阅等方面进行登记;

5、各服务中心必须指定专人管理本服务中心的档案,并及时与总办档案管理员对接;

6、常用档案在使用中,档