GJB9001C文件控制程序(含表单)

文件一、目的为确保质量管理体系文件的适宜性和充分性，以及在文件的使用现场能够得到有效版本，防止作废文件或不适用的文件非预期使用，制定本程序。二、范围本程序适用于与质量管理体系有关的各种文件（包括部分外来文件）的控制。文件包括纸质文件和电子媒介。本程序规定了对公司与质量管理体系有关的文件的编制标识审批发放使用、保存、归档、作废和销毁等进行控制。三、职责(1)最高管理者负责批准《质量手册》及其他指定文件。(2)管理者代表负责审核《质量手册》，批准《程序文件》。(3)各部门领导负责批准本部门的操作文件。(4)质量管理部门是本程序的归口管理部门负《质量手册《程序文件的编制、发放和更改控制。(5)技术或科研管理部门是技术性文件的归口管理部门，负责科研及定型产品技术性文件（含图样、工艺）的编制、发放、更改控制和归档管理。(6)档案室负责归档后文件的管理。(7)标准化室负责有关国家标准国家军用标准行业标准和企业标准的归口管理。(8)产品图样、验收规范等技术文件的批准见《图样和技术文件的审签程序》。(9)各部门型号组应指定文件管理员负责本部门所接收的文件资料的管理与控制。四、工作程序1．文件的分类文件控制范围包括以下几类。1)与质量管理体系运行有关的文件(1)《质量手册>；(2)程序文件以及质量管理体系所需的管理文件；(3)记录及表格。2)与产品质量有关的的文件(1)产品图样、验收规范等技术文件；(2)工艺规程、检验规程、工艺技术文件等作业指导书；(3)技艺评定准则（如文字标准、样件或图示）。3)外来文件适用的法律法规、标准、上级公文、顾客、供方或协作单位提供的文件。2．文件的编制与编码(1)《质量手册>由管理者代表组织质量管理部门编制。(2)程序文件及质量记录、表格由质量管理部门负责编制。(3)定型产品技术性文件（含图样工艺）由技术或科研管理部门负责编制(4)质量管理体系所需的管理文件由相关的职能部门组织编制，文件的编制部门应保留编制（起草）人员的记录。(5)文件的标识和编码。Q/¤¤–#※※※–****/版本及修改次其中Q——企业标准代码¤¤——企业代码#——文件类别：管理手册类（纲领性要求）M，管理程序类（各类管理标准、规范）P，具体的管理操作规范类（包括技术标准、工艺标准、操作标准）W，管理制度类（各类规定、要求、规章）G，管理方案类（包括阶段性计划、专项方案）Z※※※——文件流水号，从001→002→003→顺次记录****——该版本文件发布年号版本及修改次——版本以大写英文字母A→B→C→顺次记录；修改次以数字0→1→2→3→顺次记录示例：质量管理手册Q/CO–M002–2010/B3，表示是CO公司的第2份管理性的手册，2010年发布B版本（B0），并已历经三次修订（B0→B1→B2→B3）。用于记录的格式文件是一种特殊的文件，由执行相关文件而产生，其编号统一为QR–###-※※※*，其中###——为标准条目号，※※※※——格式文件流水号，*为格式文件的版本号以大写英文字母A→B→C→顺次记录,格式文件的编号与记录的识别号统一。3．文件的受控版本与发放(1《质量手册>《程序文件“受控“不受控两种版本在公司内发放的文件“受控文件“受控印章向上级主管或友邻单位提供或其他用途发放而不收回的文件为“不受控”文件。(2)《质量手册>和《程序文件》由质量管理部门统一管理与发放。(3)图样及技术文件和产品质量形成过程中需要保存的文件的控制见《图样和技术文件的档案及管理程序》。(4)质量管理部门负责建立“受控文件清单”和“记录清单”。(5)文件发放办理登记手续，签字领用，发放表应有相关的领导批准，保留完整的发放记录以利追溯。4．文件的借阅与复制借阅与复制质量管理体系文件需填《借阅（复制）文件登记表复制受控文件时须注明复制份数，经管理者代表批准后由质量管理部门负责办理。领用人员要妥善保管，不得随意涂改、转借，调离本公司时必须办理归还手续。5．文件的更改(1)文件的管理部门应向文件的使用部门定期收集使用信息，并组织进行评审更改的必要性和更改后的适宜性，确定应更改内容，填写《文件更改单》。(2)文件更改的批准，一般由原批准人员执行，或依据第三章由相应负责人批准。(3)文件的管理部门应编制文件更改一览表，以记录文件更改情况。6．文件的回收作废(1)发放新版文件或换页更改时，必须同时从所有场合收回作废的文件或页次。(2)收回的文件应加盖“作废”印章标记，经批准后封存或销毁。(3)认为有保存必要的作废文件，应加盖“作废保留”印章予以标识。7．文件的管理(1)文件经拟制审批后，文件原稿应按规定归档或由文件编制部门负责保存。(2)文件应在适宜的环境下保存，防止损坏和丢失。(3)各部门应对与本部门管理有关的文件进行分类、标识、建立文件清单，便于查阅。8．外来文件的控制(1)直接引用的各类外部文件，由文件的归口管理部门负责人审批后方可使用。(2)标准化室负责对使用部门的国际标准国家标准部颁标准行业标准等外部文件是否为有效版本进行检查，及时更换过期文件，保证其现行有效。(3)外来文件由专人登记保管并标识。有关的法律、法规及国家或行业标准按原名称或代号进行标识，顾客提供的文件均用标记予以标识。9．文件的档案管理(1)有关产品的质量档案由档案室按文件归档范围及要求立卷归档。(2)文件归口管理部门对需归档保存的文件应及时归档保存。五、文件与记录1．相关文件(1)《质量记录控制程序》；(2)《图样和技术文件的档案及管理程序》。2．记录(1)文件发放、回收记录表；(2)文件更改通知单；(3)文件/记录借阅（复制）登记表；(4)受控文件清单；(5)文件／记录销毁记录、留用记录。文件审批信息单起草审查批准【文件密级标签】□绝密□机密□秘密□内部公开限制部门■内部公开无限部门□社会公开无限资料文件发布令各相关部门：文件《文件控制程序》（文件编号：Q/YC–P001–2013/A0）已经总经理批准生效，今予发布，自2013年月日正式实施。总经理2013-受控文件清单QR/423-001A序号文件名称文件编号发布日期实施日期备注编制人/日期：审核人/日期：批准人/日期：文件/记录借阅（复制）登记表QR/423-002A文件/记录名称申请部门文件编号申请人员申请原因：申请人/日期：管理者代表审批意见：审批人/日期：文件主管部门意见：审批人/日期：备注：文件／记录销毁记录、留用记录QR/423-003A文件/记录名称申请部门文件编号申请人员1.申请销毁原因：申请人/日期：3.管理者代表审批意见：审批人/日期：2.文件主管部门意见：审批人/日期：备注：文件发放、回收记录表QR/423-004文件名称文件编号版本发放记录回收记录备注部门签收日期数量签回日期数量文件更改通知单QR/423-005A保存期:三年通知单号发往部门