2016程序文件-记录管理程序

1目的保证质量和技术活动记录内容真实、完整、准确、规范和活动的再现。2适用范围适用于质量和技术活动记录的控制。3职责3.1技术负责人负责组织评审各种记录格式并予以批准。3.2质量负责人批准原始记录、检测报告的借阅申请。3.3综合业务部负责对记录的归档、保管、检索管理。3.4全体员工记录从事的工作和活动的记录。4工作程序4.1记录的分类4.1.1质量记录指检验检测机构管理体系活动中的过程和结果的记录，包括合同评审、分包控制、采购、内部审核、管理评审、纠正措施和预防措施记录、申诉和投诉记录等。4.1.2技术记录是进行检验检测活动的信息记录，包括人员培训考核记录、环境条件控制、方法确认、设备管理、抽样记录、样品管理、质量监控、检验检测的原始记录、检验检测报告等。4.2记录表格填写要求4.2.1记录应使用钢笔或不褪色笔填写，要求字迹端正、清晰。4.2.2应及时、真实填写原始记录，不得凭追忆事后补填或抄填。4.2.3检测原始记录应完整地记录规范、标准方法中规定的信息，包括检测条件、检测过程、计算公式、数据处理、检测结果、质控记录以及影响不确定度的各种因素，确保检测过程的可复现性。记录中还应包括检测人员和校对人员的签名。对于记录表式中无内容可填的空白栏，应用“/”标记。4.2.4检测原始记录不得涂改。当记录中出现错误需更改时，在错误处划二道平行线(不得覆盖原有记录的可见程度)，并将正确值填写在其右上方。对所有的改动应有更改人签名或盖章。4.2.5对于检测过程中的特殊情况和有必要说明的问题，应记录在备注栏内或记录表边旁。4.2.6检测原始记录对于关键数据修改还应填写《原始记录修改审批表》，经技术负责人审批后，试验人员才能修改数据。4.3记录编目和管理4.3.1各部门记录由部门按要求收集和传递，交资料员整理，填写《记录归档记录表》。4.3.2资料员按照记录分类及质量手册等要求，对记录进行编目和整理，建立档案。档案卷宗上有记录标识，记录归档时间和保存期限等。4.3.3资料员按检测时间顺序、检测报告编号对原始记录和检测报告等分类整理，归档保存。4.4记录保存4.4.1所有记录立档后由资料员存放在适宜的环境下并采取防火、防盗、防蛀、防潮等措施，避免记录的损坏、变质和丢失。4.4.2资料员根据不同记录制定明确保存期限。A内审、管理评审、不合格及纠正措施等质量记录保存期限为认证有效期；B委托检测协议书/合同、样品采集单、送检单、原始记录、检测报告等，保存期限为6年；C仪器设备档案保存期限至仪器设备报废或转出止；D人员培训、考核记录及业绩档案保存期限至该人员离开本检测公司止；E其它有关记录保存期限根据档案管理要求执行。4.4.3资料员妥善保管，执行《客户机密和所有权保护程序》。4.5记录借阅4.5.1在保证公正性和保护客户机密、所有权的前提下，可允许查阅和检索。借阅人须填写《文件复印/借阅审批表》经批准后查阅，查阅后立即返还，不得带走和私自保存。4.6记录销毁4.6.1保存期满需销毁的记录，由资料员列出《文件销毁登记表》，经技术负责人审核，总经理批准并指定监督人，在监督下销毁。4.6.2以电子形式存储的记录，按照《文件管理程序》和《数据控制程序》执行。5相关文件《文件管理程序》HXJC/B10-2016《数据控制程序》HXJC/B24-2016《客户机密和所有权保护程序》HXJC/B09-20166记录《记录归档记录表》HXJC/L-18-1《记录销毁登记表》HXJC/L-18-2《记录复印/借阅审批表》HXJC/L-18-3《原始记录修改审批表》HXJC/L-18-4 记录归档记录表编号：HXJC/L-18-1序号记录名称样品编号送交人接收情况备注归档人：校核人：归档日期：记录销毁登记表编号：HXJC/L-18-2记录、档案编号记录、档案名称处理及销毁原因申请人/日期批准意见签名/日期销毁记录记录复印/借阅审批表编号：HXJC/L-18-3申请人借阅日期年月日借阅资料名称归还期年月日借阅事由审批意见审批人日期年月日 原始记录修改审批表编号：HXJC/L-18-4