《Excel 2013数据处理与分析》第1章

Excel2013数据处理与分析第1章数据的输入人民邮电出版社本章内容数据的输入是Excel办公应用中很实际的问题。针对不同规律的数据，采用不同的输入方法，不仅能减少数据输入的工作量，还能保障输入数据的正确性。

基本数据的输入

有规律数据的输入

有效性数据的输入

利用记录单输入数据1.1行政与办公事务管理案例背景Excel中的数据类型包括数值、文本、日期、时间和公式等。在输入数据的时候，一般不需要特别指定其类型，Excel会自动地识别输入数据的类型。最终效果及关键知识点

1.1.1文本型数据的输入文本型数据是指字符或者数值和字符的组合。在本实例中，神龙办公用品公司销售办公文具，因此产品信息主要包括：产品编码、产品名称、规格、单位、采购单价、生产厂家以及销售单价等。1.1.2数值型数据的输入1.输入数字Excel2013默认状态下的单元格格式为常规，此时输入的数字没有特定格式。2.输入货币型数据货币型数据用于表示一般货币格式。如要输入货币型数据，首先要输入常规数字，然后设置单元格格式。3.输入以“０”开头的数字用户在编辑工作表时，尤其是在编辑员工档案或者产品编码时，经常需要输入以“0”开头的数据，但是直接输入时会发现Excel将自动省略有效数前面的0。如果要保持输入内容不变，可以先输入一个单引号“’”，再输入数字或字符。但是这种方法是把这些数字作为文本格式输入，这样一来就不能用自动填充功能进行填充。用户也可以输入常规数字，然后将其自定义为数字格式。自定义了内容的长度后，如果你输入的内容长度不够设定的位数，Excel就会在前面补上相应位数的“0”。使用这个方法既可以保留输入的“0”，同时又可以使用自动填充功能填充数据。1.1.3日期和时间型数据的输入日期和时间虽然也是数字，但是Excel把它们当作特殊的数值，并规定了严格的输入格式。日期和时间的显示形式取决于相应的单元格被设置的格式。当Excel辨认出输入的数据是日期和时间时，单元格的格式就会由【常规】数据格式变为相应的内部日期和时间格式。默认情况下，日期和时间在单元格中是右对齐的。如果Excel不能辨别输入数据的类型，则会把它作为文本数据格式处理。1.输入日期型数据Excel2013系统默认日期之间用斜杠“/”来分隔日期中的年、月、日部分。常规的日期表示方法是以两位数来表示年份的。如果没有输入年份，Excel则会以当前的年份作为默认值。如果用户对日期格式不满意，可以进行自定义。选中需要修改日期格式的单元格，按【Ctrl】+【1】组合键，弹出【设置单元格格式】对话框，切换到【数字】选项卡，在【分类】列表框中选择【日期】选项，在右侧的【类型】列表框中选择合适的日期格式，2.输入时间型数据在输入时间时用“：”来分隔时间中的时、分、秒部分。默认情况下是按照24小时制输入的。如果要以12小时制输入时间，则需要在输入的时间的后面键入一个空格，并且上午以“AM”或者“A”结尾，下午以“PM”或者“P”结尾。1.2有规律数据的输入案例背景如果输入的数据有规律性，则可利用Excel提供的填充功能简化操作，这样可以大大地提高工作的效率。最终效果及关键知识点：1.2.1填充序列1.填充数字序列在Excel表格中填写数据时，经常会遇到一些在内容上相同或者在结构上有规律的数据，例如1、2、3……对这些数据用户可以采用序列填充功能，进行快速编辑。在日常工作中，填充数据序列功能会经常使用，例如序号、员工编号、产品编码、出库单号等。这些数据如果逐个输入既费时又容易出错，使用填充序列功能将轻松解决这一问题。序列填充数据时，系统默认的步长值是“1”，即相邻的两个单元格之间的数字递增或者递减的值为1。用户可以根据实际需要改变默认的步长值，方法如下。切换到【开始】选项卡中，单击【编辑】组中的【填充】按钮，然后从弹出的下拉列表中选择【序列】选项，弹出【序列】对话框，用户可以在【序列产生在】和【类型】组合框中选择合适的选项，在【步长值】文本框中输入合适的步长值。2.填充文本序列在Excel中，有的文本内容中包含数字，因此也可以进行填充。即使文本中没有包含数字也可以填充，只是填充的都是相容的内容而已。1.2.2快捷键填充用户也可以使用组合键在多个连续的或多个不连续的单元格中同时输入相同的数据信息，首先选中连续区域或不连续区域，然后按【Ctrl】+【Enter】组合键就可以实现数据的填充。1.3有效性数据的输入案例背景为了在输入数据时尽量少出错，可以通过使用Excel的【数据验证】对话框来设置单元格中允许输入的数据类型或者有效数据的取值范围。默认情况下，输入单元格的有效数据为任意值。最终效果及关键知识点1.3.1自定义填充序列通过数据验证的序列方式定义数据类型的具体操作步骤如下。1.3.2自定义填充条件当数据验证中的条件为数字时，还可以设置有效数据的取值范围或取值长度。在单元格中输入了其他内容或者输入的数值超出了设定的条件时，Excel将其视为无效。例如本实例中产品编码的长度为8位，可以设置其数值长度，防止输入的数值超过或小于8位。1.4利用记录单输入数据案例背景当行数或者列数较多的时候，利用原始的方式输入数据会给用户带来很多的麻烦，例如常会出现串行或者串列等现象。如果利用记录单输入数据则可避免类似的情况发生。用户可以使用记录单功能添加数据内容。记录单自动记忆已经输入的内容，经整理形成的一先一后、基础和提取的关系。使用该功能不仅可以方便地添加新的记录，还可以在表单中搜索特定的记录。最终效果及关键知识点1.添加记录单命令将【记录单】按钮添加到自定义快速访问工具栏中的具体操作如下。