(高清版)GBT 26163.2-2023 信息与文献 文件（档案）管理元数据 第2部分：概念化及实施

国家市场监督管理总局国家标准化管理委员会IGB/T26163.2—2023/I 1 1 1 1 1 2 4 45.2文件管理元数据实施职责 4 5 56.2实体关系 5 67元数据实施相关概念 7 77.2继承关系 7.3元数据值重复使用 7.4元数据元素间的相互依赖关系 7.5可扩展性和模块化 8文件管理元数据模型 8.1元数据模型 8.2动态元数据模型 8.3元数据文件 9通用元数据元素 9.1标识类元数据 9.2描述类元数据 9.3使用类元数据 9.4预期事件类元数据 9.5既往事件类元数据 9.6关系类元数据 10.1元数据方案 Ⅱ 20 20 22 22 2211.3元数据捕获 11.4创建文件管理元数据文件 2411.6元数据作为文件管理控制工具 2411.7链接元数据 25 2511.10长期保存和存储格式 2611.11确保元数据长期管理 26 27Ⅲ本文件是GB/T26163《信息与文献文件管理过程元数据》的第2部分。GB/T26163已经发——信息与文献文件管理过程文件元数据第1部分：原则。——信息与文献文件(档案)管理元数据第2部分：概念化及实施。GB/T26163.2—2023/I——信息与文献文件管理过程文件元数据第1部分：原则。目的在于确立文件元数据管理 信息与文献文件(档案)管理元数据第2部分：概念化及实施。目的在于规定文件管理元本文件并不规定具体的元数据元素集，而是明确了需要满足文件管理要求的通用元数据种类。该方法便于组织根据自身文件保管期限内的文件管理业务需求，灵活选择具体的元数据元素。本文件以图表的形式规定了特定实施中元数据元素以及实体的不同聚合层级中使用的元数据。本文件定义了应本文件依据ISO23081-1:2017的基本原则，对文件管理元数据方案的核心概念进行了进一步的诠1GB/T26163.2—2023/ISO信息与文献文件(档案)管理元数据GB/T26162—2021信息与文献文件(档案)管理概念与原则(ISO15489-1:2016,IDT)ISO/IEC11179-1信息技术元数据注册系统(MDR)第1部分：框架(Informationtechnology—MetadataregistriISO23081-1:2017信息与文献文件管理过程文件元数据第1部分：原则(Informationanddocumentation—Recordsmanagementprocesses—MISO30300信息与文献文件管理核心概念与术语(Informationanddocumentation—Re-———IEC:http://www.electropedia.or2GB/T26163.2—2023/ISO3GB/T26163.2—2023/ISO45j)与业务系统负责人协调，确保1)建立有关元数据方案使用及其应用的培训项目，持续培训相关人员；应用于文件管理的系统需要元数据以支持文件或档案管理活动。元数据的务系统中来自业务环境的实体。实体有助于从文件的角度理解业务环境，但b)业务环境中的人员或者组织结构(行为主体实体);c)处理过的业务(业务实体);授权授权控制执行确保文件能作为业务和社会活动的证据形成和使用。文件管理元数据应能捕获6业务文件管类案卷组件业务规则法律(法规外部职能全宗群方针事务团队关系全宗7行为主体1行为主体2行为主体2行为主体1单份文件组合文件组合文件聚合图4聚合层级8GB/T26163.2—2023/ISO23081精确定义级次是非常重要的，这是因为：a)实体每个级次的元数据能是不同的，某些元数据是实体所有级次共有的，另外一些元数据可能是某个级次特有的；b)负责输入或输出文件的系统需要明确定义的级次信息，以便准确理解旧系统中的对象，并赋予其适当功能。以该种方式定义实体和聚合层级，对于元数据方案实施和长期管理具有重要意义。7.1.2实体类别聚合方案业务系统或文件应用软件中的实体类别方案表1和表4规定了同一实体类别内的层次关系方案。每个具体实施都有其独特的实体种类，这取决于该实施需要支持的业务过程。定义方案的目的在于：——便于在不同系统间共享有关业务环境的信息；——便于在不同业务系统间重复使用实体及其元数据；以及——便于在不同文件应用软件间迁移实体及其元数据。文件管理元数据的互操作性依赖于两方面因素：一是业务系统(包括文件应用软件)是否采用相同的实体类型和相同的元数据元素，二是特定软件系统中以特殊方式使用数据值所表达出的元数据语义。从文件的角度表示业务环境，需要注意以下重要议题。a)作为聚合、层级和分类结果的实体，可是其他实体物理或是逻辑的组成部分。例如，一份案件中的某份文档，一个案卷盒中的某份案件，一每个组织都宜有相应的规则，规定哪些实体能是其他实体的组成部分。b)不同的文件应用软件或是业务系统对于相同的业务环境可采用不同的表示，这取决于组织的独特要求。该方案仅呈现固定的聚合层级。必要情况下，具体实施可采用聚合层次。但是，当需要在不同系统间交换文件管理元数据时，宜采用一致的方式呈现实体固定聚合层次。表1提供了普遍实施的聚合层级，并且宜被视为是为互操作目的而定义的固定聚合层级。不同行政管辖区能使用不同的术语来指代聚合的层级。但是，各行政管辖区宜明确其术语与固定层级的映射关系。每个实体的聚合层级不一定是唯一对应的。例如，表1中的层级1能和表2(业务实体)中的层级1相对应，也能和表3(行为主体实体)中的层级2相对应。同样的，不同的实施环境能采用其偏好的专门名称来施环境能将其命名的实体层级明确映射到本文件中的特定层级，就能被视为可接受的实践。聚合示意示例1件体进行管理的2组贯的事务9GB/T26163.2—2023/ISO聚合示意示例3以物理或虚拟的形式链接的一组件，为组织或者业务活动提供证据。案卷中的件之间间，件要以正确的顺序排列在案卷中，作为者电子形式的4类以数字、字母、年代或者其他可识别顺序排合，或是源自相同职能、格式或信息内容的聚合或归档过程5某医疗单位形成的所有文件，或者某保险公司地区6合在一起形成集体记忆多个医疗单位形成的所有文件，或者致力于发展中国家基础设施建设的多个非政府机构形成的所有示例1品的实例2医疗单位规定的体检程序或是购买程序3为完成组织目标，由组织承担的主要职责。医疗单位的病人服务或科研管理4外部职能提供有关组织业务职能执行的更广泛的社会背景信息确保健康和社会福利示例1医生，或者生成心电图的心电图设备2团队的正式的或非正式的人员或职位的聚合医院的肿瘤专家组，法律事务所的数字权限专家组3部门4医院或者地区政府GB/T26163.2—2023/ISO23081-示例1规则出的前提和依赖条件2的一套正式的通用指令3注：与其他实体类别不同，授权聚合并不具低层级能继承高层级聚合的元数据。例如，案卷中的所有件能继承案卷的元数据。该种方法能确类案卷件件件案卷描述关系标识实体1:实体1:(如文件)实体2:GB/T26163.2—2023/ISO实体2的元数据包含有实体1包含的元数据，实体2的既往事件属性描述了有关实体1的元数据见图9。预期事件预期事件标识使用GB/T26163.2—2023/ISO关系预期事件图11使用类元数据b)处置(实施与该实体相关的鉴定决策的计划行动);c)长期保存(确保实体长期访问的计划行为);d)访问控制(变更该实体访问者和使用者的计划行动);当某计划行为发动时，在既往事件元数据中数据包括足够的信息用于判断实体的前一个状态。预期事件类元数据见图12。标识图12预期事件类元数据动的执行时间。该元数据可记录一系列行动。预期事件类元数据是一组相互1)授权：为行动提供法律或行政依据的授权或法规信息，通常与描述授权的实体相关。2)行为主体：和行动实施相关的行为主体信息，通常与描述行为主该类元数据记录实体及其元数据的历史版本记录、既往事件或其他行为的信息。对于每个发生事见图13。该类元数据具备的基本功能包括长期确保实体及其元数据的真实性。该类元数据通过记录实体及其元数据的形成信息，以及形成之后发生的所有重要事件信息来实现其基本功能。事件的重要与否则既往事件元数据中的大部分事件是预期事件类元数据中计划的行动执行产生的结果。当计划的行但是，事件也可能由计划管理行动之外的行动触发，既往事件元数据同样也可记录该类事件。a)某员工(行为主体)辞职；b)变更了实体描述；1)授权：关于为所采取行动提供法律或行政依据的授权或法规信息，通常与描述授权的主体2)行为主体：和事件实施或事件批准相关的行为主体信息，通常与描述行为主体的实体·事件标识符·事件关系预期事件图13既往事件元数据9.6关系类元数据该类元数据链接两个或多个实体。当关系作为单独的实体实施时，该元数据的目的仅指向专门的细节的关系实体。关系本身的信息包含在单独的关系实体中。以行为主体实体和类实体为例，说明二者的关系如图14。GB/T26163.2—2023/ISO关系或关系日期预期事件件长期可持续性的有效工具。组织和行政管辖区使用文件管理元数据需要投入必要的资源，以起草和所有定制的文件管理元数据方案，都宜集成在相关组织或行政管辖区内的a)元数据方案注册系统：此类注册系统是跨组织和跨行政管辖区边界的。此类注册系统从更高b)元数据元素方案注册系统：此类注册系统提供特定元数据方案中关于元数据元素语义的权威册系统是为便于准备对照表或映射不同社群定义的特定业务系统的映射。此类注册系统的用途在于满足组织内对互操作性的内部操作需求，以织都有能力对元素进行改进以及(或)为满足其自身业务要求，对专门的元素进行定义。组织的元数据a)指定要实施的实体(见第6章);b)指定包含的聚合层级(见7.1);GB/T26163.2—2023/ISOGB/T26163.2—2023/ISOGB/T26163.2—2023/ISOGB/T26163.2—2023/ISO23081-2:2021有关数字对象保存的议题已引起了众多研究领域的关注，特别是档案领域和数字图书馆界。这些文件管理元数据一般存储在元数据库中(见11.2.2)。所有的元数据，自身宜能转化为能再编辑的“存储中立”格式(不依赖于任何存储环境的格式),这样元数据就能不依赖嵌入文件管理元数据库系统功能中的专用代码。所有文件管理元数据宜能从专用格式中抽取出来，转化为特定元数据库选择的格一旦采用标准格式，进一步的决策是是否将元数据记录作为文件存储或将元数据嵌入文件(见封装策略要求在文件管理的关键节点，将和文件对象相关的元数据写入文件。封装策略的目的在将元数据存储到文件的技术包括将元数据嵌入文件头信息中作为其一部分。或是，组织可自行定文件及其元数据在新的业务中被不断使用，包括用于研究领域。每一次新的使用都赋予文件新的[1]GB/T5271.17—2010信息技术词汇第17部分：数据库[2]GB/T7408—2005数据元和交换格式信息交换日期和时间表示法[3]GB/T23286.1—2009文献管理长期保存的电子文档文件格式第1部分：PDF1.4[4]GB/T32010.1—2015文献管理可移植文档格式第1部分：PDF1.7ments