康师傅DMS管理员标准作业手册模板

DMS管理员标准作业手册文件类别:作业手册文件编号:撰写单位:饮品群营业本部版本:第1版生效日期:-机密等级:□机密▉通常累计页数:共7页核准审核制定李翼嵩TOC\h\z\t"标题1,1,标题2,2"1 目标： 32 DMS管理员架构和职责 32.1 架构 32.2 职责 33 DMS管理员职掌 33.1 EDMS订单处理： 33.2 EDMS用户管理 43.3 日常管理 44 DMS管理员人员培训、交接 44.1 DMS管理员培训上岗作业标准。 44.2 DMS管理员异动交接作业标准。 45 采购订货作业标准 55.1 采购提议： 55.2 采购订单录入： 65.3 采购收货： 115.4 付款核销、对账 136 经销商销售发货作业标准 146.1 经销商销售步骤概述 146.2 经销商销售订货作业标准 166.3 经销商打印送货单、捡货、发货作业标准 186.4 经销商回单确定作业标准 216.5 经销商收款、预收款、对账作业标准 226.6 经销商退货处理作业标准 257 经销商库存作业标准 277.1 库存盘点作业标准 277.2 其它出入库作业标准。 307.3 仓库调拨作业标准 317.4 换货处理作业标准 327.5 库存层别作业标准 338 价格、仓库、用户、权限、用户作业标准 338.1 经销商出货价格作业标准 338.2 经销商多仓库管理标准 338.3 多用户作业标准 358.4 销售区域、用户管理 379 DMS管理员DPI、KPI。 399.1 经销商DMS管理DPI 399.2 经销商DMS管理KPI 39目标：依据集团“若要富、先修路”发展战略和经营计划，要强化通路建设和培育，为经销商规模化提供更专业化支持，派驻DMS管理员于JBP+战略伙伴，驻点帮助JBP+战略伙伴使用EDMS系统做进销存管理工作。DMS管理员架构和职责架构职责驻点帮助JBP+战略伙伴使用EDMS系统做进销存管理工作。DMS管理员职掌EDMS订单处理：EDMS订单处理：确定交易用户账上余额依全品项订货标准创建经销商采购订单依业代转单创建经销商销售订单EDMS用户管理经销商和企业采购对账经销商和二阶批发商销售对账定时对经销商库存进行盘点经销商EDMS系统管理，为营业提供正确进销存数据经销商返利管理，士多批发商返利、DC送货奖励数据提供，返货接收、发放管理日常管理经销商盘点单留存保管经销商送货单留存保管送货按时率、正确率KPI管理DMS管理员人员培训、交接DMS管理员培训上岗作业标准。订单管理组主管对DMS管理员做企业相关制度、工作执掌、DMS管理员SOP方面培训。对DMS管理员做EDMS系统操作、进销存、库存状态方面培训。培训完成后，培训汇报及DMS管理员培训心得汇报营业本部，营业本部确定合格，DMS管理员即可独立上岗工作。DMS管理员异动交接作业标准。根据企业人资异动交接制度进行交接。异感人员对新进人员进行现场工作教导。留档相关单据及经销商EDMS系统权限移交。相关资产及硬件设备移交。交接清册需经销商/异感人员/新进人员共同签字确定。采购订货作业标准采购提议：提议人：业务组长。审核人：所长。打单人员：DMS管理员经过EDMS系统打单。见《单一：采购订单》(没有配置DMS管理员经销商，由业务所内勤经过SE打单)。采购提议数据起源：访问EDMS系统。查看《表一：三阶库存期间报表》。依据采购周期，安全库存系数（系统默认1.5，提议淡季1.2，旺季1.7），系统自动计算出每种产品提议采购量。订单标准：全品项出货标准，B类品项不少于要求个数（系统进行管控，少于要求个数，订单无法经过）。本张订单赠品金额不能超出该订单总金额42%。返利管控：DMS管理员对已结案并产生促销案号TP1、再来一瓶等，依据订货物项出货数量，合理安排货补针对封顶返利促销案。已货补金额，需记手工帐管理，并注意赠品金额不能超出封顶金额。不然超出封顶金额会造成用户冻结。指定时间段内指定时间段内销售量。数量少说明业代引单量不足。安全库存≈采购周期销售量*安全系数安全系数：旺季1.5~1.7淡季1~1.2采购提议=安全库存-期末库存采购提议=安全库存–期末库存图：1-1-1

采购订单录入：

图1-2DMS管理员依组长下采购单进行经销商订单处理。访问路径：EDMS系统–〉采购步骤–〉采购订单填写主信息：填写送货时间。选择送货地址。填写出货工厂工厂编号。填写库位。假如有需要特殊说明内容，填写在备注栏。填写明细信息：点击下表中第一个空行，产生输入框，输入框右侧出现有选择产品按钮。点击选择产品按钮，调出“产品选择”页面(见图1-1-2《产品选择》)，勾选需要出货主卖品，赠品后面处理。点击确定按钮，确定沟选产品。已经输入到采购单产品，能够经过删除产品编码来删除此品项。单价、金额和标箱数：这些栏位由系统自动显示和计算，不能修改，公式为：输入数量*单价=金额；标箱数是依据每一产品容积折算比自动计算，向上取整。产品编码输入或选择后，能够经过Enter键快速将焦点移位到数量处，直接输入数量。采购单界面产品，只有主卖品能够添加和删除，赠品添加和删除需要到赠品选择界面进行。选择好主卖品后，点存盘按钮。图1-2-2：《刷新价格、刷新促销：假如系统不能自动带出价格，或带出价格和现在价格实际实施价格不一致，请点击右上方刷新价格按钮。刷新价格后，界面上显示集团R3系统中最新价格，该价格保留到EDMS系统中。下次会自动带出。(注意：刷新价格只会刷新本订单中出现产品)点击刷新促销按钮，会取得该用户全部可用促销案相关信息，并保留在EDMS系统中。供后面自动促销和手工促销使用自动促销：当订单中主卖品有长短促时，点击该按钮，系统会自动计算长、短促赠品，并将赠品添加到表格中。手工促销对于再来一瓶、TP1等促销上限封顶促销案。需要操作人员手工选择促销案、促销赠品。点击右上“手工促销”按钮，弹出。图1-1-3：《促销赠品选择》窗口在《促销赠品选择》窗口中，选择可享受促销案。选中后，“赠品选择”栏会出现按钮，点击该按钮，能够选择赠品。选择赠品后，下方赠品列表出现产品，输入赠品数量，系统自动计算金额。点击确定后，完成赠品选择。图1-2

订单提交完成以上步骤后，点“提交”按钮。完成订单处理。提交订单会自动转成R3系统中报价单。该报价单经订单管理组审核经过，转成R3订单。R3订单在系统中进行交货后，交货订单能够同时回EDMS系统，由DMS管理员进行收货。

采购收货：到货后，仓管确定到货数量及产品层别(将生产月份写在产品名称后面)，经销商在纸面单据上签字盖收货章，DMS管理员见纸面收货单后立即在EDMS系统收货入库确定。路径：采购步骤—〉采购单入库，见图1-3-1《采购单入库汇总表》系统天天凌晨3：00会自动下载已经发货采购订单。用户天天打开采购单入库汇总表后就能够看到这些已经交货采购订单。DMS管理员根据纸面收货单单号(200)，找到系统中订单假如供给商发货单已到，但该界面中没有订单显示。能够点击“订单同时”按钮。输入发货单右上角号码（如：456001）后，能够得到该单信息。DMS管理员需要查对总金额和总数量和纸面收货单是否一致。假如不一致，则将该单作废，然后点“订单同时”按钮重新同时该订单。假如需要查看处理过订单能够经过查询按钮查看。图1-3-1《采购单入库汇总表》

双击汇总表中订单纪录或选中纪录后点编辑按钮，能够进入订单明细。见图1-3-2《采购单入库》假如经销商存在多个仓库，需要选择正确入库仓库(界面左上)。系统默认产品层别状态是正常品，DMS管理员需要将其改为实际月份层别状态。如：正常品-〉三月确定订单无误后，点“提交”按钮。完成全部产品入库动作。确定后纸面订单交由经销商指定人员保管。图1-3-2《采购单入库》

付款核销、对帐依据经销商付款凭证，在系统中做预付款作业。在预付款备注栏填写付款凭证凭证号码。收货后查对企业交货单号，做预付款核销，冲抵预付款。核销步骤以下：路径：采购步骤——〉付款核销依据销售单号(200开头单号)，查对纸面订单金额和付款核销中应付金额是否一致。一致，在“预付核销”栏位填写本单需要支付金额。勾选需要核销单据。点击核销按钮，完成该单据核销。假如核销金额和应付金额有差异，系统会提醒是否继续核销。完成核销后，本界面不在显示已核销单据。能够从付款查询界面、供给商对账单界面查看已经核销单据。每个月底列印已付款核销采购单据汇总，逐笔查对预付款及已核销付款金额，和企业查对R3对账单。4查对无误后R3对账单及EDMS对账单经销商需要签章（需以开户基础资料留档件相符）货补对账处理，每个月和经销商查对TP1\TP2\ZLYP手工帐。收货差异部分车队赔付，并在系统中做其它出库处理。对账单按月归档整理装订入册留存。经销商销售发货作业标准经销商销售步骤概述

A手工录入、编辑销售单，可选择赠品；保留订单可在销售订单汇总表中继续编辑，状态为“新建”；提交订单将转入发运单确定，状态为“提交”；勾选直接销售，然后提交订单，能够一步完成发运单确定、回单确定、收款核销全部步骤，状态为“结算”。B汇总表中为经销商未处理状态为“新建”销售单，可选择处理多张销售单，也可进入销售单明细逐一处理，编辑后保留，状态仍为“新建”，提交至发运单确定，状态为“提交”，作废所选择销售单，状态为“取消”。C发运单确定中可选择一张或多张发运单一起发运，也可进入发运单察看明细，修改发运数量后再发运。送货单打印：在此能够选择一张或多张发运单打印。提议打印三联：用户一联，经销商一联，营业所一联。营业所联要有用户签字。D回单确定，可选择一张或多张销售单一起确定，也可进入察看明细，并依据用户实际签收修改实收数量后再确定。E收款核销，输入实收金额和折让金额，核销销售单。实收金额表示一张订单实际收到货款，假如还未收齐货款，请不要核销，但能够保留。假如未收齐货款核销，则未收齐部分计入折让。核销后，无法修改该单收款信息。以下是销售步骤界面：单张订单连续步骤：用户假如勾选，则订单提交后，会自动进入下一个步骤。而无须退出目前界面，再进入下一步骤。适合于总是单张处理订单情况。

经销商销售订货作业标准二阶用户订单，由业务所转单，经销商签字确定后方为有效订单。DMS管理员进行系统录入动作。自营用户、一阶用户由经销商出具手写订单，签字确定后由DMS管理员进行系统录入作业。系统录入作业步骤以下：图2-2-1《销售订单》选择用户：点击用户选择按钮，查询并选择用户，在用户地址列表选择用户地址，输入产品前须先选择用户。用户余额：该界面显示销售用户余额情况。假如对该用户有预收款(预收款说明见收款核销)，该处显示预收款余额（还剩多少预收款）。仓库：假如该单销售需要从指定一个仓库中出货，能够选择该仓库，选择后。不管是输入产品编码还是选择库存产品，全部会默认成从该仓库信息。选择产品：可直接输入产品编码带出产品或点击产品查询按钮查询选择产品。选择产品时，要注意品项层别，依据先入先出标准，月份早层别优先出货。 若选择小单位产品则须在产品列表中选择单位，再选择出产品。 点击“确定”后，产品名称、单位和库存量自动带出。 点击“确定带搭赠”，全部产品出现两行，一行本品，一行赠品。修改数量和单价（自动带出销售价格），成交额=单价*数量。赠品：选择产品后，假如是赠品，则需要从赠品下拉框中选择赠品类型。键盘切换：使用回车键，可按从左到右、从上到下次序切换各输入框。删除产品：假如需要删除一个产品，只需要删除产品编码。则换行或进行其它操作，该行会自动删除。提交：点击提交按钮，将订单提交至发运单确定（状态为提交），锁定订单数量；若勾选直接销售再点击提交按钮，直接完成销售步骤（状态为结算）。在销售订单汇总表中，可选择多张订单，一次性提交。前单、后单：该界面能够同时或连续输入多张订单。输入过程中能够保留一张临时订单先不提交。并经过前单、后单切换不一样销售单。异常订单，应立即和营业组长沟通确定，如仍然不能处理，立即向订单管理主管汇报。原始订单要求按日期次序分类归档，日清月结。返还二阶批发商TP1、再来一瓶等，企业补货后依业务所签字版结案表单，第一时间返还二阶批发商；返货送货单要明确注明返还项目，二阶批发商要签字确定。

经销商打印送货单、捡货、发货作业标准DMS管理员进入“发运单确定”界面，能够看到全部提交订单。见(图2-3-1发运单确定汇总表)图2-3-1发运单确定汇总表首先点“打印”按钮，进入送货单打印界面。勾选需要打印送货单，能够同时勾选多张。见(图2-3-2送货单打印汇总表)图2-3-2送货单打印汇总表打印前，能够设置下列内容：抬头内容：送货单打印抬头信息。(默认显示“送货单(经销商名称)”)打印纸高度：系统默认打印纸高度为10厘米。假如用户打印纸高度不是10打印产品条码：对于一些有条码需求用户，能够选择打印条码。但要提前在产品基础资料中维护条码信息。参考：基础资料—〉产品产地：打印产品产地信息。使用期：打印产品使用期。打印产地、效期、生产日：有些地域，要求送货单含有产地、效期、生产日，能够配合前两项设置产地、使用期。假如需要生产日期，会打印出空白栏位。需要手工填写。勾选发运单后，点“打印”按钮，开始打印预览。见(图2-3-3送货单)图2-3-3送货单库管依据打印送货单进行捡货,捡货需依据送货单列印之品项、月份层别及数量。司机依据送货单所列印品项及数量查对装车产品是否一致，确定无误后仓管及司机在送货单上签字确定。库管要通知DMS管理员完成捡货、发运。由DMS管理员在系统中进行发运单确定。发运单确定后，库存将减去发运数量。捡货数量假如和送货单数量不一致。则需要通知DMS管理员修改发运数量。见(图2-3-2发运单)。图2-3-3发运单临时增加出货单品项，库管要立即和DMS管理员沟通重新制单。完成发运单确定后。假如还需要重新打印送货单。可在“送货单打印”界面进行打印。司机按出货单送货地址进行配送作业，严禁异地送货。用户依据出货单验收品项、数量、金额，如无差异，请用户在出货单上签字、盖章确定。如收货有差异，请用户在出货单上按实际收货物项及数量签收。假如用户现款现结，出于特殊考虑拒绝签收。可由司机注明“用户货已收”。

经销商回单确定作业标准经销商司机送货返回后，司机将用户签字回执单递至DMS管理员处。DMS管理员收到回执单,确定数量、金额是否无误后再和EDMS系统进行回单确定。当用户签收数量和发送数量不一致时，需仓管签字确定用户未收数量已经入库后,修改回单收货数量，再进行回单确定。见(图2-4-1回单确定)实收数量：回单确定中只能修改实收数量，不能修改品项。实收数量不能大于发运数量。大于则提醒用户修改。差异入库：实收数量小于发运数量时，相差数量返回库存(库存自动增加，不需要处理)，此为直退。直退：产品自动入库，假如需要调整，能够从库存管理中其它出库中作出库。(比如：货物丢失2箱，司机赔款。)则回单确定完后；在其它出库中出库2箱。出库原因填：司机丢失，已赔款。销退：假如用户收完货，再退货则为销退，销退可在销售退货中完成。备注：假如用户订单中有特殊注明信息，需要将这些信息填写在备注栏。回单确定总表：假如用户收货数量和发运数量相同。可在回单确定汇总表中选择多张订单，一次性提交。回单按用户别每个月进行分档处理.回单经销商处\营业所各留存一份,备查.图2-4-1回单确定经销商收款、预收款、对账作业标准DMS管理员收到经销商财务收款凭证（盖财务章）确定后并留存。对于有预收款用户，在系统中进行用户预收款。(图2-5-1预收款)在收款核销界面中进行预收款。预收款将作为用户余额，用于核销以后一笔或多笔订单。预收款操作步骤：点击“收款核销”界面左下方“预收款”按钮。弹出“用户选择对话框”，选择需要预收款用户。点“确定”。在预收款界面（下图），能够看到用户信息和用户目前余额。在“预收款金额”项：输入此次预收款金额。将收款凭证凭证号，输入到备注中。点“确定”完成预收款动作。用户目前余额增加，以后能够使用该余额核销订单。核销后，余额降低。在用户销售步骤中，相关单据中会自动带出用户预收款余额，以供参考。图2-5-1预收款对于完成回单确定订单，如完成收款动作或预收款动作，需要在系统中进行收款核销。见(图2-5-2收款核销)已回单销售单（状态为回单）进入收款核销汇总表。用户预收余额：指用户预收款，但还没有用于核销订单，以余额表现部分。本单应收：指回单确定销售金额。收款金额：假如用户直接对本订单付款，且已经接收到。则在收款金额栏位中填写实际收款金额，使用用户此次实收核销该订单金额。预收核销：假如用户有预付款给我们，则无须每张订单实际收款。在“预收核销”中填写本单应收金额，使用用户预收余额核销该订单金额。核销后，用户余额降低。存盘:保留修改，只是临时保留（状态为回单）。核销时：应收金额=收款金额+预收核销；假如不满足，系统会提醒用户是否继续核销。核销选中订单，完成销售步骤（状态为结算），可选择多条统计，一次性核销。已结算订单无法在销售步骤中查看，只能在销售订单查询中查看。图2-5-2收款核销每七天将出货单和收款凭证和经销商财务人员查对。差异立即处理。帐目查对单由经销商签字确定，存档备查。每七天将预收款及欠款二阶用户对账单进行列印，和二阶用户进行对账。如有差异依收款小票及出货单进行查对，立即做出调整。

经销商退货处理作业标准DMS管理员在接到经销商或业务退货通知后，在系统中列印退货单。由经销商签字确定后，司机至用户处将货物拉回仓库后。仓管需要确定退货入库数量和产品层别。对于过期产品，层别为不良，包装破损产品，层别为残损。确定后仓管签字并将退货单交至DMS管理员进行系统操作。如已将产品拉回，库管确定后采可进行系统补单。退货入库单操作以下，见(图2-6-1销售退货入库单)：首先选择退货用户、日期和仓库。输入或选择要退货产品，输入退货数量和单价，自动计算金额，此金额只影响毛利计算，退回到仓库库存成本根据此产品目前库存成本均价计算。选择产品入库产品状态层别。提交完成退货。退货后系统会提醒退货账款处理。是否转账上余额。(图2-6-2退货账款提醒)图2-6-1销售退货入库单图2-6-2退货账款提醒

经销商库存作业标准库存盘点作业标准DMS管理员每七天、每个月进行经销商仓库实地盘点，每七天周末为周盘要求抽盘1/3个品项，优先盘点A类品项；每个月月底对全部产品进行全方面盘点。盘点前先从EDMS系统生成盘点单。见(图3-1-1库存盘点单)。盘点单将库存全部产品库存列出，能够在每条统计最左栏勾选需要盘点产品。存盘后，只显示勾选产品来进行盘点。生成盘点单前，能够筛选盘点仓库、产品供给商、产品品类、产品状态。生成盘点单后，存盘前能够筛选产品品类、产品状态。存盘后，不能再改变盘点产品、盘点仓库、产品品类、产品供给商，存盘后，只能改变盘点数量和库存成本单价。盘点区分标准单位和小单位。库存盘点能够调整库存数量和库存成本。然后列印出盘点单(图3-1-2盘点单打印)。到仓库现场进行实际盘点，将实际盘点后数量填入盘点单中。如有盘亏和盘盈现象必需找出差异原因，并提出改善提议，写在备注栏中，以利后期查证。盘点单需经经销商用户签字盖章进行存档备查，存档时间为十二个月。DMS管理员将经销商签字盖章确定差异数量在EDMS系统中修改，确保帐实一致性。提交后，系统依据输入盘点数量和成本，改变库存数量和成本。盘点时，为确保盘点数据正确性，仓库和系统全部停止进行收发货操作。DMS管理员须和经销商仓管、业务组组长一起进行盘点实际操作。图3-1-1库存盘点单图3-1-2盘点单打印

其它出入库作业标准。当企业从其它工厂调拨品项直发经销商时，产生时间差异额时，先以其它入库方法将产品入库，后期和R3同时产生采购订单作废。成品领用及费用类订单也是以其它入库方法收货。在一张单据中，能够同时入库同一品项不一样单位产品；也能够在一张单据中，同时入库同一品项不一样产品成别状态产品，比如上图所表示。入库单价能够手动输入，库存成本改变参见：库存成本核实初始上线经销商使用其它入库方法收货。经销商代配送可用其它入库方法录入。当经销商有非正常销售产品出库（如职员福利、经销商交际领用）先列印出库单，经销商签字后再以其它出库方法出库。其它出入库单据存档保留，存档时间十二个月。

仓库调拨作业标准当经销商有多个仓库时,某个仓库产品不能满足所配送区域需求时,列印出调拨单，经经销商老板核准，两个经销商仓管签字，再凭核准调拨单从经销商其它仓库里调拨所缺品项,补充库存满足配送需求.

换货处理作业标准二阶经销商仓库内存在一些不良品需要集中处理时，需要先确定换货数量及品项，再列印换货单，经销商老板核准并签字后，再进行仓库按单换货。在一张单据中，能够同时换入换出同一品项不一样单位、不一样产品状态产品。换入换出单价能够手动输入，库存成本改变参见：库存成本核实。列印出换货单须保