物业公司采购管理制度

XXX物业管理有限公司诚信感恩精细协作超越采购管理制度为了配合公司推行的各管理处成本控制制度，使各管理处更好地规范管理，确保各管理处采购到高性价比的物资，使各管理处严格控制成本，现经总公司研究决定，采购任务由各服务处发起采购申请，总公司负责统一采购，因此特制订本制度：采购流程1、申请：服务处负责人发起采购申请，每月1-3号在微信群内提报当月采购计划（型号、规格须备注清楚，有特殊要求的附样图或介绍），紧急采购可单独追加，说明原因。2、审批：行政人事部对采购申请初审→唐总采购申请复审→李总采购申请终审，每月10号之前完成审批。3、采购：行政人事部每月11-15号集中采购，20号之前物资配送工作，紧急采购单独进行，特殊物资经李总授权后可自行采购，须索要相关发票以备报销。4、领用：服务处按需领用，做好入库、出库记录，品质部每月检查时抽查出入库记录、核对库存与台账是否相符。5、售后：服务处物品使用过程中发现物品质量不好/有瑕疵/故障/损坏等需要售后的情况，及时向行政人事部汇报，行政人事部与供应商进行沟通联系，对供应商售后服务质量进行监管、评价，涉及付费更换零部件的进入下一个采购流程。6、报销：行政人事部每月22、23号与各服务处核对物资采购明细（物资种类、数量、金额等），确认无误后联系供货商开具发票，行政人事部每月24、25号报销；服务处每月22、23号核对行政人事部提供的采购明细，发现问题及时沟通，服务处自行采购垫付的费用每季度末月24、25号报销。二、采购基本原则1、采购前搜集并建立可能的供应材料，接洽合格供应商，询价、比价、议价。2、采购必须遵循“三比”、“三保”原则。三比：比质、比价、比运距，按同质比价，同价择优原则采购。三保：保证计划时间要求，保证品种、规格、数量、质量等符合要求，保证成本低于预算。三、《物资采购管理制度》流程示意图服务处负责人发起采购申请服务处负责人发起采购申请审批（每月10号之前完成审批）采购每月1-3号在微信群内提报当月采购计划（型号、规格须备注清楚，有特殊要求的附样图或介绍），紧急采购可单独追加，说明原因行政人事部采购申请初审唐总采购申请复审李总采购申请终审行政人事部每月11-15号集中采购，20号之前物资配送工作，紧急采购单独进行特殊物资经李总授权后可自行采购，须索要相关发票以备报销领用服务处按需领用，做好入库、出库记录品质部每月检查时抽查出入库记录、核对库存与台账是否相符售后行政人事部与供应商进行沟通联系，对供应商售后服务质量进行监管、评价，涉及付费更换零部件的进入下一个采购流程报销行政人事部每月22、23号与各服务处核对物资采购明细（物资种类、数量、金额等），确认无误后联系供货商开具发票，行政人事部每月24、25号报销服务处服务处物品使用过程中发现物品质量不好/有瑕疵/故障/损坏等需要售后的情况，及时向行政人事部汇报报销报销1.服务处每月21.服务处每月22、23号核对行政人事部提供的采购明细，发现问题及时沟通2.服务处自行采购垫付的费用每季度末月24、25号报销《服务外包供应商选择》流程示意图包括但不限于电梯维保、消防维保、开荒保洁、工程施工、绿化养护等服务1.招标项目（预算金额≥2万元）分为：自行招标项目（2万元≤预算<5万元）、委托代理公司招标项目（预算≥5万）自行招标项目由企业发展部自行招标项目由企业发展部1.通知有意向的供应商2.审核报名供应商资料3.向合格的潜在供应商发送招标文件4.招标文件答疑评委选择自行招标项目：行政人事部、服务处、品质部或工程绿化部各1人（视招标内容而定）发售招标文件服务处：1.提供招标要求及标准2.起草合同企业发展部/工程绿化部按招标要求及标准审核行政人事部确定招标费用预算前期准备自行招标项目由企业发展部1.编制招标文件2.审核合同委托代理公司招标项目由企业发展部：1.审核代理公司编制的招标文件2.沟通招标形式、资格条件、评分要求、开标时间等内容服务处、行政人事部及公司员工均可推荐优质供应商委托代理公司招标项目由企业发展部1.发布招标公告2.通知有意向的供应商3.供应商报名4.审核供应商资格5.发送招标文件6.招标文件答疑（1、2、3、4、5由代理公司负责）委托代理公司招标项目：企业发展部或工程绿化部1人（视招标内容而定），服务处1人现场见证，参与意见现场评标现场评标自行招标项目由企业发展部：1.通知评委到场2.负责开标现场主持3.审核供应商资质、业绩4.统计评委评分5.公布评标结果签订合同委托代理公司招标项目由企业发展部：1.与代理公司沟通评标事宜2.审核供应商资质、业绩企业发展部签订合同行政人事部合同归档合同执行服务处对供应商合同执行情况进行监督管理企业发展部签订合同企业发展部签订合同签订合同签订合同行政人事部合同归档行政人事部合同归档合同执行服务处对供应商合同执行情况进行监督管理合同执行服务处对供应商合同执行情况进行监督管理 2.询价项目（预算金额<2万元）前期准备前期准备服务处编制服务外内容及标准，起草合同品质部审核服务外包内容及标准（涉及工程、绿化专业的工程绿化部参与审核）行政人事部对供应商进行审核后，根据服务内容及标准进行询价（涉及工程、绿化专业的工程绿化部参与询价）品质部合同审核（合同初审后进行合同审核程序，不再赘述）服务处/行政人事部推荐优质供应商（公司员工均可推荐）询价行政人事部：1.能够满足或高于公司提出的内容及标准、且报价最低的作为候选供应商，将情