成文信息管理程序

程序文件深圳市***实业有限公司文件编号HJT-QP-07版本A/0成文信息管理程序生效日期2024-03-01页码第2页共6页PAGE1成文信息管理程序编制：日期：审核：日期：批准：日期：副本分发：副本分发：□总经理□管理者代表□生产部□行政部□品质部□业务部□采购部□工程部1目的控制与质量管理体系有关的成文信息，予以妥善保护，确保需要时可获得并适用。2范围适用于文件的分类和编号、编写（创建）和审批、发放和检索、更改（更新）、保存和保密、以及外来文件和记录类文件的管理。3术语和定义3.1文件：信息及其载体，例如：记录、规范、程序文件、图样、报告、标准。3.2成文信息：组织需要控制和保持的信息及其载体。3.3规范：阐明要求的文件，例如：质量手册、质量计划、技术图纸、程序文件、作业指导。4职责和权限4.1文控室负责文件的统筹管理，负责编制并及时更新《受控文件一览表》。4.2总经理负责质量管理手册的批准，总经理或授权人负责文件发放范围及程序文件批准。4.3各部门负责本部门相关文件的编制和使用保管，部门负责人负责部门内部文件的批准。4.4文控室负责《质量记录清单》的编制，各部门按要求填写和保存相关记录。5作业程序5.1文件的分类与编号5.1.1文件分为以下各类：a)质量手册、程序文件和相关的作业指导书；b)技术文件（包括技术标准、图纸）和工艺文件（包括工艺规范、操作规程等）；c)检验、监测和计量、校准文件；d)外来文件（包括国标、法律法规等）；e)表格类文件，记录类文件（包培训计划、管理方案等）；5.1.2文件的编号和版本a)质量手册编号：HTW-QM-01，其中HTW为公司名称的英文简称，QM为质量手册，01为流水号。b)程序文件编号：HTW-QP-01，QP为程序文件，01为流水号。c)作业指导书及其他管理规定：HTW-SOP-01，SOP/SIP为作业/检验指导书，01为流水号。d)表格/记录/文档编号：HS-FM-001,HS为部门名称英文简写，FM为表格英文简写，001为流水号。e)初版为A，改后可能为B.C.D。。。。；表格类文件的版本也可采用以上类似方法。5.2文件的编写（创建）、排版与审批5.2.1质量手册由管理者代表编写，总经理或授权人审核，总经理批准。5.2.2程序文件由相关部门编写，总经理或授权人批准。5.2.3技术文件由工程部编写，主管工程师审核，工程部负责人批准。5.2.4工艺文件由生产部编写，会同品质部讨论修订，生产部负责人批准。5.2.4检验、监测和计量、校准文件由品质部编写，其部门负责人批准。5.2.5其他作业指导书由相关部门编写，其部门负责人审批。5.2.6表格类文件的编写和审批，参照其来源文件。5.3文件的发放、更改和领用5.3.1文件的发放文控室制定《受控文件一览表》，交总经理或授权人批准后，由文控室依清单复印相应份数，加盖红色“受控文件”印章进行统一发放，且在发放的文件上注明分发号，文件领用人应在《文件发放回收记录表》上签收。5.3.2文件的更改（更新）文件更改时，由更改申请者填写《文件申请单》，经原审批部门批准后进行更改（若其他部门人员进行审批时，需取得原审批部门相关背景资料），并将更改后的正稿及相应的《文件申请单》交到文控室，由文控室近建成投产发放清单进行发放，同时收回相应作废的文件，在《文件发放回收记录表》上做相应记录。5.3.3文件的领用当文件丢失、严重破损或其他情况需（重新）申请领用是地，由申请者填写《文件申请单》，经其部门经审审核及总经理或授权批准后方可领用。因破损而重新领用的新文件，分发号不变，并收回相应旧文件。丢失补发的文件应给予新的分发号，并注明已丢失的文件的分发号失效。文控中收做好相应发放签收记录。5.4文件的保存及日常管理5.4.1所有文件的原稿（包括纸质形式或电子形式）及其《受控文件清单》由文控室统一保存，作废文件的原稿应加盖“作废文件”印章，保存于文控室，其余作废文件由文控中收收集后统一销毁。5.4.2文控室负责编制并及时更新《受控文件清单》以反映文件版本最新状况。5.4.3使用人员不得在受控文件上涂画和更改，不准私自外借。5.4.4文控中每3个月对文件进行全面检查，检查文件有效性，发现问题及时处理。5.4.5品质部-文控室部随时关注组环境内外部因素的变化，及时组织更改相应的体系文件，每年定期对体系文件进行定期评审。5.5外来文件的控制5.5.1各部门负责收集相关法律法规、国家标准和国际标准的最新版本，原稿交文控室统一编号，外来文件直拉引用作为生产、检验、检定、实验、采购等依据时，需经总经理或授权人批准，原稿交文控室统一编号，相关部门领导用时需填写《文件申请单》，经行政/人力资源部批准后加盖“外来文件”章后进行发放，并作好签收记录。5.5.2针对上述外来文件，由文控室编制相应的《受控文件清单》，由统一管理并及时更新，其他外来文件的管理参见《知识管理程序》。5.6记录类文件的控制5.6.1记录的形式和填写要求记录的形式可以是卡片、表格、图表、报告，也可以提拷贝、磁带、软件或胶片。记录录应填写及时，内容正确守完整，字迹应清晰、能准确识别，签全名；不随意更改、涂沫，如发现数据填写错误，要用划线的方式进行更正，并签名、注明日期。5.6.2记录的收集、归档和保存文控室编制《质量记录清单》，填写记录名称、表格编码（包括版本）、保存部门、保存期限等相关内容、各部门及时收集、汇总体系文件规定的各类记录，保持顺序号或日期、页码的连续，其归档方式应便于存取检索，一般以活页夹来保存，每一活页夹内附有存放记录的清单，一般情况下各部门对记录每月进行整理一次，装订成集，设封面或在活页平侧面注明部门、记录名称及月份；每年进行一次总的归档，设封面或在活页夹侧面注明部门、记录名称及年份。5.6.3记录的保存（保护）和销毁各部门按《质量记录清单》中规定的期限要求保存记录，记录应保存在安全、干燥的地方，便于检索并注意做好防火、防虫蛀、防潮等工作，保持其可读性，有保密要求时，应按规定专门存放；记录不得随意销毁，过期的记录须经所在部门经理核实后方能处置。对列入公司知识库的记录管理见《知识管理程序》。5.7文件的保密5.7.1涉密成文信息以下成文信息涉及保密：公司未来发展动向和重大决策；员工薪资及档案；财务报表；顾客详细联络信息及其他公司要求的事项。总经理组织制定公司的保密制度，明确保密的级别和相应涉秘人员的权限。5.7.2日常管理公司各级管理人员涉密人员谨遵公司保密制度，妥善保管及慎重使用涉密成文信息，不得翻印，不得越级知密，不得泄密。5.8网络发布文件的管理5.8.1品质部-文控室设置文件的查阅权限（除本部门特定人员外，其他人员及其工作电脑只有“只读”权限），将相关文件发布于公司内部网络。品质部-文控室以（必须回复的提醒邮件等形式）将查询路径通