《电子文件管理能力体系+第1部分：通 用要求gbt+39755.1-2021》详细解读

《电子文件管理能力体系第1部分：通用要求gb/t39755.1-2021》详细解读contents目录1范围2规范性引用文件3术语和定义4缩略语5总则5.1电子文件管理目标5.2电子文件管理能力框架contents目录6电子文件管理能力要求6.1总体能力6.2组织运作能力6.3文件管控能力6.4信息服务能力6.5技术实现能力参考文献011范围标准规定内容该标准规定了机构电子文件管理的目标和机构开展电子文件管理应具备的组织运作、文件管控、信息服务和技术实现的能力。适用对象此部分适用于机构加强电子文件管理能力建设，并对机构电子文件管理能力进行检查评估和监督检查。1范围无论是党政机关、企事业单位，还是人民团体和其他组织，均可依据此标准进行电子文件管理能力的提升。目标导向：旨在帮助机构树立电子文件管理意识，科学有效地管理机构内部产生的各类有价值的电子文件，支持机构业务活动的有效开展，并保障电子文件的安全、有效和持续可读。通过明确范围，该标准为各类机构提供了一个通用的电子文件管理能力提升框架，有助于机构在信息化时代更好地管理和利用其电子文件资产。1范围022规范性引用文件通过引用其他相关标准或规范，可以确保《电子文件管理能力体系第1部分：通用要求》与其他标准或规范之间的一致性和准确性，避免出现矛盾或重复的情况。确保标准的一致性和准确性引用文件可以为《电子文件管理能力体系第1部分：通用要求》提供必要的补充和支持，使其内容更加完整、全面和具有可操作性。提供补充和支持引用文件的必要性国家标准如《信息技术安全技术信息安全管理体系要求》（GB/T22080-2016）等，这些标准提供了电子文件管理中涉及的信息安全方面的要求和指导。主要引用的文件类型行业标准如档案行业的《档案著录规则》（DA/T18-1999）等，这些标准规范了电子文件管理中特定行业领域的实践和要求。其他规范性文件包括政策文件、技术导则、最佳实践等，它们为电子文件管理能力体系的建设和实施提供了重要的参考和依据。注日期引用对于某些特定版本的文件，采用注日期引用的方式，即在该文件中明确指出所引用文件的名称、编号和版本号，以确保使用的是正确版本的文件。不注日期引用引用文件的应用方式对于持续更新或修订的文件，采用不注日期引用的方式，即只引用文件的名称和编号，不使用特定的版本号。这意味着在使用这些文件时，应关注其最新版本的内容和要求。0102影响实施范围引用文件的范围和内容可能影响到《电子文件管理能力体系第1部分：通用要求》的实施范围，需要在实施过程中予以关注。影响实施细节促进标准落地引用文件对实施的影响引用文件中的具体要求或指导可能影响到《电子文件管理能力体系第1部分：通用要求》的实施细节，需要在制定实施方案时加以考虑。通过合理引用和应用相关文件，可以促进《电子文件管理能力体系第1部分：通用要求》在机构中的落地实施，提高电子文件管理的规范性和有效性。033术语和定义在《电子文件管理能力体系第1部分：通用要求》中，明确了一些关键术语和定义，这些定义构成了理解和实施电子文件管理能力体系的基础。以下是对其中几个重要术语的详细解读：3.术语和定义3.术语和定义1.**电子文件管理（ElectronicRecordsManagement,ERM）**：01指的是在电子文件全生命周期的各个阶段，对其进行专门管理的一项活动。02这包括电子文件的形成办理、归档处理、保管维护和提供利用等全过程。03电子文件管理的目的在于支持降低管理成本、提高工作效率、支持业务办理、留存业务凭证、积累数字资产、保存信息资源、提供知识服务和传承历史文化。3.术语和定义电子文件是在机构业务活动过程中形成的，具有凭证、查考和保存价值的信息记录。它们以二进制数字代码形式存储，并可通过计算机系统进行读取和处理。2.**电子文件（ElectronicRecords,ER）**：3.术语和定义3.**电子文件管理系统（ElectronicRecordsManagementSystem,ERMS）**：3.术语和定义这是一个对电子文件的识别、捕获、存储、维护、利用和处置等进行管理和控制的信息系统。ERMS是电子文件管理能力体系的重要组成部分，它支持机构对电子文件进行高效、规范的管理。电子文件管理能力（ElectronicRecordsManagementCapability）：这是指机构及其人员管理电子文件的资源、工具、方法、知识和经验等的总称。它体现了机构在电子文件管理方面所具备的综合实力，包括组织运作、文件管控、信息服务和技术实现等多个方面的能力。这些术语和定义构成了电子文件管理能力体系的基础框架，为机构建立和实施电子文件管理能力体系提供了明确的指导和参考。通过理解和应用这些术语和定义，机构可以更好地管理和利用其电子文件资源，提高工作效率，降低管理成本，并支持业务发展和文化传承。3.术语和定义“044缩略语055总则5.1电子文件管理目标维护电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性确保电子文件在生成、处理、交换、归档、保管等全生命周期过程中保持原始性、未篡改且可长期保存。支持机构业务活动的有效开展通过科学有效的电子文件管理，提升机构工作效率，降低管理成本，并为业务办理提供便捷的信息服务。提供司法、审计证据服务确保电子文件能够作为法律证据和审计依据，满足合规性要求。传承历史文化电子文件作为信息时代的重要文化遗产，其管理对于保护和传承历史文化具有重要意义。技术实现能力关注于电子文件管理系统的技术架构、系统建设、系统运维与治理等方面，为电子文件管理工作提供稳定可靠的技术支撑。组织运作能力包括管理决策、组织建设、制度管理和运行管控等方面，是确保电子文件管理工作得以顺利开展的基础。文件管控能力涵盖电子文件的全生命周期管理，包括形成办理、归档处理、保管维护和提供利用等环节，确保电子文件的规范管理和高效利用。信息服务能力侧重于为机构内部和外部用户提供高质量的信息服务，包括服务规程制定、服务用户管理以及服务业务开展等。5.2电子文件管理能力框架065.1电子文件管理目标确保电子文件的有效管理通过实施科学的管理策略，使机构能够有序、高效地管理机构内部产生的各类电子文件。5.1.1目标概述支持业务活动的有效开展电子文件管理的目标是确保电子文件能够支持机构日常业务活动的顺利进行。维护电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性这是电子文件管理的核心目标，旨在保障电子文件的长期保存和利用价值。树立电子文件管理意识：通过培训、宣传等方式，帮助机构人员认识到电子文件管理的重要性，并树立科学的管理意识。科学有效地管理机构内部电子文件：通过建立完善的管理制度和流程，确保电子文件从创建、处理、交换、归档、保管、利用等全过程得到有效控制。支持司法、审计等证据服务：确保电子文件在需要时能够提供有效的证据支持，满足司法、审计等需求。提升机构文件管理治理能力：通过优化管理流程、提高管理效率等方式，不断提升机构在电子文件管理方面的治理能力。传承历史文化：电子文件作为信息时代的重要文化遗产，其管理目标还包括传承历史文化，促进社会数字记忆的留存和传播。5.1.2目标细化01020304055.1.3实现路径制定并执行电子文件管理制度01根据国家标准和机构实际情况，制定并执行一系列电子文件管理制度，确保各项管理活动的规范化和标准化。加强电子文件管理系统建设02建立完善的电子文件管理系统，实现电子文件的集中存储、统一管理、高效利用和安全保障。提升管理人员素质03通过定期培训和考核等方式，不断提升电子文件管理人员的专业素质和技能水平。加强与外部机构的合作与交流04积极寻求与外部机构的合作与交流机会，共同推动电子文件管理领域的发展与进步。075.2电子文件管理能力框架核心要素电子文件管理能力框架主要包括组织运作、文件管控、信息服务和技术实现四个核心要素。相互关联这四个要素相互关联、相互影响，共同构成了电子文件管理的综合能力体系。5.2.1总体结构管理决策制定电子文件管理的战略规划和政策，确保电子文件管理的有效实施。组织建设设立专门的电子文件管理机构，配备专业人员，明确职责和分工。制度管理建立完善的电子文件管理制度和规范，确保电子文件管理的规范化和标准化。运行管控对电子文件管理的全过程进行监控和控制，确保电子文件的安全、完整和可用。5.2.2组织运作能力业务架构建立科学的电子文件管理业务架构，明确各项业务流程和操作规范。资源管理合理配置和管理电子文件相关的各种资源，包括存储空间、数据备份等。业务开展按照规定的业务流程和操作规范进行电子文件的形成、处理、交换、归档、保管、利用等各项工作。5.2.3文件管控能力制定完善的信息服务规程，明确服务内容、方式和质量要求。信息服务规程对用户进行分类管理，提供个性化的信息服务方案。服务用户管理根据用户需求，提供准确、及时、便捷的信息服务，包括查询、检索、复制、打印等。服务业务开展5.2.4信息服务能力010203IT架构设计设计合理的IT架构，确保电子文件管理系统的稳定性和可扩展性。系统建设开发和实施高效的电子文件管理系统，满足机构对电子文件管理的各项需求。系统运维与治理对电子文件管理系统进行持续的运维和治理，确保其安全、可靠、高效地运行。0302015.2.5技术实现能力086电子文件管理能力要求全面规划能力机构需具备有效整合内部和外部资源的能力，以支持电子文件管理的各项活动和需求。资源整合能力风险控制能力机构应能够识别、评估并控制电子文件管理过程中可能出现的风险，确保电子文件的安全性和可靠性。机构应制定全面的电子文件管理战略和规划，确保电子文件管理的系统性、完整性和可持续性。6.1总体能力机构应建立科学的管理决策机制，确保电子文件管理的方针、政策得到有效实施。机构需设立专门的电子文件管理机构或岗位，明确职责和分工，形成高效的工作团队。建立完善的电子文件管理制度体系，包括文件形成、捕获、归档、利用、处置等各个环节的规范操作流程。机构应具备对电子文件管理全过程进行有效控制和监督的能力，确保各项管理制度得到有效执行。6.2组织运作能力管理决策组织建设制度管理运行管控业务开展机构应能够按照既定的业务架构和规范操作流程，高效、准确地处理各类电子文件。业务架构机构应建立合理的电子文件业务架构，明确各类电子文件的处理流程和管理要求。资源管理有效管理电子文件相关的各种资源，包括存储空间、数据备份、硬件设备、软件系统等。6.3文件管控能力制定完善的信息服务规程，明确服务内容、方式和质量标准，确保用户能够便捷地获取和利用电子文件信息。信息服务规程建立用户管理机制，包括用户身份验证、权限分配等，确保信息服务的安全性和可控性。服务用户管理提供多样化的信息服务方式，满足用户不同层次的信息需求，同时不断优化服务流程和提高服务质量。服务业务开展6.4信息服务能力系统建设开发和实施高效的电子文件管理系统，支持电子文件的识别、捕获、存储、利用和处置等全过程管理。系统运维与治理建立专业的系统运维团队和治理机制，确保电子文件管理系统的稳定运行和持续改进。IT架构设计设计合理的IT架构以支持电子文件管理的各项功能需求，确保系统的稳定性和可扩展性。6.5技术实现能力096.1总体能力战略规划机构应制定电子文件管理的战略规划，明确长期和短期目标，确保电子文件管理工作与机构的整体发展战略相一致。组织能力机构需建立有效的组织结构，明确各部门和人员在电子文件管理中的职责和角色，形成高效的工作流程。6.1.1战略规划与组织能力机构应为电子文件管理提供充足的资源，包括专业人员、技术设备、存储空间等，确保电子文件管理工作的顺利进行。资源配备机构应能够整合内外部资源，优化资源配置，提高电子文件管理的效率和效果。资源整合6.1.2资源配备与整合能力6.1.3制度建设与执行能力执行能力机构应确保各项电子文件管理制度得到有效执行，通过培训、监督、考核等手段提高执行力。制度建设机构应建立完善的电子文件管理制度体系，包括文件管理政策、标准、流程和操作指南等，确保各项工作的规范化和标准化。风险评估机构应定期对电子文件管理工作进行风险评估，识别潜在的风险和威胁，制定相应的预防措施。应对能力机构应具备快速响应和处理电子文件管理中出现的突发事件的能力，确保电子文件的安全性和完整性。6.1.4风险评估与应对能力106.2组织运作能力制定电子文件管理战略规划明确电子文件管理的目标、原则、策略和实施计划，以指导组织内的电子文件管理工作。确立电子文件管理的组织架构设立专门的电子文件管理机构或指定负责人，确保管理工作的有效实施。审批电子文件管理制度和规范对制定的电子文件管理制度和规范进行审批，确保其符合法律法规和组织实际需求。6.2.1管理决策建立专门的电子文件管理中心，负责统筹协调组织内的电子文件管理工作。设立电子文件管理中心根据组织规模和业务需求，配置相应数量的专职或兼职电子文件管理人员。配置专职或兼职管理人员定期组织电子文件管理人员进行业务培训，提高其专业素养和管理能力。加强电子文件管理培训6.2.2组织建设0102036.2.3制度管理制定电子文件管理制度建立完善的电子文件管理制度体系，包括文件形成、捕获、存储、利用、处置等各个环节的管理规定。实施电子文件分类方案根据业务需求和管理要求，制定电子文件分类方案，并对其进行定期维护和更新。建立电子文件安全保密制度确保电子文件在传输、存储和利用过程中的安全性和保密性，防止信息泄露和非法访问。01监控电子文件管理系统运行定期对电子文件管理系统进行运行监控，确保其稳定、可靠地支持业务活动。开展电子文件质量检查对电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性进行定期检查，确保文件质量符合管理要求。进行电子文件风险评估定期对组织内的电子文件管理工作进行风险评估，及时发现和应对潜在的安全风险。6.2.4运行管控0203116.3文件管控能力明确的业务流程建立完善的电子文件管理流程，包括文件的创建、接收、处理、存储、检索、利用和处置等环节，确保流程的规范化和高效化。合理的文件分类与命名规则制定科学的文件分类和命名规则，便于文件的识别、查找和利用，同时提高文件管理的效率。6.3.1ERM业务架构合理规划电子文件的存储空间，确保文件的完整性和可访问性，同时降低存储成本。有效的存储空间管理制定并执行定期备份和恢复策略，以防止数据丢失并确保业务的连续性。安全备份与恢复策略6.3.2资源管理6.3.3业务开展版本控制与审计对电子文件的版本进行有效控制，并记录文件的修改历史和操作日志，以便于审计和追踪。协同工作能力支持多部门、多用户之间的协同工作，确保电子文件在各部门之间的顺畅流转和高效利用。126.4信息服务能力定义信息服务是指通过收集、整理、分析和传递信息，以满足组织内部和外部用户的信息需求的过程。重要性6.4.1信息服务的定义与重要性信息服务是电子文件管理能力体系的重要组成部分，对于提高机构决策水平、促进业务协同、提升公共服务质量具有关键作用。0102通过有效途径发布和传播电子文件信息，确保信息的及时性、准确性和可获取性。信息发布与传播为用户提供信息咨询和解答服务，及时响应并满足用户的信息需求。信息咨询与响应整合机构内外的电子文件信息，实现信息的共享和交换，提高信息利用效率。信息整合与共享6.4.2信息服务的主要内容0102036.4.3信息服务能力的提升策略加强信息基础设施建设完善信息网络和系统，提高信息处理和传输能力，确保信息服务的稳定性和安全性。优化信息服务流程简化信息服务流程，提高服务响应速度和处理效率，提升用户体验。强化信息服务人员培训加强信息服务人员的专业技能培训，提高其信息素养和服务意识，确保提供高质量的信息服务。推进信息服务创新运用新技术和新方法，不断创新信息服务模式和手段，提高信息服务的智能化和个性化水平。提升电子文件管理的效率和水平优质的信息服务能够提高电子文件管理的效率和水平，降低管理成本，推动机构向数字化转型。支持电子文件的全生命周期管理信息服务贯穿于电子文件的形成、处理、交换、归档、保管、利用等各个环节，为电子文件的全生命周期管理提供有力支持。促进电子文件的广泛利用通过提供便捷的信息服务，推动电子文件的广泛利用和共享，实现电子文件价值的最大化。6.4.4信息服务在电子文件管理中的应用136.5技术实现能力能够根据机构的实际需求，进行系统规划和设计，开发出符合电子文件管理要求的信息系统。这包括系统的功能设计、数据库设计、界面设计等方面。系统开发能够将电子文件管理系统与其他相关系统进行集成，实现数据的共享和交换，提高工作效率。系统集成系统开发与集成技术架构与安全性安全性保障在系统设计和开发过程中，需要充分考虑数据的安全性，采取多种措施防止数据泄露、被篡改或损坏。这包括数据加密、访问控制、安全审计等措施。技术架构建立起稳定、可扩展的技术架构，确保电子文件管理系统的高效运行。这包括选择合适的硬件和软件环境，以及设计出合理的系统架构。系统运维负责电子文件管理系统的日常运行和维护，确保系统的稳定性和可用性。这包括系统的备份与恢复、性能监控、故障排除等方面。系统优化根据系统的实际运行情况，对系统进行优化和改进，提高系统的性能和用户体验。这可能涉及到硬件升级、软件更新、参数调整等方面。系统运维与优化14参考文献电子文件的重要性电子文件被视为国家的战略信息资源，是机构业务活动的关键证据，承载着数据和信息的核心价值。在信息时代，它们对于国家治理、经济运行、社会运转以及历史传承具有不可替代的作用。管理挑战与机遇随着电子文件数量的激增，如何科学有效地管理这些资产，确保其真实性、完整性、可用性和安全性，已成为机构面临的重要挑战。同时，这也为机构提升工作效率、降低管理成本、支持业务创新提供了难得的机遇。一、引言体系目标GB/T39755.1-2021旨在帮助机构建立并完善电子文件管理能力体系，通过明确管理目标、原则和要求，引导机构全面提升电子文件管理水平。核心能力模块二、电子文件管理能力体系概述该标准将电子文件管理能力划分为组织运作能力、文件管控能力、信息服务能力和技术实现能力四大模块，每个模块下又细化了具体的能力要求和评估指标。01021.组织运作能力：管理决策：机构应制