【档案信息资源开发利用探析3300字】

档案信息资源开发利用分析目录TOC\o"1-2"\h\u21420摘要 121449关键词：档案工作；信息资源开发；数字化 110981一、研究背景 115079二、关于我国档案信息资源开发利用的基本认知 114285（一）档案服务信息化水平有所提高，但智能化水平仍不足 113191（二）系统之间融合度不高，未实现全流程数字化 215754三、我国档案信息资源开发利用的对策建议 327293（一）档案利用服务：促进档案利用服务知识化 331228（二）业务流程：促进档案工作全业务流程的数字化 324648总结 4摘要随着互联网+、大数据等新兴技术在社会生产中的广泛应用，数字经济被上升到国家战略层面，许多政府部门纷纷进行数字化转型。在数字化转型的整体大背景下，档案工作也必须抓住机遇进行数字化转型，谋求自身长远发展。本次调研在发现现阶段我国企业档案信息资源开发利用存在问题，并提出相应的对策建议，希望能为要开展档案信息资源开发利用工作的开展提供参考意见。关键词：档案工作；信息资源开发；数字化一、研究背景数字化转型的背景下，作为部门业务基础支撑性工作的档案工作受到了很大冲击，档案管理的对象、方式、理念等都发生了翻天覆地的变化，档案部门必须适时抓住机遇，采取措施实现档案信息资源开发利用，只有这样，档案工作才能继续为各部门开展管理决策、科研创新等提供信息支撑，才能更好发挥档案工作的价值，避免档案部门被弱化和边缘化。2020年6月19日，中央档案馆馆长、国家档案局局长陆国强在专题讲座中要求，要加快厘清运用新一代信息技术实现档案管理现代化的思路举措。在档案事业发展十三五期间，档案信息资源开发利用已经在档案管理的某些环节、一些门类的档案管理中取得了突破性进展，档案工作全方位、全流程、全范围、深层次的数字化转型是“十四五时期”档案工作的重点任务。二、关于我国档案信息资源开发利用的基本认知（一）档案服务信息化水平有所提高，但智能化水平仍不足现阶段我国许多地区的政府部门主动适应信息社会的发展需求，购入数字档案管理系统，建立档案目录数据库、档案全文数据库，开发功能尽可能齐全的档案检索工具，积极探索应用现代信息技术提供档案利用服务的新方式。具体表现为，档案部门积极尝试建立档案门户网站、数字档案馆，为利用者提供更加丰富多样的档案信息，使利用者能够通过计算机方便地获取自己所需的档案信息，档案服务的信息化水平显著提高。官方档案门户网站、数字档案馆作为档案信息资源开发利用过程中重要的阶段性成果，极大地改变了档案部门的服务方式，使档案工作更好地为生产决策、转型升级服务。但是，档案服务的智能化水平却仍有很大的提升空间。很多时候档案系统返回的查询结果都不是十分符合用户的需求，检索系统在语义理解、机器学习方面仍需进一步改善。如今，人们在利用档案时，除了注重信息的时效性，希望及时获取自己所需的档案信息外，还希望得到的档案信息是经过综合加工的，而不仅仅是众多信息碎片的堆砌。在这一方面，目前很少有档案部门能够做到为用户提供价值高、知识化程度高的档案信息，更别说像其他搜索引擎一样为不能明确表达自己信息需求的用户推荐相关用户的查询结果，档案服务也不能通过大数据学习、用户行为分析主动向用户推荐可能感兴趣的档案信息。总体来说，档案信息服务仍然是被动的，是等待响应用户需求的，而不是主动向用户提供智能化服务。（二）系统之间融合度不高，未实现全流程数字化现代信息技术对管理决策产生了很大的影响，档案管理工作作为管理工作的一部分，也不可避免地受到了信息技术的影响，具体表现为不少都引入了档案数字化设备、电子档案管理系统。通过档案数字化设备可以将内现有的纸质文件转变为数字文件，而电子档案管理系统则可以用计算机来管理电子档案，实现档案管理某些环节的自动化。但是，由于档案工作的封闭性，在大部分电子档案管理系统都只是在档案部门内部使用，并未实现与其他系统的连通。对于其他业务办公系统内产生的电子文件，档案工作人员一般是等其全部流转结束后，再以某种方式将其放入档案管理系统中加以管理。在这种情况下，档案工作人员需要根据档案管理系统中的档案分类方案对业务系统移交过来的档案进行再次分类整理，使其符合档案管理系统的管理要求，这就造成了无意义的重复劳动。即使是在一些信息化程度较高、档案信息化工作做得比较好的单位，档案管理系统也没有完全与业务系统进行有效集成，档案管理系统接受的电子文件只是在业务系统中办理完毕的文件本身，对于文件在流转过程中是否发生某些变化、关于文件产生背景等方面的重要的元数据，档案管理系统却不能有效、及时地察觉，也不能将其与电子文件本身一起封装保存。而且，对于其他业务系统移交过来的电子文件，即使是存在明显错误审核后需要打回去重新整理，档案管理系统也不能直接通过系统退回。总的来说，档案管理系统与其他业务系统之间还是割裂孤立的，归档文件的数据格式、分类方案并没有在各个系统间进行有效统一，档案系统也不能与其他系统进行实时的文件传递，并未实现档案工作全流程的数字化。三、我国档案信息资源开发利用的对策建议（一）档案利用服务：促进档案利用服务知识化档案利用服务的知识化是档案信息资源开发利用过程中档案利用服务转型的第二阶段，它是建立在应用大数据、知识管理的相关理论和技术，为数字化后的档案信息资源添加知识标签，通过知识聚类将互相关联的档案信息集成在一起，开发档案中蕴含的显性知识，同时促进隐性知识的交流和共享的基础之上的。这个阶段档案利用服务提供的档案信息应该由浅显、粗加工的信息转变为经过深层次加工挖掘的更符合利用者利用需求的信息，也就是说利用者提出信息利用需求后档案部门返回的信息不再是大量、碎片化的，而是经过档案部门加工处理的更加系统、有条理的信息。而且，利用者可以根据自己的喜好选择检索方式，可以进行分类检索、全文检索、高级检索等。在这个阶段会建立数字档案馆，通过利用先进的信息技术对单位内部档案资源进行收集、整理、加工、提供利用，为利用者提供更加高效便捷的档案信息服务。（二）业务流程：促进档案工作全业务流程的数字化档案信息资源开发利用要求实现档案工作全业务流程的数字化，其中最重要的就是要实现档案管理系统与其他业务系统的连通。档案管理系统与各单位业务系统之间既是互相独立的，又是互相联系的。档案管理系统可以实现对单位内部需要归档的电子文件的收集、整理和存储，而单位内需要归档保存的电子文件来自于各个业务系统，是工作人员在利用业务系统完成工作的过程中产生的。在单位档案管理系统与办公自动化系统、财务管理系统、人力资源管理系统等系统之间建立统一接口，这样在这些系统运行过程中产生的需要归档保存的重要文件就可以直接导入到档案管理系统中，就不需要档案工作人员再对这些文件进行收集和手工录入了，大大减轻了档案工作人员的工作量，可以有效缩短归档时间周期，提高档案工作的效率。在业务系统与档案管理系统之间建立集成接口，有效推动业务系统与档案管理系统的融合，实现对业务流程中产生的电子档案的及时归档，目前主要有两种方式，一种是在业务系统中设置归档模块，这样业务系统中产生的电子文件经过归档模块的归档整理后，由集成接口转移到档案管理系统中进行长期保存；另一种是在业务系统中设置电子档案管理模块，电子文件的产生、归档整理和归档后的长期保存都在业务系统中完成。不管采取哪种方式，都要在业务系统中明确归档要求、归档格式、归档元数据方案、对电子文件的四性检测要求，将档案管理工作提前嵌入到文件形成阶段，这样可以有效减少档案工作人员之后的重复劳动。尤其是内部业务系统较多，在将档案管理系统与其他系统连通时，可以按照分批集成的原则，按照业务系统的成熟性进行排序，有计划地进行。通过业务系统与档案管理系统的集成，可以在线及时完成业务数据的归档，打破档案管理系统与业务系统之间的信息孤岛现象，档案系统可以及时为业务系统提供业务工作中需要的档案信息，助力完成创新发展和转型升级。总结档案信息资源开发利用是档案