物业公司文件管理规定

文件名称公司文件管理规定（一）制定办公室批准生效日期2013年月日公司文件管理规定（一）一、文件管理范围：公司文件管理包括公司所有各个方面的文件：对内、对外、纸质、电子、影音制品，以及外来的法律法规、函件、下发文件、公司对外提供的证件、复印件等等，也包括书写格式、审核审批、档案管理等，范围广泛，后续公司会根据实际情况制定相应的规定，陆续发布。二、文件分类1、内部文件:包括1.1内部行政公文:如决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、会议纪要；1.2事务文件:如计划、总结、方案、策划等，也包含财务报表、工资表等；1.3制度文件：如制度、办法、规定、质量体系文件、作业指导书、所有质量记录表格等；包含请假单等；1.4财务文件：各种单据等，按照财务管理、分类执行；2、外来文件：其他单位来函、通知、要求、法律法规文件等，包括集团公司发文；3、对外发文：如函件、投标书、报告、回复、告知、提示等，包含对集团公司发文、对业主的温馨提示、提醒、业主手册、防火责任书等；4、经济合同：包括公司与所有内、外单位、个体所签订的协议、合同等，如物业服务合同、委托合同、员工劳动合同、经济合同等，包括质保期内第三方工程施工合同。二、文件格式规定1、质量体系文件和记录表格按照已经颁布的式样执行，不得随意更改，执行体系文件的相关规定；2、决定、通报必须采用红头文件格式下发，按照公司统一的模板及相关规定执行；3、涉及行政管理的规定、制度、办法、规则等，必须在文件标题前加文件的制定、批准及生效日期栏，字体为四号楷体，批准栏必须为批准人签名，签名后下发各相关部门；见附件模板54、公司所有对内、对外文件除《业主手册》、财务报表、Excel表格外，必须有统一的页眉、页脚及页边距格式，格式如下：4.1页边距：上2.5厘米、下2.5厘米、左2.8厘米、右2.5厘米，页眉1.5厘米、页脚1.75厘米，页眉页脚文字为小五楷体、公司中文名称为五号楷体加黑，内容、logo内容等都应统一；页脚中包含文档的页码及页数，可参照本文本执行；直接将公司中英文字及logo标志复制即可，标志与文字之间的距离已经设定，请不要轻易移动。4.2标题：正标题字体大小：小三宋体字加黑,居中;副标题字体大小：四号宋体字加黑；稍微错后；也可以前面加破折线；正文：在标题下空一行空2格起书写，空行字体大小为小四，行文采用宋体小四号字，行距为1.5倍行距。如采用带有中文“一、二、三…………”或阿拉伯数字起段的,全部顶头,后续行文内容不允许超过起段的数字,参考本文档执行;结尾：根据文种的要求，结尾部分要恰如其分，注意表达工作礼节。(1)上行文：a.不要求回复的，可用“特此报告，请审阅”等；b.要求批复的，可用“妥否，请批示”等。(2)平行文：可用“特此函告”、“此致敬礼”等。结尾还包括名称、日期等落款，名称应写全称，日期采用中文年月日加阿拉伯数字。结尾和正文应有4---5行间距，稍微靠后；附件：采用宋体小四号字。附件内容另附文。标题书写位置：在正文结束后，另起一行空2格处起书写“附件：”，随后标明附件标题(加书名号)。如：“附件：《xxxx年度方针目标》”。4.3文尾：报告、请示、函件等一般带有文尾，在文件最后一页最下面，文尾用分割下划线和文档进行分割，与文档宽度平齐；全部采用下划线形式书写；关键词（主题词）：字体为楷体，四号，居左；词汇之间以逗号分隔；报（呈）送：字体为楷体，四号，居左；抄报、抄送单位：采用楷体四号字；无需抄报或抄送，则将抄报、抄送栏空出。签收及日期：函件必须要有签收及日期；关于文尾的规定除函件必须要有“签收人及签收日期外”，其他不做硬性规定要求，文尾格式模板见附件9。5、方案、合同、策划、责任书、总结等必须带有封面，样式如下：5.1投标方案、对外合同等模板：见附件模板15.2内部的方案、策划、总结等，见附件模板2；5.3记录、文件封面见附件模板3；5.4责任书封面见附件模板4；封面必须带页眉和页脚，字体大小、字体、按模板执行，对外的投标方案、上报集团公司的方案等可插入图片，要求美观大方。文件名称可竖排、也可横排，要求排版匀称美观。三、文件审批、审核规定1、内部文件：包括内部行政公文、事务性文件、制度文件1.1属于公司范围内、通用的行政公文、事务性文件、制度文件由拟定人（行政、制度文件一般由办公室员工、质量文件一般由综合部质量管理员）草拟，报部门经理、主管副总审核，最终必须经总经理审批后发放执行；属于部门范围内的，最终由部门经理审批执行即可；1.2作业指导书（经管理者代表审批）、质量记录表格为部门级文件，按照公司质量体系文件要求进行签字、审核；详见《XGMWY-QP-CX-01文件和资料管理程序》；流程图为：公司级文件审核审批流程公司总经理部门经理主管副总管理者代表草拟人公司总经理部门经理主管副总管理者代表草拟人填写人部门级文件审核审批流程部门经理经理助理部门主管草拟人填写人部门经理经理助理部门主管草拟人填写人主管副总主管副总管理者代表1.3关系到资金的事务性文件：如工资表、考核记录（表）、大宗采购计划(表)等审批流程如下：办公室主任理办公室主任理部门经理公司总经理综合部经理财务部经理部门经理公司总经理综合部经理财务部经理草拟人草拟人填写人1.4财务性文件：帐表、单据按照国际规范要求、公司财务规定执行签字审批流程；2、外来、对外文件2.1法律法规等规章性文件办公室负责统一收集及时更新，不需要审批，执行《XGMWY-QP-CX-01文件和资料管理程序》；2.2集团公司、上级行政机关、平级兄弟外单位来文（对公司）或公司对其发文的审核、审批流程如下：公司总经理主管副总部门经理接收人草拟人公司总经理主管副总部门经理接收人草拟人2.3集团公司下属部门、子公司、社区等针对部门来文（对管理处）或管理处对其发文的审核、审批流程如下：主管副总部门经理经理助理接收人草拟人主管副总部门经理经理助理接收人草拟人公司总经理公司总经理重要重大事件3、经济合同3.1所有往来经济合同必须成立评审组进行评审；3.2所有往来经济合同必须经总经理审批后生效；流程图如下草拟人公司总经理审核组评审主管副总草拟人公司总经理审核组评审主管副总四、文件存档规定另外具体制定本《管理规定》自批准生效之日起开始执行。附件：1、《对外投标方案、合同封面模板1》2、《内部总结、方案、策划封面模板2》3、《文件、记录封面模板3》4、《目标责任书封面模板4》5、《行政制度文件模板5》6、《一般事务性文档模板6》7、《一般的请示、报告文档模板7》8、《一般的函件模板8》9、《带有文尾的请示、报告、函件模板9》郑州兴国贸物业管理有限公司2013年6月20日1、《对外投标方案、合同封面模板1》：郑州兴国贸物业管理有限公司PROPERTYMANAGEMENTCO.LTD文件名称二零一X年X月公司地址：郑州市管城区东三马路152号联系人：xxx电话：**************2、《内部总结、方案、策划等封面模板2》郑州兴国贸物业管理有限公司PROPERTYMANAGEMENTCO.LTD文件名称部门：XXXXXXXXXX日期：XXXXXXXXXX3、《文件、记录封面模板3》郑州兴国贸物业管理有限公司文件记录文件状态在用文件存档郑州兴国贸物业管理有限公司PROPERTYMANAGEMENTCO.LTD文件名称部门名称存档日期 存档人文件所属时间段有效期4、《目标责任书封面模板4》郑州兴国贸物业管理有限公司文件目标责任书责任书编号郑州兴国贸物业管理有限公司PROPERTYMANAGEMENTCO.LTD2013年度工作目标责任书责任部门责任人 签订日期5、《行政制度文件模板5》文件名称公司文件管理规定（一）制定办公室批准生效日期2013年月日XXXXX管理制度（规定、办法）正文X。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。X。。。。。。。。。。。。。。标题行文。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。一、行文。。。。。。。。。。。。。。。1、行文。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。XXXXX下一行时不允许超过数字。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。1.1行文。。。。。。。。。。。行文。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。行文结束行。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。附件：《XXXXXXXXXX》郑州兴国贸物业管理有限公司2013年月日6、《一般事务性文档模板6》XXXXX文档标题-----XXXXXXX（副标题）正文X。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。X。。。。。。。。。。。。。。标题（顶头加黑）行文。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。一、行文。。。。。。。。。。。。。。。1、行文。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。XXXXX下一行时不允许超过数字。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。1.1行文。。。。。。。。。。。行文。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。行文结束行。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。附件：《XXXXXXXXXX》郑州兴国贸物业管理有限公司部门名称（或人名）2013年月日7、《一般的请示、报告文档模板7》关于XXXXXX的请示（报告）（尊敬的）XXXX公司领导（或职务名称）：正文X。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。X。。。。。。。。。。。。。。标题（顶头加黑）行文。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。XXXXXXX。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。行文。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。一、行文。。。。。。。。。。。。。。。1、行文。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。XXXXX下一行时不允许超过数字。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。1.1行文。。。。。。。。。。。行文。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。行文结束行。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。特此报告，请审阅！（妥否，请批示！）附件：《XXXXXXXXXX》郑州兴国贸物业管理有限公司部门名称（或人名）2013年月日8、《一般的函件模板8》关于XXXXXX的函XXXX公司（或部门、职务名称）：正文X。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。X。。。。。。。。。。。。。。标题（顶头加黑）行文。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。XXXXXXX。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。行文。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。一、行文。。。。。。。。。。。。。。。1、行文。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。XXXXX下一行时不允许超过数字。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。1.1行文。。。。。。。。。。。行文。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。行文结束行。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。特此函告！附件：《XXXXXXXXXX》郑州兴国贸物业管理有限公司部门名称（或人名）2013年月日9、《带有文尾的请示、报告、函件模板9》关于XXXXXX的请示（报告、函）（尊敬的）XXXX公司领导（或职务名称）：正文X。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。X。。。。。。。。。。。。。。一、行文。。。。。。。。。。。。。。。1、行文。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。XXXXX下一行时不允许超过数字。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。