文控工作流程(文件管理)

文控工作流程文件管理流程图权责部门相关文件使用表单描述审查建档保存分发销毁回收资料批准编号文件制订/修改/废止/接收收审查建档保存分发销毁回收资料批准编号文件制订/修改/废止/接收收各权责部门文控中心各部门主管文控中心管理代表文控中心文控中心管理代表《记录控制程序》《文件补发申请表》《文件变更申请表》《变更履历表》《外来文件接收登记表》《质量记录总览表》《文件一览表》《文件分发、回收记录表》各权责部门负责制订和申请文件变更，经各权责部门主管审批后，文控中心负责执行修改打印工作。文控中心负责文件编号。文件必须经权责人批准后才能发行。文控中心负责文件和资料的分发，回收和归档。1.受控文件：是指文件的制订、发行、修改、使用、回收、废止等作业必须经权责部门审批，按照ISO9001标准要求执行。保证使用的是有效版本。受控文件在本公司质量活动中具有法规性和强制性，不得随意违背其规定或要求。受控文件必须加盖蓝色“文件管制章”，不得影印。注：对于修改文件，一定要先将修改前的文件回收，才可发行修改后的文件；回收文件要记录于“文件分发，回收记录表”表中的回收栏里，并将回收的文件盖上作废章。2．本公司文件的制订、审批、修改及废止与收发控制职责表如下：专案序号文件阶别制订审查批准控制部门3.1.1一阶文件管理者代表总经理总经理文控中心3.1.2二阶文件各部门主管管理者代表总经理文控中心3.1.3三阶文件各部门部门课长管理者代表/或部门部长文控中心3.1.4四阶文件各部门随文件一并审核、批准各制订部门3.外来文件经签署后，由文件管制中心统一控制（登录、发行、回收、保存、销毁等）。3.1外来文件需经审核才发出，外来文件发出时要签收。外来文件可用目录式管理。3.2外来文件不可随便更改，如有更改，必须经权责人员签名认可4．程序文件分一、二、三、四阶，文件编号原则4．15.5.1质量/环境手册编号原则（一阶文件）：IC-QM-01 流水号 文件阶别（环境手册为EM） 公司名称缩写例如：环竟手册（IC-EM-01）质量手册（IC-QM-01）5．程序文件编号原则（二阶文件）：ICQP程序文件流水号（01～99） 文件阶别 （环境体系为EP） 公司名称缩写例如：环竟体系（IC-EP-01）质量体系（IC-QP-01）备注：（1）一，二，三阶文件若有禁版时，版本：以英文字母和阿拉伯数字表示（A0、A1……A5、B0、B1……B5，C0……）（2）页码格式为P/N。P为页次；N为文件内容总页数。（3）文件改版时，所有页次须重编。（4）文件标题：即为该手册或程序文件的名称。6．作业指导书/检验标准书/管理规定编号原则（三阶文件）：WI 流水号(001～999) 文件阶别（附件三）部门别（部门代码一览表）详细见《文件管理程》9/9页。6.1作业指导书/检验标准书若单页，编写项目包括：文件标题、文件编号、制订部门、制订日期、版本、页码、制订、审核、批准；若多页,须每页加盖文件受控章。部门代码及表单编号一览表部门名称部门代码表单编号部门名称部门代码表单编号总经理室100制造部500500～599财务部200200～269总务部600600～699业务部300300～399品质部700700～799文控中心400401～499工程部800800～8997．受控表单的编码原则（四阶文件）：IC—FORM- 版本 表单流水号（部门代码一览表）表单英文公司英文名称缩写备注：表单版本若有变更时，表单的版本从“A”开始，修订则更换为“B”，依次类推（但I、O、X字母则不予引用）。8．外来文件编号原则：□-□□□-□□□□-□□流水号接收年月（如：0901=2009年1月）接收部门代号类别代号备注：类别代号：A、质量、技术资料B、政府法规数据C、其它数据9．文控中心汇整表单后，将编号的表单记录“记录总览表”，分发各相关部门并定期依版本更换。10．修改文件需删去表单时，表单编号也随之删去，其余表单的编码不予更改，需增加新表单时从后开始编码。11．由文控中心负责全公司一、二、三阶文件之“文件一览表”的制制作，并定期分发相关部门。12．程序文件分发部门一阶文件：管理者代表（总务/人事）、业务部、品质部、制造部二阶文件：管理者代表（总务/人事）、业务部、品质部、制造部三阶文件：相关部门四阶文件：相关部门13．所有经文件管制中心发行的文件，必须盖篮色“文件管制章”，收文部门于“文件分发、回收记录表”上签收。若为修订或废止这份文件需如数收回原发行之文件直接由文管进行销毁，作为知识经验积累之用的回收之旧版文件和作废的原版本应加盖红色“作废”章。对外发行之文件（如提供顾客、供方）可不收回。对三阶文件（作业指导书/检验标准书）多工程的文件可单分发回收。14．有遗失文件情形或因工作需要，须请额外补发的文件时，应填写“文件补发申请表”经管理代表批准后，向文控中心申请补发。15.因顾客需要或教育训练所需的文件，须由所需部门填写“文件补发申请表”经管理代表批准后，才可办理发放。16．各部门在摘抄文件的内容作为学习、看板或宣传数据时，需经文管批准后，方可使用。17．外来文件须用于制造、检验时，由文控中心在适当位置加盖“文件管制章”，并登记在“外来文件接收登记表”上发行。18．文控中心应每季度将最新“外来文件接收登记表”和“文件一览表”送呈各部门核对文件版本。19．所有文件须根据需要随时申请修改。19．1文件修订、废止，可由相关部门提出，填写“文件变更申请表”，经原文件制订部门审查，管理代表批准，方可进行文件的修订、废止作业。必要时召集有关部门召开文件修改检讨会，商议文件修改事宜。对于三阶文件（作业指示书/检验标准书修订不需要填写“文件变更申请表”，变更的内容可直接在作业指示书/检验标准书中体现。19．2质量手册、程序文件/管理规定的修改，应将修订状况记录于“文件变更履历表”中，若该文件不合时宜时应予以废止。文件废止时原始