人员信息及档案管理制度

人员信息及档案管理制度第一章总则第一条目的和依据本制度的目的是规范和管理企业员工的人员信息及档案，确保信息的准确性、保密性和完整性，提高人力资源管理的效率和透亮度。本制度依据国家相关法律法规，结合企业实际情况订立，适用于全部员工的个人信息及档案管理。第二条适用范围本制度适用于全部在企业全职和兼职工作的员工，包含正式员工、临时工和实习生等。其他与人员信息及档案管理相关的事项，以本制度为准。第三条重要职责企业领导层负责人负责订立和监督执行本制度，并在必需时进行修订。人力资源部门负责人负责具体执行本制度的相关工作，并帮助各部门管理人员信息和档案。各部门负责人负责全面落实和执行本制度，并监督员工的信息和档案管理工作。第二章人员信息管理第四条信息手记新员工入职时，由人力资源部门负责手记员工的个人信息，包含姓名、性别、降生日期、身份证号码、联系方式等。入职时，员工需如实填写入职申请表，供应真实准确的身份证明文件和相关证件。员工的个人信息仅用于企业内部管理，严禁泄露或外传。第五条信息存储人力资源部门负责将员工的个人信息存入企业内部的人事信息系统，并确保信息的安全和保密。人事信息系统应设有权限管理，仅授权人员可以查看和修改相关信息。第六条信息更新员工有任何个人信息更改需及时自动向人力资源部门供应相关证明料子，并在人事信息系统中更新个人信息。人力资源部门在接收到更改信息后，应及时更新系统中的员工信息。第七条信息查询员工有权查阅本身的个人信息，但需提前向人力资源部门提出申请，并遵守相关规定。他人查询员工的个人信息需经过员工本人的书面授权，并符合相关法律法规的规定。第三章档案管理第八条档案建立每位员工进入企业后，由人力资源部门负责建立员工的档案，包含个人基本信息和工作经过等。档案的建立应包含员工的入职登记表、身份证明文件、合同、培训记录、奖惩记录等。第九条档案保管人力资源部门负责对员工档案进行保管，并订立相应的保密措施，确保档案的安全性和完整性。档案应保管在特地的档案室，存放需分类整理，并依照肯定的时间规定进行归档和销毁。第十条档案查询员工有权查询、浏览本身的档案信息，但需提前向人力资源部门提出申请，并遵守相关规定。他人查询员工的档案信息需经过员工本人的书面授权，并符合相关法律法规的规定。第十一条档案移交当员工离职时，人力资源部门应将员工的档案移交给离职处理部门，并在规定时间内办理相关手续。离职员工的档案应依照规定进行保管，不得随便销毁或外传。第十二条档案保密员工的个人档案属于敏感信息，严禁泄露、复制或外传，必需妥当保密。人力资源部门及相关人员需签署保密协议，并接受相应的保密培训。第四章违纪处理第十三条违纪规定员工在人员信息及档案管理中违反本制度的规定，包含但不限于供应虚假信息、泄露他人信息等，将会面对相应的纪律处分。违纪行为将会记录在员工的档案中，并作为员工评价的参考依据。第十四条纪律处分违纪的员工将会依据实际情况予以警告、严重警告、记过、记大过、辞退等纪律处分。纪律处分的具体方式和程度由企业领导层依据实际情况予以决议。第五章附则第十五条其他规定本制度如有需要进行修改或增补，需经企业领导层批准，并及时通知相关部门和员工。对于本制度中未涉及的情况，可依据实际需要由企业领导层进行解释和决议。第十六条有效性本制度经企业领导层批准后生效，并适用于全部员工。本制度的解释权归企业领导层全部。以上为《人员信息及档案管理制度》的规定内容，各部门和员工应严