第五章-秘书“办事”工作

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第五章秘书“办事”工作

第一节商务旅行

商务旅行也称为出差，是指商务人士以商务为主要目的，离开自己的常驻地到外地或外国进行的商务活动及其他活动。

一、商务旅行的交通方式二、商务旅行前的准备工作三、商务旅行期间秘书的工作

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第一节商务旅行

一、商务旅行的交通方式1.交通工具：飞机、火车、公共汽车、轮船和汽车等2.影响交通工具选择的主要因素（1）上司要去哪里——是国内旅行还是国际旅行。（2）上司旅行的原因——上司出访可能需要携带样品、材料或信息（3）上司停留的时间长短——对短期停留，需考虑旅行的速度。（4）参加团体旅行——团体旅行可能意味着不同的选择方式。（5）旅行费用——要受到预算或费用约束。（6）企业旅行政策——根据公司的规定，不同职级人员出差，可以乘坐的交通方式不同。（7）上司的个人喜好——了解上司喜欢何种交通方式。

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第一节商务旅行

一、商务旅行的交通方式

小苏是某企业总裁的秘书。这天总裁开完会后对小苏说，他今晚将与其他三位部门经理去.上海出差，让她订四张机票。“是头等舱吗?”小苏问。

“是的。”总裁回答。小苏赶紧预订了四张头等舱机票。当她把机票信息发给总裁后，总裁问她:“谁让你订四张头等舱机票?”

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第一节商务旅行

一、商务旅行的交通方式

小苏这时才明白只有总裁才有资格坐头等舱。于是，她又匆匆把另外三张机票换成经济舱。当她把机票信息发给其他三位经理时，其中一位经理问她:“你准备把总裁一个人孤零零地扔在头等舱里?"小苏不知所措，准备找办公室主任问问到底安排谁陪总载坐头等舱。思考:小苏订票的错误在哪几个方面?应该如何改进?

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第一节商务旅行

二、商务旅行前的准备工作

1.制定商务旅行计划2.订票3.订房4.预支差旅费5.准备商务旅行用品

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第一节商务旅行

二、商务旅行前的准备工作

1.制定商务旅行计划

要制订一份切实可行的商务旅行计划，秘书必须注意以下几点:（1）明确领导的旅行意图、旅行目的地、旅行时间、到达目的地后的商务活动计划等事项。(2)熟悉单位对不同级别员工出差待遇的有关制度规定，了解领导对交通工具及食宿的要求。(3)了解目的地交通情况和住宿情况。(4)至少拟订两个旅行方案，与领导共同讨论，最后选定最佳方案。

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第一节商务旅行

二、商务旅行前的准备工作

1.制定商务旅行计划

北京一家旅行社为了维系和客户的关系，并开展一些更有吸引力的旅游线路，决定派各区经理拜访合作客户。汪经理负责山东省，他计划从11月2日到4日拜访山东省济南市的三家客户:夏日旅行社、山水旅行社和青春国际旅行社。他要求秘书张弛制订一份商务旅行计划，以便做好出行准备。张弛编写了计划表，见表5-3。

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第一节商务旅行

二、商务旅行前的准备工作

1.制定商务旅行计划

思考:你认为张弛制订的这份商务旅行计划是否完善?还有哪些需要补充的内容?

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第一节商务旅行

二、商务旅行前的准备工作

2.订票订票前，要熟悉公司的出差政策；查询最新的列车时刻表；拟定几个乘车方案，与上司共同讨论，最后选定最佳方案。订票时，告知订票人员所订车票的车次，目的地，日期，以及座位档次（软卧、硬卧或硬座），并确认取票或送票的地点和时间。拿到票时，应仔细核对姓名、日期、航班或车次、座位和到达地点。

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第一节商务旅行

二、商务旅行前的准备工作

2.订房

预定房间一般可以通过旅行社预订；在网上预订；如果公司与宾馆有经常的业务往来，常见的预订方法是直接与宾馆方联系。预订时应提供住宿者的姓名、抵达时间和大概离开时间、需预订房间的类型及特殊要求，如需要标间还是套房，多少楼层等。预订后一定要拿到确认旅馆预订的传真或其他书面形式的证明，并及时回复酒店预订信息。办理妥当后，把确认信附在领导随身携带的旅行计划后面。这是一项很容易做到但是却十分重要的工作。请参考某酒店预订确认函。

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第一节商务旅行

二、商务旅行前的准备工作

3.预支差旅费差旅费一般包括往返路费及当地的交通费、食宿费以及其他可能的活动经费。4.准备商务旅行必需的用品商务活动文件资料,差旅相关资料,办公用品,个人物品等。

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第一节商务旅行

三、商务旅行期间秘书的工作

1.秘书不与领导一同出差时的工作2.秘书与领导一同出差时的工作

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第一节商务旅行

三、商务旅行期间秘书的工作

1.秘书不与领导一同出差时的工作

（1）上司动身当天的工作动身当天，不论上司是从公司走还是直接从家里走，都要安排好送站的车。动身当天，要最后检查一下火车或飞机的运行情况，特别是飞机因气候不佳而误点的情况经常发生，因此，如果是乘飞机的话，一定要向飞机场方面询向一下当天的航班情况。把上司送上火车或飞机之后，就要立即用电话通知对方接站的时间。特别是在改变原定的车次或航班的情况下，一定要将这新的变化告诉对方。

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第一节商务旅行

三、商务旅行期间秘书的工作2.秘书与领导一同出差时的工作如果是乘坐飞机，上司一般是坐头等舱，秘书坐经济舱；如果是乘火车出差，秘书一般不要挨着上司坐，但为了方便工作，秘书一般是坐在上司的斜对面（或斜后座）；在汽车里，上司坐后排司机后面的座位，秘书坐在司机旁边。但是，无论是哪种场合，都要以方便工作为主。

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第一节商务旅行

三、商务旅行期间秘书的工作2.秘书与领导一同出差时的工作

到站时，秘书要提着行李先下车或飞机。如果对方有人来接站的话，就要先找到对方接站的人。找到对方接站的人之后，不要自作主张地代表上司向对方表示感谢，而是先把上司介绍给对方，由上司出面表示感谢。只有当对方也是秘书来接站的情况，自己才可以向他（她）表示感谢。

第五章秘书“办事”工作

第一节商务旅行

三、商务旅行期间秘书的工作2.秘书与领导一同出差时的工作当上司与对方寒喧的时候，秘书要适当离他们远一点，注意回避。但是，上车后和开始正式会谈时，就不能显得太呆板了。有时上司们谈得十分投机，也许会有说不完的话，在这时，为了按预定的时间进行活动，秘书一方面要向上司示意时间已经过了，同时也要注意提醒对方的秘书。到了出差的最后一站，就要向公司汇报出差的情况，在这时，一定要附带说明这里有多少行李，以便届时公司好派车来接站。

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第二节商务宴请

商务宴请是指为了保持联系、交换信息或洽谈生意，借用餐的形式所进行的一种经常性的商务活动。一、宴会类型二、宴会的礼仪三、宴会的准备工作四、商务宴请的程序

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第二节商务宴请

一、宴会类型

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第二节商务宴请

商务宴请是指为了保持联系、交换信息或洽谈生意，借用餐的形式所进行的一种经常性的商务活动。一、宴会类型二、宴会的礼仪三、宴会的准备工作四、商务宴请的程序

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第二节商务宴请

二、宴会的礼仪

1.餐前礼仪适度修饰。总的要求：整洁、优雅、美观。一般而言，男士可穿套装，并剃须。女士则应穿时装或旗袍，并化淡妆。准点到场。严格地讲，抵达过早或过晚，均为失礼。各就各位。到了以后要在接待桌上签名，向主人打招呼，对其他宾客笑脸相迎。在正式的用餐活动中，一定要按照指定的桌次、位次就座。

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第二节商务宴请

二、宴会的礼仪

1.餐前礼仪

积极交际。在用餐前稍事等候时，不要忘记尽可能地进行适当的交际活动。要问候一下主人，联络一下老朋友，主动与邻近来宾交谈、自我介绍，不要把自己封闭起来，不与他人交流。倾听致辞。在正式宴会开始前，主人与主宾大都要先后进行专门的致词。当宾主进行致词是务必洗耳恭听、专心致志。

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第二节商务宴请

二、宴会的礼仪

2.餐桌礼仪（1）吃得文雅。进食时，应小口进食闭起嘴咀嚼，不要发出声响来。夹菜、舀汤时，动作要轻，如汤过热，可先盛入碗内待稍凉后再喝，不要对着汤碗吹气，也不要吸着喝。吐出来的碎骨应放在自己面前的小盘中，不要直接吐到台布上。（2）不去布菜。进餐时可以劝人多用一些，或是品尝一下某道菜肴，但不要擅自做主，主动为他人夹菜、添饭。这样做不仅不够卫生，而且还会让人勉为其难。

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第二节商务宴请

二、宴会的礼仪

2.餐桌礼仪（3）不挑不捡。在夹菜时，先拣离自己最近的菜下箸，较远的菜应等主人或同座客人表示请用后再下箸。夹菜时不要在碗碟里乱翻找，要是夹起菜来发现不合心意后再放回去，则更是失礼之举。（4）不要吸烟。不论用餐地点有无规定、主人有无要求，在用餐时都应自觉做到不吸烟，免得污染空气、有损他人健康。当他人向自己敬烟时，不应接受，但也不必对其进行指责。

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第二节商务宴请

二、宴会的礼仪

2.餐桌礼仪（5）不清嗓子。用餐时，千万不要清嗓子、擤鼻涕、吐痰，等等。此类举止不但有碍观瞻，而且也会倒人胃口。（6）不乱走动。没有必要的话，在用餐时不宜离开自己的座位去四处走动或乱串访友。客人用餐完毕，一般不要先离席，应等其他客人吃完。不得中途退席，主人没有宣布结束，即使吃饱了，也不能擅自离席。如确有急事，要向主人说明原因，表示歉意，同时要向其他客人示意，方可离席。

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第二节商务宴请

二、宴会的礼仪

2.餐桌礼仪（7）辅餐具的使用。牙签。水杯。湿巾。（8）散席时，客人要向主人等致谢意，然后握手告别。并与其他客人告别。

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第二节商务宴请

三、宴会的准备工作

1.确定日期和时间时间的安排应充分考虑主、宾双方都较为合适这一因素，有时若实在难以兼顾，理所当然的应从宾客的方便着想，一般不宜安排在对方的重大节日、重要活动之际或有禁忌的日子。确定正式宴会的具体时间要遵从民俗惯例。在国内外举办正式宴会，通常都安排在晚上。秘书还要根据上司的提议确定时间，并征求上司的同意。

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第二节商务宴请

三、宴会的准备工作

2.确定地点并预订座位用餐地点的确定要根据宴请的规格选择酒店的档次。除此之外，要选择环境优雅、通风良好、设施完善的用餐地点，对于交通方便与否也要高度加以关注。确定了用餐地点后，秘书要根据宴会的人数提前预定座位3.确定宴请人员秘书要根据宴请的性质、目的、主宾的身份、双方的关系和惯例，草拟出席名单，最后由上司确定。

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第二节商务宴请

三、宴会的准备工作

4.确定菜谱主随客好。选菜的依据主要是宾客的口味喜好，可以点中餐特色菜，具有本地特点色的菜肴和本餐馆的拿手菜等。另外，还必须兼顾来宾的饮食禁忌。搭配合理。包括荤素搭配，营养构成搭配、时令菜与传统菜肴的搭配以及菜点与酒品饮料的搭配，力求合理。营养平衡。西餐要讲究主菜配菜、海味肉食的协调，中餐应荤素搭配，南北口味搭配。量力而行。按照经费的预算，合理确定菜肴的品种、数量与价位等。

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第二节商务宴请

三、宴会的准备工作

5.确定桌次和座次（1）桌次的排列第一，由两桌所组成的小型宴请，如果是两桌横排，其桌次是“以右为尊”，以左为卑。这里的右与左，是面对正门的位置来确定的。

两桌横排时的桌次排列方法12两桌竖排时的桌次排列方法12

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第二节商务宴请

三、宴会的准备工作

5.确定桌次和座次（1）桌次的排列第二，由三桌或三桌以上的桌数组成的宴请，通常叫多桌宴请。在确定桌次是除了要注意“面门定位”、“以右为尊”、“以远为上”三条规则之外，还应兼顾其他各桌距离主桌，即第一桌的远近。通常，距离主桌越近，桌次越高；距离主桌越远，桌次越底。这项规则称为“主桌定位”

。

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第二节商务宴请

三、宴会的准备工作

（2）座次的排列

761234512345桌排列是的桌次排列方法之一多桌排列是的桌次排列方法之二

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第二节商务宴请

三、宴会的准备工作

（2）座次的排列

21375468121091113多桌排列是的桌次排列方法之三

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第二节商务宴请

三、宴会的准备工作

（2）座次的排列

12345678主位第二主位（女主人）

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第二节商务宴请

三、宴会的准备工作

6.制作并发送请柬请柬的行文中，通常必须包括活动形式、活动时间、活动地点、活动要求、联络方式以及邀请人等项内容。规范的请柬正文示范一：

谨定于2012年1月5日下午18时整于本市金龙大酒店芙蓉厅举行集团公司成立20周年庆祝酒会，敬请届时光临联络电话（010）68689999备忘

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第二节商务宴请

三、宴会的准备工作

6.制作并发送请柬

规范的请柬正文示范二（被邀者与邀请者名称单独分列）：尊敬的蒋勤先生：为欢迎林源先生的到来，谨定于2011年12月21日晚19点在友谊宾馆迎宾楼举行宴会。恭请光陪光明集团公司总经理李达

2011年11月23日星期三

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第二节商务宴请

6.制作并发送请柬

小林是一家软件公司的秘书。一天，总经理要约见某合作单位的经理，让小林帮助联系。小林拨通了对方电话:“王经理您好!非常感谢您在上个季度对我们销售工作的支持和帮助，我们总经理想跟您谈谈今后继续合作的事，您看什么时候方便，咱们一起吃个饭?”对方说:“对不起，你是哪位?我听不出来。”

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第五章秘书“办事”工作

第二节商务宴请

6.制作并发送请柬小林这才想起来介绍自己:“啊?我是谁?我是xx软件公司的林秘书呀。”然后继续说道:“这个周五晚上您方便吗?我们总经理在迎宾楼请您。....那好，就这么说定了!周五晚上见。”思考:1.秘书小林邀请王经理的过程有什么不妥之处?2.你认为在邀请客户或合作单位的领导用餐时应注意哪些问题?

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第五章秘书“办事”工作

第二节商务宴请三、宴会的准备工作7.布置宴会现场（1）气氛营造。（2）桌椅摆放。（3）注意细节。

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第二节商务宴请

四、商务宴请的程序

1.迎接客人2.入席3.致辞4.敬酒5.交谈6.散席

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第三节开业庆典组织与服务

一、开业庆典的筹备工作

1.成立开业庆典筹委会 庆典筹备工作委员会负责人一般由公司的副总担任，重要的开业庆典可由总经理担任，成员由公司各部门经理或副经理担任，根据庆典规模大小、任务多少，一般下设宣传报道组，会务接待组，现场筹备组，后勤保障组，安全保卫组，礼仪、文艺演出组等若干小组，各小组具体分工、各司其职、紧密协作。2.确定庆典活动主题 举办方应当根据举办庆典活动的具体目的以及社会环境、人文环境等因素来确定活动主题。

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第三节开业庆典组织与服务

一、开业庆典的筹备工作

3.确定时间与地点关注天气预报，选择阳光明媚的良辰吉日。选择主要嘉宾和领导能够参加的时间，选择大多数目标公众能够参加的时间。考虑周围居民生活习惯，避免因过早或过晚而扰民。选择地点时，一般来说应设在企业经营所在地、目标公众所在地或租用大型会议场所。

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第三节开业庆典组织与服务

一、开业庆典的筹备工作

4.进行宣传铺垫，提升庆典活动效果 企业可以选择有效的大众传播媒介，在报纸、电台、电视台等进行集中的广告宣传，内容一般包括企业的整体形象、功能及即将开业的信息；庆典活动的举办日期、日期、规模和方式等。5.拟订邀请宾客名单，提前呈送请柬

一般来讲，邀请来宾的范围包括：政府领导。上级领导。社会名流。新闻记者。同行人士。社区代表员工代表。

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第三节开业庆典组织与服务

一、开业庆典的筹备工作

6.确定关键仪式人员，并及时通知传达开业庆典红的关键仪式人员包括主持人、致贺词人、致答词人、剪彩人员、揭牌人员、挂牌人员等。

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第三节开业庆典组织与服务

一、开业庆典的筹备工作

7.拟订开业庆典程序主持人宣布庆典活动开始。宣读重要领导、嘉宾名单。宣读贺喜单位贺信或是贺喜单位名单。来宾代表致贺词。主办方代表致答词。剪彩或揭牌或挂牌（同时鸣鞭炮、敲锣鼓、放彩带、飞鸽、气球等）。酌情安排宴请或文艺演出。留影、题字等。

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第三节开业庆典组织与服务

一、开业庆典的筹备工作

8.安排各项接待事宜和工作人员分工安排专人负责签到、接待、剪彩（或揭牌）、放鞭炮、摄影、录像、扩音等有关礼仪服务。这些人员应在庆典前到达指定岗位，并安排专门的接待室。重要来宾应由公司负责人亲自接待。入场、签到、剪彩、宴请、留言等活动均需提前安排好专人领位。9.制作经费预算一般有租场费、印刷费、会场布置费、茶点费、礼品费、文具费、邮费、电话费、交通费等。

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第三节开业庆典组织与服务

一、开业庆典的筹备工作

10.做好会场布置。典礼台的背景布置条幅拱门红地毯花篮签到处调试音响设备

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第三节开业庆典组织与服务

一、开业庆典的筹备工作

11.做好其他准备工作节目的排练。做好典礼各方面物品准备，如相机、笔记本电脑、车辆、企业或组织的宣传册、剪彩的彩球、剪刀、手套、托盘等物品。做好礼品准备。

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第三节开业庆典组织与服务

二、开业庆典的组织实施1.典礼前检查典礼前检查包括：人员检查、物品检查、资料检查、礼品检查、会场检查。为了提高检查效率，工作人员可以提前制作检查表。2.接待签到（1）停车接待。停车场安排专人负责指挥车辆排放。（2）正门接待。由公司主要负责人与礼仪小姐在正门接待来宾，引领入休息室。（3）服务接待。由服务小姐安排落座。

第五章秘书“办事”工作

第三节开业庆典组织与服务

二、开业庆典的组织实施3.剪彩或揭牌在开业庆典中往往会举行剪彩或是揭牌仪式：（1）剪彩的方法人员确定。剪彩人员一般应由公司领导和嘉宾中地位最高人士、知名人士、主管部门负责人、上级领导担任为宜剪彩程序（2）揭牌的方法 揭牌人走到彩幕前恭立，礼仪小姐双手将开启彩幕的彩索递给对方，揭牌人目视彩幕，双手拉动彩索，使之开启。全场目视彩幕，鼓掌、奏乐。

第五章秘书“办事”工作

第三节开业庆典组织与服务

二、开业庆典的组织实施4.典礼的结束工作组织参观生产、经营、服务现场，进一步展示组织新形象。通过座谈会和留言簿的形式广泛征求意见和建议。宴请招待，要特别做好媒介人员和知名人士的招待工作。向嘉宾发放宣传材料和赠送有特殊标记的纪念品，增加纪念活动在公众中的持久影响。做好嘉宾的送别、感谢致意等工作。

第五章秘书“办事”工作

第四节新闻发布会组织与服务

新闻发布会是政府、企事业单位、社会团体或个人把部分新闻机构的记者召集在一起，宣布某些信息，并就这些信息让记者提问，由专人回答问题的一种活动。新闻发布会是单位与公众沟通的例行方式。一、新闻发布会的筹备工作二、新闻发布会的组织实施三、新闻发布会的会后工作

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第四节新闻发布会组织与服务

一、新闻发布会的筹备工作

1.确定开会必要性和会议议题2.确定会议时间和地点3.确定主持人和发言人4.确定被邀请记者的范围5.准备发言提纲和相关资料6.制作经费预算7.布置会场

第五章秘书“办事”工作

第四节新闻发布会组织与服务

一、新闻发布会的筹备工作

（1）时间选择首先，发布会最佳时间通常在周二至周四的上午10时至12时、下午3时至5时左右。新闻发布会一般情况下时间也不应过长。半小时左右为宜,最好不要超过一个小时。其次，避免周未或假日。第三，要避开重要的政治事件和社会事件。第四，如果要请外国记者，应注意避开外交部、国台办、和国务院新闻办公室等部门的发布会和记者招待会。

第五章秘书“办事”工作

第四节新闻发布会组织与服务

一、新闻发布会的筹备工作

（2）地点选择。可选择在本企业，也可以选择租用大宾馆、大饭店，还可以考虑选择首都或有影响的大城市等。

第五章秘书“办事”工作

第四节新闻发布会组织与服务

一、新闻发布会的筹备工作4.确定被邀请记者的范围要综合考虑一下因素：1）新闻发布会的主题是什么？2）新闻发布会的内容传播范围需要多大？3）新闻发布会涉及的行业是什么？4）某媒体（记者）的社会形象、受众口碑怎样？5）是否需要借发布会之机改善和提升本企业或组织与某媒体（记者）的关系？

第五章秘书“办事”工作

第四节新闻发布会组织与服务

一、新闻发布会的筹备工作

5.准备发言提纲和相关资料（1）发言提纲。（2）新闻通稿。（3）背景材料。（4）声像材料。

第五章秘书“