合同及付款管理制度

合同及付款管理制度第一章总则为规范公司合同及付款管理流程，确保合同的合法性、合规性及付款的高效性，特制定本制度。通过明确各部门职责、操作流程及监督机制，保障合同管理的透明性和付款的及时性，从而维护公司的合法权益和经济利益。第二章适用范围本制度适用于公司全体员工及各部门在合同签署、履行及付款过程中涉及的所有活动，涵盖合同的起草、审核、签署、履行及付款申请、审批、支付等环节。第三章法律依据本制度依据《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国公司法》、《中华人民共和国会计法》及相关法律法规制定。同时，结合公司实际情况与行业标准，确保制度的科学性与可操作性。第四章制度目标1.确保合同文本的合法性与有效性，防范法律风险。2.规范付款流程，提高付款效率，降低财务风险。3.明确责任分工，促进部门间的协调与配合。4.建立监督机制，确保制度的落实与执行效果。第五章管理规范第1节合同管理1.合同起草各部门在签署合同前，应根据业务需求起草合同文本。合同的内容应包括：合同主体、合同标的、数量、价格、履行期限、违约责任等基本条款。合同模板应由法务部门审核并提供。2.合同审核合同起草完成后，应提交法务部进行审核。法务部需在三个工作日内完成审核，审核内容包括合同的法律合规性、条款的合理性及风险评估。3.合同签署合同审核通过后，需由相关负责人签署，并在合同上盖章。签署合同前，需确认对方主体的合法性及资信状况。4.合同履行合同生效后，各部门应按照合同约定履行相关义务，定期对合同履行情况进行跟踪与记录，确保合同的顺利执行。5.合同变更与解除如需对合同进行变更或解除，须由法务部审核，变更或解除合同需经双方协商一致并签署书面协议。第2节付款管理1.付款申请合同履行后，相关部门应根据合同约定提出付款申请，填写《付款申请表》，并附上相关合同、发票及其他必要的证明材料。2.付款审核财务部在收到付款申请后，应在三个工作日内进行审核，审核内容包括合同的履行情况、发票的合规性及付款金额的合理性。3.付款审批付款审核通过后，需提交相关负责人进行审批。审批人需确认付款的合法性及必要性，确保资金使用的合理性。4.付款执行经审批的付款申请，应由财务部在规定的时间内完成付款，付款方式应符合公司财务管理规定。5.付款记录所有付款行为均需进行登记，建立付款台账，记录付款的时间、金额、对象及相关合同信息，确保财务透明。第六章责任分工1.法务部负责合同的审核、变更及解除，提供法律咨询，确保合同的合法性及合规性。2.财务部负责付款申请的审核、审批及付款执行，建立完善的付款记录，确保资金安全。3.业务部门负责合同的起草、履行及付款申请，及时反馈合同履行情况，配合法务及财务部门的工作。4.管理层负责制度的监督与落实，确保各部门按照制度规定执行合同及付款管理工作。第七章监督机制1.定期检查管理层应定期对合同及付款管理情况进行检查，评估各部门执行制度的情况，并提出改进意见。2.反馈机制各部门应定期向管理层反馈合同及付款执行情况，及时报告存在的问题及建议，促进制度的持续改进。3.违规处理对于违反本制度的行为，管理层应根据情节轻重给予相应的处理，包括警告、罚款、降职或解除劳动合同等。第八章附则1.解释权本制度由法务部负责解释，任何未尽事宜由法务部作出补充规定。2.生效日期本制度自发布之日起生效，所有员工及部门应严格遵守。3.修订流程本制度如需修订，须由法务部提出修订意见，经管理层审核通