2024年会议室使用管理制度（七篇）

第5页共5页2024年会议室使用管理制度第四条会议室使用准则：一、会议室的使用应遵循先登记先使用、先处理紧急后处理常规、先全局后部门的顺序；在遇到临时情况时，各部门可依据重要性和紧急性优先的原则自行协商调整使用，但不得影响后续已预约的使用安排；二、会议组织部门需根据会议类型、参会人员级别和参会人数，提前在前台填写《会议室预约登记表》进行预约；如涉及接待重要来宾或召开专题会议等重大会议，需填写《会议接待需求表》；三、如发生特殊情况或紧急会议，应先通知行政部负责人，根据实际情况协调会议室使用，事后需补办相关登记手续；四、使用部门应在预约时间到达会议室并开始使用。若长时间未到，行政部有权重新安排会议室使用；五、若部门临时取消预约，需重新申请使用。部门和个人应按预约时间内完成会议，若后续时间无其他安排，可适当超时使用。但若紧接的时间段内已有其他部门的使用安排，超时部门必须离开会议室，终止使用。第四章会议筹备第五条会议组织部门需根据会议类型、与会人员级别等信息，提前向行政部指定人员登记预约，重大会议时需填写《会议接待需求表》，并经行政部审批。第六条所有会议的主持人、召集部门、与会人员及与会领导应做好充分的准备工作，以确保会议的高效和有序进行。第七条会议组织方或人员在会议前需准备以下内容：一、明确会议主题、主持人、时间、参会人员，准备会议议程、会议资料及签到表，并指定人员记录会议纪要；二、涉及接待重要领导或贵宾的会议，需提前与行政部确认住宿、行程、用餐等安排及相关费用；三、会议通知由会议组织方或人员发布。第八条行政部在会议前必须根据会议类型及会议组织方需求，准备以下内容：一、应于会议前____分钟，确保茶水、茶歇、会场布置（包括会议设备、视频会议连接、音响、投影、条幅、座位及名牌、照明、笔、信纸、鲜花等）准备就绪；二、涉及接待重要来宾的行政工作，包括酒店住宿、来宾用车、用餐预定等。第五章会议期间服务与会议要求第九条会场服务主要由行政部负责：一、座位引导：会议组织方或人力行政人员应在会前准备座位名牌，协助与会人员快速就座，特别注意主要领导和重要贵宾的座位安排；二、茶水服务：会议开始后，人力行政人员应指定前台工作人员，每隔____分钟补充茶水，根据实际情况调整添加间隔；三、维护会场秩序：确保会场内外安静，防止无关人员大声喧哗或闯入影响会议；四、内外联络与信息传递：做好内外联络及信息传递工作，包括会议中领导的临时事务、外来人员电话接听、重要日程及接待等。第十条会议要求：一、请所有与会人员严格遵守会议时间，不得迟到或无故提前离开；二、会议主持人需在会议开始前告知会议流程和时间分配；三、会议期间，与会人员应关闭手机铃声，调至震动模式，避免打断他人发言；如需接听电话，需到会场外接听。第六章会后工作第十一条会议结束后，各部门应做好收尾工作：一、会场清理：各部门使用后应及时关闭设备，归位椅子。行政部负责会后检查和整理，保持会场清洁，检查设备完好无损，关闭所有设施、设备、电源，确保安全；二、会议纪要：由会议组织部门指定人员记录会议纪要，并由与会人员签字确认；三、贵宾接待：涉及会后接待用餐或用车，由责任部门陪同，行政部协助安排，直至接待工作结束。第七章会议室管理第十二条会议室由行政部指定专人管理，各部门使用时应保持卫生，禁止吸烟，爱护室内设备。未经公司允许，不得随意挪用会议室内的设备、工具或办公用品。第十三条会议室的环境卫生由行政部安排专人打扫，确保日常清洁。公司员工不得将私人物品放在会议室，以保持公司形象。第十四条如遇下班或节假日，会议室管理人员应确保门窗关闭、电源关闭，妥善保管小件物品，做好防火、防盗安全工作。第八章附则第十五条本制度由行政部制定，经区域总经理审批，报集团批准后生效。第十六条本办法的解释权和修改权归行政部所有。第十七条其他相关规定见附件一：《会议室预约使用登记表》和附件二：《会议接待需求表》。2024年会议室使用管理制度（二）为确保会议室功能的充分运用，实现会议室管理的规范化和合理化，以保障各类会议的顺利进行，现依据中心的实际状况，确立会议室使用规定如下：一、会议室专为召开会议和进行工作研讨而设，未经正式许可，不得挪作他用。二、会议室的管理工作由综合科统一负责，所有设备和设施由综合科指定专员进行管理和调试。三、非参会及培训人员未经许可，不得随意进入会议室。四、会议室的使用需由综合科进行统一调度。各部门如需使用，需提前____天向综合科进行预约并登记，以避免会议时间冲突，实现有序安排。五、使用单位在申请会议室时，需明确使用时间、参会人员等信息。如有需要综合科协办的事项，请提前注明，综合科将根据实际情况提供相应的支持服务。六、如遇会议时间冲突，应遵循全局优先的原则，公司会议优先于中心会议，部门会议之间的冲突由各部门之间自行协商，以重要性和紧急性为优先标准。七、如需使用特定的会议室设备，应提前通知综合科，以便做好准备工作，确保会议的顺利进行。八、会议进行期间，参会人员应妥善使用和保护会议室设备及物品，如投影仪、音响设备等。贵重物品由专人操作，其他人不得擅自使用。九、会议结束后，相关人员应立即整理会场，关闭所有电器设备。若发现设备故障或公物损坏，应及时报告综合科，以便及时维修，保证其他会议的准时进行。十、使用方的费用支付标准如下：1.普通会议：无椅套、无多媒体设备，费用为____元/半天，超时按相应比例付费。2.聚会、活动：有椅套、有多媒体设备，费用为____元/半天，超时按比例付费。会议室使用注意事项：1.会议室严禁吸烟，使用者需保持室内清洁，爱护室内设施。如有人为损坏，须按价赔偿。2.使用者应注意用电安全，节约用电。3.中心会议室不接待任何传销活动。4.使用者应注意保护地面，避免硬物磕碰或划痕。请勿将有色液体或饮品滴洒在地面上，如有发生，应立即擦拭。5.会议室的多媒体投影机和音响设备一般由专人操作，如使用者自行操作，需事先接受培训。6.如有制作条幅的需求，使用单位可向综合科登记并付费，由综合科代为制作。2024年会议室使用管理制度（三）为确保会议室功能的充分运用，实现会议室管理的规范化和合理化，以保障各类会议的顺利进行，现依据中心的实际状况，确立会议室使用规定如下：一、会议室专为召开会议和进行工作研讨而设，未经正式许可，不得挪作他用。二、会议室的管理工作由综合科统一负责，所有设备和设施由综合科指定专员进行管理和调试。三、非参会及培训人员未经许可，不得随意进入会议室。四、会议室的使用需由综合科进行统一调度。各部门如需使用，需提前____天向综合科进行预约并登记，以避免会议时间冲突，实现有序安排。五、使用单位在申请会议室时，需明确使用时间、参会人员等信息。如有需要综合科协办的事项，请提前注明，综合科将根据实际情况提供相应的支持服务。六、如遇会议时间冲突，应遵循全局优先的原则，公司会议优先于中心会议，部门会议之间的冲突由各部门之间自行协商，以重要性和紧急性为优先标准。七、如需使用特定的会议室设备，应提前通知综合科，以便做好准备工作，确保会议的顺利进行。八、会议进行期间，参会人员应妥善使用和保护会议室设备及物品，如投影仪、音响设备等。贵重物品由专人操作，其他人不得擅自使用。九、会议结束后，相关人员应立即整理会场，关闭所有电器设备。若发现设备故障或公物损坏，应及时报告综合科，以便及时维修，保证其他会议的准时进行。十、使用方的费用支付标准如下：1.普通会议：无椅套、无多媒体设备，费用为____元/半天，超时按相应比例付费。2.聚会、活动：有椅套、有多媒体设备，费用为____元/半天，超时按比例付费。会议室使用注意事项：1.会议室严禁吸烟，使用者需保持室内清洁，爱护室内设施。如有人为损坏，须按价赔偿。2.使用者应注意用电安全，节约用电。3.中心会议室不接待任何传销活动。4.使用者应注意保护地面，避免硬物磕碰或划痕。请勿将有色液体或饮品滴洒在地面上，如有发生，应立即擦拭。5.会议室的多媒体投影机和音响设备一般由专人操作，如使用者自行操作，需事先接受培训。6.如有制作条幅的需求，使用单位可向综合科登记并付费，由综合科代为制作。2024年会议室使用管理制度（四）1、办公室负责学校会议室的管理工作，包括使用登记、调度、设备维护等。未经许可，任何人不得擅自使用会议室或移动其中的多媒体设备、桌椅等设施。2、会议室遵循预约制度。使用人需提前____天向办公室提出申请，进行会议登记，以确保统一调度。如遇紧急情况需临时使用会议室，应立即通知办公室，并在会后补办相关手续。办公室会在会议开始前开启会议室的门和空调。3、申请使用会议室时，需详细说明使用时间、预计参会人数等信息。如有需要办公室协助的事项，请提前注明，以便办公室做好准备工作。如需使用特定设备，应提前告知办公室，以确保设备的可用性。4、若出现会议时间冲突，应遵循全局优先原则，学校会议优先于部门会议。部门间会议冲突则按照重要性和紧急性自行协商解决。5、使用部门需尊重并维护会议室设施，保持环境整洁。会议结束后，应立即整理，确保电源安全，关闭窗户和空调，锁好门。6、会议期间，参会人员应尊重设备和物品，保持卫生，禁止吸烟和乱丢垃圾。尽量保持室内清洁状况。7、会议结束后，使用者需进行设备检查，关闭所有电器设备电源，特别注意投影仪需待散热后才能切断电源，确保门窗关闭。任何设备故障或损坏应立即报告给办公室，以便及时维修，不影响后续会议的进行。申请者所属部门负责人对此负有安全责任。8、会议室内的公共设施应受到所有人的爱护，任何损坏需照价赔偿。未经办公室许可，任何部门和个人不得将设施移出会议室或挪作他用。9、日常清洁工作由楼宇保洁员在早晨进行。会议结束后，使用部门应负责会议室的清扫和整理，将移动的桌椅归位（如有需要，办公室可提供协助），以便其他部门后续使用。10、本规定自发布之日起生效，由办公室负责解释和执行。2024年会议室使用管理制度（五）一、目标为实现公司会议室的规范化管理，确保其功能的充分发挥，提高使用效率，增强各部门工作的计划性和协调性，以及有效节约公司资源，特制定本规定：(一)公司会议室专用于会议召开和接待客人，未经许可，不得挪作他用。会议室由人事行政部统一负责，包括管理、调度、设备维护等工作。(二)为避免会议时间冲突，各部门需提前一个月申请使用会议室，特殊情况至少提前一天通知人事行政部，并填写《会议室使用申请表》以供统一规划。(三)在填写《会议室使用申请表》时，需详细说明会议相关事宜，如明确使用时间、参会人员等。如有需要人事行政部协助的事项，需提前注明，以便做好相应协调。(四)在正常工作日，各部门需提前到人事行政部办理申请手续，并在前台登记备案后使用会议室。未经批准，不得擅自使用。经过许可，人事行政部将在会议开始前十分钟安排工作人员开门。会议所需设备如水、笔记本电脑等由各部门自行准备（除非由总经办接待贵宾）。如在周末使用，需提前____天在人事行政部填写申请表，领取会议室钥匙备用，并在会议结束后立即归还。(五)会议室使用遵循优先级原则，包括领导和使用视频设备的部门优先，先登记先使用，先紧急后一般，先全局后部门。遇特殊情况或紧急会议，需立即通知人事行政部负责人，可立即使用会议室，事后补办相关登记。(六)若部门会议与高管会议发生使用冲突，高管会议享有优先权。各部门使用会议室按登记时间顺序进行，如有冲突，人事行政部将协调使用其他会议室或调整使用时间。(七)会议室的音响、投影仪等设备由专业人员调试，未经许可不得擅自调整。如设备出现故障，影响会议进行，应通知人事行政部工作人员处理。(八)各部门应在预约时间到达会议室并开始使用。如超过____分钟未到达，人事行政部有权重新安排会议室使用。(九)若部门或个人临时取消申请，再次使用时需重新申请。(十)为确保不影响后续会议，各部门应在预约时间内使用完毕。超时使用，将对会议预约负责人处以每____分钟____元的罚款。二、适用范围本规定适用于公司所有会议室的管理与使用。三、适用对象本规定适用于公司各部门。四、注意事项(一)使用会议室时，应爱护设备设施，遵守安全规定，不得私自接拉电源，不得移动设备、家具位置，不得将物品带出室外。如需调整设备使用，需事先征得人事行政部工作人员同意，并由专人调试。(二)保持会议室清洁，参会人员应爱护设备及物品，特别是贵重物品。禁止在会议室吸烟，不得乱扔烟蒂、纸屑和杂物，违者将被处以____元罚款。(三)会议结束后，使用部门需将《会议记录登记表》交至人事行政部前台。关闭电灯、空调等电器设备，配合工作人员检查设施是否完好，如有损坏，需照价赔偿。若卫生不达标，使用部门需对会议室进行清扫和整理，并处以____元罚款。离开时，确保门窗已锁好，否则因疏忽造成的设备损坏或丢失，由使用部门承担相应责任。(四)未经人事行政部许可，不得移动或带走会议室内的任何设施设备。如发现违规行为，需立即归还物品，并接受____元的罚款。请各部门自觉遵守以上规定，人事行政部将以此作为继续借用会议室的必要条件。五、其他(一)本规定的修订和解释权归公司人事行政部所有。(二)本规定自发布之日起生效执行。2024年会议室使用管理制度（六）1、办公室负责学校会议室的管理工作，包括使用登记、调度、设备维护等。未经许可，任何人不得擅自使用会议室或移动其中的多媒体设备、桌椅等设施。2、会议室遵循预约制度。使用人需提前____天向办公室提出申请，进行会议登记，以确保统一调度。如遇紧急情况需临时使用会议室，应立即通知办公室，并在会后补办相关手续。办公室会在会议开始前开启会议室的门和空调。3、申请使用会议室时，需详细说明使用时间、预计参会人数等信息。如有需要办公室协助的事项，请提前注明，以便办公室做好准备工作。如需使用特定设备，应提前告知办公室，以确保设备的可用性。4、若出现会议时间冲突，应遵循全局优先原则，学校会议优先于部门会议。部门间会议冲突则按照重要性和紧急性自行协商解决。5、使用部门需尊重并维护会议室设施，保持环境整洁。会议结束后，应立即整理，确保电源安全，关闭窗户和空调，锁好门。6、会议期间，参会人员应尊重设备和物品，保持卫生，禁止吸烟和乱丢垃圾。尽量保持室内清洁状况。7、会议结束后，使用者需进行设备检查，关闭所有电器设备电源，特别注意投影仪需待散热后才能切断电源，确保门窗关闭。任何设备故障或损坏应立即报告给办公室，以便及时维修，不影响后续会议的进行。申请者所属部门负责人对此负有安全责任。8、会议室内的公共设施应受到所有人的爱护，任何损坏需照价赔偿。未经办公室许可，任何部门和个人不得将设施移出会议室或挪作他用。9、日常清洁工作由楼宇保洁员在早晨进行。会议结束后，使用部门应负责会议室的清扫和整理，将移动的桌椅归位（如有需要，办公室可提供协助），以便其他部门后续使用。10、本规定自发布之日起生效，由办公室负责解释和执行。2024年会议室使用管理制度（七）1、办公室负责学校会议室的管