2024年办公设施及管理制度（二篇）

第5页共5页2024年办公设施及管理制度公共设施的购置由办公室负责，其他部门提供必要的协助。如果需要增补办公设施，使用部门需提交书面报告，详细阐述购置理由，经相关副总批准后提交办公室。办公室将根据公司的整体需求提出反馈，进一步呈报行政副总裁审批，审批通过后方可进行采购。办公设施的管理包括以下方面：1.所有办公设施均需编号管理，编号工作由办公室在设施启用当天完成，采用公司英文标识+分类符号+数字代码的形式。2.办公设备和办公家具将分别使用不同的编号体系。3.办公设施会贴上标牌以方便识别，标牌由办公室在设施启用当天登记并粘贴。办公设施的使用权归各使用部门，各部门负责人对设施的可用性负全责。设施的出租、出借、报废等变动需由使用部门书面申请，经副总批准，办公室提出意见，再由行政副总裁审批。内部转移需经办公室审核同意，办理移交手续。相关变动完成后，办公室应在3天内通知财务部进行账务处理。办公设施的维修由使用部门提出申请，办公室根据设施价值提出维修建议。对于一定金额以下的维修，办公室直接安排维修；超过一定金额的维修需经副总裁批准。所有办公设施的原始凭证、保修卡、说明书等文件由办公室妥善保管。因管理或使用不当造成的设施损坏或丢失，由直接责任人承担经济损失。办公室每年与财务部门进行一次全面的设施核对清理，确保标牌、清单、明细账和总账相符。发现不符的情况，应在次月规定日期前报告公司领导，并提出处理意见或建议。第二节：电脑管理1.公司电脑的管理、调试、维护和保养由企划部指定人员负责，个人使用人负责保管。2.硬件和软件需求需由使用人所在部门书面申请，经过副总批准，办公室审核，最后由行政副总裁批准后购置。3.使用人应妥善保管电脑开机和屏保密码，不得泄露给他人。禁止在办公电脑上玩游戏，上下班需关闭电脑。4.不得私自外借或让外单位人员使用公司电脑。如有损坏，使用人需承担赔偿责任，特殊情况书面报告公司领导处理。第三节：复印机、打印机管理1.办公室负责复印机的日常管理，指定人员负责操作和保管，其他人员不得随意操作。2.复印文件需登记，文员有权阻止非公司资料的复印。打印资料同样需登记并签字后领取。3.各部门内部打印机由使用人自行管理，禁止打印私人文件。第四节：传真机管理使用传真机时应注意保密，不得传输涂改液未干、破损、过厚或有保密内容的稿件。第五节：其他设备管理所有设备均为公司财产，使用人应妥善保管，发现问题及时通知办公室处理。2024年办公设施及管理制度（二）办公设备与家具购置规定：一、办公设备与家具本规定涵盖办公桌椅、会议桌、沙发、文件柜等办公用品的购置。二、办公设施采购管理(一)采购工作由综合部统一执行。每月末，各部门需提交下月度的采购需求至综合部，由其汇总并编制下月度的办公设施购置计划和预算。经相关领导和项目经理审批后，综合部方可进行采购，采购时需遵循“比较选择，优中选优”的原则。(二)根据月度购置计划，使用部门需提交书面报告及采购计划表，经综合部审核后，报请相关领导和项目经理审批。对于计划外的购置，除完成上述程序外，需详细说明购置理由，并经审批同意后方可执行。三、办公设施的管理(一)设施编号1.所有办公设施将实行编号管理，由综合部与财务部在设施启用当天进行登记并统一编号。2.编号规则为：品牌+设备名称+型号。办公设备编号（如：联想-eX号，包括电脑、打印机等）办公家具编号（办公桌-120cm-60cm-X号，包括桌椅、会议台等）四、办公设施异动管理(一)设施的租赁、出租、出借、抵押、担保、内部调拨、报废等操作，需由使用部门提交书面报告，经综合部与财务部共同审核。金额超过特定额度的，还需由综合部、财务部和物资部共同审核。经相关领导审批确认并报项目经理批准后，方可办理相关手续。(二)设施内部转移，如涉及其他项目，需由使用部门或使用人提出书面报告，经综合部与财务部审核。超过特定额度的，还需由综合部、财务部和物资部共同审核。审批通过后方可执行。(三)完成上述程序的设施异动，综合部需在当天进行登记，并填写《办公设施转移通知单》。财务部应在3天内根据通知单进行账务处理。超过特定额度的，由物资部填写《设备转移通知单》，并及时进行账务处理。(四)个人自带设备（如电脑）的维修费用由项目部承担。如因个人保管不当导致设备丢失，项目部不承担任何损失。五、办公设施的维修使用部门需填写《办公设施维修申请单》，经综合部审核。维修费用在特定额度以下的，需报请相关领导批准；超过特定额度的，需报项目经理批准。六、重要办公设施的原始记录由财务部妥善保管，综合部留存复印件并做好台账登记。七、因管理或使用不当导致设施损坏、遗失的，直接责任人需承担直接经济损失。八、综合部与财务部应每半年对办公设施进行一次全面核对清理。清理时，账实需相符。如有不符，需查明原因，并在次月特定日期前向项目领导报告，同时对设施变动情况提出处理意见或建议。第二节电脑管理一、日常管理(一)项目办公电脑的配置、调试、维护、保养和管理由项目综合部负责。(二)各使用人需负责保管所使用的电脑。二、使用需求申请(一)硬件需求由使用人所在部门提出，经综合部审核。费用在特定额度以下的，需报请相关领导批准；超过特定额度的，需报项目经理批准。(二)软件需求由使用人根据工作需要提出，由所在部门制定方案，由综合部审核。费用在特定额度以下的，需报请相关领导批准；超过特定额度的，需报项目经理批准。三、注意事项(一)妥善设置和保管电脑密码，不得将密码泄露给他人，尤其是财务软件的使用密码。(二)尽量使用公司办公网络处理公文，如需打印资料，应妥善保存，避免无序摆放。(三)不得在办公电脑上玩游戏，未经批准，不得使用外来存储设备。(四)个人笔记本电脑不得存储涉及公司机密的文件。如需携带机密文件出差，应使用软盘或其他存储器，并妥善保管。(五)未经许可，不得私自将公司电脑外借或交由外单位人员使用。四、违规处理因人