公司印信管理制度

公司印信管理制度1.目的和适用范围本规章制度的目的是为了规范和管理公司的印信，确保印信在使用过程中的安全性、准确性和合规性。适用范围包含公司全部部门和员工。2.定义2.1公司印信：指公司名章、合同专用章、财务专用章等与公司身份和经营活动有关的印章。2.2印信保管人：指被授予印信保管责任的员工。2.3印信使用人：指被授权使用印信的员工。3.印信申请与核发3.1印信申请3.1.1公司各部门在有需要的情况下，可以向公司行政部门申请印信。3.1.2印信申请包含申请用途、所需种类及数量等信息，并需经上级部门或领导核准。3.2印信核发3.2.1经核准后，行政部门依据申请人供应的信息，核发相应的印信。3.2.2核发的印信包含印章、印油和印信使用手册。3.2.3每个印信都有唯一的编号和记录，行政部门需对印信的核发、使用和更改进行认真记录。3.3印信使用期限3.3.1印信的使用期限一般为一年，逾期需重新申请核发。3.3.2如因特殊情况需要提前或延期使用期限，需向公司行政部门提出申请，并经上级部门或领导批准。4.印信的保管和使用4.1印信保管4.1.1印信保管人应将印信存放在安全、防潮、防火的专用印信柜中，并负责印信的保管、维护和使用。4.1.2每位印信保管人只能保管一套印信，不得交叉使用，保证印信的独立性。4.1.3印信保管人应当妥当保管印信柜的钥匙，并定期更换密码，并及时上报行政部门备案。4.2印信使用4.2.1只有经过授权的员工才略使用印信，未经授权严禁私自使用印信。4.2.2印信使用人在使用印信前，应核实印信的正确性、完整性和合法性，并依照使用手册中的规定正确使用印信。4.2.3印信使用人在使用印信时，应遵守相关法律法规和公司的规定，不得滥用印信、盗用印信或将印信用于非法用途。4.2.4印信使用人应对印信的安全负责，离岗时应将印信妥当保管，不得随便放置在他人可接触的地方。4.2.5针对每次印信使用，印信使用人应填写印信使用记录，包含使用日期、使用事由、使用人签字等，并及时报备行政部门。5.印信的更改和废止5.1印信更改5.1.1如需更改印信的类型、数量或编号等信息，需向公司行政部门提出申请，并经上级部门或领导批准。5.1.2更改后的印信需在使用前经过行政部门确实认和授权。5.2印信废止5.2.1如显现印信遗失、损坏或过期等情况，应及时上报行政部门，并依照相关程序进行废止和重新核发。5.2.2即使印信没有遗失、损坏或过期等情况，每年底行政部门都会进行印信的库存清点和检查，并依据情况决议是否进行废止和重新核发。6.违规处理6.1对于未经授权擅自使用印信、滥用印信、私自留用印信、使用非法印信等违反本制度规定的行为，公司将依据公司纪律处分规定进行相应处理，包含但不限于警告、记过、停职、开除等。如涉及法律问题，将追究法律责任。6.2对于安全保管欠妥导致印信遗失、损坏等情况的发生，印信保管人将承当相应的责任，并依照公司相关制度进行追责。7.附则7.1印信保管人和印信使用人应接受公司相关部门的培训，了解和掌握相关制度和规定，确保能够正确使用和保管印