办公室事务管理课件：办公室信息资源管理

办公室信息资源管理本章由三节组成，分别为办公室信息基础、信息资源的获取、信息资源的管理。

通过本章的学习，熟悉办公室信息的含义、特征和办公室常用信息的种类，了解办公室信息的功能；掌握获取信息资源的程序、渠道、方法和原则；掌握办公室信息资源管理的程序，包括整理、加工、存储、利用、传递、反馈。【职场小故事】初入市场小试牛刀

无效信息惹懊恼小吴在收集信息过程中的做法，哪些合理，哪些不合理？假如是你，你怎么做？一、办公室信息的含义二、办公室信息的特征三、办公室信息的功能第一节办公室信息基础第一节办公室信息基础第一节办公室信息基础第一节办公室信息基础一、办公室信息的含义与分类

（一）信息就是我们适应外部世界，并将这种适应反作用于外部世界的过程，再同外部世界进行相互联系、相互作用、相互交换的一种内容。简单说，信息就是客观存在的一切事物通过载体发出的信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。它不是事物本身，而是表现事物特征的内容。（二）办公室信息

也叫办公室信息资源，是由于工作环境、组织结构的原因，由办公室成员来管理的信息，这类信息是服务于办公室和整个组织的工作的。在实务工作中，不同的行业需求的信息资源是有差异的，因此各行业的日常办事机构——办公室，需根据本单位特点和业务需求收集和管理信息资源。分类之图书信息

主要指印刷品图书承载的信息，它是迄今为止，历史悠久、流传广泛、使用便捷、影响深远的信息资源。分类之连续出版物信息

它是一种有统一名称和开本、固定版式、连续编号，汇集许多作者的著述，定期或不定期编辑发行的出版物信息。典型代表是期刊、报纸、年鉴、指南等。分类之连续出版物信息

它是出版形式比较特殊的文献资料信息，这种载体信息内容广泛、类型多样，涉及科学技术、生产生活的各领域，出版发行无统一规律，但有重要价值。典型代表是科技报告、专利文献、标准文献、会议文献、政府出版物、产品资料、年鉴、其他资料（如档案资料、地图等零散文献）等。

它是指不按印刷方式，而是利用现代技术将信息记录和存储在除纸张以外的其他介质上的一切文献资料。如缩微资料、视听资料、机读资料等，它们体积小、重量轻、传递迅速，但需借助相关设备来阅读和利用。分类之非印刷型资料信息

缩微资料是以感光材料为载体，用缩微照相技术制成的文献复制品；视听资料，又称声像文献，是以电磁材料为载体、以电磁波为信息信号，将声音、文字及图像记录下来的一种动态型文献；机读资料，也称电子型文献资源，是通过计算机存储和阅读的文献。

它是指以电子数据的形式将文字、图像、声音、动画等多种形式的信息存储在光、磁等非纸张介质中，通过网络和计算机等方式再现和利用的资源信息。分类之网络资源信息二、办公室信息的特征

综合性

真实性

及时性

便捷性

依附性

共享性

除此之外，办公室信息还有可识别性、可转换性、可处理性、可存储性、可传递性和可利用性等特点。（一）组织做好决策的重要依据（二）优化组织管理的核心内容（三）推动组织发展的重要力量（四）组织文化形成和传播的重要依靠三、办公室信息的功能一、信息收集程序二、信息收集渠道三、信息收集方法第二节信息资源的获取第二节信息资源的获取第二节信息资源的获取第二节信息资源的获取信息资源的获取，即收集信息，是指通过各种方式和渠道获取工作所需的各种信息资源的过程。做好信息收集工作，要明确信息收集程序、熟络信息收集渠道、熟练运用信息收集方法、讲究信息收集原则。

一、信息收集程序确定主题实施收集分解主题撰写报告选择方法验证信息

（一）确定主题信息收集的主题来源，既有自发确定的，也有上级或同级领导指示的，还有其他单位或部门委派的，不论其来源如何，都要明确该主题信息的服务对象、需求背景、在决策中起何作用等。

（二）分解主题主题是一个笼统概念，要进一步对其操作化，以便于收集者方便操作。在实际中，由于收集的主题信息往往会比较敏感，不太容易收集到，这时就需要操作者将其分解，变成便于操作或隐蔽性的话题，通过旁敲侧击的询问交流来获取分主题信息。（三）选择方法主题被分解后，接下来就是如何去收集信息，即确定方法。不同分主题信息的收集，需要的方法也会有差异，它们优缺点各异，因此，要提前考虑好，做出必要选择。在选择适用方法时，要考虑成本、人员限制、操作的难易程度。一般而言，要在最短时间内用最低成本获取最需要信息。

（四）实施收集方法确定以后，就需要各成员付诸实施了。这里的“实施”就是对前述选定方法的落实，确保需要的信息汇集到自己手中。注意，在实施的过程中，一般要按原定计划和方法进行，如遇特殊或突发情况，可采取备用方案和方法。

（五）验证信息收到的信息未必完全是真实或符合要求的，这就需要一个验证环节。在实际中，我们会采取不同的渠道信息来相互佐证，比如，用过去的经验案例、访谈确认、用利益推理等方法。

（六）撰写报告信息收集的最后一步就是信息的表述，即形成信息报告。信息报告的撰写，不能夹杂个人情感因素，必须实事求是、客观表述。这样才能确保后续的信息分析不受影响。二、信息收集渠道（一）正式渠道公共传播媒体

图书

杂志

报纸

电视广播

互联网行业协会出版物

正式社会活动专利技术文献专利技术是一个国家、企业在竞争中取得的技术在国家层面的认可与确认，也是一个组织的核心竞争力。竞争者信息源广告组织简介

领导讲话

（二）非正式渠道渠道

经销商

……

供应商

咨询机构

行业协会

广告商

银行

第三方

渠道

人才流动中的信息

人才合理流动是现代制度的一种正常现象。但是组织的发展关键在人才，人才流动会带来信息的流失与传播，那么信息收集者可以借助流动的人才来获取竞争对手的信息。“醉翁之意不在酒”，经常有一些组织相互间进行参观、学习、考察的交流活动，通过这种方式来切身感受对方的实力，从而获取一些对方不公开的信息。有的组织会相互间派遣“交流生”来学习对方的长处。以参观、学习名义通过逆向工程

它是通过正常渠道获得对方的产品，然后找技术人员来解剖、分析，从而获得技术秘密的一种方法。三、信息收集方法

观察法它是最基本的方法，指人们需要借助自身的感觉器官或其他工具来认识客观事物、获取信息的过程。

假如你是康师傅方便面的超市卖场调查员，运用现场观察法调查消费者对刚刚推出的新品的价格、包装、规格等的反应，你准备重点观察顾客的哪些行为？记录哪些项目？观察项目

在一定时间段内，有多少顾客（顾客的年龄、性别特征）在方便面货架前停留，其中多少人在康师傅区域停留，停留多长时间，他们在留意哪些信息（价格、包装上的口味等功能性说明、生产日期等），在康师傅的新品区域又有多少人停留，停留多久，在关注哪些信息，拿起放下之间在比对什么，最后有多少人采取了购买行动（购买方便面、购买康师傅传统方便面以及康师傅新品的人数要分别记录）。时间顾客基本情况顾客购物情况男性女性食品日杂服装时分老中青老中青DD超市顾客购物情况观察表

年月日时H市W街车流、人流量观察表

年月日时

时间步行行人过往车辆男性女性非机动车轿车卡车时分老中青老中青自行车电动车高档中档低档重型轻型阅读法它是通过对文件、资料、报纸、杂志、图书的阅读，从中获取需要的信息。这种方法要求信息收集者要善于从文字材料中发现新信息，能够精准把握信息的真谛和价值。

访谈法也称询问法，它是通过信息收集人提问并请对方回答的方式来获取信息。当面访谈

电话访谈

书面访谈

调查法它是人们在实际工作中常用的信息收集方法，需要信息收集者深入实际，调查研究。常用的调查法有普遍调查、抽样调查、个案调查、典型调查和追踪调查等方式。

交换法它是用自己占有的信息资料，同相关地区、部门或单位进行交换，达到互通有无、互惠互利，从而获取自身所需的信息。

索取法有些信息资料可通过向信息提供者索要的方式来获得，而不需支付费用。可当面提出、直接索取；也可给相关组织或个人发函，请求他们协助收集或提供必要的信息资料。尤其是那些比较重要的内部资料以及不易获取的资料更需委托相关组织内部人士给予帮助，当然也要给予这些人以安全、保密。

购买法这种方法是向专业信息服务单位购买，比如向一些科研院所、情报机构、社会信息咨询机构、信息预测部门购买必要的信息，或是通过赞助的形式支持对方开展相关的研究，从而达到研究成果的共享。

网络法这种方法是通过公开的网络系统到各大门户网站、竞争者的官方网站等信息聚集点，进行收集。该方法成本低，但可获得的有用信息有限。信息收集的方法丰富多样，相互之间的优缺点也非常明显，需要信息收集者根据自己的需求和经费支撑来选择合适的收集方法。四、信息收集原则

目的性原则客观性原则时效性原则整体性原则合法性原则一、信息资源的整理与加工二、信息资源的存储与利用三、信息资源的传递与反馈第三节信息资源的管理第三节信息资源的管理第三节信息资源的管理第三节信息资源的管理

信息资源管理的主要环节

整理利用加工存储传递反馈一、信息资源的整理与加工（一）信息资源的整理1．鉴别鉴别就是对收集来的资料信息进行真假和价值的辨别，为下一步筛选做准备，目的是寻找出与工作相符的材料信息。鉴别真假鉴别价值常用的鉴别方法是比较法和专注法

筛选环节可在分类前进行，也可边分类边筛选。筛选工作最重要的是精准把握取舍标准。筛选工作的步骤：看来源

看正文

看标题

定取舍

2．筛选筛选的基本要求：

重大

新颖

准确

完整3．分类分类是我们整理信息资料的一种重要思想和方法，它是对散乱、无序信息和资料的一种有序化处理。

部门分类法地区分类法

主题分类法字母分类法4．登记这里的登记是指在信息整理过程中的登记，既包括收集到信息时的登记，也包括分类后储存时的登记。随着网络技术的发展，现在也开发出很多网络软件来进行资料信息的登记和管理工作，如天天个人助理软件（DailyPim）、佳盟个人信息管理软件、金动力企业管理软件。这样，更方便办公室的信息管理工作。（二）信息资源的加工信息资源的加工是对收集、整理的各类信息从整体上和内在联系上进行的分析、研究，甚至汇编或重新编写的资料集合，它是经过信息管理员的思维过程后形成的比较系统和丰富的信息整体。

1．加工要求

努力做到“四结合”

点面结合纵横结合

定性定量结合现在未来结合2．加工方法归纳法转换法改写法浓缩法比较法汇编法3．加工成果二、信息资源的存储与利用

（一）信息资源的存储存储是将整理、加工完毕的信息资源保管起来，以便日后查考、利用。实体存储

计算机存储

介质化存储

（二）信息资源的利用1．办公室信息资源利用模式单向被动提供模式单向主动提供模式多向被动提供模式多向主动提供模式2．做好办公室信息资源利用的途径

第一，加强办公室职员和组织其他部门员工的信息意识。

第二，扩大办公室信息工作人员的服务对象范围。

第三，制定科学的信息服务与利用规划。

第四，加大办公室信息资源的开发力度。

第五，发展信息利用的多种方式和手段，优化信息服务设备和技术。三、信息资源的传递与反馈信息资源的传递和反馈是信息管理工作的两个辅助环节，它们渗透在信息资源收集、整理、加工、存储和利用的各个环节中。（一）信息资源的传递1．信息传递的要求及时准确安全保密

适量有用

2．信息传递的方式书面传递

信件公文备忘录

通知告示传阅单内部刊物电子传递网络电子邮件企业办公平台

电子政务平台电话3．信息传递的重点

第一，要抓住领导决策的“空白点”。

第二，要抓住领导决策与下级单位或职能部门工作中的实际“矛盾点”。

第三，要抓住领导决策在具体实践中的“症结点”。

第四，要抓住各项工作中的“敏感点”。

（二）信息资源的反馈信息管理中的反馈其实是另一种信息收集，它是关注决策效果的信息收集。1．反馈形式根据反馈效果，可分为正反馈和负反馈。根据反馈的阶段或时间点，可分为前反馈和后反馈。

2．反馈技巧第一，审时度势，适当控制。第二，及时追踪，二次反馈。第三，合理分流，保证畅通。小知识：信息收集整理工具

Chrome:如果你还没有使用，那就赶紧换吧，同步功能很牛。

ChromeClearly插件:自动识别文章的正文，并且会处理成适合阅读的排版，对阅读提升效果明显。

GoogleReader:这个不多说了，信息来源的重要渠道，可以收藏喜欢的文章，也可以发送到第三方平台深度阅读。

sidebar.io:每天推荐5个设计行业文章。

Weibo:信息获取速度最快，但信息碎片化的太厉害，定期定点打开比较好，移动端看到不错的文章，先收藏在桌面端查看，有深入阅读的文章也可以通过浏览器发送第三方平台

Instapaper:把当前没有时间好好读的文章/文档发送过去，稍后阅读。（同类应用:Pocket,Readability）

Evernote: