2023年湖南丰创广告有限公司商务接待方案设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1背景介绍............................................................1

2接待目的............................................................1

3接待时间和地点......................................................1

4接待对象............................................................2

5接待日程............................................................2

6接待流程............................................................3

6.1第一天接待....................................................3

6.2第二天接待....................................................4

6.3第三天接待....................................................5

7接待准备............................................................6

8部门分工............................................................7

9费用预算............................................................8

10接待预案..........................................................10

参考资料............................................................12

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2023年湖南丰创广告有限公司商务接待方案设计

1背景介绍

湖南丰创广告有限公司将于2023年10月08日上午在总经理的带领下一行

5人来我公司进行为期3天的访问，湖南丰创广告有限公司成立于2020年12

月29日，拥有优秀的管理团队，经营范围包括广告灯箱销售、制作服务、发布

服务、国内外代理服务；广告设计；路牌、路标、广告牌安装施工；房屋装饰；

公共建筑装饰和装修；新型装饰材料销售；建筑装饰材料的批发，建筑装修装

饰工程专业承包等。该公司与本公司有长期的合作关系的想法，此次访问的目

的是为了更好地树立公司的良好形象，促进双方发展，加强技术交流。

多年的广告制作经验和市场开发经验使他在广告界享有一定的知名度，并

受到广大客户的高度评价。他们的销售和服务团队都是由高技能的行业专业人

员和接受过严格培训的技术人员组成，为客户提供细致的售前及售后服务。“想

客户之所想，急客户所未急”是他们的服务理念。面对激烈的市场竞争，需要

不断地提升自己，把握市场的趋势，根据市场的变化及时调整经营策略，以更

好的满足大众的需求，成为客户心中认可的一员，不是简单的提供服务，而是

共同努力，共同成长。

为加强进一步的了解，为了促进湖南丰创广告有限公司和我公司的进一步

合作，树立良好的形象，以及促进我公司又好又快的发展，公司各部门员工必

须重视此次的接待工作，做好全方位的准备。为此特别精心的安排与制定本次

商务接待方案。

2接待目的

（1）增进层级和时间单位更好的理解，促进部门同志更好的工作；

（2）加强我们与外界的广泛联系，有助于进一步促进我们工作的发展；

（3）帮助我们开阔视野，学习其他单位的工作经验，帮助自己成长；

（4）为促进合作，树立形象，特安排此次接待方案。

3接待时间和地点

接待时间：2023年10月08日——10月10日

接待地点：长沙黄花国际机场

接机时间：2023年10月08日10点00分

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下榻酒店：宜必思尚品酒店（长沙国际会展中心店）

送客地点：长沙黄花国际机场

4接待对象

表1来访客人信息表

序号姓名职务年龄性别

1刘柏宏总经理40男

2林子帆销售经理35男

3江奕云秘书25女

4厦志豪市场部经理30男

5林玟书办公室主任28女

5接待日程

表2日程表

序号日期时间内容地点

08：00——09：30接车准备宜必思尚品

酒店

09：30——10：30到达机场准长沙黄花国

备接机际机场

10：30——11：00接到来访人长沙黄花国

110月08日员际机场

11：00——11：30入住酒店宜必思尚品

酒店

11：30——12：30午宴宜必思尚品

酒店

12：30——15：00休息宜必思尚品

酒店

15：00——16：00实地考察我方公司

18：00——19：30晚宴宜必思尚品

酒店

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09：00——10：00总经理陪同我方生产厂

参观厂区区

10：00——11：30厂区会议室我方生产厂

座谈区

210月09日11：30——12：30午宴我方生产厂

区

13：00——16：00正式会议宜必思尚品

酒店

18：00——19：30晚宴宜必思尚品

酒店

09：00——11：30游玩周边景橘子洲、湖南

点省博物馆……

11：30——13：30欢送午宴费大厨

310月10日13：30——14：10李总经理和长沙黄花国

秘书送来访际机场

人员登记

6接待流程

6.1第一天接待

6.1.1接车

10月08日上午8时：受上级通知接受相关人员的指令，了解接机对象湖南

丰创广告有限公司，人数5人、航班、到达时间北京时间上午10点整、安排接

车工作（车辆安排根据接车指令的具体情况，安排七座商务车一辆，商务小轿

车一辆，并提前一天检查车况，检查车上物品的准备情况，如：矿泉水、纸巾、

雨伞，迎接牌一个、鲜花一束）；

9点30分：车辆应按到达时间前一小时到达约定的地点等候，并给对接人

发送信息，以示等候，出发前检查车子状态，油耗、出车记录表、卫生（注意

接机时高举迎接牌，让来宾清楚看到，主动问候来宾）；

10点30分：接到湖南丰创广告有限公司一行5人，根据实际情况需要，安

排人员上车，合理摆放并清点行李。待全体人员上车后，并确认出发（注意帮

来宾提拿携带行李，但注意不要拿来宾的贵重行李，如手提包等。引导来宾上

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车后，其中对方总经理及我方李总经理乘坐小轿车，我方李总坐在副驾驶，后

座右侧为对方总经理，我方秘书及对方其余人乘坐七座商务车）；

安全行车根据道路实际情况选择合理路线开往宜必思尚品酒店，保证安全

行车，确保11点整到达目的地。

6.1.2入住酒店

11点00分：到达目的地，清点并将客人的行李搬运至酒店大堂，与客人交

接，办理入住手续，告知酒店房间号码，将其一行人带领至房间，安排其用餐

时间及地点（接待部派提前在酒店等候，协助来宾办理入住手续）；

11点30分：待客人放好行李稍作休息来到宜必思尚品酒店餐厅用餐（秘书

在午宴开始前，将拟好的菜单提前给对方秘书参考，争取合乎来宾的口味和习

惯。在特色菜上，要多加介绍，午餐时间尽量不饮酒，以免耽误下午行程）；

12点30分至15点00分：让客人稍作休息；

6.1.3实地考察

15点00后：高层互动。这一阶段，官方的态度比较重要，李总经理应主动

与湖南丰创广告有限公司总经理谈论，建议拜访相关领导，通过高层出面坚定

合作的信心，固定行程统一点评，附说明，专家提问，尽量解答。

6.1.4接待晚宴

18点00分：秉持着可以高消费，绝对反对浪费的原则，照顾到每一个人的

口味，争取合乎来宾的口味和习惯，在特色菜上，要多加介绍。

6.2第二天接待

6.2.1举行项目推介会

10点00分：会议室座谈，工厂介绍（工厂宣传视频，介绍PPT）、技术交

流（技术人员PPT讲解，互动）、现场服务（准备茶水及相关材料准备）、摄

影（根据重要程度，拍摄和存档照片）、会后分类（会场整理，客户要求的信

息，装袋和礼品赠送）；

11点30分：午餐（由厂区接待厅，午餐按照接待重要客户的规格准备）；

12点30分：乘车送回酒店；

13点00分：选择会议厅，根据参加会议的人员的人数确定选择会议厅的大

小；

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13点30分：会场布置，可以依照会议内容，在会场处设置横幅，在门口张

贴庆祝与欢迎标语，并在会场内放置适当的休闲盆景和盆花；桌面上摆放纸笔、

水果、饮料，擦洗干净，摆放美观、统一，调试投影仪，音响等设备，并投影

相关资料；

14点00分：展开会议，会议主题：合作共赢，技术交流。会议内容：关于

湖南丰创广告有限公司技术交流与合作，促进双方进一步合作发展。活动宗旨：

提高区域内员工的内部凝聚力，提升竞争力，分析市场表现。制定区域营销工

作总体规划，明确工作方向与目标；

16点00分：闭会并合影留念，会议结束前安排好汽车，接待人员负责接送

主要客人。

18点00分：安排晚宴。

6.2.2室内观光游览

9点00分：由我方李总经理和秘书陪同对方所有来宾参观我方生产厂区（提

前通知厂区做好准备，与厂区相应负责人联系，告知参观事宜及注意事项）；

9点30分：到达厂区，参观厂区环境、生产环境（参观厂区期间配备讲解

员全程陪同讲解）。

6.3第三天接待

7点30分：提前告知对方秘书早餐在宜必思尚品酒店内，需凭房卡用自助

早餐；

9点00分：来宾在酒店大厅集合，李总经理和秘书，办公室主任陪同对方

所有来宾游玩周边景点（橘子洲、湖南省博物馆），并配备导游讲解；

11点30分：前往费大厨午宴（午餐结束将准备好的礼品套组送给每位来

宾）；

13点30分：将来宾送回酒店稍作休息及整理行李；

14点00分：来宾在酒店大厅集合；

14点10分：车辆将来宾送达至湖南黄花机场（由李总和秘书陪同），

协助来宾办好登机手续，待来宾全部进入登机口后方可离去。

7接待准备

（1）了解客人基本情况

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接到来访客人通知时，首先需要知道来访客人的工作单位、姓名、性别、

民族、职业、级别、人数等。其次需要把握客人的意图，清楚客人来访的目的

和要求，以及在住宿和日程安排上的打算。三是要了解客人到达的日期、所乘

班次（航班）和到达的时间。然后及时向相关工作人员报告上述情况，并通知

相关部门和工作人员，以便她们做好接待准备。

（2）确定迎送规格

按照平等地位的原则。对比较重要的来访客人，需要安排一个同等专业对

口的人上前迎接和送行，也可根据特殊需要或关系程度，安排比客人身份高的

人士破格接待。对待一般客人，可由公关部门派遣有礼貌、言谈顺畅、习俗相

近的人员接待。

（3）布置接待环境

在美丽的环境中接待来访的客人，是对来访客人表示尊敬和礼貌的标志。

客厅的环境应该明亮、安静、整洁、优雅。应配备沙发、茶几、电话，以备接

待客人进行谈话和通话联络之用、室内还应适当装饰花卉、书法、绿色植物等，

以增加优雅的氛围；还可放置一些与本单位相关的报纸和期刊，或企业的广告

材料，供客人阅读。

（4）做好迎宾安排

根据对方的工作内容，提前为每个项目创建陪同人员名单，向经理汇报，

并将准备情况告知相关工作人员。根据工作的实际需要，安排好客车和接待工

作用车。

（5）酒店住宿预订

提前1——2天做好预订工作，确保团队使用该用房；根据预订单信息与客

人核对人数、房间数量、食物订购等情况；和酒店工作人员协商，如果一个房

间需要两张房卡，请在前一天准备好，最好提前联系领班，值班人员要明确每

个班组长的姓名和联系电话，关于单位和特殊情况，最好是各级沟通；提前与

酒店工作人员沟通会用到酒店会议室，做出及时调整。

（6）宴会准备

因酒店有餐厅提供且方便来宾，订好包厢，了解来宾的各个口味，对食物

的忌口，和餐厅沟通菜品，确定宴请的时间、地点、人数，规格。

（7）礼仪规范

①公司迎宾——握手礼仪

②递物与接物礼仪

③引见介绍

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8部门分工

为圆满完成接待任务，明确并落实各单位责任，特做如下分工：

（1）接待部门

①负责来宾10月8日的接机工作；

②负责来宾信息收集，提前约定时间、人数了解来宾：湖南丰创广告有限

公司一行5人；

③负责提前预定酒店，协助来宾办理酒店入住手续

由专人安排入住宜必思尚品酒店（长沙国际会展中心店），宜必思尚品酒

店（长沙国际会展中心店）位于长沙武广高铁新城国展路，毗邻地铁2号线4

号线、长沙高铁南站、长沙国际会展中心，体贴周到的服务和优质的设施，是

商务往来、休闲旅游的优选之地。

④负责宴席（迎接宾客、菜品确定、环境检查、费用付清），交通，举办

内部会议、观光游览和其他会议服务；

⑤根据来访客人的实际情况，具体提供接送机服务、车站安排。

（2）公关部门

①配合上级处理外部公共关系，随同领导参加商务接待活动；

②与湖南丰创广告有限公司建立并保持沟通渠道，正确维护公司良好形象。

③负责湖南丰创广告有限公司接待服务工作，建立并维护客户群体的良好

人际关系；

④协调其他业务部门，职能部门展开外联公关工作；

⑤有优秀的沟通技巧和谈判能力，优秀的外部协调和人际交往能力，良好

的团队建设能力和敬业精神。

（3）办公部门

①制发10月9日会议通知及会议议程、总结会议纪要，会场布置

A根据会议的形式与大小选择会议场地；

B会场座次采用半圆形，以内部位置为主，以门为基准点，容易形成融洽与

合作的氛围，体现平等和相互尊重的精神，靠里面的位置为主位；

C采用圆桌式座位安排。在方桌上，应特别注意座位的安排，以会议室门口

为参照点，以贵宾在内的位置为参照点。

D监听室：具有摄影，保证杂音少，图像清晰；

E将会议所需的设备、文具、茶具和麦克风放在会议桌上，桌子上铺着桌布，

以保持干净整洁，同时布置绿色植物，提升场地和谐氛围。

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F准备条幅：横幅的颜色应强调舞台的氛围，并与现场会议室的颜色相协调，

需要在房间内悬挂不同的横幅，调整内容，颜色和字体，干净，整洁，醒目；

G准备四个花篮，主会场2个，入门口2个；

H会场入口签到台布置在会议室进门口；

I准备会场指示牌，其中一个放于酒店门口，一个放于会议室门口；

J准备会议用品，如文具、纸张、录音设备和现场用品装饰品。

②车辆协调安排

A安排好三日需要用的车辆，把车辆信息发送至相关工作人员。

B工作期间，手机一律调至振动。

C驾驶员做好各自车辆的保洁工作。

③接送机

根据航班信息，预订相关的车辆，将机票车辆信息发送客人联系方式。

(4)后勤部门

物品采购办理

(5)财务部门

负责对接待过程中产生的费用进行及时核算。

9费用预算

表3经费预算表

序号接待项目名称数量单价合计（元）项目备注说明

1七座商务车1公司自备0三日用车

2商务小轿车1公司自备0接送来宾

3矿泉水4箱39156三日来宾用水

4鲜花花束1120120接机送给总经

理

5酒店标准双人间2间/2晚349698来宾住宿（8

日9日晚）

8

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对方总经理住

宿（8日9日晚）

6酒店豪华套房1间/2晚499998

210002000宜必思尚品酒

7午宴店（8日9日）

11000100010日外出费大

厨用餐

8晚宴210002000宜必思尚品酒

店（8日9日）

9酒店会议室租用15005009日宜必思尚

品酒店

10横幅15050

会议用品

11水果适量200200

12饮料适量100100

13会场用品7100700

14花篮450200

15签到台1100100会议用品

16会场指示牌250100

17纸笔1010100

18话筒7公司自备0

19礼品费用520010009日来宾离开