爱可道生物科技有限公司期间费用管理与控制优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1公司简介...........................................................1

2爱可道生物科技有限公司期间费用管理与控制现状.......................1

2.1公司期间费用数据收集..........................................1

2.2公司期间费用趋势分析..........................................3

2.3爱可道生物科技有限公司期间费用管理与控制现状..................4

3爱可道生物科技有限公司期间费用管理与控制存在的问题.................4

3.1审批人员敷衍了事，授权审批制度不规范..........................5

3.2销售费用浪费严重，缺少管控措施................................5

3.3差旅费严重超支................................................5

3.4虚列成本支出、期间费用........................................5

4爱可道生物科技有限公司期间费用管理与控制优化设计...................6

4.1严格执行授权审批制度，完善期间费用制度........................6

4.2加强销售费用管控..............................................7

4.2.1减少非必要的广宣费支出..................................7

4.2.2制定业务招待费制度，严格按程序进行报销..................7

4.3控制管理费用支出..............................................8

4.3.1制定报销标准，严格执行报销程序..........................8

4.3.2管控办公用品，减少办公支出..............................9

4.4建立监督机制，规范管理行为....................................9

5总结..............................................................10

参考资料............................................................11

I

湖南商务职业技术学院毕业设计

爱可道生物科技有限公司期间费用管理与控制

优化设计

1公司简介

爱可道生物科技有限公司创立于2016年9月9日，位于湖南省常德市，是

一家经营饮料、罐头食品、水产制品、豆乳制品、饼干、糕点等食品制造和销

售；植物提取物、保健食品的制造与销售的公司。公司主要以生产洋蓟草本、

洋蓟速溶粉、洋蓟口服液为主。公司始终以不断创新、坚守品质；为消费者奉

献安全、绿色、健康的食品以及为社会、为企业、创造更大的价值为宗旨。

图1爱可道生物科技有限公司组织结构图

图1为爱可道生物科技有限公司组织结构图，上设有总经理、总经理助理、

副总经理，总经理助理与副总经理处于同级，因此，总经理助理与副总经理存

在着相同的职权与地位。下设有财务部、项目部、销售部、生产部等四个部门

构成，部门内部分设部门经理与部门主管，部门内部由各部门经理对部门进行

管理，部门经理下达任务目标，由部门主管具体实施。

2爱可道生物科技有限公司期间费用管理与控制现状

为了对爱可道生物科技有限公司期间费用管理与控制有更好的了解，我收

集了该公司近期报表数据，并分别绘制出了相关图表，对该公司当前期间费用

管理与控制现状进行说明，具体分析如下：

2.1公司期间费用数据收集

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爱可道生物科技有限公司期间费用大致分为销售费用、管理费用、财务费

用这三类，因此收集了爱可道生物科技有限公司2016至2020近五年发生的主

营业务收入、主营业务成本、销售费用、管理费用及其明细的数据。

表12016-2020年公司收入、费用汇总表单位：元

表22016-2020年公司销售费用明细表单位：元

表32016-2020年公司管理费用明细表单位：元

表1-表3为爱可道生物科技有限公司近五年之间发生的收入、各项期间费

用明细表，通过表1可以看出，从16年开始到20年公司五年内主营业务收入

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都是不断增加的，呈向上增长的趋势，同时主营业务成本、各项期间费用也是

在随着收入的增加而逐年增长的。通过表2-表3可以看出，各项期间费用的增

长主要是因为其广宣费、办公费、差旅费的大量增加致使各年期间费用逐渐增

加。

2.2公司期间费用趋势分析

图2收入、费用趋势图

图3销售费用与主营业务收入比值图

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图4管理费用与主营业务收入比值图

通过表12016-2020年公司收入、费用汇总表可以看出，爱可道生物科技有

限公司从2016年开始到2020年这五年内主营业务收入是在不断上升的，其中

2019年到2020年两年内主营业务收入上升趋势最大，从11584000元上升到

14151000元，净收入增加了2564000元。从图2到图4可以看出，爱可道生物

科技有限公司不管是主营业务成本还是各项期间费用，在2016年到2020年五

年里都是在逐年增长的，由此可以看出，爱可道生物科技有限公司在发展的同

时并没有对各项费用进行控制与管理。

2.3爱可道生物科技有限公司期间费用管理与控制现状

爱可道生物科技有限公司建立了授权审批制度，并在发展过程中不断的完

善了授权责任体系。但在管理费用的控制上，公司核算不够准确，将某些本不

属于管理费用的支出归集在了管理费用当中。对于管理费用的控制不合理，通

常是由公司的财务人员通过自己的从业经验做出判断，因此公司期间费用的控

制也就是不够规范的。对于销售费用的审批也是不够严格，大多负责审核的公

司领导只是走走形式，没有发挥真正的审核作用，缺乏有效的管理方法，对此

财务人员不能对每笔费用支出是否合理做出判断。

3爱可道生物科技有限公司期间费用管理与控制存在的问题

通过对爱可道生物科技有限公司分析后我们发现其期间费用管理与控制还

存在着不少问题，下面对其管理与控制存在的问题进行探讨。

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3.1审批人员敷衍了事，授权审批制度不规范

在授权审批环节，爱可道生物科技有限公司对于期间费用审批事项，有多

位领导拥有此项事项的审批权限，对此也就造成对业务招待费、差旅费签字审

批程序不规范、领导随意签字审批。并且时常发生有领导随意审批签字而造成

承担责任的事故，但因为有多位领导拥有此项权限的缘故，在加上领导之间相

互推脱，无法找到事故责任人是谁，并且此类事故时有发生，存在严重的隐患。

这样也就造成了公司期间费用在审批上的的控制失调。

3.2销售费用浪费严重，缺少管控措施

从表1数据可以看出，爱可道生物科技有限公司近五年时间内，每一年的

销售费用都是按照逐年递增的趋势增长的，而导致销售费用呈上升趋势增长的

具体原因首先是销售部门投入了大量的资金用来宣传产品，但效果微乎其微，

因此，在收入不变的情况下，广宣费的增加，也就意味着最终利润的减少。其

次，企业没有对销售部门关于业务招待费以及办公费的开销实行管控措施，缺

少相应的规章制度，使得销售人员在业务招待费以及办公费上随意的支出，大

手大脚，如此以至于使得公司销售费用大大增加。

3.3差旅费严重超支

当前虽然公司已经制定了差旅费的相关标准，例如在出差途中规定了相关

餐饮补助、交通住宿补助等,但通过表3管理费用明细表的数据可以看出，差旅

费所占管理费用总额的比例依然很大，并且每年的差旅费费用也是越来越多的，

由此可见，公司制定的差旅费制度并没有起到应有的作用，反而起到了反效果。

在实际报销时，某些出差的同事常常会列举各种理由和特殊情况，并且由于出

差人员出差的时间、地点、具体任务均由领导和各个部门掌握，以至于并不清

楚实际情况，再加上财务部门与各个部门缺乏协调和配合。使得报销费用远远

大于实际规定的数额，随着数量的增多，差旅费的预算得不到控制，一直处在

较高的位置。

3.4虚列成本支出、期间费用

由于公司在产品成本上有着严格的制度规定，因此，管理人员为避免成本

超额而遭受处罚，就将本不属于期间费用的成本支出记入期间费用当中，从而

达到公司制度规定的要求，因此大大增加了公司的期间费用。通过分析可知，

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公司对于期间费用在管理制度上还存在着许多问题。公司许多管理者为了实现

某一成本目标要求时,经常会将某些本应该被包括在企业的“生产成本”中的费

用计入到管理费用中。公司仓管人员玩忽职守，导致公司的一些半成品,成品和

原材料保管不当,出现严重的损失浪费,管理人员为减少自己的责任就把这些费

用也包含在管理费用中,极大地提高了管理费用。

4爱可道生物科技有限公司期间费用管理与控制优化设计

期间费用影响着企业利润，如果企业的期间费用过高，则会导致大部分收

入被费用吃掉，使企业发生微利或亏损的情况发生。爱可道生物科技有限公司

在期间费用的管理与控制上还存在着非常多的问题，对此，对于这些存在的问

题下面提出了优化方案。

4.1严格执行授权审批制度，完善期间费用制度

授权审批制度对于一个企业来说是至关重要的，因此公司必须对审批权限

做出具体划分，使每一项权限与管理人员职责一一对应，做到每一位管理人员

职权不重复，各守其责，在进行授权审批时应当根据公司实际情况确认一级授

权和二级授权的范围，对于一级授权的范围不应该太大，如果一级授权的范围

太大，则会削弱内部控制的效果；如果一级授权的范围太小又会使一般授权名

存实亡。公司授权审批制度首先由发起人提交审批申请至一级审批处，由一级

审批人员对申请表进行审核，通过审核提交至二级审批处，如未通过审核则驳

回。二级审批人员对申请表内容进行审批，如未通过审批则驳回。授权审批流

程图如下：

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图5授权审批流程图

4.2加强销售费用管控

4.2.1减少非必要的广宣费支出

爱可道生物科技有限公司销售费用不断增长的主要原因之一是由于不必要

的广宣费增加导致公司总销售费用增加，因此为减少总费用的支出，销售经理

首先应该根据上一年实际广告费支出进行数据分析，来预算本年应投入或者减

少多少广宣费才是最划算的，以此来实现用最小的广告费得到最大的收入，在

通过编制年度费用预算表预测本年将花费多少费用在广告费用上。其次根据预

算出来的总费用来制定详细的费用支出表，以此来使广告费达到最合理化状态，

而不至于造成过多的浪费。

4.2.2制定业务招待费制度，严格按程序进行报销

公司对业务招待费缺少明确的规章制度规定。公司高层应拟定关于业务招

待费的规章制度，根据各部门实际情况分别制定相应的制度规定，按照公司目

标对业务招待费用进行限额；制定严格的流程，各部门按业务需求或客户等级

申报业务招待费用表，并且在申报时需提供相应的票据、凭证，注明具体的用

途，使每一笔费用都有相对应详细的用途去向，审批人员根据这些凭证审批是

否符合规定，根据实际情况批准费用，否则拒不报销。公司制定的业务招待费

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制度流程如下：

图6业务招待费流程图

4.3控制管理费用支出

4.3.1制定差旅费报销标准，严格执行报销程序

为了使管理费用不在存在超支现象，严格控制在预算范围之内，因此，有

必要对差旅费进行合理的管控，使其费用保持在即能满足工作的需求，又不至

于超出预算，造成费用的浪费。

首先要制定差旅费报销标准，规定有关报销的相关事项：

（1）出差交通工具分为两类，一种是乘坐汽车、火车硬软卧的费用应按票

额实销；另一种是遇到特殊出差情况需乘坐飞机或高铁的，则需提前向部门经

理说明原因并同意后才可报销，否则不予报销。

（2）一般员工借款不得超过1000元，管理人员借款不得超过2000元，否

则超过部门不予报销。

（3）住宿费、餐食费每天不得超过300/天。

（4）出差人员必须凭相关票据内容金额进行报销，超过的部分不予报销。

其次要严格审核部门人员的出差原因，由出差人员填写《借款单》，写清出

差事由、预计天数、人员、目的地等内容，经部门主管审核，报部门经理签字

后，方可到财务部借款。待出差回来后，填写报销单。差旅费报销流程如下：

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图7差旅费报销流程图

4.3.2管控办公用品，减少办公支出

公司应精简办公机构，对于办公用品，应由采购部门统一采购后交由仓管

部门管理，按需采购、按需领用，并且部门在领用之前填好领用单，经过部门

领导审批签字，领用时，仓管部门人员要登记好具体的数量，领用的部门、人

员姓名等信息。对于消耗型办公用品公司应提倡勤俭节约，减少铺张浪费现象

的发生；对于常用型办公用品应加强对其的管理，避免肆意损害现象的发生。

对于故意损坏办公用品的行为，要加强处罚力度。使其使用年限更长久些。对

于需自行购买的办公用品，管理人员要对其进行严格的核查，核实是否属于实

际需要购买，购买的部门也要按照公司程序来填报、代各负责人签字审批后才

能进行购买，如未按照程序一步步进行，则一律不得报销，并且需要承担相应

的责任与费用。办公用品领用流程如下：

图8办公用品领用流程图

4.4建立监督机制，规范管理行为

为解决虚列成本支出这一问题，我们首先要董事会要提高对管理层人员的

监督与管理，具体做法为董事会在各项决策要建立在科学调研的基础上，坚持

用科学的方法，并且公司董事会应开放部门监督职权，部门内部鼓励成员之间

互相监督，使各部门拥有对其他部门监督的权力，成员之间拥有互相监督的权

力，并对检举行为设立奖励，这样有助于激励各部门互相监督，减少互相勾结、

包容的情况发生。这样一来，公司不仅能了解各部门情况，对管理人员虚列成

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本、玩忽职守等行为及时做出反应，而且还有助于提拔有才能的人员，调换不

称职的管理人员，减少对企业的损失。

5总结

通过对爱可道生物