安徽和畅架业有限责任公司差旅费报销制度优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1安徽和畅架业有限责任公司基本概况..................................1

1.1公司简介....................................................1

1.2公司现行差旅费报销制度......................................1

2安徽和畅架业有限责任公司差旅费报销制度存在的问题..................2

2.1差旅费相关制度不完善........................................2

2.2报销时间跨度过长............................................2

2.3财务人员综合素质有待提升....................................2

2.4差旅费报销程序落后..........................................2

3差旅费报销流程优化设计............................................3

3.1完善差旅费报销制度..........................................3

3.1.1差旅费报销范围.........................................3

3.1.2差旅费报销流程.........................................3

3.1.3差旅费报销及补助标准...................................4

A交通费报销标准.........................................4

B住宿费报销标准.........................................5

C伙食补助费标准.........................................6

3.2严格控制差旅费报销时间......................................6

3.3加强财务人员综合素质培养....................................6

3.4引入科技信息技术管理差旅费费用支出..........................7

3.5差旅费报销制度补充条款......................................7

4优化设计后效果....................................................7

参考资料...........................................................9

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安徽和畅架业有限责任公司差旅费报销制度

优化设计

1安徽和畅架业有限责任公司基本概况

1.1公司简介

安徽和畅架业有限责任公司成立于位于安徽省淮南市大通，2019年5月，

主要经营脚手架搭设及租赁，建筑机械设备、钢管及扣件租赁及销售业务，公

司注册资本为1000万人民币。近几年，受疫情影响，全球经济大环境不景气，

建筑行业也处在低谷。但即便如此，该企业始终坚持以树立诚信为本，严格把

控企业产品质量的各个关卡，坚决不允许偷工减料情况发生，立志要为客户提

供品质最优的产品的同时，树立良好的企业文化形象，脚踏实地，力争早日成

为用质量说话的实力公司。

1.2公司现行差旅费报销制度

差旅费属于费用支出，同时也是单位重要的经营支出，主要包括因公出差

期间产生的交通费、住宿费、伙食补助费等。为了更好地管理公司，节约差旅

费支出，控制公司成本，公司制定了一系列关于差旅费报销制度，制度如下：

(1)出差类型:

a、短途出差：在市内出差（大于200公里的除外）。

b、远途出差：出差地点不在市内，需在外住宿（在市内大于200公里

的出差也算）。

(2)伙食补助费和交通费按员工出差天数计算。

(3)差旅费报销天数以往返车票时间为准，未满一天时间的，按半天计算。

(4)不同职位出差人员按各自的差旅费报销标准进行报销。

(5)出差人员若无报销费用的相关单据、凭证，公司则按报销标准的50%进

行报销。

(6)在节假日出差人员公司可酌情增加报销费用力度。

(7)一般情况下，员工出差车票由公司统一购买。特殊情况和自驾出差除外，

但需要上报公司知晓。

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2安徽和畅架业有限责任公司差旅费报销制度存在的问题

2.1差旅费相关制度不完善

该公司虽制定一系列差旅费报销制度的标准，但由于制度不够详细，很多

实际情况考虑不太周全，在实际生活中无法实施到实处。出差人员总能寻找漏

洞，利用不完整，或是有些模拟两可的规范漏洞进行报销，从而给财务人员的

工作带来更大的难度，财务部门的监督审核职责也就无法发挥出来。例如在现

有的差旅费报销制度上，伙食补助费和交通费按员工出差天数计算，却又未指

出员工出差天数按什么为准，导致有人钻空子，经常出现员工推迟返回现象等。

导致差旅费金额大大增加，加大公司成本控制难度。

2.2报销时间跨度过长

由于该公司原有制度上未规定差旅费报销时间，导致公司差旅费报销时间

混乱，有的时候会有跨季、年度报销现象，造成财务部门工作难度加大，对公

司的财政状况造成不良影响。或有时会遇领导人员审批不及时、领导休假，无

法按时办理差旅费结算手续现象，导致财务工作总是进展不顺。

2.3财务人员综合素质有待提升

财务人员综合素质有待提升。譬如财务人员对出差人员上报的差旅费单据，

没有仔细审核，对于有疑问的也不追根溯源，甚至有的根本不看，觉得领导同

意了无所谓就可以直接报销，草草了事。或是碍于同事关系，不好意思驳回人

家，怕得罪人，也就直接报销。又或是专业水平不够，有的职工钻制度漏洞，

将因公出差没有达到单位最高标准的住宿费中加入在宿期间所消费的其他用品，

察觉不了。对于上述细小的事件，财务人员不能快速识别，导致差旅费报销流

程形同虚设，造成差旅费一部分不合理的支出现象产生，没有发挥好财务部门

监督审核的作用。

2.4差旅费报销程序落后

本公司所属建筑行业，公司开发的项目大部分需要实地考察，因此，差旅

费也成了公司较大费用支出之一。差旅费支出越多，报销单据量就就会增加，

核销任务随之变大，财务部门工作量也就更加繁重。如若公司在差旅费报销方

面继续采用原有程序，不加以创新，财务人员在公司中的重要作用将不能有效

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发挥。

3差旅费报销流程优化设计

差旅费属于费用支出，同时也是本单位重要的经营支出。针对本公司差旅

费现存在的问题，做出如下优化设计：

3.1完善差旅费报销制度

由于本公司差旅费报销制度的不完善，所以补充了差旅费用的报销标准。

如下：

3.1.1差旅费报销范围

本公司差旅费报销范围包括公司员工因公出差产生的交通费、住宿费、伙

食补助费。

3.1.2差旅费报销流程

(1)公司员工出差前必须提前2天填写“出差申请单”（见图1-1），并且明

确标明出差时间、出差地点、出差人员等，经部门领审批通过后，才能出差。

(2)出差结束后，应如实填写差旅费报销单（如图1-2））及单据，交给部门

主管签字审核.

(3)审核通过后，出差人员将办理手续齐全的“差旅费报销单”送到财务部

进行报销.

(4)财务人员对其差旅费报销单及所附单据进行复核，确认无误后，才能报

销。

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图1出差申请单

图2差旅费报销单

3.1.3差旅费报销及补助标准

A交通费报销标准

交通费报销标准

职位

飞机高铁火车汽车

总经理、副

公务舱一等座软座/软卧

总经理

部门主管经济舱一等座软座/软卧实报实销

普通员工预申请二等座硬座/硬卧

图3交通费报销标准表

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说明：

(1)出差交通费报销按上述标准报销，超过标准部分自理。

(2)出差乘坐火车，符合从晚上8点到次凌晨7时之间，在火车上过夜，或

连续乘车超10小时的可以购买规定标准卧铺，符合以上规定未购买卧铺的，按

其员工所乘列车的报销标准卧铺价格与员工所规定乘座位的价格差额进行补贴。

(3)普通员工出差一般不准搭乘飞机，如需确要搭乘的，必须先向上级领导

申请，经过同意后，允许搭乘经济舱。其按经济舱标准报销，超过标准部分不

许报销。

(4)出差人员若因工作需要发生的交通改退签的手续费，公司可实报实销；

但如若因为自身原因延误的，公司不报销。

(5)其他员工乘坐出租车需申请且路程不少于50公里，经部门负责人同意

后才可实报实销。

(6)出差人员乘坐飞机，产生的行李托运费用若是因公司携带的物品，公司

凭单据可以报销，否则自行承担。

(7)为防止出现安全隐患，公司不鼓励员工自驾出差，但经过申请批准通过

后可自驾出差。但按其实际旅程火车软卧金额为上限。

B住宿费报销标准

住宿标准（元/天）

职务/补贴标

准特区、直辖市、

省辖市县级市及以下

省会城市

总经理、副总

350250150

经理

部门主管300200120

普通员工260160100

图4住宿费报销标准表

说明：

（1）为节省出差成本，同性出差两人同住一个双人标准间；异性可单住标

准间。

（2）出差人员在住宿标准内实报实销，超过标准部分自理。

（3）出差人员由接待单位免费接待或住在亲友家、无住宿发票的，一律不

予报销住宿费。

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C伙食补助费标准

职务/补贴省辖市、县级

省会城市

标准市及以下

总经理、

实报实销实报实销

副总经理

部门主管80/天70/天

普通员工60/天50/天

图5伙食补助费表

说明：

（1）部门领导确需应酬吃饭的，费用凭发票实报实销，但不再另发伙食费

补助。

（2）伙食补助费采取只补不报的形式。

（3）不满一天的按半天算。

3.2严格控制差旅费报销时间

(1)员工出差返回后，须要在一周之内办理报销差旅费手续（遇双休或节假

日顺延）。若未在规定时间内办理的，公司据不报销（特殊情况可酌情处理）。

有差旅借款的须在返回公司三日内按规定到财务部结算手续。

(2)员工不得跨年报销（按公历），否则只报销差旅费的50%。

3.3加强财务人员综合素质培养

为更好的优化差旅费流程，企业须加强财务人员综合素质培养。专业水平

方面，定期组织会计人员参加会计教育培训，提高专业技能。在培养素质水平

上，公司可对其不同的职位，建立奖励机制，例如财务人员可以对差旅费单据

进行监督审查，如若发现不合法、不合理的单据，财务人员可根据发票金额大

小领取奖励。这样也能提高财务人员工作积极性，从而减少公司差旅费支出。

树立以成本管理节约意识，促进公司差旅费管理。

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3.4引入科技信息技术管理差旅费费用支出

在信息化时代，利用科技信息技术工具，可以最大程度降低差旅费支出，

减轻人工工作量。引入简单差旅费电子管控软件，如神象云账本app。能将报销

种类进行分类，支持拍照上传，财务人员能快速查询。可以展示各个部门成员

差旅费支出合计，便于管理人员看到出差人员部门当月差旅费情况，有助于管

理人员更好的对差旅费进行分析控制。

3.5差旅费报销制度补充条款

(1)凭证上的大小写必须字迹清晰且金额无误，签字处需用黑色签字笔填写。

(2)出差期间，出差员工没有加班费，休息、节假日除外。

(3)出差参加培训或会议的出差人员，住宿费用实报实销，但交通补助和伙

食费补助不再享受（食宿自理者除外）。

(4)出差人员一经发现发票作假者，一律按照票面金额的5%进行处罚并通报

批评。

(5)出差人员提交的单据，该出差人员的负责人要在两日内给予员工答复。

(6)出差借款不可挪作他用，一经发现，挪用的金额直接从本月工资扣除，

并罚以挪用天数万分之五的处罚金。

(7)“出差申请单”的提交是给部门领导人或部门负责人，不得越级提交。

(8)单据的签字、审核顺序必须按照规定来，不得越级或顺序颠倒。

(9)出差地点若因工作原因发生改变，需上报部门负责人，通过后可报销费

用。

(10)员工出差期间，原则上不准观光旅游或走亲访友。若特殊原因，经部

门领导批准后在不影响工作的情况下进行，其产生的费用需个人自理。

(11)有下列情形之一的不予报销：

A、虚报或违报差旅费；

B、票据连号，又没有合法解释；

C、不按照财务的粘贴要求粘贴单据及填写单据；

D、