常德市风采超市有限公司采购制度优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1.常德市风采超市有限公司基本情况介绍.................................1

2.常德市风采超市有限公司采购制度现状及存在问题.......................1

2.1常德市风采超市有限公司采购制度现状............................1

2.2常德市风采超市有限公司采购制度存在的问题......................2

2.2.1采购计划制定不规范.......................................2

2.2.2库房布局不合理导致利用率较低.............................2

2.2.3库存商品出入库管理混乱...................................3

2.2.4缺乏质量控制.............................................3

3.常德市风采超市有限公司采购制度优化设计............................3

3.1规范采购计划的制定............................................3

3.2仓库布局合理化................................................5

3.3完善出入库管理制度............................................6

3.3.1完善入库管理制度.........................................6

3.3.2出库管理制度优化.........................................7

3.4建立健全质量控制体系..........................................8

4.总结...............................................................9

参考资料............................................................10

I

湖南商务职业技术学院毕业设计

常德市风采超市有限公司采购制度优化设计

1.常德市风采超市有限公司基本情况介绍

常德市风采超市有限公司成立于2001年6月20日，位于湖南省常德市武

陵区紫桥农贸市场二楼，经营范围为预包装食品零售，散装食品，乳制品(含婴

幼儿配方乳粉)，卷烟，雪茄烟，日用品，玩具，文化用品，体育用品，五金塑

胶制品，针绵织品零售。企业愈发注重电子商务的发展，日常管理也更加注重

信息化。

2.常德市风采超市有限公司采购制度现状及存在问题

2.1常德市风采超市有限公司采购制度现状

常德市风采超市有限公司的存货主要是由食品以及日常用品构成的，超市

存货由存货管理人员进行管理，在每日24点之前，由存货管理人员确定今日的

销售量，核对库存商品数量，并对货架上缺少的商品进行补货。

当商品的库存量低于最佳储存量时，存货管理人员填写商品补货单，交由

仓储部主管审核，在商品补货单审核通过后，商品采购员与商品供应商确定需

要购买的物品是否充足，如若充足，则与供应商签署规范的商品采购协议。在

商品入库时检查所采购的商品是否达到上架售卖的标准，若符合检查标准，则

填写商品入库单，最后财务人员申请向供应商付款；若不符合检查标准，应将

物品退还给供应商，将入库单作废，待供应商补发后重新创建入库单。

制定采购计划确定货源选择供应商

物料接收采购订单跟踪订单处理

检测所采购物品

发票校验

的质量付款

图1常德市风采超市有限公司现有采购流程图

1

湖南商务职业技术学院毕业设计

2.2常德市风采超市有限公司采购制度存在的问题

2.2.1采购计划制定不规范

一方面，采购部门没有养成未雨绸缪的习惯，采购工作预算在实际工作中

管理滞后，上报的预算没有实事求是，存在照搬照抄往年预算的情况。年中存

在临时决定(如日杂百货、文体用品、图书资料、日常维修等)的“小零散”项

目，造成工作无预算，正常工作受到影响。另一方面，一些部门对公司的采购

计划不够重视，在填写采购计划时不严谨，不提前动手，基本都是“急于求成”，

这就直接造成了向公司上报的采购计划漏洞百出。此外，采购部门对所采购的

物资也存在因采购计划不实而未能正确分类的现象。

2.2.2库房布局不合理导致利用率较低

常德市风采超市有限公司的库房布局较为杂乱，使得库房面积使用度不高，

有效使用面积低。物品的堆放不规范，仓库管理人员为了便利经常在物品入库

后随意堆放，这就导致在查找物品时，经常出现耗时过长的情况，严重降低了

清晰明确收发货的效率。甚至在很多情况下会出现根本无法找到对应存货的情

况，导致仓库管理人员误以为该项物品已无库存，出现重复购买从而增加企业

成本，原有存货因长年累月未经发现和管理发生损毁也变相增加了企业的成本。

仓库管理人员的不足对仓库工作和物品情况不能及时发现与反馈。

食品区1用品区1

食品区2备用用品区2

用品区1退换货区

入口

图2常德市风采超市有限公司原仓库布局图

2

湖南商务职业技术学院毕业设计

2.2.3库存商品出入库管理混乱

入库：单据上的物品数量或规格与实物不匹配，仓储部人员并没有严格地

遵守和执行入库管理制度。常德市风采超市有限公司的工作人员一味地按照自

己的意愿工作，导致入库工作流程混乱，容易出现发生差错而无法追溯的情况。

表单内容不完备，退换货直接进行却不进行表单的填写。没有完整的退换货流

程制度，商品验货不规范，导致未合格的商品也直接入库，没有及时有效的进

行处理。

出库：出库数量与出库单据上面的数量不符，没有按照出库单据上的数量

进行出库，物品数量出现减少或者增多现象。常德市风采超市有限公司的员工

操作不规范，经常导致很多的商品出现了损坏的现象。由于工作人员对物品的

种类规格不是很熟悉，或者是工作上有疏忽，所以存在将规格型号有差错物品

进行出库的现象。

2.2.4缺乏质量控制

常德市风采超市有限公司的采购人员对购进的存货质量控制不够严格，采

购物品并没有遵循货比三家的原则，而是仅仅只针对价格进行比较，使购买的

物品报损率较高。对超市所采购的物品的数量控制不严，有时会将自己所需的

物品夹杂在公司采购物品里一起采购。有时还会直接减少数量但并不会上报公

司，会使超市所采购的物品的短缺率增加。

3.常德市风采超市有限公司采购制度优化设计

3.1规范采购计划的制定

采购计划由采购部根据审批后的“采购申请单”制定。相关人员在授权范

围内对各类采购计划进行审查和批准后，将采购计划报送总经理审批。采购计

划的审批包括这些方面：（1）采购计划是否符合超市受众的日常需求。（2）采

购目标是否合理、得当。（3）采购物品的数量是否准确。（4）库存商品数量是

否存在过高或过低的现象。（5）采购的物资是否遵循成本最优的原则。

3

湖南商务职业技术学院毕业设计

按照预算执行

填写采购申请单

采购

采购部经均总经理

理审批审批

对采购申请单在

进行初步审批范

围

内

否否

汇总、整理符合是否在采是否在

要求的采购需求购范围内预算内

确定采购数量

提交采购申请单

及金额

图3材料审批流程图

采购计划执行方面：采购计划审批通过后，请购部门提出的请购要求必须

经采购部经理审批签字。采购部负责审核请购需求采购计划之内，不在计划之

内的必须上报总经理审批。

采购计划调整方面：对于已经审批的采购物资，请购部门如果需要变更物

资的规格、数量或撤销采购申请，必须报采购部审批，以便采购部及时根据实

际情况更改采购计划。如果某项商品需求量大于供给量时，需求部门可编制“补

货（增加供给）申请表”，需求部门经理审批签字后递交采购部审核，通过后，

编制采购计划增补方案。应严格按照相关信息填写存货采购单，不得随意改动。

再按照填写的采购计划表制定统一的表单格式、电子存档。采购管理人员尽可

能的采用电子打印方式进行工作。因为这样既便于采购人员填报，提高了采购

人员信息填报的效率，又能使信息核对员更好地校对采购信息，从而严格把关

每一笔采购物资，有效地杜绝了采购物资中出现的差错。

表1存货采购单

存货采购单

序号物品名供应商规格报价采购数实际金备注

称量额

4

湖南商务职业技术学院毕业设计

1

2

3

4

5

采购员：审批：审批日期：

3.2仓库布局合理化

常德市风采超市有限公司仓管人员要绘制仓库平面图，标明各种商品的存

放位置，采用五五化堆码方式，即“五成排、五成方、五成串、五成堆、五成

层”的方式，根据各种材料的特性、形状，在使用完毕后，及时将零头、尾数

归并，做到材料堆码整齐、摆放整齐。这样的堆码方式便于点数盘点和取送。

采取这种方式后可以很大程度地加快人工盘点的速度、减少差错。常德市风采

超市有限公司应增加仓库管理人员，建立健全的仓库管理人员岗位职责制，实

行赏罚制度。

常德市风采超市有限公司应将原有的仓库划分为A、B、C三个区域，A区用

于用品的堆放，B区用来做一些堆积及未处理的物品堆放，C区做食品堆放区，

又将A、B、C三个区域进行整体规划，分成几个小部分进行划分存放。A区划分

为洗漱用品区，家庭用品区，厨卫用品区，装修用品区；B区划分为退货区，过

期物品区，货物处理区，待理区；C区为五谷美食区，蔬果区，饮食区，休闲区。

5

湖南商务职业技术学院毕业设计

A区B区C区

洗漱用品区退换区五谷美食区

家居用品区过期商品区蔬果区

厨卫用品区货物处理区饮食区

装饰用品区待理区休闲区

入口

图4优化后的仓库布局图

3.3完善出入库管理制度

3.3.1完善入库管理制度

公司可以使用牛键盘进销存软件进行入库管理。入库商品时，仓库管理员

进行验货、收货，将实际到货数据如实录入ERP管理系统，边入库商品边录入

数据，避免因延误而造成数据误差。此外，仓库的变动都要有单据，进库有购

货单，出库有领料单，便于审核，也便于企业管理者查询和及时跟踪。ERP管理

系统能够及时记录出入库过程，便于员工的审核，企业管理者的查询和监督。

商品入库时仓管人员要严格把关，出现以下情况时可拒绝验收或入库：

（1）本次采购未经总经理批准或部门负责人同意。

（2）与合同计划或请购单不相符的采购物。

（3）与要求不符合的采购物资。

常德市风采超市有限公司应对不合格的产品进行相关处理。常德市风采超

市有限公司还应每月核对物料帐，如遇有账实不符的现象，要及时追查原因。

6

湖南商务职业技术学院毕业设计

入库开

始

订货单

供应商清点物品

物品

不合

检查

格拒收

物品

合格

填写入库单打印物品验收单

更新库存

登记入库

物品表

入库结束

图5入库流程图

3.3.2出库管理制度优化

牛键盘进销存软件不仅可以进行入库管理，还可以进行出库管理。对所购

买的物品在出库时要检查核对出库物品的数量、质量、规格等是否符合要求。

要严格检查物品包装是否完好，以免造成商品破损的情况。在搬运商品的过程

中要小心谨慎，以免对物品造成损坏。对物品的信息要及时更新，经常检查。

物品出库后，有些物品被拆走，有些物品被打乱，有些现场还留有垃圾杂物，

仓管人员要按照预案要求，及时对出库现场进行清理，保持出库现场干净整洁，

并在仓库货位图上标注出空出的货位，以备入库新物品时使用。出库流程如图6

所示。

7

湖南商务职业技术学院毕业设计

出库开始

填写物品领取表

部门经理签字

核实物品领取表

填写出库单

仓管人员签字确认

更新库存

登记台账物品表

出库结束

图6出库流程图

3.4建立健全质量控制体系

常德市风采超市有限公司要建立一个全面的质量控制体系。在采购时应从

以下几个方面进行：（1）对各个供应商之间对比的内容要科学。由于前期对比

的工作量较大，造成评比工作复杂。因此，要减少工作的重复和失准，避免个

人感情受到影响，评估方法和内容需要迅速统一。（2）采购时要对商品进行抽

样调查。确保所采购的商品质量合格，同时要检查商家产品质量保证书等证件

是否齐全并做好相应登记。（3）开展商品质量验收工作。验货管理员首先要对

照所验货是否符合订货单上的要求，再对货品进行盘点，检查是否有破损。验

8

湖南商务职业技术学院毕业设计

收管理员还要编制一式多联的验收单，对每一张已经收到的订单都预先编好序

列号。

采购物品到货由采购部经理统一