好又多超市(福晟MALL店)采购环节内部控制优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1好又多超市(福晟MALL店)简介......................................1

2好又多超市(福晟MALL店)采购环节内部控制现状......................1

2.1主要采购商品...............................................1

2.2采购流程现状...............................................1

3好又多超市(福晟MALL店)采购环节内部控制存在的问题................2

3.1采购计划缺乏科学性.........................................2

3.2采购审批制度不合理.........................................2

3.3供应商管理有缺陷...........................................3

3.4采购验收付款流程不完善.....................................3

4好又多超市(福晟MALL店)采购环节内部控制优化设计方案..............3

4.1采购计划制定优化设计方案...................................3

4.2采购环节审批制度优化设计方案...............................5

4.3供应商管理优化设计方案.....................................6

4.4采购环节验收付款流程优化设计方案...........................8

参考资料..........................................................10

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好又多超市(福晟MALL店)采购环节内部控制优化设

计

1好又多超市(福晟MALL店)简介

好又多超市(福晟MALL店)位于湖南省长沙市开福区芙蓉北路与兴联路交

叉口福晟MALL一楼，于2018年12月29日盛大开业，注册资金投入100万

元，法人代表是王兴奇先生。其经营范围包括许可项目：烟草制品零售，酒类

经营；一般项目：食品销售（仅销售预包装食品）；日用杂品销售；第二类医

疗器械销售；保健食品（预包装）销售。好又多超市致力于为客户提供“新鲜、

超值、休闲、时尚”的商品和服务，为成为最受顾客喜欢和尊敬的超市而奋斗。

2好又多超市(福晟MALL店)采购环节内部控制现状

2.1主要采购商品

好又多超市(福晟MALL店)主要经营以下五类商品：第一类：食品、生鲜

类；第二类：文具用品类；第三类：服装类；第四类：电子商品类。第五类：

金银首饰类。超市在采购方面也是围绕这五个方面，采购的商品如下表1所示。

表1好又多超市(福晟MALL店)主要采购商品表

类别详细商品

食品、生鲜类谷类、豆类、坚果、水果、蔬菜、肉品、水产、熟食等

文具用品类桌面收纳品、板夹、资料册、笔系列、削笔机系列等

服装类男女短袖、裤装、羽绒服、帽子等

电子商品类影碟机、计算机、收音机、数码相机等

金银首饰类金银手镯、项链、手链、水晶、宝石等

店铺位于商圈内部，方便顾客的来来往往，在福晟MALL周围有雄厚的群

众基础，好又多超市(福晟MALL店)的方便实惠诚信新颖名声家喻户晓，这也

为超市打开了更广阔的平台。

2.2采购流程现状

好又多超市(福晟MALL店)的采购流程主要分为以下几个步骤，首先做一

个资金预算和采购计划，编写超市采购单并且向采购管理岗位申请批准，采购

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人员咨询价格对比价格，选择供应商，签订好又多超市(福晟MALL店)需要采

购的合同，约定付款方式，然后是入库管理部分，货到验收入库，把收到的商

品录入连锁超市商品销售系统中以及商品上架，将采购的商品分门别类一一摆

放整齐，最后好又多超市(福晟MALL店)日清月结，编制财务报表，查看销售

情况、库存状况，进行库存管理，财务部分析，编制下一步的采购计划。具体

采购、入库、财务记账流程中的工作如下图1所示。

采购入库财务记账

申请采购到货、核验、付款日清月结

议价，授权审批录入系统财务报表

签订合同放入货架

图1好又多超市(福晟MALL店)采购流程图

3好又多超市(福晟MALL店)采购环节内部控制存在的问题

3.1采购计划缺乏科学性

采购计划对于整个采购环节来说是非常重要的一个部分，关系到采购是否

合理。在制定采购计划的时候，要综合考虑当前库存量以及销售情况，这样才

能避免无商品可卖以及库存积压等问题。目前好又多超市(福晟MALL店)在采购

的时候没有进行科学、合理的规划，很多订单都是紧急采购，在商品出现短缺

情况时，工作人员都只是盲目加购，而不考虑超市的销售情况与合适的库存量，

这样对超市的发展是极为不利的。

3.2采购审批制度不合理

好又多超市(福晟MALL店)多数商品都是零售，所以采购环节中的时效性比

较强，在需要进行采购的时候，批准流程应当快速响应，这样才不会影响采购

工作的进行，也就不会影响整个超市的经营活动。但是目前好又多超市（福晟MAL

L店）有些时间紧急的采购很多都没有获得上级审批就直接进行，单据上都没

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有获得经理或者总监的确认，没有取得批准的原因主要是走流程的速度较慢，

会影响公司经营。查询公司的采购单后，发现这部分没又获得审批的主要是超

市每月计划外的采购，这些采购通常是临时补充性的采购，因此在采购货品后

存在审批程序方面的问题。

3.3供应商管理有缺陷

好又多超市(福晟MALL店)目前对供货商缺乏相关管理系统，大部分都只有

一个采购人员与供应商保持联系，信息通讯次数较少、不全面。除非在主动联

系供应商之前就发现了问题，否则超市不会花太多时间去关注可能在早期出现

的问题。超市出现问题的原因往往在于商品挤满了货架布局、缺少产品条形码、

更改合同条款和费用支付的问题；又或是供应商要求的付款条件比以前更为苛

刻，推迟发货，甚至不再供货，使得采购工作极为被动。这些都给公司的发展

带来了很大的风险。

3.4采购验收付款流程不完善

好又多超市(福晟MALL店)针对验收环节有制度化的流程。但对于经常性

采购的材料，验收人往往因为惯性对采购的质量疏忽检查，容易导致质量出现

问题，造成生产成本的浪费和超市产品质量的信誉损失。好又多超市(福晟MAL

L店)在购入货品时，由于可供选择的供应商较为单一稳定、采购量大、所需种

类多，所以超市都是在发货前向供应商预付全部货款。

这时候就会出现供应商在收到货款后，不发货或是延迟发货的情况，也可

能发出的商品存在质量问题。这种情况下好又多超市一般是采取退货退款的处

理方式，但是在实际操作的时候非常麻烦，比如供应商拖延退款时间，会导致

超市采购资金受到影响，不能及时补充商品也会对超市经营业务产生不利影响。

超市缺乏完整的采购与付款过程的监控，对超市的内部控制的执行以及整个超

市治理也都会产生一定的影响。

4好又多超市(福晟MALL店)采购环节内部控制优化设计方案

4.1采购计划制定优化设计方案

好又多超市(福晟MALL店)在以前的采购中几乎都是依照经验盲目进行采购，

内部没有制定一个科学有效的预算管理机制，以往的经验很可能跟不上市场需

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求的变化，因此，公司需要制定一个科学的采购预算机制，避免盲目采购导致

的问题，也能让公司的资金得到一个更好的运用。

超市可以成立一个采购预算委员会，根据市场风向以及剩余库存数，对订

货时间和订货数量严格进行控制，设置年度采购预算。采购预算经由管理层审

批通过之后，再细分成相应的指标下发到各个部门中，各部门再根据下发的采

购预算进行采购，同样也需要进行合理的控制，做出正确的采购决策。

对于采购物资的采购单、物资出入信息及采购发票制定采购计划表，严格

按照表格内容填写，采购管理人员除了签名处外尽可能的采用电子打印方式。

这种方式可以在很大程度上方便采购人员进行信息填写，提高工作效率。在核

对各项采购信息的时候也能更方便快速地看清校对，从各种单据上入手，对物

资采购进行严格的控制。

公司在制定采购计划的时候，要尽量避免“一言堂”，采购部门的负责人

可以召集产品负责人一起进行商谈，根据公司日常出货的速度以及总体销售目

标多方面考虑，结合定性、定量分析，制定总体的采购计划，并科学分配到部

门。制定的采购计划也可以根据实际需求进行变动，得到公司管理层的批准即

可。优化后的请购单模板如表2所示。

表2好又多超市(福晟MALL店)请购单模板

采购计划报表

采购人审批人申请日期

序号规格单位单价数量库存计划采购量实际采购量

1

2

3

4

预算委员会的采购预算审查不应仅限于采购货物的种类和现有库存，还应

涉及经济批次的调整，利用经济订单时间和经济订单数量来降低采购成本，完

成整个采购计划。采购计划流程优化后如图2示：

提出采购需求进行采购汇总确定采购种类数量

制定采购计划审批编制采购预算

图2采购计划制定流程图

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4.2采购环节审批制度优化设计方案

好又多超市(福晟MALL店)应当制定合理的采购业务监管规范授权审批程

序。采购批准程序的改进是为了更好地执行工作的各个部分并明确分工。采购

环节审批制度是一种以监督采购活动，保障采购活动合法合规为目的的管理制

度。采购环节审批的对象就是采购活动中需要进行采购的事项，按照不相容职

责相分离的原则设置了不同的职位，并按部门和序号设置了采购单。

各超市门店的购买请求必须先编制请购单，经过支出预算负责人的签署批

准，不同级别的批准针对不同的购买请求金额，对于金额较小的采购，直接由

部门主管进行审批，审批通过后采购部门进行采购；金额较大的采购需要得到

门店负责人的审批，审批通过后采购部门才能进行采购。在优化后的采购流程

中，要是审批环节要是没有通过，提出采购需求的部门都需要重新回到编制采

购单的环节，重新进行申请，到所有的审批通过，采购部门才开始采购业务。

好又多超市(福晟MALL店)的采购审批流程如图3所示。

图3好又多超市(福晟MALL店)采购审批流程图

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4.3供应商管理优化设计方案

在拿到已经获批的采购申请之后，好又多超市(福晟MALL店)就进入了供

应商的选择阶段。

对于大宗采购以及初次采购的商品，供应商起码要在三家之中作出选择，

拿到供应商的报价后，采购部门要对其价格进行详细的对比分析，做好后续谈

判的准备。对供应商的现场评估全权交由采购部负责，包括供应商的初步选择

和填写评估表两个工作内容。

对于供应商的信息登记，好又多超市(福晟MALL店)目前拥有一个比较详

细的数据库，选择供应商的时候也是优先选择厂家直供的方式，因为这样可以

有效控制成本，并且也能从源头上控制商品质量。

超市还邀请了供应商参与到整体的采购设计中，这种模式可以促进超市采

购的整条供应链的发展，也在一定程度上保证了好又多超市(福晟MALL店)采

购业务的顺利实施和良好形象的建立。

对于供应商的管理，好又多超市(福晟MALL店)主要控制三个方面，分别

是采购调剂，供应商选择和优化供应商品。

对供应商的评估除了质量，交付，成本，服务，技术五个关键要素之外，

超市还对它们在每月和每年都安排了评估工作，这样处理可以在一定程度上防

止发生突发事故，在每月评估的基础上进行年度的评估，可能对供应商有一个

更加综合的考量。

为了对供应商进行更好的分析，好又多超市(福晟MALL店)在把供应商和

商品进行分类之后，会收集相关的数据，最终超市可以完成对整个供应商的评

价，超市也可以依据这些的出来的数据对供应商进行优化和升级，评价不好的

供应商可以被剔除掉，这样也能更好地促进超市发展。

好又多超市(福晟MALL店)供应商选择优化流程如图4所示。

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采购部门部门主管其他相关部门供应商

开始

所需商品明所需商品明

细细

商品分类

制定计划

开展调查相关信息

供应商初步

评估

送样或小批

样品

量采购

报价

比价议价

初选合格供应

后期跟踪商

制定供应商

评价报告

审核通过/不

通过

存档

重新选择

结束

图4好又多超市(福晟MALL店)供应商选择优化流程图

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4.4采购环节验收付款流程优化设计方案

图5好又多超市(福晟MALL店)采购环节验收付款流程优化图

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优化后的采购环节验收付款流程如上图5所示。由于超市采购活动在舞弊

风险控制比较脆弱，因此必须加强对采购过程的管理和控制，随着超市采购业

务的不断发展，采购环节的管理环节应该也要不断改进，而验收付款流程是其

中很重要的一个环节。验收部门需要进行三方验货即供应商，验收人员，采购

人员，确保供应商提供订单与送货单一致，确保产品或服务符合质量要求之后，

出具验收单。超市验收部门负责对商品的质量、数量进行核验，核验结束之后

就可以入库，商品入库之后由仓储管理人员对其进行管理。这些流程都结束后，

财务部门再进行登账，在领用的时候，需要规范填写领用申请表并且要相关人

员签字确认，之后的每个月仓库都要接受财务人员和采购部门的盘点，并且每

月将盘点结果上报至管理层。

优化后的具体采购验收单模板见表3。

表3好又多超市(福晟MALL店)一般商品采购验收单模板

供货单位：电话号码：日期：

商品条码商品名称单规进货实收进货金额销售金额商品

位格数量数量单价金额单价金额差价

合计