河南美道家实业有限公司采购环节内部控制优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1河南美道家实业有限公司简介.........................................1

2河南美道家实业有限公司采购业务现状.................................1

2.1采购部门的组织结构............................................1

2.2采购流程......................................................1

3河南美道家实业有限公司采购环节内部控制制度存在的问题...............2

3.1采购计划制度不合理............................................2

3.2供应商选择不合理..............................................2

3.3采购签字流程不完善............................................3

3.4验收入库制度不完善............................................3

4河南美道家实业有限公司采购环节内部控制制度优化设计方案.............4

4.1采购计划制度优化设计方案......................................4

4.1.1深化对物资采购模式的认识................................4

4.1.2培养专门采购人员........................................4

4.1.3规范采购过程............................................5

4.2供应商选择优化设计方案........................................5

4.3采购签字流程优化设计方案......................................7

4.4验收入库制度优化设计方案......................................7

参考资料.............................................................9

湖南商务职业技术学院毕业设计

河南美道家实业有限公司采购环节内部控制优化设

计

1河南美道家实业有限公司简介

河南美道家实业有限公司成立于2013年10月17日，注册资金5000万

人民币，注册地位为河南省三门峡市湖滨区和平路甲亿城市广场57幢502，法

人代表为贾思思。经营范围包括销售纺织品、服装、鞋帽、日用百货、日用化学

品、日用杂货、五金交电、食品添加剂、初级农产品、珠宝首饰、家用电器安装

及售后服务、柜台租赁、仓储服务、普通货物运输、保健食品、预包装食品及散

装食品、乳制品(含婴幼儿配方乳粉)的批发、销售，经营范围包括食品、日用杂

货、日用经营范围包括食品加工、雪茄烟零售、销售国内出版物、餐饮服务(以

上经营范围仅限分支机构经营)等。

2河南美道家实业有限公司采购环节内部控制现状

2.1采购部门的岗位设置现状

目前，由企业采购系统一把手牵头，河南美道家实业有限公司采购部在相

关职能部门的配合协助下，对采购制度和采购工作流程进行了严格的制定和执

行，确保了企业经营活动的顺利进行。按采购材料类别设计采购部岗位设置如

图1所示：河南美道家实业股份有限公司采购岗位设置采购部、生鲜部采购、

食品部采购、非食品部采购四个部门。采购部设主任1名、生鲜部采购1

名、食品部采购1名、非食品类采购1名、管理人员1名。生鲜部采购包括

生鲜部采购的水果、蔬菜、肉类水产食品、面包熟食等；食品部采购的有烟酒

饮品、重杂轻杂、冷冻冷藏、个人护理、清洁用品等，食品部采购的有烟酒饮

品非食品类部门采购包括文体玩具、服装鞋帽、床上用品、家居、大家电、小

家电等，每个小部门再设立一名主管经理，各部门对采购物资的相关事宜负责

到各部门，由各部门具体负责，各部门分工负责。

2.2采购流程现状

河南美道家实业股份有限公司目前的采购流程如图1所示：即一份由部门

主管签字、部门经理审核通过的采购请求单，必须由单位出具后方可递交采购

部。采购部经理签字后，由河南美道家实业股份有限公司采购部经理填写《采

购单》，交总经理审定后，由采购部经理签发《采购单》。根据采购总监制定

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的采购计划，在研究所有采购计划和报价后，选择一个或几个供应商。河南美

道家实业有限公司采购负责人在找到最合适的供应商后，与供应商就商品价

格、商品质量、商品成本等问题进行谈判。采购合同是在与供应商洽谈成功后

签订的。采购商跟踪订单，确保供应商在恰当的时机，将恰当的商品送达恰当

的地点。最后，买方应检查到货是否与订单要求一致，包括数量、质量等，然

后验收入库。

需求单位

选择供

开立请购谈判验收入库

应商

单

采购

制定采签订采跟踪订

单签

购计划购合同单

字

图1采购流程图

3河南美道家实业有限公司采购环节内部控制存在的问题

3.1采购计划制定不合理

目前，河南美道家实业有限公司在采购预算方面存在不严谨的情况，在采

购预算编制问题上，没有制定统一的采购标准进行采购制度，在采购过程中出

现多起采购预算调整而未得到批准的情况。另外，在预算执行中，各部门沟通

不够，导致采购资金使用率不高是采购效率一直不高的主要原因。在采购物资

商品的过程中河南美道家实业有限公司也没有合理的计划，采购的物资商品没

有合理的分类，只是盲目跟从行业内其他企业的采购物品进行自己企业的采

购，盲目跟风采购时下流行的物资商品，放在柜台售卖，没有计划合理的物资

商品数量、物资的价格、采购的周期等，导致了河南美道家实业有限公司采购

的成本费用增长和物资商品卖不出去，存货积压，资金周转不灵。

3.2供应商选择不合理

根据供应商管理理论的要求，供应商选择应采用定量分析、定性分析、定

量与定性三种方法选择供应商，但河南美道家实业有限公司的供应商选择主要

由采购部门决定，要求供应商通过供应商管理平台填写准入申请，在没有说明

选择理由和选择依据的情况下，主观选择供应商，而河南美道家实业有限公司

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的供应商选择企业采购与供应商关系巨大，供应商选择也是采购管理的重要组

成部分，但河南美道家实业有限公司在供应商选择方面存在薄弱之处，具体集

中于以下几个方面：

一是供应商选址存在不合理的地方。所需物资在河南美道家实业有限公司

遇到突发事件时不能及时到位，一般都会选择地处偏僻的供货商进行采购。

第二，没有标准要求的供应商选择。河南美道家实业有限公司在选择供货

商时没有严格的标准要求，往往是能生产出所需的产品，具备基本的生产条

件，没有长远考虑，只要有营业执照、税务登记证、企业规模等都没有硬性规

定就行。这样就造成了刚开始的时候供货商供货比较好，经过一段时间的合作

之后，供货商的问题就开始逐渐显现出来。

三是供货商选择面窄、数量不够合理等问题。河南美道家实业有限公司在

选择供应商范围上基本没有变化。

3.3采购签字流程不完善

河南美道家实业有限公司从采购申请到采购订单，再到支付这整个过程中

的相关签字情况不完善。具体签字流程如下图2所示：河南美道家实业有限公

司采购的签字流程比较复杂，无论是釆购申请、采购订单还是付款申请表，无

论单据的金额大小，总经理都需要最终审核批准，这些签字花费了总经理很多

时间与精力。由于签字流程过长，如果某位领导不在公司或比较忙，这可能会

导致相对较长的等候时间，人为将处理这些事务的时间拉长，降低了釆购工作

的效率和效果。另外，总经理每件事都要参与管理签字，在一定程度上打压了

中层管理者的主动性和积极性，不利于管理的建设和发展。

采购申请部门经理审批部门总监审批财务部门审核总经理审批

图2采购签字流程图

3.4验收入库不合理

河南美道家实业有限公司虽然在物资配送到达企业仓库后，会有相应的管

理人员对物资商品进行验收入库，但河南美道家实业有限公司的采购验收入库

程序不合理、不完善，很多时候物资商品都是运达后直接入库，导致物资商品

的质量安全没有得到保障。并且在实际运行的过程中，河南美道家实业有限公

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司的验收人员组成结构不合理，不具备相应的专业能力，导致验收过于简陋、

无法把控质量等问题。并且河南美道家实业有限公司物资商品验收形式简单，

验收人员并没有对所采购的物资进行深入验收，没有按照采购项目的验收标准

进行验收。另外，河南美道家实业有限公司的验收人员基本就是采购人员组成

的，这就导致了验收人员与配送方有串通舞弊的嫌疑，谋取不正当的利益，滋

生腐败。

4河南美道家实业有限公司采购环节内部控制优化设计方案

4.1采购计划制度优化设计方案

4.1.1选择需要采购的商品与商品数量

在企业制定的进货计划中，所需进货数量的选择，应注明在选货一栏内，

由河南美道家实业有限公司自行选定。此外，还必须预测每一种商品在一定时

期内的使用和销售情况，使所购商品在生产和采购计划和销售计划中与商品的

数量相比较，产生的误差越小，企业的库存压力就会减轻，库存积压就会减

少，企业在生产和采购计划和销售计划中的库存压力就会减少。市场波动等变

化的影响，我们都需要考虑。具体的选择流程如图3所示：

采购什么品预算是否有

品类确定有此类商品

类此品类

经营条件变商品季节性顾客需求变

有需求

化变化化

在采购计划

中标明

图3选择采购商品和数量流程图

公司需要先考虑采购什么品类的商品，进而考虑预算是否有此种品类，接

下来考虑顾客的需求变化与商品季节性变化的影响以及经营条件的变化。做到

销售什么，采购什么，销售多少，采购多少。

4.1.2设定合理价格，制定采购周期

河南美道家实业有限公司在制定进货计划时，应根据客户等级制定各种商

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品的适宜价格，在制定进货计划时，应根据客户等级要求制定我们的进货价，

如果进货价过高，则商品毫无竞争力。在综合考虑客户消费余量和企业毛利水

平等因素后，可采用价值定价方式制定合理价位。当然，进货周期也是一个重

要的问题，太晚或太早的进货周期都会惹出很多麻烦，错过了最佳的进货时

机，带来的不仅仅是价格上的劣势，更重要的是销量上的劣势，而不是价格上

的劣势，更重要的是进货周期太晚或太早的进货周期都会造成成本的下降，从

而导致企业可以使用采购点发确定采购时间，根据部门一定量的采购，看可不

可以增加库存量或者不增加库存量，定量采购可以直观看出来的。然后采购周

期可以用公式计算出来，具体公式如表1所示：采购周期的算法可以提高企业

的资源配置率，提高企业的效率和效益，为企业带来更多竞争优势。

表1采购周期计算图

采购周期指标：（审批时间+比价时间+下单时间）/（申请时间+审批时

间+比价时间+下单时间）*100%

4.1.3选择适合自身的采购方法

申购方式可分为直接申购，间接申购，委托申购等几种方式。针对自身的

清况，及时判断，做好预案，应对各种情况下的采购方案。河南美道家实业有

限公司是一家中小型超市，进货方式可以有几种，一种是找到商品的代理商，

采购超市的日用百货、食品、饮料等快消商品。通过代理拿货是最便捷也是最

轻松的购买途径。二是直接与厂家联系，可以低价拿货，可以将企业的采购意

向以更长时间的合作告知厂家，可以优惠到更好的厂价。三可到当地市场批发

进货，可货比三家，且种类齐全，进货数量不受限制，运输费用极少，还可协

商争取价格更优惠，服务上门送货。四、去参加零售业相关的展会，在展会上

可以直接订货，可以收集厂家、代理商的联系方式，也可以交流同行业的经营

经验，如果你想参加零售业相关的展会，可以直接在展会上订购商品。以上的

四种采购方式都是企业可以选择并去实施的适合企业的采购方式。

4.2供应商选择优化设计方案

河南美道家实业有限公司在经营中面对众多的供应商，必须建立起有利

于本企业发展的供应商选择标准制度。对于确认客户需求的当前市场的竞争

需求，企业要善于分析当前国内外市场的竞争环境，做到心中有数。如果企

业和供货商之间已经建立了供货关系，那么企业在选择供货商的时候应该能

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够发现各种问题，就应该分析现有供货商目前的状况。需要经过种种审核最

终才能确定，必要时需要实地考察供应商的各种指标，例如：地理位置、产

品质量、厂家的经营管理条件等因素。选择供应商流程如图4所示：

供应商收集、整评议小组对厂商

开始供应商提供资料

理资料进行全面评估

供应部主管审核供应商主任审核

确定供应商名单筛选供应商

供应商名单供应商资料

结束

图4选择供应商流程图

第一，要注意沟通和了解供应商内部的相关人员，如果供应商出现过质量

问题，要和设计人员、采购人员、检验人员以及企业内部的生产人员进行接触

和沟通，对他们的意见要有充分的了解，但也要有所警觉。

第二，评估供应商，要事先准备好调研。应该注重企业中对此供应商的相

关的文件，这些文件应该包括供应商的检验报告、采购人员的定期报告，纠正

措施中的记录、交付记录，未完成的合同数量等记录，对供应商地理

位置、运输条件都要进行考察。另外，还要建立合理的供应商考核评价标准，

增强供应商之间的竞争意识，具体评价标准如表2所示：

表2供应商绩效考评表

考核项目评价标准占比得分

移交率评价移交率=合格批次/交验批次20%20

质量整改评价按期办结率=按期办结数/问题反馈20%20

数

创新能力评价通过改进设计达到提升商品性能20%20

订单完成评价订单完成率=(月订货笔数/月累计订20%20

货笔数)/n

政策执行评价对公司采购政策能认真执行10%10

售后服务评价出现问题后，解决问题的速度、方法10%10

与态度

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4.3采购签字流程优化设计方案

传统方式下，在大量需要盖章的文件中，涉及河南美道家实业有限公司的

采购申请、合同签订、定单签订、对账付款单签订等，主要依靠人工方式完成

打印、盖章工作，工作量大、效率低。企业通过全程数字化实现供应商合同、

协议、订单、对账单、付款单、收货单等单据文件的电子签署，采用电子签署

更加简单便捷。可以将采购申请按申请的金额大小进行区分，再传递给相应级

别的领导签字批准。依据80/20原理，在采购中只占采购总金额的20%的采购

申请只需采购副经理签字批准，以外可由采购总经理最后审批签字。具体流程

如图5所示：还可以化零为整，在收到小额的采购申请时，如果不是急用，可

以暂时搁置，待累积到一定数量或金额后，再统一传递相应的领导签批过去，

减少繁杂的工作，同时也节省了上班时间，节省了人工成本，在收到小额的采

购申请时，可以通过

采购副经理结

采购申请采购金额

占20%审批签字束

采购金额占采购副经采购总经

80%理签字理签字

图5采购签字流程优化图

4.4验收入库制度优化设计方案

严格的验收入库环节可以避免河南美道家实业有限公司的经济损失以及库

存积压问题，采购回来的商品不可能全部都直接送到超市现场，大部分商品都需

要先入库处理，所以仓库部门该如何运用商品出入质量的控制，并提高经济效益

成了一个很重要的课题。针对河南实业有限公司验收入库环节存在的问题，我们

要进行改正及优化，具体措施如图6所示：验收员和仓管员要严格按照采购订单

和发货单对商品的数量和品类仔细地进行核对，确保无误后，配合仓管中心的工

作人员对商品的质量进行检验，检验都没有问题后，需要出具验收报告。另外，

仓储员也需要定期和财务部的工作人员进行库存商品的核对，这样才能保证账实

相符。在每次的验收入库的执行时还需要至少有是三个不同部门的人员实施相应

的检查验收程序，可以更好的避免两名及以下的验收人员实施相互串通，从而更

好的规范舞弊这一问题。

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供应商财务部供应部仓管中心

开始

验收员、

仓管员

供应商按时接收商品

发出商品

清点、核

对采购订

单和送货相关人员进

单