湖南省长星茶叶开发有限公司存货管理工作优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1湖南省长星茶叶开发有限公司概况..................................1

2湖南省长星茶叶开发有限公司存货管理工作中存在的问题..............2

2.1茶叶入库成本核算不精确....................................2

2.1.1采摘入库成本混乱....................................2

2.1.2外购成本难以确定....................................2

2.2茶叶出库管理体系混乱......................................2

2.2.1出库顺序杂乱、货物堆积严重..........................2

2.2.2退换出库监管流程薄弱................................3

2.3茶叶仓储管理有待加强......................................3

2.3.1货物现场管理不规范..................................3

2.3.2仓储盘点重视程度不够................................4

3湖南长星茶叶开发有限公司存货管理制度优化设计方案................4

3.1提高存货入库成本管理核算程序精确度........................4

3.1.1加强采摘入库成本管理................................4

3.1.2提高外购存货成本核算精确度..........................5

3.2优化库房出库日常流程及管理制度............................6

3.2.1科学制定出库管理程序................................6

3.2.2加强存货出库管理意识................................6

3.3增强仓储管理以提高存货管理效率............................7

3.3.1加强茶叶现场管理....................................7

3.3.2重视存货盘点工作....................................7

4小结............................................................7

参考资料.........................................................9

I

湖南商务职业技术学院毕业设计

湖南省长星茶叶开发有限公司

存货管理工作优化设计

1湖南省长星茶叶开发有限公司概况

湖南省长星食品有限公司成立于2013年12月02日，注册地位于湖南省永

州市江华瑶族自治县沱江镇鲤鱼井大道227号。主要从事经营范围包括：茶叶

种植、加工及销售；茶叶育苗、收购；食品销售；食品互联网销售。湖南省长

星茶叶开发有限公司作为当地老牌茶叶加工企业，是一家采取“公司+基地+农

户”的形式，主打“江华苦茶”、“江华毛尖”、“瑶乡红茶”等品牌，在乡

下各地总共拥有1000多亩茶场。茶叶存货是长星茶叶公司主要的流动资产，包

括茶叶原材料、半成品、成品等。公司始终秉承“以客为尊，健康饮天下”的

经营宗旨，在原材料选择上坚持高质量、无污染标准，在生产过程中坚持有序、

卫生的原则，在销售上坚持顾客至上、服务到家的经营理念。在建立以来所经

营的茶叶产品在市场上获得了广泛认可，树立了良好的企业形象。湖南省长星

茶叶开发有限公司组织机构如图1所示：

图1组织结构图

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2湖南省长星茶叶开发有限公司存货管理工作中存在的问题

2.1茶叶入库成本核算不精确

2.1.1采摘入库成本混乱

公司在茶叶采摘、采购入库的验收环节存在不规范的存货入库审批手续情

况。长星公司种植大部分茶叶原材料，如红茶、绿茶、丁茶等。且茶叶采摘时

往往受各种天气时间等限制，不同茶叶对原料的新鲜度标准严苛。茶叶需要经

过采摘到晾晒到炒制三个环节，其中批次时间先后完成的情况很难确定，就容

易导致自制茶叶存货不能及时核定售价及时入账。茶叶存货长时间不在账管理

容易遗忘或造成贬损或为舞弊操作创造条件，也会导致茶叶库存情况不实而影

响生产与采购需求量的预测，财务部门在统计考核各部门绩效时也会数据失真。

2.1.2外购成本难以确定

公司“江华苦茶”系列产品可以通过自己采摘实现部分原材料自给自足，

但是因为气候土壤和品质等要求，公司并不能全部承担原材料，还需要向社会

采购上好的丁茶、红茶等原材料完成产品的再生产和加工。自己加工制作干茶

叶茶叶会比直接买干茶叶来得划算，但是采购人员很难确定要买多少茶叶，容

易出现少报产成品，多报加工损失等情况来虚增成本，影响当期损益。另外一

种是直接去买别家企业制造完成的干茶叶，通过分配材料等加工成产成品，由

于茶叶采购根据市场价格调节而变化，企业通常要分好几次采购，就会导致采

购信息不透明，在入库环节存在入库数量缺斤少两，发生以次充好的现象，或

者采购价格以低报高，从而导致抬高成本从中牟利等舞弊情况发生。

2.2茶叶出库管理体系混乱

2.2.1出库顺序杂乱、货物堆积严重

长星公司在出库环节缺少制度，审核不严手续不全，存在货物堆积流失问

题；另一方面长星茶叶开发公司对企业茶叶原料、包装物等货品的存货管理效

率低下。湖南长星茶叶开发公司从2019年至2021年公司存货周转率情况如表

1所示：

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表1公司存货周转率表

项目2019年2020年2021年

营业收入（万元）552576604

存货（万元）468472551

存货周转率1.181.221.09

从上表可以看出近几年长星公司的存货周转率基本变化不大，存货周转率

基本保持在1.5以下，由此可知，长星公司存在在库存货堆积严重，导致资金

利用方面效率太低，企业的变现能力较差。长星茶叶开发公司堆积了大量茶叶

存货，导致资金被大量占用。又在面对顾客大额订单时总想着有备无患，比如

说定20Kg毛尖茶叶，仓库往往会准备25-30kg毛尖备用，防止散量订单的出库

导致库存不足，但大多时候都会多出5-6公斤存货放在仓库，只能等下个月订

单来了再出库。每种茶叶存货都是有自己的保质期的，不同的茶叶品种，保质

期就会不同。但顾客会尤其青睐于刚生产完的茶叶，这就导致长星公司新入库

的茶叶会优先出库，保证茶叶的新鲜度以及顾客的满意度。之前累计的存货就

容易出现难以出库的情况，若不能进行定期产品检验及时发现茶叶质量的变化，

就使以前剩下的茶叶出现放久受潮变质等情况增加损耗。

2.2.2退换出库监管流程薄弱

长星茶叶开发公司经常会有顾客退换货等情况，但并未设置具体监管流程。

茶叶退换最多的是经常合作的各代理商，代理商会经常退换茶叶的品种或者批

次时间之类的，而且由于经常合作，各代理商极其善用人情牌，少的茶叶存货

就直接退换，而省过其复杂流程，就容易导致收回影响二次销售的货品损失只

能公司自己承担。月末盘点经常出现多支、少支、漏报等现象，导致企业对茶

叶存货管控能力较低，不能及时反应存货的实际情况，也无法准确预测经济订

货量占用流动资金的情况，只能按多计算，加大企业现金流压力。

2.3茶叶仓储管理有待加强

2.3.1货物现场管理不规范

茶叶存货具有吸湿性、陈化性和吸味性。长星茶叶开发公司仓管地杂多，

对茶叶仓储摆放要求不严。不同年份，不同品种的茶叶被摆放堆积在一起，不

利于日常存货的管理。且茶叶极易受温度、光线、水分、微生物、氧气、异味

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等因素的影响而变质。公司仓管人员没有根据茶叶特征来摆放仓储，日常检查

程序执行不够就不能及时发现茶叶质量的变化，也就无法预估损失。

2.3.2仓储盘点重视程度不够

在长星茶叶开发公司的仓储盘点管理上面，茶叶仓储盘点结果未能及时处

理。在每年的清产核资中，货物积压，存货报废损失情况都要作为重点问题向

上汇报，但每次报后得到的反馈都很缓慢或者没有。没有上级主管部门的批示，

导致仓储部门没能及时处理结果，使公司存货的货物积压、存货报废损失像雪

球一样越滚越大，严重占用公司运营资金。

3湖南长星茶叶开发有限公司存货管理工作优化设计方案

3.1提高存货入库成本管理核算程序精确度

3.1.1加强采摘入库成本管理

存货的入库管理是保证公司经营的重要环节，针对长星茶叶开发公司采摘

入库等核算不准确的问题，本公司选择适合自己的成本核算方法，并保证存货

核算的一致性。监督自制茶叶定价部门就每种商品的每道工序进行定价，记录

好每一批茶叶到达的品名、数量和时间，规范好每道程序允许的材料损失，多

的损失由相关管理人员负责一星期登记在册并做好汇报情况。湖南长星茶叶开

发公司茶叶加工转接单如表2所示：

表2茶叶加工转接单

货物部门：管理部门：

到达日期货物名称到达数量损耗数量最终数量转接日期负责人

根据每年的销售计划和采购资金计划等合理制定仓储计划，减少存货资金

的占用，提高公司资金利用率；其次对发生办理入库手续不全、原始单据丢失、

损坏或不适用情况的处理，应反馈给主管部门负责人，根据主管部门负责人处

理意见办理相关手续，入库单据必须填写正确的供应商单位名称，货物的品名、

规格、单位、入库数量、单价、金额和库房管理员及经手人签字，入库单为一

式三联，一联留库房入账，一联给经手人报销，一联交财务部门，送货单及办

理相关入库手续的单据粘贴在入库单后面。公司出库单如图所示：

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表3产品入库单

库房名称：存放位置：

入库编号：入库日期：

序号入库单位产品名称规格单位入库数量单价金额备注

合计金额

3.1.2提高外购存货成本核算精确度

寻找并经过对比考核选出两三家稳定的厂家，从其进购需要的茶叶等原材

料，并签订长久供货合同，防止因市场或季节性原因涨价等情况出现。原材料

及采购物资进厂后，由库房管理人员和采购人员一起验证入厂原材料及物资的

货物名称、规格型号、材质等级，如实物与单据不相符拒绝入库，防止以次充

好等现象的发生。存货价格变动要有财务部门的监管，必须有单据及文件流转，

杜绝口头传达，加强采购信息透明度，防止徇私舞弊等现象的发生。

湖南长星茶叶开发公司外购产品流程图如图所示：

图2外购产品流程图

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3.2优化库房出库日常流程及管理制度

3.2.1科学制定出库管理程序

存货出库管理是保证公司正常运作的重要环节。针对存货出库审核不严手

续不全的问题。首先公司要给仓储部门制定严格的出库管理制度，科学制定出

库管理计划，严格按照管理制度执行，避免茶叶堆积或货物受潮变质等损失。

对发生办理出库手续不全、原始单据合同丢失、损坏或不适用情况的处理，应

反馈给主管部门负责人，根据主管部门负责人处理意见办理相关手续，出库单

据必须填写正确的销售单位名称，严格核对货物的品名、规格、质量、数量、

单价、金额和库房管理员及经手人签字，出库单为一式三联，一联留仓库保管

登记，一联留保管备查，一联交财务部门核算。销售合同及办理相关出库手续

的单据粘贴在出库单后面。公司的出库单如图所示：

表4产品出库单

收货单位：发货单号：出库日期：

序号订单号产品名称规格单位出库数量单价金额备注

合计金额

3.2.2加强存货出库管理意识

针对货物流失问题，要提高公司管理层对存货的出库管理意识，加强对存

货管理的重视程度。库房管理员对库存物资出库记账的管理，应及时根据生产

销售人员的销售合同和单据记账，做到日清月结。规定各组销售处组员所需物

料及时到小组组长处申请，再由各组组长对每天小组所需物料定时报送给库房

管理员，由库房管理员统一发放到各组，并填写出库单，由经手人和库管签字。

禁止非库管人员在非领料时间段到库房领取所需物料，但特事特例发生时由销

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售部各组组长到库房管理员处申请领取。严格把关杜绝事后补单，出厂商品茶

必须经厂质检部门按照执行标准检验合格，并附有合格证明，方可出厂销售。

3.3增强仓储管理以提高存货管理效率

3.3.1加强茶叶现场管理

为明确企业各种茶叶存货的加工储存状况，提升存货管理效率，优化存货

管理的管理。加强存货仓储管理必须从管理存货的管理现场入手。对放置茶叶

的场所按货物的出库频率分区划定各个品类库存管理，并根据茶叶不同年份做

好标志区分进行区分并相应储存。根据先进先出原则，保证货品的时常更新。

对茶叶存货的重要程度分为A类、B类、C类。A类存货为重点存货，要进行重

点管理；B类存货为一般存货，需要适当控制，实行日常管理；C类存货的数量

最多，资金占用最少，进行一般管理。在平常工作中要保持良好的仓储环境，

确保仓库内没有直射阳光，通风良好，保证茶叶和包装物的干净卫生。防止茶

叶变质必须对光线、温度、水分及氧气加以控制，包装材料必须选用能遮光者，

如金属罐、铝箔积层袋等，氧气的去除可采用真空或充氮包装，亦可使用脱氧

剂，保证货物的密封性。减少因卫生不达标或储存方法不当而造成的损耗。

3.3.2重视存货盘点工作

首先要建立起公司存货管理的岗位责任制，明确相关部门和岗位职责分明，

保证存货管理业务的不相容岗位相互分离，相互监督相互制约，杜绝徇私舞弊

等现象的发生，增强岗位职责透明度。由仓库管理员对存货进行在库保管，具

体包括控制仓库温湿度、防霉防锈、防虫害、安全、卫生管理等内容。并定期

或不定期做好在库存货检查工作，在库检查中发现异常问题拥有及时处理的权

利。其次同时由存货审核人员需一个月定期或不定期检查各类茶叶存货仓储情

况和数量，若有盘亏或盘盈，应及时查找原因分清责任并报告有关部门及时处

理，如若查明是管理人员的疏忽、管理不力等原因造成的，就由管理人员进行

赔偿，以提升管理人员工作紧迫感。在每年年终时进行一次存货的全面清查盘

点，由仓储管理人员和存货审核人员共同执行并签字，以提升存货管理效率。

4小结

良好的存货管理是保证企业资金运转的有效前提，湖南长星茶叶开发有限

公司需要在存货入库、出库存货仓储管理中加强存货动态管理，规定存货管理