湖南泰迪食品有限公司报账流程优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1湖南泰迪食品有限公司概况........................................................................................1

2湖南泰迪食品有限公司报账流程现状........................................................................1

2.1借款类流程现状.................................................................................................1

2.2费用报销类流程现状.........................................................................................2

2.3对外付款类流程现状.........................................................................................3

3湖南泰迪食品有限公司报账流程存在的问题............................................................4

3.1审批不规范.........................................................................................................4

3.2控制不精确.........................................................................................................5

3.3财务处理效率低下.............................................................................................6

4湖南泰迪食品有限公司优化设计................................................................................6

4.1借款类流程的改善措施.....................................................................................6

4.2报销类流程的改善措施.....................................................................................7

4.3对外付款类流程的改善措施.............................................................................9

5优化设计后效果..........................................................................................................10

参考资料.........................................................................................................................12

湖南商务职业技术学院毕业设计

湖南泰迪食品有限公司报账流程优化设计

1湖南泰迪食品有限公司概况

湖南泰迪食品有限公司（以下简称泰迪食品）成立于2014年06月16日，

注册地位于长沙市开福区浏阳河街道福元西路148号万科城河马公园一层1004

房，法定代表人为武家金。经营范围包括品牌策划咨询服务；企业管理服务；

酒店管理；餐饮管理；计算机技术开发、技术服务；食品加工技术咨询；保健

食品的研发；烘焙食品、糕点、面包的制造；冷热饮品制售服务；糕点、面包

零售；预包装食品（含冷藏冷冻食品）销售。

董事长

总经理

生产部研发部销售部人事部财务部

图1-1湖南泰迪食品有限公司组织架构图

2湖南泰迪食品有限公司报账流程现状

2.1借款类流程现状

泰迪食品的借款控制，是按财务部下属的一级部门为成本中心单元进行备

用金控制的，备用金主体部门每个月可以申请一定额度的备用金，专供员工临

时借用。按公司《费用报销管理程序》规定，投标保证金、标书费、会议费、

项目组房租、出差机票等情形，允许员工借款，备用金额度内的借款，经部门

或项目负责人审批，预算专员核准，事业部负责人审批后，财务打款，超出当

期备用金额度的借款，按临时紧急借款程序，流程需经总部财务总监和董事长

审批后，财务才能打款。原则上，如果员工还有未还清的借款，则不允许再次

申请借款:在有未还借款的情况下进行费用报销时，报销的费用应当首先冲抵未

还借款。借款审批流程的流程图如图2-1所示。

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申请人部门或项目负责人预算专员事业部负责人财务部

开始业务是

否否合理

未还/超额

填写预算超额不超事业部负

申请单是责人审批

部门或项

目审批预算专会计审核

员审批

出纳打款

记账凭证

结束

图2-1借款审批流程

2.2费用报销类流程现状

为了对成本费用进行有效地控制，在年度预算大盘子的基础上，各成本中

心每个月末需要申请下个月的费用预算。按人来预算控制的情况，如金融软件

事业部销售岗位员工，需要个人根据回款情况和下月计划来申请下月预算，部

门负责人汇总审批后报事业部核算专员审批，最终事业部负责人审批后生效：

集成服务事业部是直接根据业绩核算销售岗人员的下月可报销金额上限，经各

部门负责人和事业部负责人确认后，通知销售岗人员；数字政务事业部由项目

负责人申请下月的项目费用预算，经部门负责人，核算专员和事业部领导审批

后生效：职能部门是按部门申请每月各科目的费用预算额度，经部门负责人，

核算专员，分管副总依次审批后生效。对于年度预算不足的情况，需走预算追

加流程，经事业部负责人、财务总监、董事长审批后，可追加年度费用，年度

费用追加后，再提报月度预算流程。所有事业部的月度预算数据统计汇总后，

需呈报财务总监和董事长。

当员工正常成本归属于本部门的费用报销时，填写费用报销单，写明姓名、

费用归属部门、项目、费用科目及金额等信息，在发票粘贴纸上贴好原始票据，

和报销单一并提交审批，经部门负责人、部门预算专员、事业部核算岗、事业

部负责人依次宙批，单次报销超过1000元和5000元，还需分别经财务总监和

董事长审批，最后由财务部门进行票据审核，付款和记账。差旅费的报销审批

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流程，与费用报销单类似，不同之处是报销差旅费，需要一并附上出差前经领

导签字的出差申请单作为附件，在费用审核环节，需要审核报销人的住宿、交

通花费等是否超过规定的标准。费用报销流程图如图2-2所示。

申请人本部门或本项目事业部核算岗公司领导财务部

开始部门或项目

负责人审批

预算专员

填写报销单记录核算事业部负

责人审批

否业务是否合理

会计审核

否1000以上

财务总监

预算专员审批出纳打款

审批

是否预算内5000以上记账凭证

董事长审

是

批结束

图2-2费用报销流程图

泰迪食品日常存在大量跨部门或事业部进行人员借调支持项目的情况，当

人员借调时，所产生的费用应归属在业务发生部门下，被借调人进行费用报销

时，报销单要特别注明费用归属部门，粘贴好原始票据的报销单，需首先由原

部门负责人审批签字，非本部门的费用再进入费用归属部门报销审批环节进行

逐级审批。除人员借调报销的场景外，泰迪食品还存在其他费用报销部门与费

用归属部门不一致的场景，比如培训费由人力部统一来做预算，但所有部门都

可报销培训费，其审批逻辑和人员借调报销审批类似，都需要报销部门先审核

后，再进入费用归属部门审批环节进行审批。

2.3对外付款类流程现状

泰迪食品对外付款主要以公司签订的支付合同为依据，当业务部门需要对

外支付款项时，需要填写付款申请单，并将合同系统已审批过的合同审批单和

合同付款计划打印出来作为附件，提交给核算岗人员审核合同已付款情况、付

款计划及本次付款电请，然后经领导逐级审批，一次性次付款超过1000和30000

元的，需分别经财务总监和董事长审批，最后，由财务部门进行票据审核、付

款和记账，如果是无发票付款，出纳付款后流程还需回到申请人进行发票追索，

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最后将发票交付回到财务后结束流程。对于少数无合同付款的场景，如临时维

修或劳务等，付款申请单需附上经领导审批签字的请示签报，才可以审批付款。

对外付款流程图如图2-3所示。

申请人部门负责人商务核算岗公司领导财务部

无

开始

补充发票

部门或项目审核合同

负责人审批付款情况

填写付款申事业部负

及计划

请单责人审批

否业务是否合理会计审核

1万以上

合同审批单是财务总监

出纳打款

请示签报审批

付款计划

3万以上是否有票

董事长审

批记账凭证

结束

图2-3对外付款审批流程

泰迪食品费用类流程目前还是传统的线下审批模式,申请单据附上相关原始

票据，一并在线下由各部门预算岗人员收集汇总,批量送递领导逐级审批，审批

后的单据再每天批量送至财务部门，财务部门经过对票据的真实及合规性进行

审核，并在资金流动性允许的时候进行付款，然后手动在金蝶系统中创建会计

凭证，所有步骤完成，经手人在原始单据上签字后，归档纸质凭证。

3湖南泰迪食品有限公司报账流程存在的问题

3.1审批不规范

漏审错审频发。泰迪食品处于快速发展期，人员增长较快，组织结构及部

门负责人也根据业务发展时常调整，一线员工不清楚报销流程必要的审批环节，

目前都是填制单据，粘贴票据后，交由部门预算员进行集中统计和递交审批，

部门预算员累计一定量的借款、报销、借调报销、付款等各类报销单据，需要

逐张单据统计，根据借款、预算等数据，并结合领导审批权限，逐级递交部门、

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事业部、公司层领导审批，大单据量大，统计工作量大，领导时间有限等问题，

送达财务的单据，时常能发现未按制度要求进行审批或错审漏审的问题，超权

限额度宙批的情况时有发生。另外，流程审批进度状态无法查询，等待时间过

长且不可预期，也增加了报销人的不满情绪。

前置资料缺失。根据泰迪食品的相关规章制度要求，为了保证费用流程审

批的规范性，对不同场景的费用流程，需有必要的前置流程或资料附件，如差

旅费报销流程，必须要附上经领导签字的出差申请审批单，合同付款必须附合

同审批单及付款计划，非合同付款必须附相关请示签报等等。但现实中，前置

资料有些是纸质签字的，有些是在其他信息系统上进行线上审批的，原始资料

的获取和打印给申请人增加了额外的工作负担:审批人在进行审核时，对前置资

料的因无法确认其完整性和真实性，所以前置资料的审核也往往流于形式，导

致最终财务在审核归档时，发现部分流程是缺失前置资料的，需要进行反复沟

通甚至退回流程，增加了财务审核的工作量。

发票易错易丢。泰迪食品要求所有报销和付款的发票开票日期必须在三个

月以内，各个环节的审批人都被赋予审批票据合规性的职责，而传统纸质票据

频繁流转传递容易出现票据丢失和破损的问题，票据的丢失或损坏会使得该笔

报销单无法继续审批，给报销人、进行核算统计的专员以及其他流程参与人造

成不必要的麻烦。

审批退回率高。因票据填写和粘贴环节的规范性和时效性，审批附件资料

的完整性，流程审批过程跨环节沟通不畅，预算和成本控制等问题，现实中费

用流程存在相当比例到财务环节还需退回的单据，而退回的单据又会消耗部门

预算专员和事业部核算专员更多的时间和精力，且纸质票据的往复传递，进一

步增加了纸质票据丢失和损坏的风险。仅就综合核算岗和会计岗调研的情况估

计，日常费用管控流程退回率高达30%-40%，高退回率很大程度上导致了费用

控制流程的审批效率低下。

3.2控制不精确

数据核算重复统计。泰迪食品因不同事业部的费用控制机制不同，且为了

分散审核压力，目前，在各费用成本核算部门设置有部门级预算员岗位，负责

本部门的人员报销时的单据填制规范性，未还借款及费用科目预算等审核，各

事业部有专门的成本核算岗位，负责本事业部整体预算、合同执行及项目成本

控制审核，财务部门设置专门审核环节，负责票据合规、流程审批规范及整体

成本控制的审核，各审核环节岗位都是独立记录统计，互相之间数据不同步，

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存在相同数据重复统计，如果遇到数据不一致的情况，对账往往需要花费很大

的时间和精力。

预算控制难度大。尽管不同事业部预算控制管理要求不同，但是普遍都存

在基层预算意识不强，预算与实际支出偏差过大的问题。因实际预算审核控制

要在单据到达预算员环节才能确认，很多单据在发现超支后，预算员可能为了

避免退回单据，会通知申请人再补充提交预算追加或预算外支出的请示签报流

程，相当于是事后预算，或用实际发生的费用去做预算变更，这种流于表面的

预算控制，给财务部门进行现金流管理带来很大的压力。

3.3财务处理效率低下

现阶段泰迪食品财务部只在每月5-20日之间接收报销单据，其他时间，财

务需要完成本月流程单据的审核、付款、记账及费用核算等工作。流程单据在

财务审核环节，会形成大量的积压，财务人员需要对每一张发票进行验真、查

重、合规性审查、进项税抵扣登记、网银付款及金蝶系统手动做记账凭证等操

作，这些人工操作环节会占用财务人员大量的时间精力。总部及各分公司财务

部门会计及出纳岗人员合计28人，尽管已经限制了报销窗口，但财务部依然是

职能部门中加班最多的部门，过去一年平均每月单据办结量维持在1300左右，

很难超过1500，几乎每个部门都存在报销需求的积压。财务部门的单据处理效

率，是整个费用流程审批环节中的瓶颈。

4湖南泰迪食品有限公司优化设计

4.1借款类流程的改善措施

当员工有借款需求时，在OA系统线上发起“借款申请流程”，在申请单页

面，系统自动获取当前用户的未还借款信息和部门可用备用金额度，如未还借

款不为零，系统给出提示，并控制不能填写借款单，如未还借款为零，正常填

写了借款单，提交流程时，系统自动控制借款金额是否超出部门可用备用金额

度，如超出额度不允许提交流程，不超额则正常流转部门负责人审批，部门负

责人、事业部负责人依次在线上完成审批后，电子流程流转到财务步骤，财务

经过审核、打款并结束流程后，系统自动推送凭证数据到金蝶系统生成记账凭

证。在单据的填制和流程流转过程中，系统自动完成基本点完整性校验和自动

控制，快速准确，无需部门预算员再参与控制。改善后的借款流程示意图如图4-1

所示。

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申请人部门或项目负责人事业部负责人财务部

开始

业务是

否

否合理

填写预算申是事业部负

请单责人审批

超额部门或项会计审核

目审批

不超

自动控制

未还/超额出纳打款

电子流程自动生成

结束记账凭证

图4-1改善后的借款申请流程

4.2报销类流程的改善措施

当员工需进行费用报销时，在OA系统上发起“费用报销流程”，系统会帮

助进行借款控制、预算控制、前置资料和信息完整性控制等。改善后的费用报

销流程示意图如图4-2所示。在费用报销单页面，系统自动获取当前用户的未还

借款信息，如有未还借款，则报销金额需首先冲抵借款:报销人从系统预置的费

用科目列表中选择需要报销的费用科目，默认费用归属部门为本部门，选择本

次费用报销关联的项目，填写报销金额和事由，选择个人发票夹中的发票(发票

数据来自于发票云系统，员工提前用手机App拍照发票上传，完成识别验直)，

系统自动核验资料是否齐全，发票是否已报销过，报销金额是否超预算，如超

出则无法提交流程，系统提示“请与部门预算员联系”，如资料齐全，预算不超，

则转下一步由部门负责人审批业各合理性，部门负责人及后继宙批人在审核时，

可以看到当前科目的预算总额，已执行金额，申请中金额，以及预算余额，可

以清楚掌握预算执行进度，预防预算执行前松后紧的情况；每一环节审批通过

后，系统自动根据单据科目和金额，智能判断流程流向的节点，根据需要依次

经事业部负责人、财务总监或公司领导审批。

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申请人部门或项目负责人事业部负责人财务部

开始事业部负

业务是责人审批

否是

否合理

填写报销单

1000以

超部门或项上财务总

目负责人

额不超监审批

自动控制审批

预算额度

发票查重5000以

上董事长

审批

流程到达财务后，打印申请单，会计审核

贴好发票投递财务

出纳打款

流程结束自动生成

记账凭证

归档纸质

凭证

图4-2改善后的费用报销流程

领导审批环节都通过后，流程流转到财务审核环节，此时系统提示申请人

打印带领导审批意见的报销单，并贴好原始发票，将纸质票据投递至财务窗口，

财务收到纸质单据后，用扫码枪扫描单据上的条形码，在OA系统中快速找到对

应的线上审批报销流程，核对线上流程和线下票据的一致性，以及该笔业务在

财务上的风险合规性，审批通过后转出纳打款，出纳完成付款后结束流程，并

在纸质单据上盖付讫章后，将纸质票据转给成本会计，流程结束时系统会自动

调用凭证生成接口在金蝶系统中生成会计凭证，成本会计确认凭证信息无误后

归档纸质凭证。

在整个流程的流转过程中，所有已经参与了流程办理的参与人，都可以在

个人流程查询页面查询到自己发起或参与办理的流程的实时办理状态，并进行

流程的跟踪或催办。部门预算员和事业部核算专员可以在自己的工作台界面实

时看到自己权限范围内的费用报销流程详情，并自动形成部门预算执行进度台

账和项目成本台账，预算员和核算专员无需再参与到报销流程流转的环节中。

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借调人员进行费用报销或报销人报销特定部门的预算科目(如培训费等)费用时，

系统自动判断报销人所在部门和费用归属部门不一致时，走向特定的流程分支，

先经过本部门负责人审批，再进入费用归属部门流程审批环节进行审批，费用

预算控制按费用归属部门的剩余额度进行控制。

4.3对外付款类流程的改善措施

当有对外付款的业务发生时，经办人需要在OA系统上填写付款申请单，并

选择关联相关的合同或项目(合同、项目源数据来源干合同系统)，系统自动获取

关联合同的总金额，已付金额和付款计划等信息，按付款计划填写本次付款的

金额和利用，如选择凭票已开票，则从发票夹中选择关联发票信息，如选择未

开票，则最后付款后发起人需要补充交付发票，才能结束流程:如是非合同付款，

则需要管理OA系统中经领导审批的请示签报流程，供审批人做审批参考:单据

填好后，提交流程，系统自动做完整性校验，缺失资料或金额不符不允许提交

流程，否则自动流转至下一步部门或项目负责人审批业务合理性，部门审批通

过后系统自动根据付款金额大小，智能判断流程流向的节点，根据需要依次经

事业部负责人、财务总监或公司领导审批，最后到达财务宙核环节，系统自动

通知申请人打印带领导审批意见的付款申请单，附上纸质发票后，投递至财务

窗口，财务扫码定位流程，审核并付款后，系统根据是否需要补充发票自动判

断结束流程或转发起人补充发票，最终发票收回后结束流程，系统自动生成记

账凭证，会计核对凭证后归档纸质票据。改善后的付款流程多个环节实现了自

动检验和控制，并消除了核算专员审核步骤。改善后的付款流程示意图如图4-3

所示。

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申请人

部门或项目负责人事业部负责人财务部

是

补充发票

开始事业部负

业务是责人审批

否是

填写付款申否合理

请单

1万以上

否部门或项财务总监

目负责人

是审批

自动控制审批

资料齐全

全额合规3万以上

董事长审

批

流程到达财务后，打印付款单，

会计审核

填好票据投递财务

出纳打款

合同审批单

请示签报

付款计划自动判断