湖南鑫达通信设备有限公司管理费用报销审批流程优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1公司简介........................................................1

1.1公司介绍..................................................1

1.2公司管理费用支出情况......................................1

2公司管理费用报销现状............................................2

2.1费用报销管理方式..........................................2

2.2费用报销模块系统支持现状..................................2

2.3费用报销业务审批流程现状..................................3

2.4报销审批现状..............................................4

3公司管理费用报销存在的问题......................................4

3.1员工离职率高..............................................4

3.2费用资金预算批复与执行不符................................5

3.3费用报销审核时效过长......................................5

4公司管理费用报销审批流程优化设计................................6

4.1加大管理层执行力和员工培训力度............................6

4.2完善费用资金预算流程......................................6

4.3业财融合，提高费用报销效率................................8

5小结...........................................................8

参考资料........................................................10

湖南商务职业技术学院毕业设计

湖南鑫达通信设备有限公司管理费用

报销审批流程优化设计

1公司简介

1.1公司介绍

湖南鑫达通信设备有限公司公司注册资本为500万元人民币，位于湖南省

长沙市雨花区城南路39号。自2006年3月31日成立以来，公司一直致力于为

客户提供卓越的产品和技术支持，并提供完善的售后服务。在过去的17年中，

公司积极发展，始终坚持高品质、高效率的服务理念，赢得了客户的广泛赞誉。

主营业务包括通信铁塔、电力铁塔的制造和销售，以及钢结构产品的设计和安

装。公司组织结构见下图：

图1-1公司组织结构图

1.2公司管理费用支出情况

公司2022年发生管理费用2331.52万元，同比增长286.52万元，其中：员

工薪酬和福利1752.15万元，咨询服务费70.13万元，研发支出142.56万元。

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表1-1鑫达通信公司管理费用汇总表

单位：万元

项目2022202120202019

员工薪酬和福利1752.151489.521238.02983.26

咨询服务费70.1363.9819.6660.81

差旅费88.3678.1369.8888.76

日常办公费57.1847.3241.8335.81

租赁及物业管理167.26146.57109.8989.63

研发支出142.56138.5991.0877.61

其他35.2637.8137.6138.65

合计2331.5220451655.81421.89

2公司管理费用报销现状

2.1费用报销管理方式

鑫达通信公司的管理体系采用分级管理方式，这种管理方式能够有效地提

高管理效率和控制成本，使得管理层能够更好地把握企业的发展方向和节奏，

同时也能够让员工更好地理解自己的职责和任务，并按照公司的战略目标有序

地开展工作。

尽管鑫达通信公司的各个业务板块都设有自己的财务部门，但这些部门仅

负责当地的收款、税务和审计等事项。由于公司经营的业务地域十分广泛和复

杂，目前采用的财务核算方式难以适应这种情况。因此，公司面临着难以进行

资金支出的一体化管理，导致资金利用率不高、现金流紧张等问题。

2.2费用报销模块系统支持现状

鑫达通信公司的报销管理平台由多个系统组成，包括报账、业务信息协同、

财务支撑、银企直联和工程外包管理系统。虽然这些系统在整合平台方面取得

了成功，但是在实现中出现了问题，因为这些系统与核心的报销模块是线性连

接的。此外，其他共享中心已将前端发票系统与报销系统整合，而这些系统仍

然独立运作，系统过于繁琐反而降低了效率，架构详见图2-1：

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图2-1费用报销系统

2.3费用报销业务审批流程现状

鑫达通信公司要求员工在发生费用之前，必须在公司系统中提交费用申请。

在收到实际发票后，员工需要将费用申请转化为报销单据，并生成电子条码。

为保证凭证真实有效，实物票据需按照规范要求进行粘贴，并放入财务部门设

定的特别配送箱中。专人负责扫描票据上的图像条形码，并将扫描到的条形码

通过自动线与之前的应用相连，形成电子条形码，并上传至公司系统作为影像。

其流程如图2-2所示。

图2-2公司费用报销业务流程

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2.4报销审批现状

鑫达通信公司采用逐级审批制度，由公司业务部门领导逐级审批后进入公

司财务审批环节。当单据流程达到核会计环节时，审核会计会根据不同类别的

费用审核细则，按照标准化的流程进行审核。这些审核细则包括检查票据真实

性、确认付款额度是否正确、核实合同进度、确保费用合规性等方面。通过逐

级审批的制度，鑫达通信公司可以对员工的费用报销行为进行严格的监督和管

理，确保费用支出的合法性、准确性和合规性，避免了出现违规报销行为和经

费浪费的情况，保障了公司的财务安全。

3公司管理费用报销存在的问题

3.1员工离职率高

鑫达通信公司目前正在财务中心建设的瓶颈期，但对费用审核会计的绩效

考核过于严苛，评价体系过于追求单一的指标。同时，扁平化的管理制度使得

一些工作了10年的员工仍在从事简单的费用票据审核工作。这种单一、重复性

的工作内容已经无法满足员工的职业发展需求，导致员工对工作未来的方向产

生疑惑，离职率居高不下。

2018-2022年员工离职率

45.00%

40.00%

35.00%

30.00%

25.00%

20.00%

15.00%

10.00%

5.00%

0.00%

年年年年年

20182019202020212022

图3-1员工离职率统计

鑫达通信公司设置了费用稽核部门，但是硬性的考核指标和差错扣除制度

导致审核会计和稽核人员之间产生矛盾和不信任，影响了审核效率和稽核公正

性。

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3.2费用资金预算批复与执行不符

鑫达通信公司的费用预算制度管理虽然完善，但实际执行效果较差。系统

自动带出费用预算额度，但财务在实际审核中没有对预算控制进行把控，实际

执行层级也未对预算进行有效把控。公司的部门和项目考核点着重在经济增加

指标，忽视了费用支出预算的重要性，员工缺乏费用预算意识，导致预算屡次

超支。业务领导未意识到预算重要性，导致执行数与预算数相差悬殊。（如表

3-1）。

表3-1鑫达通信公司2022年管理费用预算执行情况（单位：万元）

项目本年预算本期实际差异额差异率

管理费用2167.31829.1338.215.6%

3.3费用报销审核时效过长

（1）系统性因素是造成鑫达通信公司费用审批流程效率低下的原因之一。

鑫达通信公司的费用审批流程经过多次修订，每个单据都有严格的审批流程。

但有时候，某些修订虽然能够加快费用报销单据的流转速度，但有些审批流程

却被设置得过于复杂。例如，某些费用单据并不需要经过行政部门领导的审批，

但系统的流程却要求必须经过该领导的审批，增加了单据的审批路线，浪费了

时间。这些系统性的因素也导致费用审批流程的效率低下。

（2）人为因素也是影响鑫达通信公司费用报销流程效率的原因之一。员工

自身存在问题，缺乏专业知识，填写费用报销单据时不按照规范操作，导致票

据被张贴的方式五花八门，给审核会计的审核工作带来很大的困难。此外，表3-2

显示，退单率占比超过40%，这表明员工在填写单据时缺乏认真负责的态度。

这种情况不仅会拖延费用报销流程，也会对公司的财务管理带来不良影响。

表3-2处理报销单数量

项目公司事业部

日平均处理报告数978

日平均拒绝报告数48

日平均通过报告数130

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4公司管理费用报销审批流程优化设计

4.1加大管理层执行力和员工培训力度

一是管理层需要全面认识财务系统建设的重要性并加大执行力，推动项目

建设。管理层需要向下稳定职工情绪，向上及时反馈问题，发挥好纽带作用，

积极主动参与FSSC建设，了解项目的实际运行情况。二是需要加大员工的培训

力度。项目在试运行初期会有系统不兼容或者使用习惯等问题，员工对新事物

有一段时间的适应期，一些员工甚至会产生抵触心理，可能否定新工作流程的

价值，因此需要加强员工新系统培训的工作，让员工尽快适应系统的操作流程，

提升系统建设的价值。三是营造归属感，构建良好的工作氛围，让员工能感受

到公司的关怀，自觉的维护公司的形象，提高企业的向心力和凝聚力。

4.2完善费用资金预算流程

为了建立一套完备的费用资金预算的循环可持续的构架，鑫达通信公司应

该采取以下措施：

为了提高鑫达通信公司的预算执行效率和控制资金风险，建议在费用报销

的各个环节都设置细致的预算管理制度，确保每张费用报销单据都经过各个业

务节点和预算办公室的审批，并将预算执行数据同步保存到预算系统中。此外，

应该建立一套货币资金权签制度，根据报销金额制定不同的预算权签，并在每

天结束后对大额资金预算的执行情况进行数据对比，以防止预算执行失控的情

况发生。这样可以有效地控制公司的资金支出，避免资金的浪费和滥用。

通过这些措施，可以建立一个循环可持续的费用资金预算的构架，实现对

预算执行情况的有效管控，提高公司的资金利用率，避免出现大量的预算执行

失控的情况。

为了实现对财务公司建立集中化支付的现金流量预算制度，鑫达通信公司

应该采取以下措施。首先，设立一个现金流量预算的控制体系，包括对每一笔

资金的流向进行汇总监控，并对预算的执行情况进行全覆盖的监控。其次，建

立一个集中化支付的现金流量预算制度，实现财务公司对结算的集中管理，以

实现对资金流量的统一管控，避免分散管理带来的费用浪费和管理成本增加的

问题。最后，为公司的决策者提供及时有效的费用资金流量信息，以便他们能

够做出正确的决策。通过这些措施，鑫达通信公司可以建立一个现金流量预算

的控制体系，实现对资金流量的统一管控，并为公司的决策者提供及时有效的

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费用资金流量信息，从而降低风险、提高效率、降低成本。如图4-1所示。

图4-1改进后的鑫达通信公司费用资金预算体系

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4.3业财融合，提高费用报销效率

鑫达通信公司需要将各个独立运行的业务系统与财务共享的费用报销系统

对接，包括采购付款的供应链系统、车辆管理系统、固定资产系统、法律合规

系统和商旅系统。通过数据直接传输到费用报销单据中，提高审核效率，避免

传统依靠截屏的不确定性和信息不对称的情况。这不仅可以提高公司的管理效

率，还可以减少公司运营成本，并且有助于公司的信息化建设。同时，鑫达通

信公司需要加强对员工的培训力度，让员工尽快适应新系统操作流程，提高系

统建设的价值，构建良好的工作氛围，营造归属感，提高企业的向心力和凝聚

力。

图4-2费用报销全过程管理

5小结

通过对鑫达通信设备有限公司的管理费用报销现状分析，发现其存在的问

题：公司员工离职率高留不住人才、费用资金预算与实际金额不符合、费用报

销缓慢。针对上述三个问题做出相应的优化方案：通过增强管理层的执行力和

加大培训投入，提高员工职业素养，构建良好的工作氛围；改进资金预算流程，

简化不必要的繁琐步骤，提高资金预算效率；业财融合，提高费用报销效率，

降低人为失误，减少纠错与修改时间及成本，降低企业管理成本。

整个设计方案从加强管理层执行力和员工培训力度、完善资金预算流程及

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费用报销审批系统三个部分入手，都做出了有针对性且较为详细的方案设计，

相信能在一定程度上改善鑫达通信设备有限公司管理费用报销的现状。

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参考资料

[1]苏亚莉,郭艳,黎丁萁.数字技术在财务共享中心费用报销中的应用[J].对外经贸