湖南长沙胜建信息科技公司内部会计制度优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1湖南长沙胜建信息科技公司简介......................................1

2湖南长沙胜建信息科技公司内部会计制度存在的问题....................2

2.1财务岗位职责分工不明确.......................................2

2.2货币资金管理不规范...........................................3

2.3财产清查有漏洞...............................................3

2.4会计档案管理不规范...........................................3

3湖南长沙胜建信息科技公司内部会计制度优化设计......................4

3.1财务岗位职责制度优化设计.....................................4

3.2货币资金管理制度优化设计.....................................5

3.3财产清查制度优化设计.........................................6

3.4会计档案管理制度优化设计.....................................7

4总结..............................................................9

参考资料...........................................................10

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湖南长沙胜建信息科技公司内部会计制度优化设计

1湖南长沙胜建信息科技公司简介

湖南长沙胜建信息科技公司成立于2018年04月，是一家以信息技术为主

导，以高科技数码产品开发和销售为辅，专业致力于互联网移动信息化服务的

综合性信息科技公司。注册地点位于长沙市开福区，注册资本150万元，现有

员工人数共有66人。公司切实推动与各大厂商协作,以现代化经营的方式服务

于市场与广大消费者。公司拥有一个优秀、和谐、高效、敬业的开发、制造、

营销和服务的队伍和优秀的专业管理软件开发队伍。开发团队通常由经验丰富

的专家和在信息技术领域有着丰富经验的工程师组成。一般从业年限较高,通

过拥有丰富的工作经验和深厚的企业管理知识，致力于将国际领先的信息技术

与传统的管理方法完美地融合，提供全面的管理信息解决方案实现更好的服务

效果以及客户满意程度。我们通过全体员工的力量，逐步形成了以“务实、主

动、求稳”为核心的企业文化。我们遵循“诚实、正直、勤奋和尊重”的标

准，全身心的为客户创造更高的价值。公司主要的经营业务活动包括信息技

术、机械设备及其他相关技术的开发、咨询、转让和维护。兼营业务：日用百

货、机器产品、电子产品、玩具和手工品。

湖南长沙胜建信息科技公司

生产研发中心行政中心营销中心

生产部研发部生产车间行政人资部销售部业务部技术服务部市场部

财务部

图1湖南长沙胜建信息科技公司组织结构图

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2湖南长沙胜建信息科技公司内部会计制度存在的问题

财务岗位职责分工不明确

货币资金管理不规范

湖南长沙胜建信息科技公司内

部会计制度存在的问题

财产清查有漏洞

会计档案管理不规范

图2湖南长沙胜建信息科技公司内部会计制度问题简析图

2.1财务岗位职责分工不明确

湖南长沙胜建信息科技公司在财务岗位职责分工上还存在着一些问题。如

果在授权，批准，实施等阶段中，每个阶段由相对独立的个人或部门管理或执

行，则可以确保财务岗位职务分工的明确，并可以起到内部管理的效果。内部

管理的形式是一种互相监督、彼此影响、互相制约、彼此协调、互相联系的过

程。公司让出纳人员兼管会计档案，企业财会专用章也委托出纳人员保管。企

业内部的财务管理工作未互相监控，组织结构的划分也很不科学，内部管理权

限也很不明确。对一些关键岗位的人员控制执法不严，容易以权谋私，特别是

重要决策未经调研论证直接由高层管理人员决定。容易导致决策失误问题，并

且容易出现徇私舞弊的事件。

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2.2货币资金管理不规范

湖南长沙胜建信息科技公司在货币资金管理制度上还存在着一些问题。比

如像资金管理制度的不规范，公司未实施相同的财务管理制度，货币资金的保

管不恰当等问题。公司如果没有适当的内部审计、监测和评估系统，就不能保

证公司计划的实施和总目标的实现。公司虽然制定了相应的奖罚制度，但是缺

少科学性、普遍性、有效性以及完整性。因此，内部审计、监督和控制体系失

去了自身的重要性，从而导致对工作人员的约束力不强。尽管制定了支出方案

和各种支出计划，然而并没有按照计划方案实行，使得计划和实际结果之间存

在很大差异。阻碍了资金的管理，影响了公司资金使用计划的正常实施。

2.3财产清查有漏洞

湖南长沙胜建信息科技公司在财产清查制度上还存在着一些问题。比如财

产清查的人员配置很不合理，公司仅安排了两人负责财产的清查。由于财产清

查是公司活动中重要的部分之一，由两人进行清查很容易就会发生清查疲劳，

这就可能导致实际清查的数量和账目之间的差异从而导致反复审计，消耗更多

的时间以及人力、物力、财力；财产清查的方法的不恰当，公司只采用了全面

清查方法，其工作量大需要大量的员工，但公司的员工不多，为了更快地完成

任务会出现像现金数额、货物数额和固定资产清查不准确等不良情况；程序不

完善，负责盘点的人知识储备不够，公司目前的盘点程序不能提高盘点的质

量。

2.4会计档案管理不规范

湖南长沙胜建信息科技公司在会计档案管理制度上还存在着一些问题。例

如湖南长沙胜建信息科技公司没有设立专门的档案室，并且会计档案未按要求

归入档案室保管，仅仅制定专门人员进行保管。公司的会计档案保管期限未按

规定保管，比如现金日记账，银行存款调节表和会计凭证保管期限错误，公司

并未进行区分而是都按5年为期限保管。湖南长沙胜建信息科技公司会计档案

的销毁意见仅仅只是由会计机构提出，会计档案的销毁也只是由会计机构的工

作人员来控制以及核销。如果会计档案的保存不规范的话会直接对财务管理的

质量和水平产生影响，所以必须要加强会计档案管理才可以使财务管理水平得

到一定的提高。

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3湖南长沙胜建信息科技公司内部会计制度优化设计

3.1财务岗位职责制度优化设计

首先，湖南长沙胜建信息科技公司应检查财务岗位职责的分离情况，使用

不相容职务分离的原则。应用这一原则可能会遇到许多问题，一方面是一些业

务属性不容易确定，另一方面是不相容职务因商业模式和公司规模而异。基于

规范性文本和文献的不相容功能可能是僵化和不完整的。不相容职务的根本本

质是“信息跨岗位一致”，在分析不相容职务时，应该先确定每个职务的业务信

息。分析这些信息是否只在个别工作场所流动和分类，并确定不相容职务在公

司的实际状况。

其次，湖南长沙胜建信息科技公司在不相容职务分离的情况下，要按期评

估与监测。如果发现某些不相容职务未分离，则应进行相应的说明。还必须定

期评估不相容活动的情况和原因，如果情况发生变化应立即调整措施。

最后，湖南长沙胜建信息科技公司要对不相容职务与岗位说明书进行结

合。不相容职务是针对特定的岗位的具体操作要求，为了提高对自身业务操作

禁区的认识，在整理不相容职务分离的说明时最好与人力资源部门合作，即直

接在职位说明中明确说明该职位不得接触的职责，以便在出现利益冲突时可以

将各职责分离开来。换句话说，必须直接在工作描述中明确说明这些职责是不

相容的。从规划到招聘再到持续培训，都要向员工灌输不相容的理念，让组织

中的各级管理人员认识到不相容职责的分离。

授权批

准与业

务经办

授权批业务经

准与监办与会

督检查不相容计记录

职务分

离

业务经会计记

办与稽录与财

核检查产保管

图3不相容职务分离内容概述图

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3.2货币资金管理制度优化设计

业务部门会计岗位

1.填制业务付款凭证1.审核付款凭证

2.付款凭证的批准2.编制记账凭证并登记有

关账簿

出纳岗位

客户1.根据审核后的付款凭证付款

2.登记货币资金日记账

3.将付款凭证送

银行支付款项

图4货币资金业务流程图

首先，湖南长沙胜建信息科技公司需要健全收入和费用在各个环节的内部

管理体系。关于收入管理：任何收入和费用均要按时开出发票，尽可能通过银

行转账进行处理，资金收付要按时汇入银行，不能直接进行支出费用。出纳人

员要按时出具发票，出纳工作人员要清查资金，确认并在发票上签字。关于支

出管理：每一笔付款都必须由部门负责人授权，由负责的财务人员检查，并由

会计部门核实。出纳人应当具有完备的出纳档案以及每一笔支付的审核手续。

一旦支付，应当在支付票据上加盖支付印章。其次，湖南长沙胜建信息科技公

司应该完善货币资金的保管和控制。对现金管理、会计记录和原始数据分别保

管，对现金进行定期清点和定期审计。如果不符合程序，那么不可以支付，并

根据事实和规则提交账目，不虚假报告。制定现金限额制度，财务人员必须每

天将现金余额与现金账簿进行核对。应严格监督对现金账簿和银行对账系统的

定期抽查，确保资金的收入与支出符合国家财务的规定。应进行适当的规划，

使资金的营运加强达到效率和效益的最大化。

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最后，湖南长沙胜建信息科技公司应该实行统一的财务管理。严格执行金

融机构的规定，用于该公司确定的所有收入和支出，公司的所有会计和财务管

理应保持一个统一的总账。单位在银行的账户应根据审批程序的规定设立，严

禁设立账外账和小金库的情况。要综合单位财务信息，避免资金来源不同，树

立风险意识，杜绝贪污、盗窃等问题，防备或消除系统内潜在的经营风险控

制。

•单位有关部门或个人应向审批人提交货币资金支付申请,说明支

付目的、金额、预算、支付方式等内容，并附有效合同或相关

支付申请证明。

•审批人根据其职责、权限和相应程序批准付款申请。重要货币

资金支付业务实行集体决策和审批，建立责任追究制度。对不

支付审批符合要求的货币资金支付申请，审批人应当拒绝批准。

•审核人应对批准的货币资金支付申请进行审核，检查批准货币

资金支付申请的范围、权限和程序是否正确，程序和相关文件

支付复核是否齐全,金额计算是否正确。

•出纳人员应根据经审核无误的支付申请,按规定办理货币资金支

付手续,并及时登记现金和银行存款日记账。

办理支付

图5货币资金营运过程图

3.3财产清查制度优化设计

首先，应增加湖南长沙胜建信息科技公司财产清查的人数并分配好各自的

任务。将财产清查工作分成三个小组：货币资金、债权债务小组，存款、固定

资产小组，组织协助小组，安排各个小组的审核人以及小组负责人，每个小组

的成员安排三人及以上最佳。货币资金、债权债务小组负责库存现金、银行存

款及往来明细账的清查工作；存款、固定资产小组负责各种存货、固定资产的

清查盘点工作；组织协助小组负责清查工作的日常管理，工作进度的检查等。

各小组负责人应该及时的向公司汇报财产清查情况。

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其次，湖南长沙胜建信息科技公司应对不同的存货，固定资产以及资金采

用不同的清查方法，不能一味的使用全面清查。必要时需要采用局部清查以及

不定期清查，保证账实相符。比如现金采用实地盘点法，每日要清查当天的现

金日记账如果发现短缺或者盈余要及时处理等。

最后，财产清查步骤也必须设置完整，具体步骤如图五。每个操作必须由

专业的人员完成，并必须经常对所有账簿记载的相关数据和存货物品、资金、

证券、往来款项与往来企业和个人进行交叉核实，确保账账相符，账证相符和

账实相符。对账操作一年必须完成一次。

先清查数

制定清查据核对有

方案关账簿记

确定清查

录后认定

对象，范

质量的原

组织清查围，明确

则

人员学习清查任务

相关知

建立财

识，提高

产清查

财产清查

小组

工作的质

量

图6财产清查流程图

3.4会计档案管理制度优化设计

首先，湖南长沙胜建信息科技公司应当设立专门的会计档案室。旧档案室

的会计档案应该进行移交，移交会计档案后所有的会计档案都需要收集起来，

以方便今后的信息和管理。当年建立的会计档案可以在财政年度结束时在会计

单位短期内保留一年，但在此之后必须建立新的档案并由审计机构移交。再交

由本单位的档案部门共同管理；没有设置档案单位的，必须从会计单位内指派

人员管理，出纳工作人员不能兼管出纳档案。

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其次，会计档案必须按照规定并遵守会计文件的保存期限。通常的文件，

如保存的会计凭证清册和销毁的会计凭证清册以及年度财务报告，要永久保

存；现金和银行存款登记簿要保存25年；各种会计凭证、分类账和会计转账清

册要保存15年；银行对账单、银行存款余额调节表和固定资产记录要保存10

年；月度和季度财务报表要保存3年。

最后，销毁会计凭证时，必须编制会计凭证销毁清册，并由单位负责人、

档案管理机构负责人、归档机构负责人等签字。档案管理机构和会计机构共同

派员监督销毁工作，销毁后在档案销毁清册上签字盖章，并向单位负责人报告

监督情况。未销毁的原始文件不予销毁，保留至结案。

图7会计档案保管流程图

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