华为公司对华为俄罗斯子公司财务的商务接待方案设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1任务简介................................................................................................................1

2准备工作................................................................................................................1

2.1会面前的准备工作.....................................................................................1

2.2俄罗斯子公司财务人员的特点.................................................................2

2.2.1语言和文化......................................................................................2

2.2.2业务能力..........................................................................................2

2.2.3人际关系和信任..............................................................................2

2.2.4时间观念..........................................................................................2

2.2.5礼品文化..........................................................................................3

2.2.6安全和保障......................................................................................3

2.3接待工作.....................................................................................................3

2.3.1接见筹备..........................................................................................3

2.3.2乘车礼仪..........................................................................................4

2.3.3接待小组..........................................................................................4

3具体方案................................................................................................................4

3.1来宾具体信息.............................................................................................4

3.2接待日程方案.............................................................................................5

3.2.1机场接机..........................................................................................5

3.2.2从机场赶赴宾馆的路上..................................................................5

3.2.3酒店入住..........................................................................................5

3.2.4宴会接待..........................................................................................5

3.2.5参观考察及会议安排......................................................................6

3.2.6送别..................................................................................................7

3.2.7经费预算..........................................................................................7

参考资料...................................................................................................................9

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华为公司对华为俄罗斯子公司财务人员的商务接待方

案设计

1任务简介

任务背景：在华为总公司召开财政方面的会议，讨论俄罗斯子公司的员工支

付和支付备用资金问题。

任务描述：俄罗斯子公司财务人员到华为公司观察，并与俄罗斯企业的财政

问题进行磋商。本次会议的接待工作分为接待前准备阶段和接待中的接待工作。

在接待工作的前期，要了解俄罗斯子公司财务人员的基本情况，制定接待标准，

制定接待计划，为子公司财务人员提供住宿、接待用车、饮食等服务。而在机场

接机的流程中，酒店的安排，酒店的入住，欢迎宴会；业务洽谈和访问访问。中

俄两个民族的文化、生活习俗存在着很大的差别，所以在接待时要注意到两种文

化的差异。因此，安排的口译工作者不但要具备良好的技能，而且要懂得俄罗斯

的风俗禁忌、交际礼仪和民族文化，以便更好的进行口译。另外，俄罗斯客人有

可能是来自各个城市，有各种口音，因此要有翻译；为了让翻译工作更加顺畅，

我们应该尽可能地了解客人的方言。

任务时间：2023年6月1日-4日

任务类型：商务接待

2准备工作

2.1会面前的准备工作

会面前的准备工作主要包括以下几个方面：

了解子公司财务人员的姓名，性别，级别等基本情况；职位，一行人数，所

属单位，抵达时间、位置等。按照客人的基本情况，制定出相应的接待计划，并

向主管汇报。

按照子公司财务人员的实际需要安排接待车辆，餐饮，住宿等。

组织公司的参观计划，并为公司情况做好介绍。准备商业谈判的背景材料和

有关金融方面的专门词汇。

在上述三个层面中，应该重点做好三个问题。因本次贵客到访公司，本人透

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过公司官网及网上查询了解公司的具体情况。并有目标地理解此次会议的主题、

背景和目的；大致内容、参与人员等。在商业谈判期间，与会人员将根据会议的

议题进行临时陈述，不存在事先确定的讲话或与之紧密关联的特定信息，因此，

必须事先做充分的准备，以便获得讲话和提供与之紧密关联的特定信息；为了确

保谈判顺利进行，我们必须做好充分的前期工作。

2.2俄罗斯子公司财务人员的特点

俄罗斯文化和商业环境与中国有很大的不同，因此了解俄罗斯子公司财务人

员的特点是制定接待方案的重要前提。

2.2.1语言和文化

迈克，亚当，安格尔，安东，波格丹五人都是来自俄罗斯的国籍，他们的母

语都是俄语，在语言方面，他们对中文并不熟悉，可能需要依赖翻译或者英语作

为沟通的桥梁。在文化方面，俄罗斯有其独特的文化传统和价值观可能存在一些

与中国文化不同的方面，例如礼节、态度和行为习惯等，

2.2.2业务能力

作为华为俄罗斯分公司的金融职员，迈克，亚当，安格尔，安东，波格丹具

备定的金融知识和业务能力。他们在财务管理、投资分析、会计或其他相关领域

有一定的专业背景和工作经验。他们可能对财务报表、预算规划、风险管理等方

面具备一定的了解和能力。

2.2.3人际关系和信任

在一个团队中，人际关系和信任对于合作和工作效果非常重要。迈克，亚当，

安格尔，安东，波格丹五个人之前在总公司合作过一段时间，彼此之间可能有一

定的默契和信任基础。然而，对于作为接待人员以及其他华为员工，与他们建立

起良好的人际关系和互信，还需要通过积极的沟通和合作来发展。

2.2.4时间观念

俄罗斯人对时间观念较为灵活。在商务接待中，需要充分考虑到迈克，亚

当，安格尔，安东，波格丹五个人的时间安排和习惯，灵活安排商务活动的时

间，以便双方能够更好地沟通和交流。

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2.2.5礼品文化

在中俄之间的商务交往中，礼品文化也是一个重要的方面。在中国文化中，

赠送礼品被视为一种表达关心和尊重的方式。可以为迈克，亚当，安格尔，安

东，波格丹五位来宾准备一些中国特色的礼品，以展示对他们的欢迎和友好。当

然，选择礼品时需要考虑他们的文化背景和个人喜好。

2.2.6安全和保障

俄罗斯地区的治安状况相对较差，商务接待中需要注意安全和保障。例如，

在安排住宿和交通方面，需要选择安全可靠的酒店和交通工具，以保障双方的人

身安全。此外，还需要提前了解迈克，亚当，安格尔，安东，波格丹的食品偏好

和饮食禁忌，为他们提供安全、健康的饮食环境。

综上所述，迈克，亚当，安格尔，安东，波格丹在语言和文化、业务能力、

人际关系和信任、时间观念、礼品文化和安全保障等方面有着独特的特点。在商

务接待中，需要充分考虑这些特点，提供合适的商务活动和会议，以便于双方深

入交流和了解，建立起良好的合作关系。

2.3接待工作

2.3.1接见筹备

（1）接待人员穿着打扮，这是一个人的文化素养和品味的精妙表现。具体

而言，不仅要自然、体面、和谐；慷慨，并遵循某些传统准则或准则。服饰既要

符合其自身的特殊条件，又要时时关注其所处的客观环境和场合。即，穿衣时要

注意时间、地点和目的，并努力使服装与时间、地点和目标相协调。衣着是一个

人的成功。所以，在商业交往和接待礼仪中，如何正确地搭配是服装设计中的一

个重要问题。首先，要让自己融入到你所处的环境中。其次，要注重服饰的搭

配，要有一种协调的美，不要让人觉得杂乱无章，颜色有差别。有如下的禁忌：

一、不可过于凌乱、不可一概而论、不可任意、不可任意。第二是太亮（三种颜

色），三是不能太暴露，不能让女性在空中飞行，以免影响到工作人员的正常工

作；第四，太多的透视，别人一眼就能看穿，这不是时髦，是没有教养；五是太

短；第六太紧了，女性朋友多，特别是在公司里。所以，在拍摄飞机时，总统和

助理都要穿着正装。

（2）在接机之前，要用英文写英文的举牌。驾驶员要做的就是举牌子和提

行李。

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（3）在与来访者见面时，要先向对方问好，并做好自我介绍。出席接见的

上司与贵宾握手后，王芳以青年女子身份向贵宾献上鲜花。如果是全职司机开

车，一般是在后座，前面是下，右边是中间；按照从左到右的标准来安排所有人

的位置。

2.3.2乘车礼仪

（1）从上到下的次序；尊长和来宾先到后到，然后是秘书和其它随从。请

尊长、贵宾从右侧车门先上，秘书从后座转到左边车门。当您下车时，秘书必须

先行下车，协助尊贵的客人打开车门。

（2）尊重客人的选择，客人坐的地方，就是最好的位置。

（3）乘车须知：如有特殊身份的客人，请在开门时用一只手按在门边，以

防止客人上车或下车时碰到头部。

2.3.3接待小组

(1).统筹组（3人）

负责各小组的统筹，负责整个迎宾工作小组的调配。

(2).联络组（11人）

与邀请嘉宾进行联络和协调，并协助其担任陪同人员；处理好酒店的接待事

宜，如购买机票，订票，订房间等；在会议期间，接待和陪同人员的工作。

(3).交通组（7人）

主要接待嘉宾，并安排好会议的车辆。

(4).食宿组（4人）

负责贵宾用餐及住宿标准的制订，并对贵宾的住宿、用餐等相关事宜进行专

门处理。

(5).后勤组（4人）

在客人入住期间，对其进行安全、紧急医疗等相关工作。（旅馆有保安和医

务工作者）

3具体方案

3.1来宾具体信息

迈克，亚当，安格尔，安东，波格丹华为俄罗斯分公司的金融职员，俄罗斯

国籍；一行五人于2023年6月1日17:00抵达抵达北京首都国际机场。

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3.2接待日程方案

3.2.1机场接机

在接机之前，我们比预定的航班早20分钟到达，并备好了公司名称的接机

牌。俩台商用车，配有驾驶员。每个车厢都有一个翻译。

3.2.2从机场赶赴宾馆的路上

给乘客留足够的时间休息。因此，应该视具体的情形而定，当宾客们情绪高

涨的时候，再继续聊下去，比如介绍沿途的风景、城市的概况、即将举行的会议

等等。当宾客情绪低落或稍有倦意时，不要和他们说太多话，让他们有足够的时

间来放松。因此，在以后的口译界中应该更多地关注这一问题。

3.2.3酒店入住

酒店预定于北京王府井希尔顿大酒店，2023年6月1日21:00到达酒店由总

管为宾客登记；登记完成之后，会及时通知宾客宴会的时间和地点，并叮嘱宾客

注意的问题。

当迈克，亚当，安格尔，安东，波格丹办理入住手续时，在升降机或通道

内，食宿组要积极、亲切地向来访者问好。

在迈克，亚当，安格尔，安东，波格丹走进客房后，食宿组应主动介绍客房

的设施、设备、用品的放置，并介绍酒店餐厅、健身房等服务设施的地理位置和

营业时间。

但如果迈克，亚当，安格尔，安东，波格丹神色疲惫，则以不惊动宾客为主

要目的，将其送回房内，然后将房门轻轻地关好。

3.2.4宴会接待

宴会在2023年6月2日8:00，由各大领导发表讲话。商务聚会，生日，俄

罗斯新年；在亲友的宴会上，喝酒是必不可少的。因为子公司财务人员是俄罗斯

籍，所以在俄罗斯人的饮食习惯中，敬酒是必不可少的一环。他们干杯的原因五

花八门：健康，长寿，祝贺相聚；为共同的事业干杯，为幸福生活干杯，为青春

干杯，等等。在举手举杯的时候，宾客会相互碰触，然后用眼神和彼此的眼睛进

行交流。

中国菜肴的名称多种多样，种类繁多。这些菜品不但包含了自己的特点，而

且很多名字都有着自己的来历和故事。当食宿组人员把这些食物推荐给俄罗斯子

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公司财务人员的时候，不但要说菜品名字，还要告诉他们烹饪方法，健康的功效

和它们的故事。因为宴会的菜单是在招待俄罗斯子公司财务人员之前准备好的，

所以食宿组可以花较多的时间去学习关于美食的民间故事和故事。

3.2.5参观考察及会议安排

2023年6月3日9:00，交通组安排车辆将子公司财务人员送到公司，联络组

带领他们参观公司总部。下午三点，公司会议室召开详细的会议。这次会议是关

于财政方面的，主要讨论的是俄罗斯分支机构的职工支付和支付备用资金的问

题。

通过对比华为公司所安排的会议安排，为了使会议更加顺利的进行，接待程

序的流畅，联络组对会议安排流程进行了优化。优化的主要内容包括:会前准备阶

段，会中以及会后后续工作。

（1）会前准备阶段

会议的职责：根据具体情况，确定秘书处、会务组、后勤医疗组、保安组和

其他工作小组。秘书处：主要职责是组织会议讲稿，会议议程，会议指南等；会

务报告和会议的宣传和报告，并配合会务小组做好相关工作。会务组：主要职责

为会务工作，如发布会议通告、登记注册、发放入场证件、纪念品、会议资料、

迎送、接待、各种开支、财务结算等。保安：保安小组负责安排保安人员到现场

进行安检，清理通道，打开安全出口，并配合会务组做好相关工作。在整个运行

中，秘书组、会务组等各司其职，但也要有默契的配合，相互支持，形成一个整

体，确保会议的顺利进行。

（2）开会之前的接待礼节

会议接待工作的顺利与否，既要有良好的组织，又要有良好的礼仪素养；保

证会议的接待流程统一、规范、高效；流畅，使各个环节、各个方面，都能显示

出更高的专业水平和礼仪。比如修饰、着装、举止规范等，要注意五个方面：一

是要保持整洁，要经常更换衣物以去除身上的异味。第二，仪表要干净，干净，

干净，干净。第三，要注意仪表。第四，要简单。第五，要端庄。

（3）预审

①对场馆内的空调、话筒、放映机等设施进行检测，并进行测试（由后勤小

组负责）

②检查警卫部署、证件检验人员的定岗定位、交通指挥及站台服务人员的就

位等（保卫组负责）

（4）会务人员

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①大会主持人致欢迎辞

②会议安排和安排

③各主要领导人员抵达会议厅，在礼宾的带领下进入会场就座

④新闻报导：宣教处准备好录像、摄像、摄影设备，并及时进行会议精神传

达。

⑤其它：会务人员要按登记时间，了解出席人数，并与未到场的人数保持联

络。会议工作人员要带领讲台工作人员或重要领导同志入座。根据需要，统一员

工的服装。保持现场的秩序。开会时间提早五分钟，并将不相干的人全部疏散。

负责录音，摄影，摄像，会议纪要，由秘书负责。

（5）会后跟踪

①组织好参加会议的人，分发他们的纪念品；开会后，清理场地，检查场

地，把剩余的材料、席签等东西拿回来。

③负责整理、整理和归档会议资料。

④为严格会议纪要，对会议迟到或无故缺席的单位和个人进行通报。

⑤做好会议的新闻报导。

3.2.6送别

2023年6月4日21：00的财政会议接近尾声，参与人员与宾客之间早已相

识，并通过工作关系加深了公司与子公司之间的友情。交通组送子公司财务人员

往机场途中，送上北京当地特产以示纪念。

3.2.7经费预算

往返机票花费30000元，车辆花费3000元，酒店费用10000元，饭店安排

5000元，其他安排15100元，预计73100元。（表1）

表1华为总公司召开财政方面的会议预算报表

会议经费预算表

华为总公司召开财政方面的会议

备注

项目物品数量价格

子公司财务人1.机票10/张30000四天饭店

员机票、衣食2.商务车2/辆3000消费5000元

住行3.酒店5/天10000

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1.宣传展板3/个300

会议宣传用品2.横幅1/条100

3.宣传单300/张1200

1.会议人员

服装及制作费