吉荣家具有限公司办公用品采购业务财务融合流程设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1吉荣家具有限公司简介............................................................................................1

2吉荣家具有限公司办公用品采购业务管理现状，存在问题及产生原因分析....1

2.1管理现状..............................................................................................................1

2.2存在问题分析及产生原因分析..........................................................................2

2.2.1采购管理制度不规范................................................................................2

2.2.2成本控制制度不合理..............................................................................2

2.2.3内部管理制度不完善................................................................................2

3吉荣家具有限公司办公用品采购业务财务融合流程设计........................................3

3.1在采购管理制度方面........................................................................................3

3.2在采购成本控制方面..................................................................................3

3.3在内部管理制度方面..................................................................................4

3.4相关财务核算..............................................................................................5

4总结................................................................................................................................6

参考资料...........................................................................................................................7

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吉荣家具有限公司办公用品采购业务财务

融合流程设计

1吉荣家具有限公司简介

吉荣家具有限公司成立于2000年06月21日，注册地位于泊头市工业开发

区，注册资本为人民币15600万元，实缴资本为人民币11000万元。法定代表

人为倪永庆。公司经营范围包括木制家具制造，教学家具，软席座椅，办公家

具设计等，还提供家具的研发，设计，生产，销售及售后服务，致力于追求产

品高质量，高规模，低成本，为消费者提供最实用的优质产品。公司产品以先

进的设计理念和可靠的性能赢得了广大用户的信赖，以独特的魅力占据了国内

外市场，产品先后荣获河北省著名商标，河北省重合同守信企业等一系列荣誉，

并被1000多所大中专院校所采用。

2吉荣家具有限公司办公用品采购业务管理现状，存在问题及

产生原因分析

2.1管理现状

家具是人们日常生活中必不可少的器具设施，20世纪90年代以来，全球经

济复苏，人民生活水平提高，对家具的需求也随之提升。随着科技的不断发展，

家具制造业从传统手工业转为机械化生产为主，生产量大幅度提升且门类齐全，

我国家具行业也快速发展，目前我国家具产值已经占据全球家具产值的25%成为

第一家具制造国和消费国，市场前景广阔。

采购业务是企业运作的关键环节，与生产销售业务都密切相关，它直接影

响到企业的运营成本和利润空间。吉荣家具有限公司虽然一直比较重视内部业

务管理建设，但是在一些方面尤其是办公用品采购方面，依旧存在一些问题，

目前，公司仍主要采用传统的粗放式采购模式，企业采购职能被忽视，对企业

的可持续发展形成了阻碍，因此建立完善而系统的采购业务内部控制制度是企

业发展的必然要求。

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2.2存在问题分析及产生原因分析

2.2.1采购管理制度不规范

办公用品采购是单位日常工作的一项重要活动，企业的办公用品、职工福

利、通讯设备等物资的购买和使用，直接关系到职工个人及企业的利益，但其

中也存在一些问题。在办公用品采购业务中，因为吉荣家具有限公司所设部门

多，项目多，所以办公用品采购数量大，种类各式各样，价格也有高有低。其

中办公用品如签字笔，打印纸，笔记本，便签纸，计算机等比较日常的低值易

耗办公用品，更是日常使用量大，需要频繁采购。而公司并未对办公用品采购

进行分类，从而使得采购申请审批流程复杂，无论办公用品价格高低，都需经

过层层审批，为公司增加了一定的管理成本。

2.2.2成本控制制度不合理

企业在生产产品采购原材料时，一般会进行事前预算，确定采购数量，控

制成本，保障企业正常运转，然而在办公用品采购业务中，却存在忽视采购预

算的情况。采购业务没有进行事前预算，在办公用品采购计划上存在随意增减

变动的情况，平时出现办公用品使用需求时，就任意提交申请进行购买。采购

计划执行时，也出现随意变更行为，原先计划购买甲产品，而在采购时又临时

变动为购买乙产品。企业也在办公用品采购预算与资金预算方面相分离，不是

按需求采购办公用品，而是企业当年收入多，便多采购，企业收入少或亏损就

少采购甚至不采购。这些行为导致办公用品采购工作效率偏低，采购成本难以

控制，资金浪费严重。

2.2.3内部管理制度不完善

我们国家一直提倡勤俭节约的社会风气，在工作中也培养职工形成绿色低

碳的工作习惯，但是在办公用品的使用中仍存在那些“看不见”的浪费。如只

用了一面就丢进垃圾桶打印纸，开会时喝不完也不带走的矿泉水，整理完文件

随手一丢的回形针，签完字随手乱放丢了的签字笔等。在2021年一次采访办公

用品浪费调查中，根据采访人回答，办公室浪费现象中，用纸浪费占比26.66%，

办公文具浪费占比24.24%，可见办公用品浪费严重。而这种办公用品浪费现象

会造成办公用品使用寿命快速折损与办公用品经常丢失等现象，这给企业造成

额外的企业运营管理成本，增加了办公用品的管理成本。

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3吉荣家具有限公司办公用品采购业务财务融合流程设计

3.1在采购管理制度方面

以下为对吉荣家具有限公司办公用品采购管理制度方面的流程设计，主要

从办公用品的分类与采购申请审批流程两个分面相结合。办公用品合理分类以

及采购审批流程制度制定，有利于规范采购业务流程，控制采购支出，降低采

购成本。

表1

办公用品分类表

1.A类（日常办公用如：笔记本，回形针，打印纸，胶带，签字笔，便签纸等。

品）

2.B类（劳保用品）如：卫生纸，抹布，扫把，拖把，垃圾袋等

3.C类（除AB类外，如：办公桌椅，电脑，投影仪，档案柜，办公通讯设备等

高值管理品）

表2

办公用品采购申请审批流程设计表

1.采购估算金额在1000元以下（含由部门经理审批。

1000元）

2.采购估算金额在1000元到2000元先由部门经理审批，再由采购主管审批。

以下（含2000元）

3.采购估算金额在2000元到5000元先由部门经理，采购主管审批，再由采

以下（含5000元）购总监审批。

4.采购估算金额在5000元以上，金额先由部门经理，采购主管，采购总监审

较大批，再由总经理审批，董事长加批。

3.2在采购成本控制方面

以下为对吉荣家具有限公司办公用品采购成本控制制度方面的流程设计，

按照“先进行采购预算，再进行采购计划，最后进行采购”的工作原则，做好

办公用品采购管理工作，将采购工作纳入到预算管理之中。通过预算的方式，

对办公用品采购业务加以控制，实现降低办公用品采购成本的目的。

表3

办公用品采购管理成本控制流程设计表

序操作操作步骤及内容

号人员

1.行政①A，B类办公用品每月采购两次，每月15日,30日，C类办公用品

采助理每月采购一次，每月30日，各需求部门在这日期前提交下月所需用

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购品申请表，行政助理根据申请表填写办公用品采购需求汇总表，并根

业据现金需要数量填写借款审批单，确认审核无误后，将借款审批单提

务交至财务部，由财务经理进行审核。

事采购②由于办公用品采购项目繁多，供应商也十分分散，供货渠道不稳定，

前文员采购周期长，所以采购人员在进行办公用品采购时需货比三家，多方

预比价，择优采购，选择更方便的采购方式，节约办公用品采购成本。

算出纳③采购部门根据各部门办公用品需求数量，严格按照“先进行采购预

算，再进行采购计划，最后进行采购”的工作原则，对采购物品进行

合理性审查，根据当前市场采购价格，进行采购费用预算。采购资金

预算经相关人员批准后，找财务人员进行预支现金。

2.①将A,B,C类办公用品交由不同采购人员进行采购，由于采购业务本

采采购身直接与资金接触，采购频繁，且环节众多，不易于监管，容易滋生

购员舞弊行为。不同人员进行采购工作，业务不集中在一两个人手中，相

业互之间也能形成监管机制。

务

事②采购人员在进行采购业务时，严格按照审批通过的办公用品采购申

中请表进行采购，不得随意变更采购物品，严格核实物品种类及数量。

执

行

3.财务①财务部经理审核借款审批单，确认无误签字后，将借款审批单转给

采人员出纳支付现金。

购②出纳接收借款审批单后，按照审批单金额填写借款单，支付现金给

业采购人员。

务③办公用品采购回来后，采购人员凭办公用品采购申请单进行采购物

事品入库业务，领取入库单，后根据办公用品采购申请单，入库单，采

后购发票，付款收据找财务人员进行报销。

控④费用会计根据发票及结算凭证编制记账凭证，交由财务部经理进行

制审核，经审核无误后，费用会计登记管理费用和其他应收款科目明细

账，出纳根据审核的记账凭证登记现金日记账。

由于企业没有完善的采购预算管理机制，所以在采购中经常出现采购成本

和管理费用过高，采购周期长等问题。面对以上问题，企业应该从被动接受采

购指令到主动了解采购业务进行预算调整的转变，从单一购买行为到策略性办

公用品采购业务供应链管理的变革，直接减少企业采购成本。

3.3在内部管理制度方面

办公用品浪费现象严重有两个原因，一是员工环保意识和节约意识比较淡

薄，存在随意浪费行为。二是办公用品存放管理不当，存在物品毁损丢失现象。

以下将从这两方面对吉荣家具有限公司进行办公用品内部管理制度流程设计。

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表4

办公用品内部管理制度流程设计表

办公用品①各部门基本办公用品统一进行领取，由部门管理人员统计，并填

领取制度写办公用品领用申请单，领取时遵循先签字后领物品原则。

②对签字笔，笔记本，订书针，计算器等办公用品重新领取时尽量

采用以旧换新，易耗用品如打印纸，签字笔笔芯，抽纸等，估计

使用时间，定时定量领取，并可根据员工使用情况进行调整。合

理控制办公用品的使用，减少浪费现象。

③员工离职后，相关办公用品进行交接，可使用办公物品继续进行

登记管理。

办公用品①公司办公用品保管，发放，毁损报修，报销都由行政部负责管理。

存放管理除管理人员外，其他人不得无故擅自进入仓库领取物品。

制度②各部门办公用品领用时，管理人员登记领用数量，严格按规格发

放。

③管理人员每月月末对存放的办公用品进行盘点，做到账实相符，

同时建立台账对办公用品进行管理。

3.4相关财务核算

表5

相关财务核算表

核算时间核算内容

采购时1．A,B类（低值易耗品）

①采购时如取得增值税专用发票，会计账务处理为：

借：周转材料——低值易耗品

应交税费——应交增值税（进项税额）

贷：银行存款/库存现金等

②如取得增值税普通发票，会计账务处理为：

借：周转材料——低值易耗品

贷：银行存款/库存现金等

2.C类办公用品采购

①购买数额较小的办公用品会计账务处理时：

借：管理费用——办公费

贷：银行存款/库存现金等

②办公桌椅之类数量较大又不能进固定资产的账务处理为：

借：低值易耗品

贷：银行存款/库存现金等

③购买办公电脑等贵重物品可以计入固定资产时：

借：固定资产

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应交税费——应交增值税（进项税额）

贷：银行存款/库存现金等

入库时购买办公用品用现金支付验收入库会计分录：

借：库存商品——办公用品

库存现金

贷：其他应收款（预支款）

领用时①外购办公用品领用时，如取得增值税专用发票，要做增值税进项

税转出，会计账务处理为：

借：周转材料——低值易耗品

贷：应交税费——应交增值税（进项税转出）

②