统一采购流程规范制度

统一采购流程规范制度第一章总则第一条目的和依据依据公司的经营需要，为了规范和统一采购流程，提高采购效率，保障采购质量，确保企业利益最大化，订立本规程。第二条适用范围本制度适用于公司内全部部门、子公司以及相关合作供应商和服务商，在公司内进行的全部采购活动。第三条定义采购：指为满足公司经营需求而购买产品和服务的行为。采购流程：指从需求发生、需求确认、供应商选择、合同签订、物品收货等一系列采购环节的有机组合。采购部：指公司设立的特地负责采购事务的部门。第二章采购管理机构第四条采购管理职责采购管理职责由采购部负责，其具体职责如下：1.订立公司采购管理制度和规范，并组织实施；2.帮助各部门订立采购计划；3.引导和监督采购流程的执行；4.进行供应商评估和管理；5.订立采购合同模板，并审核合同的合法性；6.完成其他与采购相关的工作。第五条采购管理人员职责采购管理人员依据职位具体分工，负责以下职责：1.帮助部门订立采购计划；2.负责发起采购需求，并组织评标、合同签订和供应跟踪等工作；3.维护供应商库，定期更新供应商信息，并对供应商进行评估；4.监督采购流程的执行，确保采购过程的合规性和规范性；5.完成其他与采购相关的工作。第六条采购流程管理采购流程管理由采购部门负责，具体包含：1.监督和管理采购流程的执行，确保每个环节的流畅运作和沟通；2.统一订立采购需求的申报流程，确保每个采购需求都能得到及时审批；3.完善和优化采购流程，提高采购效率和采购质量；4.供应采购流程培训和引导，确保各部门员工的采购行为符合规范。第三章采购流程第七条采购需求提交各部门在确认采购需求后，需及时向采购部门提交采购申请。采购申请应包含采购物品的名称、规格、数量、预算金额等信息，并附上相应的支撑料子。采购部门接收采购申请后，应及时审核，并决议是否批准采购。第八条供应商选择采购部门依据采购需求，组织订立供应商筛选标准和评分体系。采购部门应向供应商发送采购邀请函，并要求供应商供应符合要求的报价和相关文件。采购部门应依据供应商的报价、信誉和本领进行评估，并确定中标供应商。第九条合同签订采购部门应依据公司合同模板，起草采购合同，并与中标供应商协商签订合同。合同应明确商品或服务的名称、规格、数量、价格、交付期限、付款方式、违约责任等内容。采购部门对合同的法律合规性进行审核，并及时签订合同。第十条物品收货与验收采购部门应帮助相关部门对采购的物品进行收货和验收。验收标准应与合同商定的规格和质量标准相全都，验收结果应及时记录并通知供应商。若发现货物存在问题，采购部门应第一时间与供应商协商解决方法。第十一条采购跟踪与结案采购部门应及时跟踪采购项目的进展，并记录相关信息。项目完成后，采购部门需及时结案并进行评估，总结采购过程中的经验和教训，并提出改进看法。第四章违约与纠纷处理第十二条违约责任若供应商未按合同商定时间或质量标准履行合同义务，采购部门有权要求供应商赔偿损失。若公司未按合同商定时间或付款方式支出货款，应承当违约责任并支出逾期利息。第十三条纠纷处理采购部门应与供应商及时沟通，并以协商解决为原则处理纠纷事件。若无法通过协商解决，双方应提起诉讼或仲裁解决纠纷，并保存采取其他法律措施的权利。第五章监督与评估第十四条监督与检查公司内部审计部门有权对采购流程进行定期或不定期的监督和检查。各部门应乐观搭配内部审计部门的工作，并供应相关的文件和信息。第十五条供应商评估采购部门应定期对供应商进行评估，评估内容包含供货及时性、质量稳定性、服务满意度等。供应商评估结果将作为供应商绩效考核的紧要依据。第六章附则第十六条有效期限本制度自颁布之日起执行，有效期至公司另行通知为止。第十七条解释权本规章制度的解释权属于公司高层管理层，若有需要修改或增补，应按公司相关程序进行审批和公告。第十八条违反规定的处理对于违反本规章制度的行为，公司有权视情况予以相应的处理，包含警告、