第二章 秘书职业

章

秘书职业2021/6/271引言本章在介绍有关西方国家对秘书的界定，以及我国古代和当代对秘书的界定基础上，明确了秘书的基本概念；结合国内工作实际对秘书进行了分类；从工作内容和工作方式的角度讨论了秘书的职业特点；最后介绍了目前已在我国进行的国际国内比较权威的秘书职业资格认定和考试情况。2021/6/272秘书界定1秘书的分类2秘书职业的特点3秘书职业资格4目录CONTENTS2021/6/273PART1秘书界定2021/6/274一、国外对秘书的认识和界定（一）西方国家对秘书的界定在西方，“秘书”一词源于拉丁文“secretarius”，意思是“可靠的职员”。英语“秘书”一词由拉丁文演变而来，写作“secretary”，其中，“secret”是“秘密”的意思。在英语里，“secretary”既可以指秘书这一职业，又可以指从事这种职业的人（秘书工作者），还可以指书记、大臣等官员。2021/6/275一、国外对秘书的认识和界定（二）日本对秘书的界定在日本，“秘书”一词采用中文繁体字，写作“秘書”。它也有两种含义：一种是引用了英文的词义，指政府机关或社会团体日常事务的负责人，如内阁官房长官的英语名称译为“ChiefCabinetSecretary”，中文也可译为“首席内阁秘书”。另一种更广泛的含义是指“帮助上司处理各种事务的工作人员”，即秘书。2021/6/276二、我国对秘书的认识和界定（一）我国古代对秘书的界定我国最早出现“秘书”一词是在东汉时期，其含义与字义是相关的，指宫中密藏之书，即皇宫中秘密收藏的图书典籍。随着时代的发展，“秘书”的含义逐渐发生了改变，由原来的指物演变为指人，从东汉后期开始，“秘书”一词开始指朝廷中掌管图书秘籍的一类人的官职。2021/6/277二、我国对秘书的认识和界定（一）我国古代对秘书的界定我国自远古以来，就有类似现代秘书的工作，也有相当于现代秘书的职位，但都不用“秘书”这个名称。古代中国从事秘书工作的人，在不同的时期有不同的叫法。汉代以前皇帝的秘书统称为“史官”。汉代以后，朝廷的秘书官员因朝代的更迭而时有变化，有时是尚书、中书、侍中、仆射，有时又是中书舍人、翰林学士。2021/6/278二、我国对秘书的认识和界定（二）我国当代对秘书的界定《现代汉语词典》（修订本）认为，秘书是“掌管文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员”；《辞海》则认为，秘书是“职务名称之一。协助领导综合情况，研究政策，密切各方面工作的联系，办理文书、档案、人民来信以及其他日常行政事务和交办事项”。2021/6/279对秘书的定义应从以下几个方面考虑：第一，秘书的主要活动范围是领导机构或领导者身边。第二，秘书的主要工作方式是处理信息和综合服务。第三，秘书工作的根本性质是辅助管理。2021/6/2710二、我国对秘书的认识和界定秘书的定义：秘书是指身处领导机构或领导者身边，以处理信息和综合服务的方式辅助领导者实施管理的工作人员。2021/6/2711PART2秘书的分类2021/6/2712一、从组织内部分工看秘书的分类行政秘书：指在党政机关工作，属于行政编制，其职级参照国家行政级别确定的秘书。他们一般具有较强的协调能力和组织能力，能协助领导处理各种行政事务，完成领导交办的各项事宜，是领导的重要助手。他们不仅能从事文字工作，有时还要起到参谋和智囊的作用。2021/6/2713一、从组织内部分工看秘书的分类文字秘书：指以文字工作为主，以撰写文稿为主要职责的秘书。他们大都能说会写，具有较强的口头与书面表达能力，能协助领导完成公文撰写等工作任务。在政府机关里，文字秘书是秘书队伍中不可或缺的一类人。2021/6/2714一、从组织内部分工看秘书的分类机要秘书：指从事机密文电处理、保管、传递，负责领导办公室的保密工作，承办领导交办的机密事项的秘书。在高、中层领导机关和机密性较强的机关、单位，一般都配置机要秘书。高层领导干部根据工作需要，也可以配备机要秘书。他们是领导的贴身助手，主要工作内容是收发、登记、保管机密文电资料，妥善安排领导的各种活动日程。2021/6/2715一、从组织内部分工看秘书的分类通信秘书：指服务于政府机关、社会团体和大中型企业，负责整个单位和领导的通信工作的秘书。信访秘书：指在单位中专门负责处理人民群众来信和接待人民群众来访的秘书。2021/6/2716一、从组织内部分工看秘书的分类事务秘书：指以从事机关日常事务性工作为主的秘书。他们主要负责日常的来客接待、正常值班、印信管理以及车辆调度、房产分配等后勤总务管理。他们不需要很强的专业技能，但是需要具备较好的协调能力。生活秘书：指为较高级别的领导人或专家提供生活帮助和服务的秘书。2021/6/2717一、从组织内部分工看秘书的分类外事秘书：指从事对外事务工作的秘书。会务秘书：指专门从事会议的筹划和组织安排工作的秘书。2021/6/2718二、从其所在行业特征看秘书的分类企业秘书：指在工商企业里辅助领导搞好经营、实施管理的秘书。他们熟悉业务，具有一定的经济管理和法律知识，有较强的分析判断能力和丰富的工作经验，主要负责文书处理、后勤保障、接待来访、安排会议和保密工作等。法律秘书：指在各级各类司法机关协助领导处理法律事务，从事秘书工作的秘书。他们多供职于公安、检察、审判、民政、国家安全等机关或律师事务所，主要职责是负责收集、传递信息，起草和整理司法文书、档案，接待或陪同律师访问当事人，记录、整理当事人口述，安排法律事务的处理程序，执行领导或律师交办的其他事宜。2021/6/2719二、从其所在行业特征看秘书的分类科技秘书：指在科研院所或学术机构中从事秘书工作的秘书，也包括为高层领导和专家、学者配备的专职科技秘书。教学秘书：指在高等院校及其他各类学校中辅助领导实施教学管理、从事秘书工作的秘书。2021/6/2720二、从其所在行业特征看秘书的分类涉外秘书：指在涉外机构从事秘书工作的秘书。他们主要供职于我国“三资”（中外合作、中外合资和外商独资）企业和外贸、外事、海关、银行、保险以及宾馆、商场、旅行社等涉外单位，其中，以“三资”企业涉外秘书数量为最多。2021/6/2721三、从职级高低看秘书的分类高级秘书：指在国家机关中担任省、厅级以上职务的秘书，如中央及省、厅级国家机关中的秘书长和不设秘书长的办公厅主任等。中级秘书：指在党政机关和企事业单位中担任处、科级职务的秘书，如中央各职能部门和地方机关、单位的办公厅以及秘书部门的处长等。初级秘书：指在党政机关和企事业单位中担任科级以下非领导职务的秘书。2021/6/2722PART3秘书职业的特点2021/6/2723一、从属性秘书从属性的特点，是由其自身的地位所决定的。秘书的产生源于领导工作的需要，没有领导就没有秘书，无论是秘书部门、秘书还是秘书工作，都是依附于领导机构、领导成员和领导工作的，秘书不能脱离领导而独立存在，这就是秘书的从属性。2021/6/2724秘书的从属性对秘书提出的要求：首先，作为秘书，要正确认识这一职业，要有良好的心态，要甘于服从领导的指挥和调遣。其次，所有工作都应围绕领导工作展开，领导在某一阶段的工作重点也就是秘书在这一阶段的工作重点。再次，工作方式要受制于领导，秘书可以在工作中发挥积极性、主动性和创造性，但不能离开领导而自行其是、擅作主张。2021/6/2725二、辅助性辅助性是秘书工作的根本属性，也是秘书的重要特点，秘书的从属性地位决定了秘书工作的全部内容都是对领导工作起辅助作用。领导工作涉及社会组织内外的许多方面，面对需要处理的各种问题和需要协调的各种关系，能力再强、水平再高、精力再充沛的领导也难以独胜其劳，更何况有些事务性的工作是没有必要由领导来直接处理的，这就需要秘书从旁进行辅助，秘书职业的辅助性由此而产生。2021/6/2726秘书的辅助性的表现：首先，从职业角色来看，秘书是领导的助手，他的作用就是协助领导实施管理。其次，从工作内容来看，秘书的全部工作内容都是为领导的工作、学习和生活提供帮助。再次，从工作方式来看，秘书处理任何问题都必须按照领导的意图和指示精神办理，不能超越自己的职权范围，也不能违背领导的意图。2021/6/2727秘书的辅助性对秘书提出的要求：首先，在职业角色定位上，秘书应当摆正自己的位置，认清自己的角色，充分发挥领导的参谋和助手作用。其次，在工作内容方面，无论是参谋咨询还是管理事务，一切都要以辅助领导工作为目标。再次，在工作方法上，要及时、主动、全面地为领导提供各种服务，急领导之所急，想领导之所想。最后，在工作技巧上，要做到为领导进行全方位的拾遗补缺。只有这样，秘书的辅助作用才能充分发挥。2021/6/2728三、服务性服务性是秘书从属性和辅助性特点的集中体现，秘书工作其实就是一种服务性工作。秘书的全部工作和所有职责都是为服务对象提供准确、全面和及时的优质服务。秘书服务性的特点，要求秘书在工作态度上必须强化服务意识，树立服务思想，勤勤恳恳、任劳任怨地做好本职工作；在工作内容上，要事无巨细，都为领导和群众想到、办好；在工作方式上，要充分发挥主动性和创造性，努力提高服务质量和服务水平。2021/6/2729四、被动性被动性是秘书的从属性和辅助性特点在秘书身上的直接体现。在秘书与领导的关系中，领导活动是主，秘书工作是辅，秘书工作总是以领导活动的目标为中心，受领导活动的制约和支配，秘书每天大量的时间是用于完成领导交办的工作任务和许多事先无法预料的临时性工作，所以说被动性也是秘书的一大特点。2021/6/2730秘书的被动性对秘书提出的要求：秘书的工作必须围绕领导工作展开，以领导的工作重点为重点；必须服从领导的指示和安排，按领导的意图、要求行事，不能越职越权；在工作安排上一定要将领导的需要放在第一位，首先满足领导的工作需求；在时间安排上一定要保证完成随时可能发生的临时性的工作任务。2021/6/2731五、全面性秘书部门是领导机关的综合性服务部门，秘书是领导的综合性办事人员，秘书工作的内容涉及机关的方方面面，秘书的活动范围非常广泛，秘书的基本职能被概括为“辅助管理，综合服务”，这些都决定了秘书工作具有鲜明的综合性和全面性特点。2021/6/2732秘书的全面性对秘书提出的要求：秘书工作内容全面性的特点要求秘书应该是“通才”，应该尽可能熟知各种办事的程序，掌握各种办事的技巧。另外，秘书职业全面性的特点还使秘书的工作角色具有多重性的特点，随着服务对象的变化和工作职能的实施，秘书的角色也会发生不同的变化。2021/6/2733六、机密性秘书位居各社会组织的管理中枢，又是领导的贴身参谋和助手，他们不仅负责保管各种机密文件资料，而且经常参与各种机密会议，这就使他们比一般工作人员了解更多的机密事项，因而相对于其他工作而言，秘书工作还具有机密性的特点。秘书工作机密性的特点要求秘书时时处处都要做好保密工作。2021/6/2734PART4秘书职业资格2021/6/2735一、英国的秘书职业资格（一）剑桥办公管理国际证书（剑桥秘书证书）考试该国际证书是英国剑桥大学考试委员会（UCLES）设计的。剑桥大学考试委员会是世界上著名的考试机构之一，其设计的职业证书考试已在世界上160多个国家开展，每年有600多万学员参加考试，具有相当高的权威。2021/6/2736一、英国的秘书职业资格（二）伦敦工商会考试局秘书证书考试英国伦敦工商会考试局（LCCIEB）是世界上最大的职业技能鉴定和证书颁发机构之一，是一个国际性的职业资格证书授证机关，其开发的职业标准及颁发的证书被全球认可，并享有“国际职业通行证”的美誉。LCCIEB的秘书证书适用于需继续进修的专业秘书，特别是去国外深造的学生，世界上许多大学都把LCCIEB秘书证书列为入学条件之一。2021/6/2737二、美国的秘书职业资格IAAP是国际行政管理者协会的英文简称。该协会是全球著名的跨国性职业组织，总部在美国，在27个国家和地区设立了分支机构。IAAP每年举办“特许职业秘书”考试，于全世界设250个考场同时进行。IAAP作为全球闻名的秘书协会组织，其考试影响力不可小觑，该考试在业内被称为“博士级”的资格证书。2021/6/2738三、我国的秘书职业资格（一）秘书国家职业标准2000年7月，劳动和社会保障部正式颁布了《秘书国家职业标准》，2003年，秘书职业全国统一鉴定正式启用新的国家职业标准。从此，我国的秘书职业资格就有了明确的规定，秘书作为一种社会职业正式进入了我国的职业目录，这在我国的秘书史上是一个重大的飞越。2021/6/2739三、我国的秘书职业资格根据秘书国家职业标准，我国的秘书职业分普通秘书和涉外秘书两个种类，共四个等级，分别是：五级秘书（国家职业资格五级，原初级）、四级秘书（国家职业资格四级，原中级）、三级秘书（国家职业资格三级，原高级）、二级秘书（国家职业资格二级）。对秘书这一职业的基本学历要求是高中毕业（或同等学历），基本能力要求是具备文字与语言沟通能力、综合协调与合作能力以及逻