广佛线二期工程土建工程文件归档管理细则

佛山市铁路投资建设集团有限公司FoshanRailwayInvestmentConstructionGroupCo.，Ltd.文件编号版本/版次A版/0次管理制度流程汇编广佛线二期土建工程文件归档管理细则页码AUTOTEXT"第X页共Y页"第62页共62页PAGEPAGE621.总则1.1为加强广佛线二期土建工程监理、施工文件管理，建立、健全工程档案管理工作，规范相关文件的编写、收集、整理、组卷、传递、借阅管理，确保满足工程施工和移交、文件归档要求，更好地为各单位、技术部门服务，特制订本细则。1.2本细则依据《建筑工程资料管理规程》（JGJ/T185-2009）、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）等国家、地方现行的有关工程建设和档案管理的法律、法规、规范、标准，以及佛山市轨道交通发展有限公司（以下简称市轨道公司）发布的《工程档案管理办法》，结合广佛线二期土建工程实际情况编制。1.3凡参与广佛线二期工程土建施工的监理和施工以及涉及到的工程管理、勘察、设计、第三方等单位均应执行本细则。1.4凡参与广佛线二期工程土建施工的监理和施工以及涉及到的工程管理、勘察、设计、第三方等单位应将工程文件管理纳入自身业务管理工作中，完成各自职责范围或合同规定的竣工文件的编制和整理、归档工作，保证工程文件的积累，达到收集齐全、整理系统，并按制度及时归档移交市轨道公司档案室，以保证档案系统工作的顺利开展。1.5按照集中统一管理的基本原则，工程管理部配备专职人员统一管理整个土建工程的监理、施工文件，同时负责组织、协调和指导勘察、设计、监理、施工等单位编制竣工、归档文件和整理相关文件，达到工程资料的及时、完整、准确、系统、安全和有效利用。1.6在签订施工及监理合同、协议时，应设立专门条款，明确有关方面提交相应项目文件（含电子版）以及所提交文件的整理、归档责任。用表及编码统一执行现行《广东省建筑工程竣工验收技术资料统一用表》及配套电子软件，填写内容及格式须按照省市相关规定执行。2.管理职责2.1通用职责2.1.1相关2.1.2工程各参建单位应将工程文件的形成和积累纳入工程过程2.1.32.1.42.1.52.2建设单位工程管理部职责2.2.1负责技术文件总体管理，设专人对技术2.2.22.2.32.2.4由建设方2.2.5负责监督和检查各参建单位工程文件的形成、积累和立卷工作，委托监理单位或其他第三方专业单位2.2.6对需建设方2.2.72.2.8工程竣工验收后6个月内将监理、施工文件移交2.3监理单位职责2.2.3.22.3.32.3.4应归档的监理文件，监理单位应在工程竣工验收后32.4施工单位职责2.4.12.4.22.2.4.4负责编制至少6套完整的施工文件（不含自行保存）2.4.5需要归档的施工文件，施工单位应在工程竣工验收后33.文件形成与组成3.1监理文件形成与组成3.1.3.1.2根据项目不同阶段，各阶段监理文件的主要形成与组成（不限于）详见附录1。3.2施工文件形成与组成3.2.13.2.23.2.3总承包单位与专业3.2.4根据项目不同阶段，各阶段施工资料的主要形成与组成（不限于）详见附录2。4.土建工程划分及工程代号4.1土建工程划分及工程代号4.1.1土建工程的工程划分及工程代号可参照附录3、附录4和附录5的规定。表中包含了装饰装修和机电安装工程划分及代号。5.监理文件主要内容与要求5.1监理文件内容及要求第一篇土建工程监理文件第一册综合管理文件第一分册监理机构及监理制度机构设置包含总监理工程师的任命及监理机构印章授权、机构设置通知书、人员调整通知书等。相关书面文件完善后，须在建设单位进行备案。第二册监理规划及细则监理规划包括工程项目特征（名称、线路起点、终点、路由，线路平、纵断面，线路地质条件，线路环境条件，工程特点等）及工程相关单位名录（建设单位、勘察单位、设计单位、施工单位、主要分包单位等）；监理工作的主要依据、监理范围和目标、工程进度控制、工程质量控制、工程造价控制、合同其他事项管理、项目监理部人员构成及职责分工、项目监理部资源配置一览表、监理工作管理制度等。监理规划应由总监理工程师组织编制，并经监理单位的技术负责人审核批准。监理实施细则包括：专业工程特点、监理工作流程、监理工作的控制要点及目标值、监理工作的方法及措施。监理实施细则由专业工程的监理工程师编制，经总监理工程师审核批准。第三册工程质量控制文件第一分册监理对质量验收评定资料（1）工程材料、构配件、设备报验资料施工单位应按有关规定对主要原材料进行复试，并将复试结果及备案资料、出厂质量证明等作为《工程材料、构配件、设备进场报审表》的附件报项目监理部。施工单位应对拟采用的构配件和设备进行检测、测试，合格后填写《工程材料、构配件、设备进场报审表》报项目监理部，监理工程师签署审查结论。（2）分项/分部工程施工报验资料施工单位在完成一个检验批的施工，经过自检和施工试验合格后，报监理工程师查验，监理工程师应对该检验批进行验收，并在《检验批质量验收记录》上签字。在完成分项工程后，施工单位应按分项工程进行报验，填写《工程施工报验表》并附《分项工程质量验收记录》和相关附件。施工单位在完成分部工程施工，经过自检合格后，填写《分项/分部工程施工报验表》并附《分部（子分部）工程质量验收记录》和相关附件，报项目监理部，总监理工程师应组织验收并签署意见。（3）单位工程竣工预验收资料施工单位在单位工程完工，经自检合格并达到竣工验收条件后，填写《单位工程竣工预验收报验表》，并附相应的竣工资料（包括分包单位的竣工资料）报项目监理部，申请工程竣工预验收。总监理工程师组织项目监理部人员与施工单位根据有关规定共同对工程进行检查验收，合格后总监理工程师签署《单位工程竣工预验收报验表》。（4）工程质量评估报告工程竣工预验收合格后，由项目总监理工程师向建设单位提交《工程质量评估报告》。《工程质量评估报告》包括工程概况、施工单位基本情况、主要采取的施工方法、工程地基基础和主体结构的质量状况、施工中发生过的质量事故、问题、原因分析和处理结果以及对工程质量的综合评估意见。评估报告应由项目总监理工程师及监理单位技术负责人签认，并加盖公章。（5）竣工移交证书工程竣工验收完成后，由项目总监理工程师及建设单位代表共同签署《竣工移交证书》，并加盖监理单位、建设单位公章。第二分册监理抽检及见证试验资料监理采取的平行试验检测资料同施工自检试验资料，独立组卷。主要包括：监理对检验批质量抽检资料、质量控制不合格项目通知，质量事故报告及处理意见，监理对原材料、半成品、成品和工程质量抽检资料、测量及监测资料（包括第三方进行测量、监测及防雷测试所收集的资料）、旁站记录、见证取样记录。监理工程师在隐蔽工程验收和检验批验收中，针对不合格的工程应填写《不合格工程项目通知》。施工中发生的质量事故，施工单位应按有关规定上报《工程质量事故处理方案报审表》，项目总监理工程师应书面报告上级单位。监理人员在实施旁站监理时应填写《旁站监理记录》，并由旁站监理人员及施工单位现场专业质检员会签。每个单位工程应设定1～2名取样和送检见证人员（监理），见证人员应由该工程的监理单位或建设单位具备建筑施工试验知识的专业技术人员担任，并由该工程监理单位或建设单位填写《有见证取样和送检见证人备案书》，并书面通知施工单位、检测、试验单位和负责该工程的质量监督机构。单位工程施工前，监理单位应根据施工单位报送的施工试验计划编制定有见证取样和送检计划。内容包括单位工程应见证取样和送检的项目；取样的原则与方式；应做试验、检验总数（估）及见证试验、检验次数（估）等。见证人员应执行有见证取样和送检项目的管理，按规定填写《见证记录》，并有见证人员和取样人员签字。第三分册施工技术审批资料（1）工程技术审批资料施工单位应编写工程技术文件，经施工单位技术部门审查通过，填写《施工组织设计（方案）报审表》报项目监理部。总监理工程师组织专业监理工程师审核，填写审核意见，由总监理工程师签署审定结论。（2）施工测量放线报审资料施工单位应将施工测量方案、红线桩的校核成果、水准点的引测结果填写《施工测量放线报验单》，附工程定位测量记录报项目监理部。施工单位在施工场地设置平面坐标控制网（或控制导线）高程控制网后，应填写《施工测量放线报验单》报项目监理部，由监理工程师签认。对施工轴线控制桩的位置，车站各层墙柱轴线、边线，地面及高架车站、车辆段建筑门窗洞口位置线、水平控制线、轴线竖向投测控制线等放线结果应填写《施工测量放线报验单》，并附施工测量放线记录报项目监理部签认。沉降观测记录也应采用《施工测量放线报验单》报验。“查验结果”栏中填写“该观测点和观测时间是/否符合设计要求”，仅作为监理单位存档备案之用。第四册工程安全控制文件第五册工程进度控制文件工程进度控制文件包括：《工程开工/复工报审表》、《施工进度（调整）计划报审表》、《（）月度工料机动态表》、《工程临时/最终延期审批表》、《工程延期审批表》、《工程复工报审表》。（1）施工单位根据现场实际情况达到开工条件时，应向项目监理部申报《工程动工报审表》。由监理工程师审核，总监理工程师签署审批结论，并报建设单位。（2）施工单位应根据工程施工合同的约定，按时编制施工总进度计划、季度进度计划、月进度计划，并按时填写《施工进度（调整）计划报审表》报项目监理部审批。（3）施工单位的主要施工设备进退场应填写《主要施工机械进退场报审表》报项目监理部。起重设备、高压容器、外用电梯等的安检资料及计量设备检定资料应于开始使用的一个月内作为本表附件，由施工单位报审，监理单位留存备案。（4）工程延期事件终止后，施工单位在合同约定的期限内，向项目监理部提交《工程最终延期审批表》，总监理工程师在最终评估出延期天数，并与建设单位协商一致后签发。（5）对于较复杂或持续时间较长的延期申请，总监理工程师可用《工程临时延期审批表》给予施工单位一个暂定的延期时间。（6）总监理工程师根据实际情况，按合同约定签发《工程暂停令》。无论由何方原因造成的工程暂停，在暂停原因消失，具备复工条件时，总监理工程师应要求施工单位及时填写《工程开/复工报审表》，并予以签批。第六册工程投资控制文件造价控制报审资料包括《（）月工程进度款报审表》、《工程款支付申请表》、《工程款支付证书》、《费用索赔申请表》、《费用索赔审批表》、《工程变更单》等。（1）施工单位根据当月完成的工程量，按施工合同的约定计算月工程进度款，填写《（）月工程进度款报审表》报项目监理部。施工单位在工程预付款、工程进度款、工程结算款等支付申请时填写《工程款支付申请表》报项目监理部，由负责造价控制的监理工程师审核，总监理工程师审核后根据合同的约定签署《工程款支付证书》。（2）索赔事件终止后，承包单位填写《费用索赔申请表》报项目监理部，由总监理工程师签发《费用索赔审批表》。（3）工程变更单用于发生工程变更，工程变更无论由何方提出，均须填写《工程变更单》，并由项目监理部签转。第七册其他监理文件主要包括有关监理日志、监理月报、会议纪要、工作联系单、声像资料、监理工作总结等。监理工作日志以项目监理部的监理工作为记载对象，从监理工作开始起至监理工作结束止，由专人负责逐日记载。由总监理工程师周签审阅。监理月报的内容包括工程概况、施工单位项目组织系统、工程进度、工程质量、工程计量与工程款支付、材料构配件与设备情况、合同其他事项的处理情况、天气对施工影响的情况、项目监理部组成与工作统计、本月监理工作小结和下月监理工作重点。监理月报由项目总监理工程师组织编制，签署后，报送建设单位和监理单位。监理会议纪要由项目监理部根据会议记录整理，经总监理工程师审阅、由与会各方代表会签。工作联系单用于监理单位与工程有并各方之间传递意见、决定、通知、要求等信息，均须填写《工作联系单》。监理工作总结的内容包括工程概况、监理组织机构、监理人员和投放的监理设施、监理合同发行情况、监理工作成效、施工过程中出现的问题及其处理情况和建议、工程照片（必要时）等。监理工作总结由总监理工程师主持编写并审批。6.施工文件主要内容与要求6.1土建施工文件主要内容与要求第一篇土建工程施工文件第一册综合管理文件主要包括：（1）施工许可、质量监督资料：建设工程规划许可证、市建设工程质量监督登记表、施工许可证等。（2）合同文件：中标通知书、施工（安装）合同或协议书（含分包单位的合同文件）。（3）机构设置及资质文件：施工单位和分包单位企业法人、营业执照及资质等级证书、安全生产许可证。第二册工程进度控制文件第一分册开工报告及批复文件工程开工报告、施工组织设计、各类施工方案（分部分项工程施工方案、专项施工方案）等。第二分册进度计划控制文件进度计划审批表及与进度有关的所有审批报表。第三册工程质量检验评定文件主要为分项工程质量验收记录，包括检验批质量验收记录、工程质量整改完成报告和工程质量评估报告等。工程质量验收文件中包含工程交接文件，工程交接文件主要包括“工程交接表”相关附件。交工、接受单位都要进行归档。第四册测量、试验、检测、监测文件第一分册测量资料主要包括控制网设置、工程定位测量、基槽开挖测量及验收等资料。第二分册原材料检验报告原材料检验报告即质量证明文件统称产品质量检验出厂合格证明，其应反映工程物资、设备的品种、规格、数量、性能指标等，并与实际进场相符。复印件应与原件内容一致，加盖原件存放单位红章，注明原件存放单位，并有经办人签字。第三分册试验报告原材料试验资料主要包括施工试验记录和功能性试验记录。施工试验记录是根据设计要求和规范规定进行试验，记录原始数据和计算结果，并得出试验结论的资料统称。涉及结构安全、功能的有关物资应按工程施工质量验收规范及相关规定进行复试或有见证取样送检，出具相应试（检）验报告，并按材料品种、性能对复试报告进行汇总。第四分册监测资料是指工程施工过程中，对周围建（构）筑物、地下管线、正式工程实施的监控量测，并附有关监测方案。第五册设计文件设计图纸“强审”报告、会审纪要，设计技术交底及设计变更、工程变更依据性文件。设计变更、工程变更依据性文件，施工单位必须以一个单位工程为单位，集中所有变更文件，按其产生日期先后或按变更文件类别（设计变更通知单、工程洽商记录、会议纪要等）产生日期先后进行独立组卷，并在其首页填写相关的设计（工程）变更依据性文件汇总表。第六册工程投资控制文件主要包括：（1）设计变更引起投资增减的批准、通知、联系单及往来文件。（2）改变施工方案引起投资增减的批准文件。（3）价格调整有关文件。（4）索赔、延期、违约等引起投资变化的有关文件。（5）其他引起投资变化的有关文件。第七册施工原始记录第一分册施工原始记录主要包括：预检纪录、隐蔽工程验收、施工记录等文件。按照现行规范，对涉及工程结构安全、实体质量及观感、需做质量预控的重要工序，应填写预检记录。隐蔽工程验收分专业、分系统、分区段、分部位、分工序进行归档。第二分册施工日记施工日记应以（子）单位/标段工程为记载对象，从工程开工起至工程竣工止，按不同工况由技术负责人/专业工长（或班组负责人）负责逐日记载，并保证内容真实、连续和完整。施工日志除记录与工程施工有关的生产、技术、质量、安全、资源配置等外，还应记录施工过程中发生的重大、重要事件。第三分册声像资料第八册土建工程竣工图竣工图是土建工程竣工档案的重要组成部分，是土建工程建设完成后实体的主要真实性反映材料。竣工图作为工程档案的重要内容，应做到与工程建设同步进行，真实反映工程建设的实际。编制、归档和组卷要求如下：（1）总体要求①竣工图均按单位工程进行编制。②竣工图应加盖竣工图章或绘制竣工图签，竣工图章用于由施工图改绘的竣工图；对重新绘制的竣工图，除加盖竣工图章外，尚应绘制竣工图签。竣工图章采用《建设工程文件归档整理规范》（CB/T50328-2001）中的竣工图样式。内容包括：“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、总监、现场监理（见下图）。（尺寸：50mm×80mm）竣工图图签包括：工程名称、图名、图号、工程号等项内容（见下图）。（尺寸：42mm×80mm）③竣工图凡按施工图施工没有变更的，由施工单位在原施工图上加盖“竣工图”章，作为竣工图。④在施工中，虽有一般性设计变更，但能将原施工图加以修改补充作为竣工图的，可不重新绘制，由施工单位在原施工图上对修改部分进行修改，并标注修改依据，加盖“竣工图”章后，作为竣工图。⑤凡结构形式、平面布置改变，以及其他重要改变不宜在原竣工图上修改、补充或竣工图出现1/3及以上修改的，应重新绘制竣工图，并由施工单位负责在新蓝图上加盖“竣工图”章。重新绘制的竣工图应绘制竣工图图签，竣工图图签上签章手续齐全。⑥项目被取消或现场未施工，不需要编制竣工图，但应在原设计图纸目录中注明“取消”及依据，并将原图抽出作废。⑦凡使用电子版施工图绘制竣工图的，应由设计单位提供最终版的电子设计文件，竣工图绘制完成后，原设计图签上必须签章齐全；原设计单位使用电子版施工图绘制竣工图，其设计图签上应有明确的竣工图标志。⑧由于特殊原因，工程项目在没有正式施工图的情况下进行施工的，施工单位应在项目竣工后，根据实际施工最终状况绘制竣工图，加盖“竣工图”章，并经设计单位签署意见。⑨凡涉及施工图设计变更、工程变更依据性等文件的整理，详见“第五册设计文件”。⑩竣工说明竣工说明应包括以下基本内容：a主要工程数量、技术经济指标、施工过程和工艺。b工程变更详细情况，包括工程量、施工方案、技术标准、主要材料等。c主要技术问题的处理情况。d土建工程设计变更及有关文件。e其他需说明的问题。（2）竣工图绘制①利用施工图绘制的竣工图在施工图上一般采用杠（划）法、叉改法，局部修改可以圈出更改部位，在原图空白处绘出更改内容，所有变更处都必须引划索引线并注明更改依据。在施工图上改绘，不得使用涂改液涂抹、刀刮、补贴等方法修改图纸。a施工图纸目录必须加盖竣工图章，作为竣工图归档。凡有作废、补充、增加和修改的图纸，均应在施工图目录上标注清楚。即作废的图纸在目录上杠掉，补充的图纸在目录上列出图名、图号。b如某施工图改变量大，设计单位重新绘制了修改图的，应以修改图代替原图，原图不再归档。c凡是洽商图作为竣工图，必须进行必要的制作。如洽商图是按正规设计图纸要求进行绘制的可直接作为竣工图，但需统一编写图名、图号，并加盖竣工图章，作为补图，并在说明中注明是哪张图哪个部位的修改图，还要在原图修改部位标注修改范围，并注明详见补图的图号;如洽商图未按正规设计要求绘制，均应按制图规定另行绘制竣工图。d某一条洽商可能涉及到两张或两张以上图纸，某一局部变化可能引起一系列变化，凡涉及到的图纸和部位均应按规定修改，不能只改其一，不改其二。e不允许将洽商的附图原封不动的贴在或附在竣工图上作为修改，也不允许将洽商的内容抄在蓝图上作为修改。凡修改的内容均应改绘在蓝图上或做补图附在图纸之后。f根据规定须重新绘制竣工图时，应按绘制竣工图的要求制图。g注意事项(a）字：采用仿宋字，字体的大小要与原图采用字体的大小相协调，严禁错、别、草字。（b）线：一律使用绘图工具，不得徒手绘制。（c）图纸：要反差明显，凡反差不好的图纸不得作为改绘用图。修改的内容和有关说明均不得超过原图框。②重新绘制竣工图根据工程竣工现状和洽商记录绘制竣工图，重新绘制竣工图要求与原图比例相同，符合制图规范，有标准的图框和内容齐全的图签，图签中应有明确的“竣工图”字样或加盖竣工图章并绘制竣工图签。7.土建工程文件的收集7.1文件的形成和积累工程文件产生于本项目建设全过程。其形成、积累和管理应列入建设计划和有关部门及人员的职责范围、工作标准或岗位责任制。并有相应的检查、控制及考核措施。各勘察、设计、施工、监理、招标代理、材料、构件及设备供应单位及市轨道公司各业务、职能部门对工程文件的形成、积累、整理、归档以本工程项目（课题、工作）开始为起点，根据进程及时收集、整理、归档。7.2施工阶段文件的收集工程项目实行总承包的，由各分包单位负责其分包项目全部工程资料的收集、积累、整理，并提交总承包单位汇总。项目监理单位负责收集，积累工程项目监理文件。监理单位负责监督、检查工程项目建设中资料收集、积累和完整、准确、系统情况，审核、签认竣工文件。并向市轨道公司工程管理部提交有关专项报告、验证材料及其他监理文件。7.3收集范围、保管期限反映与工程项目有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件，应收集齐全，归入收集范围。7.4收集时间各类文件应按文件形成的先后顺序或工程项目完成情况及时收集。引进技术文件应首先由市轨道公司或接受委托的承包单位登记、归档。再行译校、复制和分发使用。7.5文件质量要求7.5.1凡需归档的资料，应符合国标、部标和企业标准规定。做到书写材料优良，字迹工整、清楚，图纸按规格绘制，图样清晰、图表整洁7.5.2需永久、长期保存的文件严禁用铅笔、圆珠笔、易褪色的书写材料(红色墨水、纯蓝墨水7.5.37.5.7.5.8.土建工程竣工文件的编制要求8.1工程项目施工完成后，施工单位、监理单位应根据工程实际情况和行业规定、标准以及合同规定的要求编制项目土建工程竣工文件。8.2土建工程竣工文件由施工单位负责编制，监理单位负责审核。8.3根据工程资料分类表及建设项目实际情况，进一步收集所缺少的重要文件。文件数量未满足合同或协议规定份数的。应按要求复制补齐。8.4对施工文件、施工图技术文件的准确性和更改情况进行核实，并按要求修改成补充标注到相应的文件上。8.5与施工图有关的设计变更、现场洽商和材料变更可与竣工圈图编在一起，也可以单独组卷，但应由市轨道公司作出统一规定。8.6凡为易褪色材料(如复写纸、热敏纸等)形成的并需要永久和长期保存的文件，应附一份复印件。9.土建工程文件归档要求9.1工程文件的整理9.1.1整理原则工程建设形成的资料在归档前应根据国家有关规定，并按档案管理的要求，遵循文件材料的自然形成规律，保持项目文件材料的成套性，按照市轨道公司发布的工程档案分类编号规则进行分类、组卷、排列、编目，形成符合国家档案工作规范的系统。资料形成单位进行整理。9.1.2整理步骤（1）划分阶段。凡是归入工程项目资料的文字材料、图表、图纸，按市轨道公司发布的工作阶段归类划分，不同形成阶段的文件材料不能混淆在一起。（2）鉴别。按工程资料分类表对收集整理的文件材料进行鉴定，剔除不属归档范围及重份的文件，以确保工程资料的完整性。（3）划分单项、单位、分部、子分部(项)工程。同一单位工程的文件先按单位工程划分，同一单位工程再进一步划分分部(项)、子分部（项）工程。同一分部(项)工程的文件再按不同分类分别排列。（4）排列。根据工程资料的形成阶段规律和查找利用规律分别排列，如管理性文件按问题、时间排列；原材料、构件的出厂证明、试验报告可按结构或批量分类排列，质量检查、评定记录按单位、分部（项）工程分类排列。（5）卷内文件排列。如果一个项目形成的同类型文件数量不多，能装入一个档案盒，可以组织为一个案卷，其卷内文件的排列要按形成的先后顺序排列：如果图纸、文字性文件分别组卷时，图纸的排列可按图纸目录的顺序进行，文字性文件遵循反映同一问题、同一结构的文件排列在一起的原则，同一案卷中有若干个问题时，按问题的时间顺序或重要程序排列：同一案卷中既有文字性文件，也有竣工图文件时，反映同一个问题、同一工作进程的文件排列，文件性文件材料在前，竣工图文件在后。9.1.3施工技术资料应按单项工程、单位9.1.49.2工程项目文件的组卷9.2.1组卷要遵循工程资料的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系；分类科学，组卷合理；法律性文件手续齐备，符合档案管理要求。9.2.2组卷基本原则（1）建设项目应按单位工程组卷。（2）工程资料应按照不同的收集、整理单位及资料类别，按基建文件、监理资料、施工资料和竣工图等分别进行组卷。（3）卷内资料排列顺序应依据卷内资料构成而定，一般顺序为封面、目录、资料部分、备考表和封底。组成的案卷应美观、整齐。（4）卷内若存在多类工程资料时，同类资料按自然形成的顺序和时间排序，不同资料之间的排列顺序可参照工程资料分类表的顺序排列。（5）案卷不宜过厚，一般不超过30mm。案卷内不应有重复资料。（6）案卷及卷内文件不重份；同一卷内有不同保管期限的文件、该卷保管期限从长。（7）广佛线二期工程土建及监理文件归档编号表见附录6。9.2.3组卷具体要求（1）监理资料组卷监理资料可根据资料类别和数量多少组成一卷或多卷，监理资料具体组卷内容和顺序可参考《建设工程监理规程》（DBJ01-41-2002）第13章监理资料的管理与归档的规定。（2）施工资料组卷①施工资料组卷应按照专业、系统划分，每一专业、系统再按照资料类别顺序排列，并根据资料数量多少组成一卷或多卷。②对于专业化程度高，施工工艺复杂，通常由专业分包施工的子分部（分项）工程应分别单独组卷，如有支护土方、地基（复合）、桩基、预应力、钢结构、木结构、网架（索膜）、幕墙等应单独组卷的子分部（分项）工程按资料类别顺序排列，并根据资料数量的多少组成一卷或多卷。（3）竣工图组卷竣工图应按单位工程、专业进行组卷。每一车站、区间工程卷可分为建筑竣工图卷、结构竣工图卷等，每一专业可根据图纸数量多少组成一卷或多卷。设备文件按专业、台件等组卷；管理性文件按问题、时间或项目依据性、基础性、竣工验收文件组卷；原材料试验按单项工程、单位工程组卷。（4）向城建档案馆报送的工程档案可参考工程资料分类表要求进行组卷。（5）文字材料和图纸材料原则上不能混装在一个装具内，如资料材料较少，需放在一个装具内时，文字材料和图纸材料必须混合装订，其中文字材料排前，图样材料排后。（6）单位工程档案，总案卷数超过20卷的，应编制总目录卷。9.3案卷与卷内文件的排列9.3.1管理性文件按问题、时间或重要程度排列。9.3.2施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、评定、验收排列。9.3.3竣工图按专业、图号排列。9.3.4卷内文件一般文字在前，图样在后；译文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定草稿在后。9.4案卷编目9.4.1卷内文件页号的编写卷内文件有书写内容的页面均应编写页号；页号编写位置：单面书写文件在右下角；双面书写文件，正面在右下角，背面在左下角；图样的页号编写在右下角，或标题栏外右上方；成套图样或印刷成册文件，不必重新编写页号；各卷之间不连续编页号。9.4.2卷内目录的编制卷内目录格式采用市城建档案馆规定的样式。卷内目录包括的内容如下：——档号，对每个案卷按工程文件类别、分类代码序号编制；——序号，应用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件的顺序，—个文件—个号；——文件编号，按工程资料编码规则编写；——文件题名，每个文件的名称；——责任单位或责任者，应填写文件形成部门或主要责任者；——文件日期，每个技术文件编制的日期；——页数,填写文件在卷内所排的起始页号。最后一份文件填写起止页号。——备注，可根据实际填写需注明的情况。注：每个技术归档文件如有电子版，必须提供。9.4.3案卷封面和脊背的编制案卷封面可采用案卷外封面和案卷内封面两种形式，主要内容如下：——案卷题名，应简明、准确揭示卷内文件的内容。主要包括项目名称、代字、代号及结构、部件、阶段的代号和名称等；项目名称应与批准的原立项、设计相符；归档外文资料的题名及主要内容应译成中文；——立卷单位，应填写文件组卷部门或项目负责部门；——起止日期，应填写卷内文件形成的起止日期；——保管期限，应依据有关规定填写组卷时划定的保管期限；——密级，应依据保密规定填写卷内文件的最高密级；——档案号，应依据市轨道公司提供的资料档案号编写原则填写。具体立卷归档时，案卷封面和脊背按《工程档案管理办法》的要求填写。9.4.4卷内备考表卷内备考表采用《工程档案管理办法》中规定的样式。——卷内备考表要标明卷内文件的件数，页数，不同载体文件的数量，说明组卷情况，如立卷人，审查人，立卷时间等；

——卷内备考表排列在卷内文件之后；——互见号应填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档案号，并注明其载体形式。9.5案卷装订要求9.5.1文字材料可采用整卷装订与单份文件装订两种形式；装订的案卷卷内文字材料、图纸统一折叠为A4标准(297×210mm)，整册A3幅面的图纸可不折叠。竣工图采用装订和不装订两种形式，整册A3规格的竣工图装订成册后对折成A4规格入盒：大于A3图幅折叠成A4规格入盒，归档图纸折叠时按手风琴式，图幅内折，以便长久保护档案寿命。如大于A3图幅的成册图也可不装订。9.5.2案卷内不应有金属物。9.5.3外文资料应保持原来的案卷及文件排列顺序、文号及装订形式。9.5.4检查案卷封面、案卷目录、卷内目录、备考表等是否符合要求；9.5.5如同类材料数量较多，可分成几卷，但每卷都必须有各自的封面、目录、备考表。9.5.6每卷内容排列顺序为：封面一卷内目录一文件材料一备考表。9.6卷盒、卷内表格规格、要求及制成材料9.6.1卷盒采用国家标准的档案盒。9.6.2案卷内的卷内目录尺寸为297mm×210mm。9.6.3卷内表格印制应清晰端正。9.7特殊载体档案材料的整理随着信息技术的普及，在建设中积累了大量的非纸质载体的文件内容，它是建设项目档案的补充，更是日后工作查考的重要的信息。它们涉及的内容相当广泛。由于它的信息记录形式比较特殊，在立卷中应单独处理。9.7.1声像材料整理声像材料整理时应附文字说明，对事由、时间、地点、人物、作者等内容进行著录。凡是归档的声像文件，必须图像清晰、声音清楚，并附以必要的文字说明，必须是原版、原件。录音、录像档案以自然盒(盘)为一卷，每盒(盘)的外套上要贴有标签，注明其内容、主要人物、形成日期、带长(分钟)、编号、型号和保管期限等，并填写移交目录。9.7.2照片的整理照片档案应以本项目建设活动为主，选用具有查考价值大体可以包括以下几个方面：（1）本项目筹建、施工、竣工过程中产生的具有凭证和参考价值的照片；（2）本项目领导活动的照片，上级有关领导在本项目视察活动的照片；（3）本项目向有关单位提出内容和要求、组织拍摄或征集的照片（4）本项目在工作中选用的外单位的照片。照片档案的构成应当由底片(向外单位收集的可以没有底片)、照片和文字说明等部分构成。一组(若干张)联系密切的照片按顺序排列后拟写组合照片说明。采用组合照片说明的照片，其单张照片说明可以从简。如一组初步设计审查会的照片，可能在查看线路现场的照片，有在会议室具体讲座的照片，可以把这一闪会议形成的若干张照片作为一组照片。又如一个单项工程的建设，可以把施工前的地形、地貌拍摄下来，连同开工仪式领导到场奠基的若干张照片作为一组。组合照片说明应概括揭示该组照片所反映的全部信息内容及其他需要说明的事项。同组中的每一张照片均应在单张照片说明的左上角或右上角标出组联符号。组联符号按组依次采用“①”、“②”、“③”…同组中的照片其组联符号相同。组联符号不应越册。组合照片说明放在本组第一张照片的上方。对于某次活动只收集了单张照片的，则要以单张照片为单位拟写说明。照片说明“六要素”的内容：①事由②时间③地点④人物⑤背景⑥摄影者；伴随着施工进程，各阶段都应留一些反映施工具体过程的照片。它们是工程竣工文件主要组成部分，项目竣工时将照片档案应移交6份给市轨道公司工程管理部。施工单位移交前，根据分组说明写出照片档案的总说明。总说明应该介绍整个项目或单位工程设计、竣工、管理情况，如果照片中有施工工艺的改进，质量问题的处理，还应重点介绍相关整个工程项目的照片。整理完成后，还要编制照片档案目录。9.8工程资料的归档9.8.1各施工承包单位、监理单位应在建设项目完成后，将经整理、编目后所形成的工程资料按合同协议规定的要求，向市轨道公司工程管理部归档。工程管理部审核通过后向市轨道公司档案室归档。9.8.2根据建设程序和项目特点，归档按阶段分期进行，每阶段的单项工程或单位工程完成并通过竣工验收后与竣工验收文件一并归档。9.8.3归档资料应完整、成套、系统。应记述和反映建设项目的规划、设计、施工及竣工验收的全过程；真实记录和准确反映建设过程和竣工时的实际情况，图物相符、技术数据可靠、签字手续完备；文件质量应符合规定。9.8.4施工及监理单位需要向佛山市城建档案馆归档的文件，应按国家有关档案管理的规定要求单独立卷归档。9.8.5凡外来、外购的图纸资料，有关单位必须通知资料管理人员参加清点，如数归档。在未办理借阅使用手续前任何人不得据为私有或拿走。9.8.6外文资料应将题名、卷内章节目录译成中文；经翻译人、审校人签署的译文稿与原文一起归档。9.9工程资料的归档审查施工单位在项目竣工文件收集、编制和整理后，应依次由竣工文件的编制方、质监部门、监理部门对文件的完整、准确情况和案卷质量进行审查或三方会审；经市轨道公司工程管理部确认并办理交接手续后连同审查记录全部交市轨道公司档案室。9.10工程资料的归档时间除受委托进行项目档案汇总整理外，各施工承包单位应在项目实体完成后3个月内将技术档案向市轨道公司工程管理部归档；有尾工的应在尾工完成后1个月内归档。10.工程档案的整理与移交10.1工程档案的整理相关档案的汇总整理应由市轨道公司工程管理部负责进行或组织，其内容包括：（1）根据工程资料信息管理系统编码规则对工程档案进行统一编码。（2）依据工程档案分类编号表进行统一的分类和编号；施工及监理单位如对编号有疑问可提前与工程管理部先行确认；（3）对全部工程项目档案进行清点、编目，并编制工程档案案卷目录及档案整理情况说明；（4）负责贯彻执行国家及本行业的技术规范及各种技术文件表格。10.2工程档案的移交10.2.1施工、监理单位在完成各自案卷的编制工作后，应把各自整理的档案连同案卷目录、城建档案移交书向市轨道公司工程管理部移交。工程分包的，由分包单位向总包单位移交，再由总包单位汇总整理后向市轨道公司工程管理部移交。为了便于向市轨道公司档案室汇总和移交，项目各参建单位在完成项目档案的编制工作后，按档案分类编号原则用铅笔填上档案号。10.2.2所有文档在编制完毕后，各单位资料管理人员负责对所收集资料的齐全、系统、完整，以及资料的电子版是否符合要求等进行复核、造册，经检查无误后，签名认可并呈报部门负责人审核、签字。按要求造册归档清单(含电子版),认真填写移交目录并签名。由承担单位在3个工作日内到市轨道公司工程管理部办理移交手续。10.2.3各单位技术人员在移交工程档案或工程资料时，交接双方应按规定办理交接手续，签字归档备查。凡不符合组卷要求或资料不全的，或未按规定程序办理移交的，市轨道公司工程管理部有权拒绝接收。10.2.4各单位成套的收集不齐的工程档案资料，应由相关的责任部门负责如期补齐。不能补齐者，按合同要求扣除质保金。10.2.5凡未办理移交手续的资料，各单位一律不得使用。10.2.6各单位工程档案资料管理第一责任人应及时跟踪、检查、督促业务经办人将工作中形成的工程资料进行清理，保证工程资料的及时归档、及时移交。除有明文规定的外，均应移交原件（含电子版光盘）至少一式六份，同时办理工程文件移交手续。10.2.7为便于档案的归档和查寻，工程文件移交前，先行移交市城建档案移交书和移交目录册（应附带电子文件）。移交目录册包括以下内容：（1）档案封面；（2）工程档案编制说明；（3）案卷目录；（4）全部案卷的卷内目录；（5）备考表。10.2.8承担档案业务的人员工作变动调动时，须将本人承担任务中形成、积累的工程资料清理、移交接任人，方可办理变动、调动手续。11.附则11.1本细则由工程管理部负责解释和修订。11.2本细则自发布之日起执行。12.附录12.1《各阶段监理文件的主要形成与组成》12.2《各阶段施工资料的主要形成与组成》12.3《车站工程划分及工程代号》12.4《区间工程划分及工程代号》12.5《车辆段及综合基地工程划分及工程代号》12.6《广佛线二期土建及监理工程档案分类编号表》

附录1各阶段监理文件的主要形成与组成阶段资料主要组成主要细目文件形成监理中标中标及合同文件《中标通知书》《监理合同》《总监理工程师任命通知书》《项目监理机构印章使用授权书》《项目监理机构设置通知书》《项目监理机构人员调整通知书》监理进场监理规划《监理规划》施工准备图纸、技术准备《（专业名称）监理细则》《图纸会审记录》《施工组织设计（方案）报审表》《承包单位试验室考察表》《施工测量放样报审表》《第一次工地会议纪要》《施工监理交底会议纪要》动工审批动工报审《工程开工报审表》《工程开工令》施工阶段工程进度控制文件《工程开工/复工报审表》《工程开工/复工令》《施工进度（调整）计划报审表》《工程暂停令》《主要施工机械进退场报审表》《工程临时延期申请表》《工程临时延期审批表》《工程最终延期审批表》工程质量控制文件《施工组织设计（方案）报审表》《施工测量放线报验单》《承包单位试验室考察表》《工程报验申请表》《混凝土工程浇灌审批表》《旁站监理记录表》《不合格项目通知》《工程质量事故处理方案报验单》《分包单位资格报审表》

阶段资料主要组成主要细目文件形成工程质量控制文件《工程质量监理报告》《监理快报》《监理工程师通知单》《监理工程师通知回复单施工阶段工程造价控制文件《工程计量申报表》《工程变更单》《工程变更指令》《工程变更统计表》《工程变更估算表》《费用索赔申请表》《费用索赔审批表》《工程款支付申请表》《工程款支付汇总表》《工程款支付证书》其他事项管理《工程联系单》《监理机构审查表》《会议纪要》《监理工程师备忘录》《监理月报》《建设单位审查表》《分包单位资格审查表》竣工预验收《工程竣工报告》《单位工程竣工预验收报验表》《工程质量评估报告》竣工验收《工程竣工报验单》《单位工程竣工验收记录》《监理工作总结》工程移交《竣工移交证书》竣工备案《建设工程竣工验收备案表》等备案文件

附录2各阶段施工资料的主要形成与组成阶段资料主要组成主要细目文件形成施工中标中标及合同文件《中标通知书》《施工合同》《项目经理任命通知书》《项目印章使用授权书》《项目机构设置通知书》《项目机构人员调整通知书》施工进场管理文件报审《实施性施工组织设计》《临时用电施工组织设计》《临时设施建设方案》《质保体系》《安保体系》《安全生产施工组织设计》《工程建设前期法定建设程序检查表》《施工现场质量管理检查记录》施工准备图纸、技术准备《设计图纸会审记录一～二》《设计交底记录》《单位工程施工组织设计》《工程方案报验申请表》《施工技术交底记录》动工审批动工报审《单位工程开工报审表》施