日常办公事务往来文书处理手册

日常办公事务往来文书处理手册TOC\o"1-2"\h\u17821第一章文书的接收与登记 1316471.1接收流程 1124861.2登记要点 219969第二章文书的分发与传阅 2147682.1分发对象确定 2462.2传阅顺序安排 221760第三章文书的审核与批示 2201873.1审核要点 2258003.2批示流程 34915第四章文书的拟办与催办 318664.1拟办意见提出 3320504.2催办工作实施 329795第五章文书的起草与撰写 3219585.1起草规范 3101545.2语言表达技巧 412035第六章文书的归档与保管 4174966.1归档范围确定 4232786.2保管措施落实 418781第七章文书的查询与调阅 414527.1查询途径介绍 480317.2调阅手续办理 530228第八章文书的销毁与清理 560068.1销毁条件判断 5204788.2清理工作执行 5第一章文书的接收与登记1.1接收流程在日常办公中，文书的接收是一个重要的环节。当文书送达时，接收人员要仔细核对文书的收件人信息，保证无误。接收人员会在邮件或文件传递系统中进行登记，记录文书的发送时间、来源、主题等关键信息。接着，将文书进行分类，按照不同的部门、项目或业务类型进行归类，以便后续的处理。在接收过程中，如果发觉文书有破损、缺失或字迹模糊等问题，要及时与发送方联系，要求重新发送或补充完整。同时接收人员还要注意保密，对于涉及到机密信息的文书，要妥善保管，不得随意泄露。1.2登记要点登记文书时，要做到准确、详细、清晰。准确就是要保证登记的信息与文书本身的内容一致，不能有错误或遗漏。详细就是要记录文书的各个方面的信息，如发送时间、来源、主题、收件人、页数等。清晰就是要书写工整，字迹清晰，便于后续的查询和管理。登记人员还要按照一定的格式进行登记，如使用统一的表格或软件，这样可以提高登记的效率和准确性。同时登记人员还要定期对登记的文书进行整理和归档，以便于查找和使用。第二章文书的分发与传阅2.1分发对象确定在确定文书的分发对象时，需要考虑文书的内容、目的和受众。要明确文书的主题和主要内容，然后根据这些信息确定需要分发的部门或人员。对于一些重要的文书，如公司的规章制度、重要决策等，需要分发给公司的所有部门和高层管理人员；对于一些日常的工作通知或报告，则可以根据具体情况分发给相关的部门或人员。在确定分发对象时，还要注意避免重复分发，以免造成资源浪费和工作负担。2.2传阅顺序安排传阅文书时，需要按照一定的顺序进行安排，以保证文书能够及时、准确地传达到每一个需要阅读的人手中。一般来说，传阅顺序可以按照部门层级或职位高低进行安排，先将文书分发给上级领导或部门负责人，然后再由他们分发给下属或相关人员。在传阅过程中，要做好记录，记录每一个传阅人的姓名、时间和意见等信息，以便于后续的查询和管理。同时还要注意传阅的及时性，避免文书在传阅过程中被延误或丢失。第三章文书的审核与批示3.1审核要点审核文书时，需要从多个方面进行考虑，保证文书的内容合法、合规、合理。要审核文书的格式是否规范，如字体、字号、排版等是否符合公司的要求；要审核文书的内容是否准确、完整，是否存在错误或遗漏；要审核文书的语言表达是否清晰、简洁、易懂，是否符合公司的文化和语言习惯；还要审核文书的审批流程是否完整，是否经过了必要的审批和签字。在审核过程中，如果发觉问题，要及时与文书的起草人员或相关部门联系，要求其进行修改和完善。3.2批示流程批示文书是指对文书进行审核后，根据审核意见进行的处理和决策。批示流程一般包括以下几个步骤：审核人员将审核意见填写在文书上，并签字确认；将文书提交给相关领导进行批示，领导根据审核意见和实际情况进行决策，并在文书上签字确认；将批示后的文书返回给相关部门或人员，按照批示的要求进行处理。在批示过程中，要注意及时、准确地传达领导的意见和决策，避免出现误解或延误。同时还要做好批示记录，记录每一个批示人的姓名、时间和意见等信息，以便于后续的查询和管理。第四章文书的拟办与催办4.1拟办意见提出拟办文书是指在收到文书后，根据文书的内容和要求，提出初步的处理意见和建议。拟办意见要明确、具体、可行，能够为后续的处理工作提供指导和依据。在提出拟办意见时，要充分考虑文书的性质、紧急程度、涉及的部门和人员等因素，合理安排处理顺序和时间。同时还要注意与相关部门和人员进行沟通和协调，征求他们的意见和建议，以便更好地完成文书的处理工作。4.2催办工作实施催办文书是指在文书处理过程中，对未按时完成处理的文书进行督促和提醒。催办工作要及时、准确、有效地进行，以保证文书能够按时完成处理。在实施催办工作时，要根据文书的处理进度和时间要求，制定催办计划和措施，并按照计划和措施进行催办。同时还要与相关部门和人员保持密切联系，及时了解文书的处理情况，协调解决处理过程中出现的问题。第五章文书的起草与撰写5.1起草规范起草文书时，要遵循一定的规范和要求，以保证文书的质量和效果。要明确文书的目的和受众，根据目的和受众的需求来确定文书的内容和形式；要注意语言表达的准确性和规范性，避免使用模糊、歧义或不准确的语言；要注重文书的结构和逻辑，按照一定的顺序和层次来组织文书的内容，使文书条理清晰、易于理解；还要注意文书的格式和排版，使用规范的字体、字号、行距等，使文书美观大方、易于阅读。5.2语言表达技巧在撰写文书时，要注意语言表达的技巧，以提高文书的质量和效果。要使用简洁明了的语言，避免使用冗长、复杂的句子和词汇；要注意语言的生动性和形象性，使用一些形象的比喻、拟人、排比等修辞手法，使文书更加生动有趣；要注意语言的得体性和礼貌性，使用恰当的称呼、语气和措辞，使文书更加得体、礼貌；还要注意语言的规范性和专业性，使用规范的语法、词汇和标点符号，使文书更加专业、严谨。第六章文书的归档与保管6.1归档范围确定归档文书是指需要保存的文书，确定归档范围是归档工作的重要环节。一般来说，需要归档的文书包括公司的重要文件、合同、协议、报表、通知、报告等。在确定归档范围时，要根据公司的实际情况和管理需要，制定详细的归档清单，并按照清单进行归档。同时还要注意及时清理不需要归档的文书，避免造成存储空间的浪费。6.2保管措施落实保管文书是指对归档后的文书进行妥善保管，以保证文书的安全和完整。保管措施包括建立文书档案管理制度、设置专门的文书档案室、配备必要的保管设备、定期对文书进行检查和维护等。在落实保管措施时，要严格遵守相关的规定和制度，保证文书的安全和完整。同时还要注意保密，对于涉及到机密信息的文书，要采取特殊的保管措施，如加密、备份等，以防止机密信息的泄露。第七章文书的查询与调阅7.1查询途径介绍在日常办公中，经常需要查询和调阅已归档的文书。查询途径主要包括纸质档案查询和电子档案查询两种。纸质档案查询是指通过查阅纸质档案来查找所需的文书，这种方式适用于一些重要的、历史悠久的文书；电子档案查询是指通过电子档案管理系统来查找所需的文书，这种方式适用于一些日常的、频繁使用的文书。在查询文书时，要根据文书的编号、主题、时间等信息进行准确的查询，以提高查询的效率和准确性。7.2调阅手续办理调阅文书是指需要从档案室中取出文书进行查阅或使用，调阅手续办理是调阅工作的重要环节。在办理调阅手续时，要填写调阅申请表，注明调阅的文书名称、编号、调阅原因、调阅时间等信息，并经过相关领导的批准。调阅人员在调阅文书时，要遵守档案室的规定和制度，不得损坏、丢失或擅自涂改文书。调阅完毕后，要及时将文书归还档案室，并办理归还手续。第八章文书的销毁与清理8.1销毁条件判断销毁文书是指对一些已经失去保存价值的文书进行销毁，以减少存储空间的浪费和安全风险。销毁条件主要包括文书的过期、失效、重复、无用等。在判断文书是否需要销毁时，要根据文书的实际情况和管理需要，进行综合考虑和判断。同时还要注意保密，对于涉及到机密信息的文书，要按照相关规定进行处理，不得随意销毁。8.2清理工作